Utilizar um fluxo de trabalho Gestão de Traduções

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O fluxo de trabalho Gestão de Traduções cria e encaminha cópias de um documento de origem numa biblioteca Gestão de Traduções a tradutores designados para a tradução. O fluxo de trabalho Gestão de Traduções apenas está disponível para bibliotecas Gestão de Traduções.

Neste artigo

Como funciona um fluxo de trabalho Gestão de traduções?

Adicionar um fluxo de trabalho Gestão de traduções a uma biblioteca de gestão de traduções

Personalizar uma lista de tradutores para utilização com um fluxo de trabalho Gestão de traduções

Iniciar um fluxo de trabalho de gestão de tradução

Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Gestão de traduções

Como funciona um fluxo de trabalho Gestão de Traduções?

O fluxo de trabalho Gestão de traduções destina-se para o ajudar a gerir a tradução manual de documentos ao gerir e controlar a atribuição de tarefas de tradução de organizações. Este fluxo de trabalho só está disponível para bibliotecas de gestão de traduções. Para mais informações sobre bibliotecas de gestão de traduções, consulte o artigo criar uma biblioteca de gestão de tradução.

O fluxo de trabalho Gestão de Traduções funciona com uma Lista de Tradutores, que lista a pessoa responsável pela tradução de documentos para um idioma específico. O fluxo de trabalho pode ser configurado para se iniciar manual ou automaticamente para um documento de origem.

Quando o fluxo de trabalho Gestão de Traduções se inicia num documento de origem cria uma cópia do documento de origem para cada tradutor especificado na Lista de Tradutores para o idioma do documento de origem. O fluxo de trabalho também define a propriedade de idioma adequada para cada documento marcador de posição e estabelece uma relação entre o documento marcador de posição e o documento de origem. Em seguida, o fluxo de trabalho atribui uma tarefa de tradução a cada um dos tradutores. Os participantes do fluxo de trabalho recebem alertas de correio electrónico sobre as tarefas do fluxo de trabalho.

Depois de um tradutor concluir uma tarefa de tradução, marca-a como concluída. Quando todas as tarefas de tradução de um fluxo de trabalho estiverem concluídas, o fluxo de trabalho é marcado como Concluído.

O fluxo de trabalho pode ser configurado de modo a terminar automaticamente e cancelar todas as tarefas de tradução por concluir se o documento de origem se alterar enquanto o fluxo de trabalho está em curso.

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Adicionar um fluxo de trabalho Gestão de Traduções a uma biblioteca Gestão de Traduções

É possível adicionar um fluxo de trabalho Gestão de Traduções a uma biblioteca de Gestão de Traduções aquando da criação da biblioteca. Em alternativa, é possível adicionar um fluxo de trabalho Gestão de Traduções a uma biblioteca de Gestão de Traduções existente, em qualquer altura.

Criar uma biblioteca de Gestão de Traduções com um fluxo de trabalho Gestão de Traduções

É possível criar uma Biblioteca de Gestão de Traduções e adicionar um fluxo de trabalho Gestão de Traduções a essa biblioteca ao mesmo tempo. É necessário ter a permissão Gerir Listas para criar uma Biblioteca de Gestão de Traduções para um local.

Criar uma Biblioteca de Gestão de Traduções

  1. Na Iniciação Rápida, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique em Criar.

  2. Em Bibliotecas, clique em Biblioteca de Gestão de Traduções.

    1. Na caixa Nome, escreva um nome para a biblioteca. O nome da biblioteca é obrigatório.

      O nome é apresentado na parte superior da página da biblioteca, torna-se parte do endereço da página da biblioteca e aparece nos elementos de navegação que ajudam os utilizadores a encontrar e abrir a biblioteca.

