Utilizar um fluxo de trabalho Aprovação

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O fluxo de trabalho Aprovação encaminha um documento ou item guardado numa lista ou biblioteca para um grupo de pessoas para que o aprovem. Por predefinição, o fluxo de trabalho Aprovação é associado ao tipo de conteúdo Documento, pelo que fica automaticamente disponível em bibliotecas de documento.

Neste artigo

Como funciona o fluxo de trabalho de aprovação?

Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho de aprovação para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

Iniciar um fluxo de trabalho de aprovação num documento ou item

Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação

Como funciona o fluxo de trabalho Aprovação?

O fluxo de trabalho Aprovação suporta processos empresariais que envolvem o envio de um documento ou item a colegas ou gestores para aprovação. O fluxo de trabalho Aprovação torna mais eficiente o processo empresarial, gerindo e rastreando todas as tarefas humanas envolvidas no processo e fornecendo um registo do processo depois de concluído.

Se os fluxos de trabalho estiverem disponíveis, pode começar um fluxo de trabalho de Aprovação directamente de um documento ou item numa lista ou biblioteca. Para iniciar um fluxo de trabalho, seleccione o fluxo de trabalho que pretende utilizar e, em seguida, preencha um formulário de início de fluxo de trabalho que especifique os participantes do fluxo de trabalho (aprovadores), uma data para conclusão e quaisquer instruções relevantes para as tarefas. Depois de iniciado um fluxo de trabalho, o servidor atribui tarefas a todos os participantes. Se os alertas de correio electrónico estiverem activados para o servidor, o servidor também envia alertas de correio electrónico a todos os participantes. Os participantes podem clicar numa hiperligação no alerta de tarefa de correio electrónico para abrir o documento ou item a aprovar. Os participantes podem optar por aprovar, rejeitar ou reatribuir as tarefas de aprovação. É também possível requerer uma alteração ao documento ou item a aprovar. Os participantes têm a opção de concluir as respectivas tarefas de fluxo de trabalho a partir do Web site do Microsoft Office SharePoint Server 2007 ou directamente a partir de determinados programas que fazem parte do Microsoft Office system de 2007. Enquanto o fluxo de trabalho está em curso, o proprietário do fluxo de trabalho ou os participantes do fluxo de trabalho, podem visualizar a página Estado do Fluxo de Trabalho para ver quais os participantes que concluíram as respectivas tarefas do fluxo de trabalho. Quando os participantes do fluxo de trabalho concluem as respectivas tarefas, o fluxo de trabalho termina e o proprietário do fluxo de trabalho é automaticamente notificado da conclusão do fluxo de trabalho.

Por predefinição, o fluxo de trabalho de Aprovação é associado ao tipo de conteúdo do Documento e, por isso, fica automaticamente disponível em bibliotecas de documentos. O fluxo de trabalho de Aprovação predefinido para bibliotecas de documentos é um fluxo de trabalho em série, no qual as tarefas são atribuídas a um participante de cada vez. Uma versão do fluxo de trabalho de Aprovação também é associada por predefinição às bibliotecas Páginas num site de publicação e o fluxo de trabalho pode ser utilizado para gerir o processo de aprovação para a publicação de páginas Web. É possível personalizar estas versões previamente associadas do fluxo de trabalho de Aprovação de modo a dar resposta às necessidades da organização e é também possível adicionar uma versão completamente nova do fluxo de trabalho de Aprovação a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo.

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Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho Aprovação a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

Antes de um fluxo de trabalho poder ser utilizado, terá de ser adicionado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para poder ser disponibilizado para documentos ou itens num local específico. É necessário ter a permissão Gerir Listas para adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Na maior parte dos casos, são os administradores do site ou indivíduos que giram listas ou bibliotecas específicas que concluem esta tarefa.

A disponibilidade de um fluxo de trabalho num site varia, dependendo do local onde é adicionado:

  • Se um fluxo de trabalho for adicionado diretamente a uma lista ou biblioteca, só estará disponível para itens nessa lista ou biblioteca.

  • Se um fluxo de trabalho for adicionado a um tipo de conteúdo da lista (uma instância de um tipo de conteúdo de site adicionada a uma lista ou biblioteca específica), só estará disponível para itens desse tipo de conteúdo na lista ou biblioteca específica à qual esse tipo de conteúdo está associado.

