Utilizar um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas

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O fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas encaminha um documento do Microsoft Office guardado numa lista ou biblioteca para um grupo de pessoas para recolher as respectivas assinaturas. O fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas apenas funciona com documentos do Microsoft Office Word 2007 ou do Microsoft Office Excel 2007 que contenham uma ou mais Linhas de Assinatura do Microsoft Office. Por predefinição, o fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas está associado ao tipo de conteúdo Documento e, por isso, fica automaticamente disponível em bibliotecas de documentos para documentos ou livros que contenham Linhas de Assinatura do Microsoft Office.

Neste artigo

Como funciona o fluxo de trabalho recolher assinaturas?

Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho recolher assinaturas para uma biblioteca ou tipo de conteúdo

Iniciar um fluxo de trabalho recolher assinaturas num documento ou livro

Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho recolher assinaturas

Como funciona o fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas?

O fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas suporta um processo empresarial que envolve o envio de um documento a um grupo de pessoas para recolher assinaturas. O fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas torna mais eficiente o processo da assinatura digital, gerindo e rastreando todas as tarefas humanas envolvidas no processo de assinatura e fornecendo um registo do processo de assinatura depois de concluído.

O fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas difere de outros fluxos de trabalho predefinidos no Microsoft Office SharePoint Server 2007, no qual os utilizadores têm de iniciar este fluxo de trabalho a partir do programa cliente do Microsoft Office system de 2007 onde a tarefa de assinatura será executada. Os participantes têm também de concluir as tarefas de assinatura para o fluxo de trabalho de Recolha de Assinatura no programa cliente.

Para utilizar um fluxo de trabalho recolher assinaturas, tem de, em pela primeira vez, guardar o documento ou um livro numa biblioteca do SharePoint onde o fluxo de trabalho recolher assinaturas específico que pretende utilizar está disponível. Para iniciar um fluxo de trabalho recolher assinaturas, abra o livro de documento ou Office Excel 2007 de Office Word 2007 na qual pretende recolher assinaturas um ou mais. Se o documento ou livro não contém já as linhas de assinaturas do Microsoft Office que precisa, tem de inseri-los ou o fluxo de trabalho recolher assinaturas não estarão disponível para utilização. Para iniciar o fluxo de trabalho a partir do programa de cliente, clique no Botão do Microsoft Office, clique em fluxos de trabalho e, em seguida, selecione o fluxo de trabalho recolher assinaturas que pretende utilizar. Preencha um formulário de iniciação de fluxo de trabalho na qual pode especificar os nomes das pessoas que precisam de assinar o documento. O formulário automaticamente apresenta os nomes dos signatários sugeridos quem estão especificados no documento ou livro. Pode optar por atribuir as tarefas de assinatura na ordem pela qual as assinaturas aparecem ou para todos os signatários ao mesmo tempo.

Depois de iniciado o fluxo de trabalho, o servidor atribui tarefas de assinatura a todos os participantes. Se os alertas de correio electrónico estiverem activados para o servidor, o servidor também envia alertas de correio electrónico acerca das tarefas de assinatura a todos os participantes. Os participantes podem clicar no botão Editar esta Tarefa neste de tarefa de correio electrónico para abrir o documento ou livro a assinar e para concluir as tarefas de assinatura.

Enquanto o fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas está em curso, o proprietário do fluxo de trabalho ou os participantes do fluxo de trabalho, podem visualizar a página Estado do Fluxo de Trabalho para ver quais os participantes que concluíram as respectivas tarefas do fluxo de trabalho. Quando os participantes do fluxo de trabalho concluem as respectivas tarefas, o fluxo de trabalho termina e o proprietário do fluxo de trabalho recebe uma mensagem de correio electrónico informando da conclusão do fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas. Esta mensagem de correio electrónico especifica os nomes de todas as pessoas que assinaram o documento, juntamente com os nomes das pessoas que foram originalmente indicadas como signatários sugeridos.

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Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho de Recolha de Comentários a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

Antes de um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas poder ser utilizado, terá de ser adicionado a uma biblioteca ou tipo de conteúdo para poder ser disponibilizado para documentos ou itens num local específico. O fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas destina-se a ser utilizado em bibliotecas e apenas podem ser iniciado em documentos que abrem no Office Word 2007 ou Office Excel 2007. É necessário ter a permissão Gerir Listas para adicionar um fluxo de trabalho a uma biblioteca ou tipo de conteúdo. Na maior parte dos casos, são os administradores do site ou indivíduos que giram listas ou bibliotecas específicas que concluem esta tarefa.