    1. Na caixa Descrição, escreva uma descrição do objetivo da biblioteca. A descrição é opcional.

      A descrição é apresentada na parte superior da página da biblioteca, por baixo do nome da biblioteca. Se pretender permitir que a biblioteca receba conteúdo por correio eletrónico, pode adicionar o endereço de correio eletrónico da biblioteca à descrição, para que as pessoas o possam encontrar facilmente.

  3. Para adicionar uma hiperligação para esta biblioteca à Iniciação Rápida, verifique se Sim está selecionado na secção Navegação.

  4. Para criar uma versão cada vez que é dada entrada de um ficheiro na biblioteca, no Histórico de Versões do Documento, clique em Sim.

    Posteriormente, poderá selecionar se pretende guardar as versões principal e secundária e quantas versões de cada pretende controlar.

  5. Na secção Modelo de Documento, na lista, clique no tipo de ficheiro predefinido que pretende que seja utilizado como modelo para ficheiros criados na biblioteca.

  6. Na secção Fluxo de Trabalho Gestão de Traduções, clique em Sim para adicionar um fluxo de trabalho Gestão de Traduções à biblioteca.

  7. Clique em Seguinte para configurar o fluxo de trabalho Gestão de Traduções.

Configurar o fluxo de trabalho Gestão de Traduções

  1. Na página Adicionar um Fluxo de Trabalho, na secção Nome, escreva um nome exclusivo para este fluxo de trabalho se pretender alterar o valor predefinido Gestão de Traduções.

  2. Na secção Lista de Tarefas, especifique uma lista de tarefas a utilizar com este fluxo de trabalho.

    • Pode utilizar a lista predefinida de tarefas ou pode criar uma nova. Se utilizar a lista predefinida de tarefas, os participantes do fluxo de trabalho podem encontrar e ver facilmente as respectivas tarefas de fluxo de trabalho, utilizando a vista As Minhas Tarefas da lista de Tarefas.

    • Crie uma nova lista de tarefas se as tarefas deste fluxo de trabalho envolverem ou revelarem dados confidenciais ou privados que pretenda manter separados da lista de tarefas geral.

    • Crie uma nova lista de tarefas se a organização tiver numerosos fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho envolverem numerosas tarefas. Neste caso, convém criar listas de tarefas para cada fluxo de trabalho.

  3. Na secção Lista de Histórico, seleccione uma lista de histórico a utilizar com este fluxo de trabalho. A lista de histórico apresenta todos os eventos que ocorrem durante cada instância do fluxo de trabalho.

    Pode utilizar a lista predefinida Histórico ou pode criar uma nova. Se a organização dever ter vários fluxos de trabalho, poderá criar uma lista de histórico separada para cada fluxo de trabalho.

  4. Na secção Opções de Início, especifique como, onde ou por quem pode ser iniciado um fluxo de trabalho.

    • Poderão não estar disponíveis opções específicas se não forem suportadas pelo modelo do fluxo de trabalho seleccionado pelo utilizador.

    • A opção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item apenas está disponível se o suporte para versões principal e secundárias tiver sido activado na biblioteca e se o modelo do fluxo de trabalho seleccionado pelo utilizador puder ser utilizado para aprovação de conteúdo.

  5. Clique em Seguinte.

  6. Na secção Listas de Idiomas e Tradutores, efectue um dos seguintes procedimentos:

    • Para especificar que o fluxo de trabalho utiliza uma lista de tradutores existentes para atribuir tarefas de tradução, clique em Utilizar uma lista existente de idiomas e tradutores do site e, em seguida, seleccione a lista que pretende utilizar.

      Nota: Esta opção apenas está disponível se já existir uma lista de Tradutores para o site.

    • Para criar uma nova lista de idiomas e tradutores para utilizar em instâncias do fluxo de trabalho, clique em Criar uma nova lista de idiomas e tradutores para este fluxo de trabalho, escreva um nome exclusivo para a lista na caixa Nome da lista e, em seguida, seleccione a caixa de verificação Abrir a nova lista de tradutores numa janela separada se pretender começar a adicionar nomes à nova lista de tradutores quando acabar de personalizar o fluxo de trabalho.