  • Se adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, esse fluxo de trabalho estará disponível para todos os itens desse tipo de conteúdo em todas as listas e bibliotecas às quais tenha sido adicionada uma instância desse tipo de conteúdo de site. Se pretender que um fluxo de trabalho esteja amplamente disponível em listas ou bibliotecas de uma coleção de sites para itens de um tipo de conteúdo específico, a forma mais eficaz de obter este resultado é adicionando esse fluxo de trabalho diretamente a um tipo de conteúdo de site.

Se pretender adicionar um fluxo de trabalho Aprovação a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo ou se pretender alterar um fluxo de trabalho Aprovação já associado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, deve seguir os mesmos passos.

  1. Para abrir a página Adicionar um Fluxo de Trabalho ou a página Alterar um Fluxo de Trabalho da lista, da biblioteca ou do tipo de conteúdo onde pretende adicionar ou alterar um fluxo de trabalho, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Para uma lista ou biblioteca:

      1. Abra a lista ou biblioteca na qual pretende adicionar ou alterar um fluxo de trabalho.

      2. No de menu Definições Settings menu , clique em Definições da lista ou clique em definições do tipo de biblioteca que está a abrir.

        Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

      3. Em Permissões e Gestão, clique em Definições de fluxo de trabalho.

    • Para um tipo de conteúdo de lista:

      1. Abra a lista ou biblioteca que contém a ocorrência do tipo de conteúdo de lista na qual pretende adicionar ou alterar um fluxo de trabalho.

      2. No de menu Definições Settings menu , clique em Definições da lista ou clique em definições do tipo de biblioteca que está a abrir.

        Por exemplo, numa biblioteca de documentos, clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

      3. Em Tipos de Conteúdo, clique no nome do tipo de conteúdo.

        Nota: Se a lista ou biblioteca não tiver sido configurado para permitir que vários tipos de conteúdo, a secção Tipos de conteúdo não será apresentada na página Personalizar a lista ou biblioteca.

      4. Em Definições, clique em Definições de fluxo de trabalho.

    • Para um tipo de conteúdo de site:

      1. Na home page da coleção de sites, no de menu Ações do Site Imagem de botão , aponte para Definições do Site e, em seguida, clique em Modificar todas as definições do Site.

      2. Em Galerias, clique em Tipos de conteúdo de site.

      3. Clique no nome do tipo de conteúdo de site no qual pretende adicionar ou alterar um fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Definições de fluxo de trabalho.

        Nota: Se já tem sido adicionados fluxos de trabalho para esta lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, este passo leva-o diretamente para a página de alterar as definições de fluxo de trabalho e precisa de clique em Adicionar um fluxo de trabalho para ir para adicionar uma página de fluxo de trabalho. Se tiverem sido adicionados sem fluxos de trabalho para esta lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, este passo leva-o diretamente para a adicionar uma página de fluxo de trabalho.

  1. Na página Alterar Definições de Fluxo de Trabalho, clique em Adicionar um fluxo de trabalho ou clique no nome do fluxo de trabalho cujas definições pretende alterar.

  2. Efectue um dos seguintes procedimentos:

    • Se estiver a adicionar um fluxo de trabalho, na página Adicionar um fluxo de trabalho, na secção fluxo de trabalho, clique no modelo de fluxo de trabalho de aprovação.

    • Se estiverem a ser alteradas as definições de um fluxo de trabalho, na página Alterar um Fluxo de Trabalho, altere as definições que pretende alterar de acordo com os passos que se seguem.

  3. Na secção Nome, escreva um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.

    1. Na secção Lista de Tarefas, especifique uma lista de tarefas a utilizar com este fluxo de trabalho.

      Notas: 

      • É possível utilizar a lista Tarefas predefinida ou, em alternativa, é possível criar uma nova. Se a lista Tarefas predefinida for utilizada, os participantes no fluxo de trabalho serão capazes de localizar e visualizar de forma fácil as respectivas tarefas de fluxo de trabalho utilizando a vista As Minhas Tarefas da lista Tarefas.

      • Se as tarefas para este fluxo de trabalho vierem a revelar dados sensíveis ou confidenciais que pretenda manter separados da lista Tarefas geral, deverá ser criada uma nova lista de tarefas.

