Utilizar um fluxo de trabalho de Três Estados

Importante: Este artigo foi traduzido automaticamente, consulte a exclusão de responsabilidade. Veja este artigo em inglês aqui para ter uma referência.

O fluxo de trabalho de Três Estados controla o estado de um item de lista ao longo de três estados (fases). Pode ser utilizado para gerir processos de negócio que exijam que as organizações controlem um grande volume de problemas ou itens, como, por exemplo, problemas de suporte ao cliente, clientes potenciais ou tarefas de projeto. Por exemplo, os três estados de uma tarefa de projeto podem ser Não Iniciado, Em Curso e Concluído.

Neste artigo

Como funciona o fluxo de trabalho de três Estados?

Configurar uma lista para utilizar com um fluxo de trabalho de três Estados

Criar uma lista de controlo de problemas para utilização com um fluxo de trabalho de três Estados

Criar uma lista personalizada para utilizar com um fluxo de trabalho de três Estados

Personalizar uma lista personalizada para ser utilizada com um fluxo de trabalho de três Estados

Adicionar um fluxo de trabalho de três Estados a uma lista

Iniciar manualmente um fluxo de trabalho de três Estados num item

Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho num fluxo de trabalho de três Estados

Como funciona o fluxo de trabalho de Três Estados?

O fluxo de trabalho de Três Estados suporta processos de negócio que exijam que as organizações controlem o estado de um problema ou item ao longo de três estados e de duas transições entre os estados. Com cada uma das transições entre estados, o fluxo de trabalho atribui uma tarefa a uma pessoa e envia para essa pessoa um alerta de correio eletrónico sobre a tarefa. Quando esta tarefa é concluída, o fluxo de trabalho atualiza o estado do item e prossegue para o estado seguinte. O fluxo de trabalho de Três Estados funciona com o modelo de lista Controlo de Problemas. Contudo, pode ser utilizado com qualquer lista que seja configurada para conter uma coluna Escolha com três ou mais valores. Os valores nesta coluna Escolha funcionam como os estados controlados pelo fluxo de trabalho.

Uma lista pode ter mais do que uma coluna de escolha e a coluna de escolha pode ter mais de três valores. No entanto, o fluxo de trabalho de três Estados só pode ser configurado para utilizar uma das colunas escolha e apenas três dos valores na coluna Escolha selecionado. Quando adiciona um fluxo de trabalho de três Estados a lista ou biblioteca, seleccionar uma coluna de escolha e os valores de três fornecem pela coluna. Para saber como trabalhar com colunas numa lista, consulte o artigo criar uma coluna numa lista ou biblioteca ou Eliminar uma coluna numa lista ou biblioteca.

O fluxo de trabalho de três Estados pode ser utilizado para gerir processos de negócio que requerem às organizações controlem um grande volume de problemas ou itens, tais como problemas de suporte de clientes, oportunidades potenciais ou tarefas do projeto. Por exemplo, os empregados a um evento pequeno planeamento da empresa podem utilizar uma lista de controlo de problemas e um fluxo de trabalho de três Estados personalizado para gerir muitas tarefas relacionadas com a eventos que são planeamento. O fluxo de trabalho de três Estados controla as tarefas de planeamento de eventos através de três Estados: ativo, pronto para revisãoe concluída. Todas as tarefas de preparação de eventos relacionados com um evento específico são compiladas para uma lista de controlo de problemas que foi criada para esse evento e marcada como ativa. O coordenador de evento atribui as tarefas individuais a membros da equipa e, em seguida, inicia o fluxo de trabalho de três Estados nestes itens para iniciar o trabalho a tarefa de evento.

Quando o fluxo de trabalho é iniciado, é criada uma tarefa para a pessoa designada. Quando um membro da equipa recebe uma tarefa, executará o trabalho necessário para concluir a tarefa. Isto poderá ser trabalho que ocorre fora da lista ou site no qual a lista de controlo de problemas está localizada. Por exemplo, se um membro da equipa receber uma tarefa de fluxo de trabalho para desenvolver um plano de catering, contactará uma empresa de catering e, em seguida, trabalhará com essa empresa para desenvolver um plano. Quando o plano de catering for esboçado, o membro da equipa marcará a respetiva tarefa de fluxo de trabalho como concluída. Neste ponto, o fluxo de trabalho atualiza o estado da tarefa de evento na lista de controlo de problemas de Ativo para Pronto para Revisão e cria uma segunda tarefa para que o coordenador de eventos reveja o plano de catering. Após o coordenador de eventos rever e aprovar o plano de catering, marcará a respetiva tarefa de fluxo de trabalho como concluída e o fluxo de trabalho atualizará o estado da tarefa de Pronto para Revisão para Concluído.