  7. Na secção Data de Conclusão, especifique o intervalo de dias em que as tarefas do fluxo de trabalho devem ser concluídas, para fluxos de trabalho que se iniciem automaticamente.

    A opção de definir uma data para conclusão apenas está disponível se optar por deixar o fluxo de trabalho iniciar-se automaticamente quando os documentos são criados ou alterados na biblioteca.

  8. Na secção Concluir o Fluxo de Trabalho, seleccione a caixa de verificação Quando o documento de origem é alterado se pretender que o fluxo de trabalho seja concluído sempre que as tarefas sejam concluídas ou alguém altere o documento de origem da tradução.

    Se não seleccionar esta caixa de verificação, o fluxo de trabalho será concluído quando todas as tarefas de tradução estão concluídas.

  9. Clique em OK.

  10. Se optar por criar uma nova lista de tradutores para utilizar com este fluxo de trabalho e por ter essa lista aberta numa nova janela, abre-se uma janela em separado e poderá começar a adicionar nomes à lista.

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Adicionar um fluxo de trabalho Gestão de Traduções a uma biblioteca existente de Gestão de Traduções

É possível adicionar um fluxo de trabalho Gestão de Traduções a uma Biblioteca de Gestão de Traduções existente, em qualquer altura. Poderá pretender adicionar múltiplos fluxos de trabalho Gestão de Traduções a uma biblioteca se pretender ter listas de Tradutores separadas para diferentes documentos de origem na mesma biblioteca ou diferentes regras de tradução para diferentes documentos de origem.

  1. Abra a biblioteca de Gestão de Traduções à qual pretende adicionar um novo fluxo de trabalho Gestão de Traduções.

    1. No menu Definições Settings menu , clique nas definições do tipo de biblioteca que está a abrir.

      Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

  2. Em Permissões e Gestão, clique em Definições de fluxo de trabalho.

    Se já tiverem sido adicionados fluxos de trabalho a esta lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, este passo irá levá-lo directamente para a página Alterar Definições do Fluxo de Trabalho e terá de clicar em Adicionar um fluxo de trabalho para ir para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho. Se não tiverem sido adicionados fluxos de trabalho a esta lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, este passo irá levá-lo directamente para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho.

  3. Na secção Nome, escreva um nome exclusivo para este fluxo de trabalho se pretender alterá-lo do valor predefinido Gestão de Traduções.

  4. Na secção Lista de Tarefas, especifique uma lista de tarefas a utilizar com este fluxo de trabalho.

    • Pode utilizar a lista predefinida de tarefas ou pode criar uma nova. Se utilizar a lista predefinida de tarefas, os participantes do fluxo de trabalho podem encontrar e ver facilmente as respectivas tarefas de fluxo de trabalho, utilizando a vista As Minhas Tarefas da lista de Tarefas.

    • Crie uma nova lista de tarefas se as tarefas deste fluxo de trabalho envolverem ou revelarem dados confidenciais ou privados que pretenda manter separados da lista de tarefas geral.

    • Crie uma nova lista de tarefas se a organização tiver numerosos fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho envolverem numerosas tarefas. Neste caso, convém criar listas de tarefas para cada fluxo de trabalho.

  5. Na secção Lista de Histórico, seleccione uma lista de histórico a utilizar com este fluxo de trabalho. A lista de histórico apresenta todos os eventos que ocorrem durante cada instância do fluxo de trabalho.

    Pode utilizar a lista predefinida Histórico ou pode criar uma nova. Se a organização dever ter vários fluxos de trabalho, poderá criar uma lista de histórico separada para cada fluxo de trabalho.

  6. Na secção Opções de Início, especifique como, onde ou por quem pode ser iniciado um fluxo de trabalho.

    • Poderão não estar disponíveis opções específicas se não forem suportadas pelo modelo do fluxo de trabalho seleccionado pelo utilizador.