A disponibilidade do fluxo de trabalho num site varia, dependendo de onde é adicionado:

  • Se adicionar directamente um fluxo de trabalho a uma biblioteca, apenas fica disponível para documentos dessa biblioteca.

  • Se adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de lista (uma instância de um tipo de conteúdo de site adicionada a uma biblioteca específica), apenas estará disponível para itens desse tipo de conteúdo na biblioteca específica à qual está associado esse tipo de conteúdo.

  • Se adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, esse fluxo de trabalho ficará disponível para quaisquer itens desse tipo de conteúdo em todas as listas e bibliotecas a que tenha sido adicionada uma instância desse tipo de conteúdo. Se pretender que um fluxo de trabalho seja amplamente disponibilizado por bibliotecas numa colecção de sites para itens de um tipo específico de conteúdo, a forma mais eficaz de conseguir esse resultado é adicionando esse fluxo de trabalho directamente a um tipo de conteúdo de site.

Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho de Recolha de Comentários a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

Se pretender adicionar um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas a uma biblioteca ou tipo de conteúdo ou se pretender alterar um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas já associado a uma biblioteca ou tipo de conteúdo, deve seguir os mesmos passos.

  1. Para ir para uma página Adicionar um Fluxo de Trabalho ou Alterar um Fluxo de Trabalho para a biblioteca ou tipo de conteúdo a que pretende adicionar um fluxo de trabalho, efectue um dos seguintes procedimentos:

    • Para uma biblioteca:

      1. Abra a biblioteca a que pretende adicionar ou alterar um fluxo de trabalho.

        1. No menu Definições Settings menu , clique nas definições do tipo de biblioteca que está a abrir.

          Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

      2. Em Permissões e Gestão, clique em Definições de fluxo de trabalho.

    • Para um tipo de conteúdo de lista:

      1. Abra a biblioteca que contém a instância do conteúdo de lista a que pretende adicionar ou alterar um fluxo de trabalho.

        1. No menu Definições Settings menu , clique nas definições do tipo de biblioteca que está a abrir.

          Por exemplo, numa biblioteca de documentos, clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

      2. Em Tipos de Conteúdo, clique no nome do tipo de conteúdo.

        Nota: Se a biblioteca não estiver configurada para permitir vários tipos de conteúdo, a secção Tipos de Conteúdo não é apresentada na página Personalizar da biblioteca.

      3. Em Definições, clique em Definições de fluxo de trabalho.

    • Para um tipo de conteúdo de site:

      1. Na home page da coleção de sites, no de menu Ações do Site Imagem de botão , aponte para Definições do Site e, em seguida, clique em Modificar todas as definições do Site.

      2. Em Galerias, clique em Tipos de conteúdo de site.

      3. Clique no nome do tipo de conteúdo de site no qual pretende adicionar ou alterar um fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Definições de fluxo de trabalho.

        Se já tiverem sido adicionados fluxos de trabalho a esta biblioteca ou tipo de conteúdo, este passo levá-lo-á directamente para a página Alterar Definições do Fluxo de Trabalho e terá de clicar em Adicionar um fluxo de trabalho para ir para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho. Se não tiverem sido adicionados fluxos de trabalho a esta biblioteca ou tipo de conteúdo, este passo leva-o directamente para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho.

  2. Na página Alterar Definições de Fluxo de Trabalho, clique em Adicionar um fluxo de trabalho ou clique no nome do fluxo de trabalho cujas definições pretende alterar.

  3. Efectue um dos seguintes procedimentos:

    • Se estiver a adicionar um fluxo de trabalho, na página Adicionar um Fluxo de Trabalho, na secção Fluxo de Trabalho, clique no modelo do fluxo de trabalho Recolher Assinaturas.

    • Se estiver a alterar as definições de um fluxo de trabalho, na página Alterar um Fluxo de Trabalho, altere as definições que pretende alterar conforme os seguintes passos.

  4. Na secção Nome, escreva um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.

    1. Na secção Lista de Tarefas, especifique uma lista de tarefas a utilizar com este fluxo de trabalho.

      • É possível utilizar a lista Tarefas predefinida ou, em alternativa, é possível criar uma nova. Se a lista Tarefas predefinida for utilizada, os participantes no fluxo de trabalho serão capazes de localizar e visualizar de forma fácil as respectivas tarefas de fluxo de trabalho utilizando a vista As Minhas Tarefas da lista Tarefas.

      • Se as tarefas para este fluxo de trabalho vierem a revelar dados sensíveis ou confidenciais que pretenda manter separados da lista Tarefas geral, deverá ser criada uma nova lista de tarefas.