Nota: O participante num fluxo de trabalho pode concluir uma tarefa de fluxo de trabalho num fluxo de trabalho de Três Estados de duas formas. Um participante pode editar a tarefa de fluxo de trabalho para marcá-la como concluída ou, em alternativa, um participante pode alterar o estado do item de fluxo de trabalho na lista (se o participante tiver permissão para alterar esta lista). Se um participante atualizar manualmente o estado do item de fluxo de trabalho na lista, a tarefa de fluxo de trabalho é concluída. Se o participante editar a tarefa de fluxo de trabalho para marcá-la como concluída, o estado do item de fluxo de trabalho na lista é atualizado para Concluído.

As ações no fluxo de trabalho de Três Estados no exemplo anterior utilizam o seguinte processo:

Fluxograma de um fluxo de trabalho de Três Estados de exemplo

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Configurar uma lista para utilizar com um fluxo de trabalho de Três Estados

Antes de poder utilizar um fluxo de trabalho de Três Estados, tem de configurar uma lista para utilizar com o fluxo de trabalho. Esta lista tem de conter os itens que planeia controlar ou gerir utilizando o fluxo de trabalho. O modelo de lista Controlo de Problemas trabalha com o fluxo de trabalho de Três Estados. No entanto, também pode criar uma lista personalizada para utilizar com estes fluxos de trabalho. Se criar uma lista personalizada para utilizar com o fluxo de trabalho de Três Estados, tem de certificar-se de que a lista contém, pelo menos, uma coluna Escolha que inclua três ou mais valores de escolha. Quando configura um fluxo de trabalho de três estados para ser utilizado com a lista, tem de especificar a coluna Escolha que contém os valores de estado que serão controlados pelo fluxo de trabalho.

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Criar uma lista de controlo de problemas para ser utilizada com um fluxo de trabalho de Três Estados

Por predefinição, é possível utilizar um fluxo de trabalho de Três Estados com qualquer lista que seja criada a partir do modelo de lista Controlo de Problemas.

  1. No menu Ações do Site, clique em Ver Todo o Site.

  2. Na página Todo o Conteúdo do Site, clique em Criar.

  3. Na caixa de diálogo Criar, clique em Registo de problema e escreva um nome para a lista. É necessário o nome da lista.

    Nota: O nome da lista é apresentada na parte superior da página da lista, torna-se parte do endereço Web para a página de lista e é apresentado na navegação elementos que ajudam os utilizadores localizar e abrir a lista.

  4. Se quiser fornecer uma descrição para a lista ou especificar se uma hiperligação para a lista deve ser apresentada na Iniciação Rápida, a predefinição é sim, clique em Mais Opções.

    • Na caixa Descrição, escreva uma descrição do objetivo da lista. A descrição é opcional.

    • Para adicionar uma ligação para esta lista na Iniciação rápida, clique em Sim na secção Navegação .

  5. Na parte inferior da caixa de diálogo Criar, clique em Criar.

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Criar uma lista personalizada para ser utilizada com um fluxo de trabalho de Três Estados

Se pretender criar uma lista personalizada para ser utilizada com um fluxo de trabalho de Três Estados, tem de adicionar, pelo menos, uma coluna Escolha que contenha, pelo menos, três valores de estado que serão controlados pelo fluxo de trabalho.

  1. No menu Ações do Site, clique em Ver Todo o Site.

  2. Na página Todo o Conteúdo do Site, clique em Criar.

  3. Na caixa de diálogo Criar, clique em Lista personalizada e, escreva um nome para a lista. É necessário o nome da lista.

    Nota: O nome da lista é apresentada na parte superior da página da lista, torna-se parte do endereço Web para a página de lista e é apresentado na navegação elementos que ajudam os utilizadores localizar e abrir a lista.