    • A opção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item apenas está disponível se o suporte para versões principal e secundárias tiver sido activado na biblioteca e se o modelo do fluxo de trabalho seleccionado pelo utilizador puder ser utilizado para aprovação de conteúdo.

  7. Clique em Seguinte.

  8. Na secção Listas de Idiomas e Tradutores, efectue um dos seguintes procedimentos:

    • Para especificar que o fluxo de trabalho utiliza uma lista de tradutores existentes para atribuir tarefas de tradução, clique em Utilizar uma lista existente de idiomas e tradutores do site e, em seguida, seleccione a lista que pretende utilizar.

    • Para criar uma nova lista de idiomas e tradutores para utilizar em instâncias do fluxo de trabalho, clique em Criar uma nova lista de idiomas e tradutores para este fluxo de trabalho, escreva um nome exclusivo para a lista na caixa Nome da lista e, em seguida, seleccione a caixa de verificação Abrir a nova lista de tradutores numa janela separada se pretender começar a adicionar nomes à nova lista de tradutores quando acabar de personalizar o fluxo de trabalho.

  9. Na secção Data de Conclusão, especifique o intervalo de dias em que as tarefas do fluxo de trabalho devem ser concluídas, para fluxos de trabalho que se iniciem automaticamente.

    A opção de definir uma data para conclusão apenas está disponível se optar por deixar o fluxo de trabalho iniciar-se automaticamente quando os documentos são criados ou alterados na biblioteca.

  10. Na secção Concluir o Fluxo de Trabalho, seleccione a caixa de verificação Quando o documento de origem é alterado se pretender que o fluxo de trabalho seja concluído sempre que as tarefas sejam concluídas ou alguém altere o documento de origem da tradução.

    Se não seleccionar esta caixa de verificação, o fluxo de trabalho será concluído quando todas as tarefas de tradução estão concluídas.

  11. Clique em OK.

  12. Se optar por criar uma nova lista de tradutores para utilizar com este fluxo de trabalho e por ter essa lista aberta numa nova janela, abre-se uma janela em separado e poderá começar a adicionar nomes à lista.

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Personalizar uma lista de Tradutores para utilizar com um fluxo de trabalho Gestão de Traduções

Ao iniciar um fluxo de trabalho de tradução, o fluxo de trabalho cria uma cópia do documento de origem para cada um dos idiomas de destino especificados na lista de tradutores do fluxo de trabalho. Em seguida, atribui as tarefas de tradução aos tradutores especificados para esses idiomas na lista de tradutores. Se houver mais de um tradutor especificado para um tipo específico de tradução (por exemplo, para uma tradução de Inglês para Espanhol), cada um desses tradutores receberá uma tarefa de tradução.

  1. Se ainda não estiver aberta, abra a lista de tradutores para o fluxo de trabalho.

    Se o nome de uma determinada lista não for apresentado, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, clique no nome dessa lista.

  2. No de menu Novo Menu Novo , clique em Novo Item.

  3. Na secção Traduzir De, seleccione o idioma original do documento de origem a partir do qual este tradutor traduzirá documentos da lista ou clique em Especifique o seu próprio valor e escreva o idioma na caixa.

  4. Na secção Traduzir Para, seleccione o idioma para o qual este tradutor traduzirá documentos da lista ou clique em Especifique o seu próprio valor e escreva o idioma na caixa.

  5. Na secção Tradutor, escreva o o nome do tradutor que realizará este tipo de tradução, ou clique no botão Procurar para seleccionar um nome no serviço de directório.

  6. Clique em OK.

  7. Repita os passos 2 a 6 para adicionar mais tradutores à lista.

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Iniciar um Fluxo de Trabalho Gestão de Traduções

Se um Fluxo de Trabalho Tradução tiver sido configurado para ser iniciado manualmente, pode iniciar manualmente o fluxo de trabalho em documentos de um Fluxo de Trabalho Gestão de Traduções. Tem de ter no mínimo a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. Alguns fluxos de trabalho podem requerer que também tenha a permissão Gerir Listas para poder iniciar um fluxo de trabalho num documento.