      • Se uma organização vier a ter inúmeros fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho vierem a envolver inúmeras tarefas, deverá ser criada uma nova lista de tarefas. Neste caso, poderá ser útil criar listas de tarefas para cada um dos fluxos de trabalho.

  5. Na secção Lista do Histórico, seleccione uma lista do histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. A lista do histórico apresenta todos os eventos que ocorrem durante cada uma das ocorrências do fluxo de trabalho.

    É possível utilizar a lista Histórico predefinida ou, em alternativa, é possível criar uma nova. Se uma organização vier a ter inúmeros fluxos de trabalho, poderá ser útil criar uma lista do histórico separada para cada um dos fluxos de trabalho.

  6. Na secção Opções de Início, especifique como, quando ou por quem será iniciado um fluxo de trabalho.

    Notas: 

    • Poderão não estar disponíveis opções específicas se não forem suportadas pelo modelo de fluxo de trabalho seleccionado.

    • A opção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item apenas está disponível se estiver activado o suporte para versões principal e secundárias na biblioteca e se o modelo do fluxo de trabalho seleccionado pelo utilizador puder ser utilizado para aprovação de conteúdo.

  7. Se estiver a adicionar este fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, especifique se pretende adicionar este fluxo de trabalho a todos os tipos de conteúdo herdados deste tipo de conteúdo na secção Actualizar Tipos de Lista e de Conteúdo de Sites.

    Nota: A secção Actualizar Tipos de Lista e de Conteúdo de Sites aparece na página Adicionar um Fluxo de Trabalho apenas para tipos de conteúdo de sites.

  8. Clique em OK.

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Iniciar um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas num documento ou livro

Antes de poder começar um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas, tem de guardar o documento ou livro para o qual pretende recolher assinaturas para uma biblioteca do SharePoint para a qual esteja disponível o fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas. Tem de ter, no mínimo, a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. Alguns fluxos de trabalho podem requerer que também tenha a permissão Gerir Listas para iniciar um fluxo de trabalho num documento ou item.

Nota: Se pretender garantir que os participantes do fluxo de trabalho recebam notificações de correio electrónico e lembretes acerca das tarefas do fluxo de trabalho depois de iniciar um fluxo de trabalho, consulte o administrador de servidor para verificar se as notificações de correio electrónico foram activadas para o site.

  1. Se a biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.

    Se o nome da biblioteca não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, clique no nome da biblioteca.

  2. Aponte para o documento ou um livro no qual pretende iniciar um fluxo de trabalho recolher assinaturas, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Editar no nome do programa.

  3. Se o documento ou livro não contiver já linhas de assinatura para capturar as assinaturas digitais que pretende recolher, insira-as agora.

    Como?

    1. No documento aberto do Office Word 2007 ou Office Excel 2007, coloque o apontador no local no documento onde pretende adicionar uma linha de assinatura.

    2. No separador Inserir, no grupo Texto, clique na seta ao lado de Linha de Assinatura e, em seguida, clique em Linha de Assinatura do Microsoft Office.

    3. Na caixa de diálogo Configuração da Assinatura, escreva informações sobre a pessoa que irá assinar nesta linha de assinatura. Estas informações são apresentadas directamente abaixo da linha de assinatura no documento. Efectue um dos seguintes procedimentos:

      • Escreva o nome do signatário na caixa Signatário sugerido.

      • Escreva o título que o signatário ocupa na organização (se existir) na caixa Título do signatário sugerido.

      • Escreva o endereço de correio electrónico do signatário (se existir) na caixa Endereço de correio electrónico do signatário sugerido.

    4. Se pretender dar instruções ao signatário, escreva essas instruções na caixa Instruções para o signatário. Estas instruções são apresentadas na caixa de diálogo Assinar que o signatário utiliza para assinar o documento.

    5. Se pretender que o signatário possa adicionar comentários juntamente com a assinatura, seleccione a caixa de verificação Permitir que o signatário adicione comentários na caixa de diálogo Assinar.

    6. Se quiser mostrar a data quando a assinatura é adicionada na linha de assinatura, selecione a caixa de verificação Mostrar data da assinatura na linha da assinatura.

    7. Clique em OK.

    8. Para adicionar mais linhas de assinatura, repita os passos 1 a 7.

  4. Se adicionar uma nova assinatura, clique no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clique em Guardar para guardar as alterações.

  5. Se o documento foi dada saída, tem de verificar também no documento antes de iniciar o fluxo de trabalho. Para verificar no documento, clique no Botão do Microsoft Office, aponte para o servidor e, em seguida, clique em Dar entrada.