  4. Se quiser fornecer uma descrição para a lista ou especificar se uma hiperligação para a lista deve ser apresentada na Iniciação Rápida, a predefinição é sim, clique em Mais Opções.

  5. Na caixa Descrição, escreva uma descrição do objetivo da lista. A descrição é opcional.

  6. Para adicionar uma hiperligação para esta lista na Iniciação Rápida, clique em Sim na secção Navegação.

  7. Na parte inferior da caixa de diálogo Criar, clique em Criar.

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Personalizar uma lista personalizada para ser utilizada com um fluxo de trabalho de Três Estados

  1. A partir da lista personalizada, no Friso, clique no separador lista e, em seguida, clique em Definições da lista.

  2. Em Colunas, clique em Criar Coluna.

  3. Na secção Nome e Tipo, em Nome da coluna, escreva o nome da coluna que pretende utilizar para especificar os valores de estado do fluxo de trabalho.

  4. Em O tipo de informação desta coluna é, seleccione Escolha (menu onde efectuar a escolha).

  5. Na secção Definições de Coluna Adicionais, em Descrição, escreva uma descrição opcional para a coluna.

  6. Em Exigir que esta coluna contenha informações, clique em Sim.

  7. Na caixa de listagem em Escreva cada escolha numa linha separada, escreva três ou mais valores de escolha pretendidos para esta coluna. Estes valores serão os estados do fluxo de trabalho.

  8. Em Apresentar escolhas utilizando, seleccione Menu de Lista Pendente ou Botões de Opção.

  9. Em Permitir opções de 'Preenchimento', clique em Não.

  10. Especifique se pretende um valor predefinido específico para esta coluna ou se pretende adicioná-lo à vista predefinida da lista.

  11. Clique em OK.

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Adicionar um fluxo de trabalho de Três Estados a uma lista

Tem de adicionar um fluxo de trabalho de Três Estados a uma lista para que possa utilizá-lo em itens nessa lista. Quando adiciona um fluxo de trabalho de Três Estados a uma lista, especifica a coluna na lista que contém os valores de estado que pretende que sejam controlados pelo fluxo de trabalho. Também especifica informações sobre o que pretende que ocorra em cada fase do fluxo de trabalho. Por exemplo, pode especificar o assunto e o texto dos alertas de correio eletrónico recebidos pelos destinatários das tarefas.

O fluxo de trabalho de Três Estados está ativado por predefinição na maior parte dos tipos de site. No entanto, um administrador de coleções de sites pode desativar a funcionalidade. Se o fluxo de trabalho de Três Estados não estiver disponível, contacte o administrador de coleções de sites.

Importante: É necessário ter a permissão Gerir Listas para adicionar um fluxo de trabalho a uma lista.

  1. Abra a lista à qual pretende adicionar um fluxo de trabalho de três Estados. A partir da lista personalizada, no Friso, clique no separador lista e, em seguida, clique em Definições da lista ou clique em definições do tipo de biblioteca que está a abrir. Por exemplo, numa biblioteca de documentos, clique em Definições da biblioteca de documentos.

  2. Em Permissões e Gestão, clique em Definições de fluxo de trabalho.

    Se fluxos de trabalho já foram adicionados a esta lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, este passo leva-o diretamente para a página de alterar as definições de fluxo de trabalho e precisa de clique em Adicionar um fluxo de trabalho para ir para adicionar uma página de fluxo de trabalho. Se não fluxos de trabalho tiverem sido adicionados a esta lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, este passo leva-o diretamente para a adicionar uma página de fluxo de trabalho.

  3. Se já existir um fluxo de trabalho para a lista, na página Alterar Definições de Fluxo de Trabalho, clique em Adicionar um fluxo de trabalho.

  4. Na página Adicionar um fluxo de trabalho na secção fluxo de trabalho, clique em três Estados em selecionar um modelo de fluxo de trabalho.

  5. Na secção Nome, escreva um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.

  6. Na secção Lista de Tarefas, especifique uma lista de tarefas para utilizar com o fluxo de trabalho.

    Nota: 

    • Pode utilizar a lista predefinida de Tarefas ou pode criar uma nova. Se utilizar a lista Tarefas predefinida, os participantes no fluxo de trabalho conseguirão localizar e ver facilmente as tarefas de fluxo de trabalho deles utilizando a vista As Minhas Tarefas da lista Tarefas.