      • Se uma organização vier a ter inúmeros fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho vierem a envolver inúmeras tarefas, deverá ser criada uma nova lista de tarefas. Neste caso, poderá ser útil criar listas de tarefas para cada um dos fluxos de trabalho.

  4. Na secção Lista do Histórico, seleccione uma lista do histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. A lista do histórico apresenta todos os eventos que ocorrem durante cada uma das ocorrências do fluxo de trabalho.

    Nota: É possível utilizar a lista Histórico predefinida ou, em alternativa, é possível criar uma nova. Se uma organização vier a ter inúmeros fluxos de trabalho, poderá ser útil criar uma lista do histórico separada para cada um dos fluxos de trabalho.

  5. Na secção Opções de Início, especifique como, quando ou por quem será iniciado um fluxo de trabalho.

    Se pretender utilizar este fluxo de trabalho de aprovação para gerir a aprovação de conteúdo para uma biblioteca, selecione a caixa de verificação Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item. Para obter mais informações sobre como utilizar um fluxo de trabalho para gerir a aprovação de conteúdo, consulte o artigo utilizar um fluxo de trabalho para gerir a aprovação de conteúdo para uma biblioteca.

    Notas: 

    • Poderão não estar disponíveis opções específicas se não forem suportadas pelo modelo de fluxo de trabalho seleccionado.

    • A opção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item apenas está disponível se estiver activado o suporte para versões principal e secundárias na biblioteca e se o modelo do fluxo de trabalho seleccionado pelo utilizador puder ser utilizado para aprovação de conteúdo.

  6. Se estiver a adicionar este fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, especifique se pretende adicionar este fluxo de trabalho a todos os tipos de conteúdo herdados deste tipo de conteúdo na secção Actualizar Tipos de Lista e de Conteúdo de Sites.

    Nota: A secção Actualizar Tipos de Lista e de Conteúdo de Sites aparece na página Adicionar um Fluxo de Trabalho apenas para tipos de conteúdo de sites.

  7. Clique em Seguinte.

  8. Na página Personalizar Fluxo de Trabalho, especifique as opções que pretende para o modo como as tarefas são encaminhadas, os valores iniciais do fluxo de trabalho predefinido, como o fluxo de trabalho é concluído e quais as acções que sucedem quando o fluxo de é concluído com êxito.

    Seleccione opções em qualquer uma das seguintes secções. Não é necessário especificar opções em todas as secções:

    Tarefas de fluxo de trabalho

    Para

    Efectue o seguinte procedimento

    Atribuir tarefas a todos os participantes de uma só vez (fluxo de trabalho em paralelo)

    Seleccione o botão Todos os participantes simultaneamente (paralelo).

    Atribuir tarefas a um participante de cada vez (fluxo de trabalho em série)

    Se o fluxo de trabalho for em série, um participante terá de concluir uma tarefa antes de o participante seguinte receber, por sua vez, uma tarefa.

    Seleccione o botão Um participante de cada vez (série).

    Permitir que os participantes do fluxo de trabalho reatribuam as respectivas tarefas a outras pessoas

    Seleccione a caixa de verificação Reatribuir a tarefa a outra pessoa.

    Permitir que os participantes do fluxo de trabalho solicitem que uma alteração ao documento ou item seja aprovada antes de concluir uma tarefa

    Seleccione a caixa de verificação Pedir uma alteração antes de concluir a tarefa.

    Valores de início do fluxo de trabalho predefinidos

    Para

    Efectue o seguinte procedimento

    Especificar uma lista predefinida de participantes para todas as instâncias deste fluxo de trabalho

    Escreva os nomes das pessoas que pretende que participem quando o fluxo de trabalho for iniciado ou clique em Aprovadores para seleccionar as pessoas e grupos do serviço de directório.

    Nota: Se configurar este fluxo de trabalho como um fluxo de trabalho em série, adicione os nomes dos participantes do fluxo de trabalho pela ordem que pretende que as tarefas lhes sejam atribuídas.

    Atribuir uma tarefa simples a grupos

    Seleccione a caixa de verificação Atribuir uma única tarefa a cada grupo introduzido (Não expandir grupos).