  6. Para iniciar o fluxo de trabalho, clique no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clique em fluxos de trabalho.

  7. Na caixa de diálogo Fluxos de Trabalho, localize o fluxo de trabalho Recolher Assinaturas que pretende utilizar e, em seguida, clique em Iniciar.

  8. Na caixa de diálogo Nome do fluxo de trabalho, escreva os nomes das pessoas que pretende assinar o documento nas linhas de signatários adequado ou clique em signatário para selecionar as pessoas a partir do serviço de diretório.

  9. Se pretender atribuir as tarefas de assinatura na ordem pela qual as linhas de assinatura aparecem no documento, selecione a caixa de verificação Pedir assinaturas na ordem acima, em vez de todas ao mesmo tempo.

    Nota: Esta opção apenas está disponível se o documento contiver mais de uma Linha de Assinatura do Microsoft Office.

  10. Se pretender que outras pessoas recebam notificações (não atribuições de tarefas) quando o fluxo de trabalho é iniciado, escreva os respectivos nomes na linha CC, ou clique em CC para seleccionar pessoas e grupos do serviço de directório.

  11. Clique em Iniciar.

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Concluir uma tarefa do fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas

Para concluir uma tarefa do fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas, adicionando uma assinatura a um documento, terá de concluir a tarefa a partir do Office Word 2007 ou do Office Excel 2007. Todavia, é possível editar uma tarefa do fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas no servidor para delegar a tarefa noutra pessoa ou para especificar que a assinatura já não é necessária.

Assinar um documento para concluir uma tarefa do fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas

  1. Na mensagem da tarefa de correio electrónico, clique no botão Editar esta Tarefa e, em seguida, clique em Abrir Documento.

  2. Na Barra de Mensagens que aparece na parte superior do documento activo, clique em Assinar.

    Notas: 

    • Se a biblioteca onde este documento está guardada requerer seja dada saída dos documentos antes de serem editados, poderá ser necessário clicar em Dar Saída na Barra de Mensagens antes de clicar em Assinar.

    • Se a assinatura do utilizador for pedida em mais de um local no documento, clique em Ver Tarefas do Fluxo de Trabalho na Barra de Mensagens. Na caixa de diálogo Tarefas do Fluxo de Trabalho, seleccione uma tarefa e clique em Abrir para assinar a uma localização específica. Repita para cada tarefa de assinatura listada.

  3. Para adicionar a assinatura ao documento, na caixa de diálogo Assinar, efectue um dos seguintes procedimentos:

    • Para adicionar uma versão impressa da assinatura, escreva o nome na caixa ao lado de X.

    • Para selecionar uma imagem da assinatura manuscrita, clique em Seleccionar Imagem. Na caixa de diálogo Seleccionar Imagem da Assinatura, encontre o ficheiro da imagem da assinatura pretendido e, em seguida, clique em Seleccionar.

    • Para adicionar uma assinatura manuscrita (apenas utilizadores do Tablet PC), assine o seu nome na caixa junto ao X utilizando a funcionalidade de tinta digital.

  4. Na caixa de diálogo Assinar, clique em Assinar.

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Editar uma tarefa do fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas no servidor

  1. Vá à lista Tarefas do site e seleccione As Minhas Tarefas no menu Ver para localizar a respectiva tarefa do fluxo de trabalho.

    Nota: Se o fluxo de trabalho não utilizar a lista predefinida Tarefas, a tarefa do fluxo de trabalho do utilizador poderá não aparecer na lista Tarefas. Para encontrar a tarefa do fluxo de trabalho do utilizador, vá à biblioteca onde o item do fluxo de trabalho está guardado. Aponte para o item pretendido, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho. Em Executar Fluxos de Trabalho, clique no nome do fluxo de trabalho do qual é participante. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, em Tarefas, localize a respectiva tarefa do fluxo de trabalho.

  2. Aponte para o nome da tarefa que pretende concluir, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Editar Item.

  3. Efectue um dos seguintes procedimentos:

    • Para atribuir a tarefa de assinatura a outra pessoa, escreva o nome dessa pessoa na linha Delegar ou clique em Delegar para seleccionar uma pessoa a partir do serviço de directório.

    • Para indicar que a linha de assinatura já está assinada ou que a sua assinatura já não é necessária, sob a tarefa de actualização, selecione a caixa de verificação esta linha de assinatura já tiver sido assinada, ou é já não é necessária uma assinatura.

  4. Clique em OK.

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