Nota: Se pretender garantir que os participantes do fluxo de trabalho recebam notificações de correio electrónico e lembretes acerca das tarefas do fluxo de trabalho depois de iniciar um fluxo de trabalho, consulte o administrador de servidor para verificar se as notificações de correio electrónico foram activadas para o site.

  1. Abra a biblioteca de Gestão de Traduções que contém o documento onde pretende iniciar um fluxo de trabalho.

  2. Aponte para o documento ou item para o qual pretenda iniciar um fluxo de trabalho, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho.

  3. Em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho, clique no nome do fluxo de trabalho que pretende iniciar.

  4. Em Pedir Tradução, escreva ou seleccione a data em que pretende que as traduções estejam concluídas, na caixa Data para Conclusão.

  5. Escreva a mensagem que pretende incluir no pedido de tradução.

  6. Clique em Enviar.

    O fluxo de trabalho começa imediatamente. Ele cria uma cópia do documento de origem em cada um dos idiomas de destino especificados na lista de tradutores para o fluxo de trabalho. E cria também tarefas de tradução para cada um dos tradutores da lista de tradutores. As tarefas requerem que o documento de origem seja traduzido para o idioma especificado. Se houver mais de um tradutor especificado para um tipo específico de tradução (por exemplo, para uma tradução de Inglês para Espanhol), cada um desses tradutores receberá uma tarefa de tradução. Se tiver sido activado o correio electrónico para o site, os participantes do fluxo de trabalho também receberão uma notificação de correio electrónico para as respectivas tarefas de tradução.

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Concluir uma tarefa do fluxo de trabalho Gestão de Traduções

Para concluir completamente um fluxo de trabalho Gestão de Traduções é necessário efectuar dois procedimentos:

  • Guardar a cópia traduzida do documento de origem na biblioteca Gestão de Traduções.

  • Editar a tarefa do fluxo de trabalho para indicar que o respectivo estado é Concluído.

Como a tradução de um documento pode demorar algum tempo, poderá pretender editar o formulário de tarefas do fluxo de trabalho para comunicar o progresso da tarefa de tradução antes de concluir efectivamente a tarefa.

  1. Abra a lista Tarefas do site e seleccione As Minhas Tarefas no menu Ver para localizar a respectiva tarefa do fluxo de trabalho.

    Se o fluxo de trabalho não utilizar a lista predefinida de Tarefas, a tarefa do fluxo de trabalho do utilizador poderá não aparecer na lista Tarefas. Para encontrar a tarefa do fluxo de trabalho do utilizador, vá à lista ou biblioteca onde o item do fluxo de trabalho está guardado. Aponte para o item pretendido, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, em Executar Fluxos de Trabalho, clique no nome do fluxo de trabalho do qual seja participante. Em Tarefas, localize a respectiva tarefa do fluxo de trabalho.

  2. Aponte para o nome da tarefa que pretende concluir, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Editar Item.

  3. Clique na hiperligação para o documento que tem de ser traduzido e, em seguida, clique em Abrir.

  4. É aconselhável dar saída do documento enquanto se traduz. Clique no Botão do Microsoft Office, aponte para Tarefas do Servidor e, em seguida, clique em Dar Saída.

  5. Traduza o documento.

  6. Depois de ter acabado de traduzir o documento, clique no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clique em Guardar.

  7. Clique no Botão do Microsoft Office, aponte para Tarefas do Servidor e, em seguida, clique em Dar Entrada.

  8. No formulário da tarefa do fluxo de trabalho, ao lado de Alterar o estado da tradução para seleccione o valor de estado pretendido. Por exemplo, seleccione Em Curso ou Concluído.

  9. Clique em OK.

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