    Seleccione esta opção se planear especificar grupos como participantes do fluxo de trabalho e se pretender que apenas seja atribuída uma tarefa ao grupo em vez de tarefas individuais para cada membro do grupo.

    Permitir que as pessoas que iniciam o fluxo de trabalho alterem ou adicionem participantes

    Seleccione a caixa de verificação Permitir alterações à lista de participantes quando este fluxo de trabalho for iniciado.

    Esta opção é seleccionada por predefinição. Se pretender impedir que as pessoas que iniciam o fluxo de trabalho possam alterar ou adicionar participantes, desmarque esta caixa de verificação.

    Especificar uma mensagem predefinida que aparece com cada tarefa

    Escreva uma mensagem ou instruções na caixa de texto.

    Especificar uma data de conclusão para fluxos de trabalho em paralelo

    Escreva ou seleccione uma data em Concluir tarefas até (paralelo).

    Especificar de quanto tempo dispõem os participantes do fluxo de trabalho em série para concluir as tarefas do fluxo de trabalho

    Em Atribuir a cada pessoa o seguinte período de tempo para terminar as respectivas tarefas (série), escreva um número e, em seguida, seleccione Dia(s) ou Semana(s) como incremento de tempo.

    Especificar uma lista das pessoas que devem receber alertas (não atribuições de tarefas) quando se inicia o fluxo de trabalho

    Em Notificar Outros, escreva os nomes das pessoas que pretende que sejam notificadas ou clique em CC para seleccionar pessoas e grupos do serviço de directório.

    Concluir o fluxo de trabalho

    Para

    Efectue o seguinte procedimento

    Especificar que um fluxo de trabalho em paralelo é concluído quando um número específico de participantes concluem as respectivas tarefas

    Seleccione a caixa de verificação O seguinte número de tarefas estiverem terminadas e, em seguida, escreva um número.

    Nota: Esta opção não está disponível se o fluxo de trabalho em questão for em série.

    Especificar que um fluxo de trabalho está concluído quando o documento ou item é rejeitado

    Seleccione a caixa de verificação O documento é rejeitado.

    Especificar que um fluxo de trabalho está concluído quando o documento ou item é alterado

    Seleccione a caixa de verificação O documento é alterado.

    Atividades de fluxo de trabalho pós-conclusão

    Para

    Efectue o seguinte procedimento

    Actualizar o estado de aprovação de um documento ou item depois de o fluxo de trabalho estar concluído

    Seleccione a caixa de verificação Actualizar o estado da aprovação (utilizar este fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo).

    • Se estiver a utilizar este fluxo de trabalho Aprovação para gerir a aprovação de conteúdo (moderação) de uma biblioteca e se seleccionar a caixa de verificação Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item na página Adicionar um Fluxo de Trabalho, esta opção é seleccionada por predefinição.

    • Se não seleccionar a caixa de verificação Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item na página Adicionar um Fluxo de Trabalho por não pretender que este fluxo de trabalho seja o fluxo de trabalho predefinido de aprovação de conteúdo de uma biblioteca, pode seleccionar a caixa de verificação Actualizar o estado da aprovação (utilizar este fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo) para tornar este fluxo de trabalho um fluxo de trabalho secundário de aprovação de conteúdo que determinados utilizadores podem iniciar manualmente.

  9. Clique em OK.

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Iniciar um fluxo de trabalho de Aprovação num documento ou item

Pode iniciar manualmente um fluxo de trabalho de Aprovação num documento ou item diretamente a partir da lista ou biblioteca onde está guardado. As opções disponíveis quando inicia o fluxo de trabalho podem variar dependendo da forma como esse fluxo de trabalho foi personalizado quando foi adicionado à lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para o item. Tem de ter, pelo menos, a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. Alguns fluxos de trabalho podem necessitar que também tenha a permissão Gerir Listas para iniciar um fluxo de trabalho num documento ou item.

Nota: Se pretender garantir que os participantes no fluxo de trabalho recebem alertas e lembretes de correio electrónico sobre as respectivas tarefas de fluxo de trabalho após um fluxo de trabalho ser iniciado, informe-se junto do administrador do servidor para verificar se o correio electrónico se encontra activado para o site.

  1. Se a lista ou biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.

    Se o nome da lista ou biblioteca não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da lista ou biblioteca.