    • Crie uma nova lista de tarefas se as tarefas para este fluxo de trabalho revelarem dados confidenciais que pretenda manter separados da lista Tarefas geral.

    • Crie uma nova lista de tarefas se a sua organização tencionar ter muitos fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho envolverem muitas tarefas. Neste caso, poderá ser útil criar listas de tarefas para cada fluxo de trabalho.

  7. Na secção Lista do Histórico, seleccione uma lista do histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. A lista do histórico apresenta todos os eventos que ocorrem durante cada uma das ocorrências do fluxo de trabalho.

    Pode utilizar a lista predefinida de Histórico ou pode criar uma nova. Se a organização tiver diversos fluxos de trabalho, poderá ser útil criar uma lista de histórico separada para cada fluxo de trabalho.

  8. Na secção Opções de Início, efectue um dos seguintes procedimentos:

    • Se pretender permitir que o fluxo de trabalho seja iniciado manualmente, selecione a caixa de verificação Permitir que este fluxo de trabalho seja iniciado manualmente por um utilizador autenticado com permissões de Participar. Selecione a caixa de verificação Exigir Permissões de Gestão de Listas para iniciar o fluxo de trabalho se pretender exigir permissões adicionais para iniciar o fluxo de trabalho.

    • Se pretender que o fluxo de trabalho seja iniciado automaticamente quando forem criados novos itens, seleccione a caixa de verificação Iniciar este fluxo de trabalho quando um novo item for criado.

  9. Clique em Seguinte.

  10. Na secção Estados do fluxo de trabalho, em Seleccione um campo 'Opção', seleccione a coluna Escolha na lista que contém os valores que pretende utilizar para os estados no fluxo de trabalho e, em seguida, seleccione os valores de coluna pretendidos para o Estado inicial, Estado intermédio e Estado final do fluxo de trabalho.

  11. Nas duas secções Especifique o que pretende que aconteça quando um fluxo de trabalho é iniciado (opções para a primeira tarefa no fluxo de trabalho) e Especifique o que pretende que aconteça quando um fluxo de trabalho passar para o respectivo estado intermédio (opções para a segunda tarefa no fluxo de trabalho), especifique as seguintes informações:

    Detalhes da Tarefa

Descrição da Tarefa:

Escreva quaisquer informações que pretenda incluir na descrição da tarefa. Se selecionar a caixa de verificação Incluir campo de lista, o campo selecionado é adicionado ao fim da mensagem. Se selecionar a caixa de verificação Inserir hiperligação para o item de Lista for selecionada, será incluída uma hiperligação para o item de lista na descrição.

Data de Conclusão da Tarefa:

Se pretender especificar uma data para conclusão para a tarefa, selecione a caixa de verificação Incluir campo de lista e, em seguida, selecione a coluna de data na lista que contém as informações de data para a data para conclusão que pretende utilizar.

Tarefa Atribuída a:

Para atribuir a tarefa a uma pessoa especificada na lista, clique em Incluir campo de lista e, em seguida, seleccione a coluna da lista que contém as informações de utilizador que pretende utilizar. Quando este fluxo de trabalho for iniciado, a primeira tarefa será atribuída à pessoa cujo nome surgir nesta coluna para o item de fluxo de trabalho.

Para atribuir esta tarefa em todas as instâncias deste fluxo de trabalho a uma pessoa especificada, clique em Personalizado e, em seguida, escreva ou selecione o nome da pessoa a quem pretende atribuir a tarefa.

  1. Selecione a caixa de verificação Enviar mensagem de correio eletrónico se pretender que os participantes no fluxo de trabalho recebam alertas de correio eletrónico sobre as tarefas do fluxo de trabalho.

    Nota: Se pretender certificar-se de que os participantes de fluxo de trabalho recebam alertas de correio electrónico e lembretes sobre as tarefas do fluxo de trabalho depois de iniciada a fluxos de trabalho, contacte o administrador da coleção de sites para confirmar que o e-mail está ativada para o site.