  2. Aponte para o nome do documento ou item para o qual pretenda iniciar um fluxo de trabalho, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho.

  3. Em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho, clique no nome do fluxo de trabalho Aprovação que pretende iniciar.

  4. Escreva os nomes das pessoas que pretende que aprovem o documento ou item na linha Aprovadores ou clique em Aprovadores para seleccionar pessoas e grupos do serviço de directório.

    Nota: Se o fluxo de trabalho for um fluxo de trabalho em série, escreva ou seleccione os nomes dos participantes do fluxo de trabalho pela ordem em que pretende que as tarefas sejam atribuídas.

  5. Se incluir grupos como participantes do fluxo de trabalho, seleccione a caixa de verificação Atribuir uma tarefa única a cada grupo inserido (Não expandir grupos) se pretender que apenas seja atribuída uma única notificação de tarefa ao grupo em vez de notificações de tarefas individuais para cada membro do grupo.

  6. Se pretender incluir uma mensagem ou instruções específicas de tarefa, escreva estas informações na caixa de texto em Escreva uma mensagem a incluir com o pedido.

  7. Para especificar quando a tarefa deve ser concluída, em Data para Conclusão, efectue um dos seguintes procedimentos:

    • Para um fluxo de trabalho em série, escreva um número e, em seguida, seleccione Dia(s) ou Semana(s) como incremento de tempo.

    • para um fluxo de trabalho em paralelo, escreva ou seleccione uma data em As tarefas devem ser concluídas até.

    • Se pretender que outras pessoas recebam notificações (não atribuições de tarefas) quando o fluxo de trabalho é iniciado, escreva os respectivos nomes na linha CC, ou clique em CC para seleccionar pessoas e grupos do serviço de directório.

  8. Clique em Iniciar.

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Concluir uma tarefa do fluxo de trabalho Aprovação

Os participantes num fluxo de trabalho Aprovação podem concluir as respectivas tarefas de fluxo de trabalho a partir da lista ou da biblioteca onde o item ou o documento está localizado ou directamente a partir de determinados programas que façam parte do versão Office de 2007. Para obter informações sobre como concluir uma tarefa do fluxo de trabalho num programa cliente, consulte a Ajuda desse programa.

Concluir uma tarefa do fluxo de trabalho Aprovação no servidor

  1. Vá à lista Tarefas do site e seleccione As Minhas Tarefas no menu Ver para localizar a respectiva tarefa do fluxo de trabalho.

    Nota: Se o fluxo de trabalho não utilizar a lista predefinida Tarefas, a tarefa do fluxo de trabalho do utilizador poderá não aparecer na lista Tarefas. Para encontrar a tarefa do fluxo de trabalho do utilizador, abra a lista ou biblioteca onde o item do fluxo de trabalho está guardado. Aponte para o item pretendido, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, em Executar Fluxos de Trabalho, clique no nome do fluxo de trabalho do qual é participante. Em Tarefas, localize a respectiva tarefa do fluxo de trabalho.

  2. Aponte para o nome da tarefa que pretende concluir, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Editar Item.

  3. Efectue um dos seguintes procedimentos:

    • Para aprovar o item, escreva quaisquer comentários que pretenda enviar ao proprietário do fluxo de trabalho na caixa de texto disponibilizada e, em seguida, clique em Aprovar.

    • Para rejeitar o item, escreva quaisquer comentários que pretenda enviar ao proprietário do fluxo de trabalho na caixa de texto disponibilizada e, em seguida, clique em Rejeitar.

    • Para reatribuir a tarefa de aprovação a outra pessoa, clique em Reatribuir tarefa, especifique a quem pretende atribuir a tarefa e, em seguida, clique em Enviar.

    • Para solicitar uma alteração ao item a aprovar, clique em Pedir uma alteração, especifique a quem pretende atribuir a tarefa de alteração, disponibilize informações sobre a alteração solicitada e,em seguida, clique em Enviar.

      Nota: Dependendo do modo como o fluxo de trabalho foi personalizado quando foi adicionado à lista, biblioteca ou tipo de conteúdo deste item, as opções de reatribuição da tarefa ou de solicitação de uma alteração poderão não estar disponíveis.

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