    Detalhes de Mensagens de Correio Eletrónico

Para

Escreva o nome da pessoa para a qual pretende que seja enviado um alerta de correio electrónico sobre a tarefa de fluxo de trabalho. Seleccione a caixa de verificação Incluir Tarefa Atribuída a se pretender enviar um alerta de correio electrónico ao proprietário do fluxo de trabalho.

Assunto

Escreva o assunto da mensagem que pretende utilizar para o alerta de correio electrónico. Seleccione a caixa de verificação Utilizar Título da Tarefa se pretender adicionar o título da Tarefa ao assunto da mensagem de correio electrónico.

Corpo

Escreva as informações que pretende que surjam no corpo da mensagem do alerta de correio electrónico. Seleccione a caixa de verificação Inserir hiperligação para o item de Lista se pretender incluir uma ligação para o item de lista na mensagem.

  1. Clique em OK.

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Iniciar manualmente um fluxo de trabalho de Três Estados num item

Para que um fluxo de trabalho de Três Estados esteja disponível para ser utilizado nos itens da lista, tem de adicioná-lo a essa lista. Consulte as secções anteriores para obter mais informações.

Um fluxo de trabalho de Três Estados pode ser configurado para ser iniciado automaticamente quando forem adicionados novos itens a uma lista ou pode ser configurado para permitir aos utilizadores com permissões específicas que iniciem manualmente o fluxo de trabalho. Alguns fluxos de trabalho podem permitem ambas as opções.

Para iniciar manualmente um fluxo de trabalho de Três Estados num item de lista, siga estes passos. Necessita da permissão Editar Itens para a lista. Alguns fluxos de trabalho podem exigir a permissão Gerir Listas.

Nota: Se pretender certificar-se de que os participantes de fluxo de trabalho recebam alertas de correio electrónico e lembretes sobre as tarefas do fluxo de trabalho depois de iniciar um fluxo de trabalho, contacte o administrador da coleção de sites para confirmar que o e-mail está ativada para o site.

  1. Abra a lista que contém o item sobre o qual pretende iniciar um fluxo de trabalho de Três Estados.

  2. Aponte para o item sobre o qual pretende iniciar um fluxo de trabalho, clique na seta que surgir e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho.

    Nota: O comando Fluxos de Trabalho apenas estará disponível quando o item estiver numa lista ou biblioteca que tenha pelo menos um fluxo de trabalho associado.

  3. No menu Ações do Site, clique em Ver Todo o Site.

  4. Em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho, clique no nome do fluxo de trabalho de Três Estados que pretende iniciar.

    O fluxo de trabalho será imediatamente iniciado.

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Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho num fluxo de trabalho de Três Estados

Para concluir uma tarefa de fluxo de trabalho num fluxo de trabalho de Três Estados, é necessário ter pelo menos a permissão Editar Itens para as listas de tarefas em que as tarefas de fluxo de trabalho estão registadas.

  1. Abra a lista Tarefas do site e, em seguida, selecione As Minhas Tarefas no menu Ver para localizar a sua tarefa de fluxo de trabalho.

    Nota: Se o fluxo de trabalho não utilizar a lista de tarefas predefinida, a tarefa de fluxo de trabalho pode não aparecer na lista de tarefas. Para localizar a sua tarefa de fluxo de trabalho, vá para a lista ou biblioteca onde o item de fluxo de trabalho é guardado. Aponte para o nome do item que pretende concluir, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em fluxos de trabalho. Na página Estado do fluxo de trabalho, em Fluxos de trabalho em execução, clique no nome do fluxo de trabalho em que se um participante. Em tarefas, localize a sua tarefa de fluxo de trabalho.

  2. Abra a lista que contém o item que pretende marcar como concluído.

  3. Aponte para o nome da tarefa que pretende concluir, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Editar Item.

  4. Na caixa de diálogo Tarefas, escreva ou selecione as informações pedidas para a conclusão da tarefa e, em seguida, clique em Guardar.

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Nota: Exclusão de Responsabilidade da Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por um sistema informático sem intervenção humana. A Microsoft fornece estas traduções automáticas para ajudar utilizadores que não falam inglês a desfrutarem de conteúdos acerca dos produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Uma vez que o artigo foi traduzido de forma automática, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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