Utilizar um fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação

Nota:  Queremos fornecer-lhe os conteúdos de ajuda mais recentes o mais rapidamente possível e no seu idioma. Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode informar-nos se as informações foram úteis no final desta página? Eis o artigo em inglês para referência.

O fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação foi concebido para suportar necessidades de gestão de registos numa organização. Este fluxo de trabalho gera o processo de retenção e expiração de documentos, permitindo que os participantes decidam se querem reter ou eliminar documentos ou itens expirados.

Neste artigo

Como funciona um fluxo de trabalho de aprovação de eliminação?

Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho de aprovação de eliminação de uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

Configurar uma política de expiração para utilizar um fluxo de trabalho de aprovação de eliminação

Iniciar um fluxo de trabalho de aprovação de eliminação

Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação de eliminação

Como funciona um fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação?

O fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação suporta ambos os processos de gestão de registos e gestão de documentos, fornecendo às organizações uma forma de gerir e rastrear o processo pelo qual o conteúdo expirado ou desactualizado é avaliado e eliminado. Os utilizadores podem iniciar manualmente o fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação em itens ou documentos individuais. Para uma maior consistência na gestão de conteúdo gerido, as organizações podem configurar o fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação para funcionar em conjunto com a funcionalidade da política de expiração de uma política de gestão de informação, para que o fluxo de trabalho se inicie automaticamente quando os documentos ou itens de um site expirarem. Embora o fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação possa ser utilizado para qualquer lista, biblioteca ou tipo de conteúdo num site do Microsoft Office SharePoint Server 2007, pode ser utilizado especificamente num site do Centro de Registos para suportar necessidades de gestão de registos e políticas de retenção de documentos de uma organização.

Quando um fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação se inicia, cria tarefas de fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação para itens e documentos específicos na lista de tarefas do fluxo de trabalho. Estas tarefas não são atribuídas a indivíduos específicos, mas são registadas na lista de tarefas do fluxo de trabalho. Os indivíduos que têm permissão para aceder a esta lista de tarefas (por exemplo, gestores de registos) podem ir à lista de tarefas e concluir estas tarefas, aprovando ou rejeitando os itens para eliminação. Como é provável que o fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação gira um grande volume de tarefas de Aprovação de Eliminação, especialmente se estiver configurado para iniciar automaticamente quando os itens expirem, o fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação disponibiliza suporte para a realização de tarefas em massa, para que os gestores de registos ou outros indivíduos autorizados possam processar um grande número de itens para eliminação num só passo.

Início da página

Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

Antes de um fluxo de trabalho poder ser utilizado, terá de ser adicionado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para poder ser disponibilizado para documentos ou itens num local específico. É necessário ter a permissão Gerir Listas para adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Na maior parte dos casos, são os administradores do site ou indivíduos que giram listas ou bibliotecas específicas que concluem esta tarefa. A disponibilidade do fluxo de trabalho num site varia, dependendo de onde é adicionado:

  • Se adicionar um fluxo de trabalho directamente a uma lista ou biblioteca, estará disponível para itens dessa lista ou biblioteca.

  • Se adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de lista (uma instância de um tipo de conteúdo de site adicionada a uma lista ou biblioteca específica), apenas estará disponível para itens desse tipo de conteúdo na lista ou biblioteca específica à qual está associado esse tipo de conteúdo.

  • Se adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, esse fluxo de trabalho ficará disponível para quaisquer itens desse tipo de conteúdo em todas as listas e bibliotecas a que tenha sido adicionada uma instância desse tipo de conteúdo. Se pretender que um fluxo de trabalho seja amplamente disponibilizado por listas ou bibliotecas numa colecção de sites para itens de um tipo específico de conteúdo, a forma mais eficaz de conseguir esse resultado é adicionando esse fluxo de trabalho directamente a um tipo de conteúdo de site.

Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação

Se pretender adicionar um fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo ou se pretender alterar um fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação já associado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, deve seguir os mesmos passos.

  1. Para abrir a página Adicionar um Fluxo de Trabalho à lista, biblioteca ou tipo de conteúdo a que pretende adicionar um fluxo de trabalho, efectue um dos seguintes procedimentos.

Para uma lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca a que pretende adicionar um fluxo de trabalho.

    1. No de menu Definições Settings menu , clique em Definições da lista ou clique em definições do tipo de biblioteca que está a abrir.

      Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

  2. Em Permissões e Gestão, clique em Definições de fluxo de trabalho.

Para um tipo de conteúdo de lista

  1. Abra a lista ou biblioteca que contém a instância do conteúdo de lista a que pretende adicionar um fluxo de trabalho.

    1. No de menu Definições Settings menu , clique em Definições da lista ou clique em definições do tipo de biblioteca que está a abrir.

      Por exemplo, numa biblioteca de documentos, clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

  2. Em Tipos de Conteúdo, clique no nome do tipo de conteúdo ao qual pretende adicionar um fluxo de trabalho.

    Nota: Se a lista ou biblioteca não estiver configurada de modo a permitir vários tipos de conteúdo, a secção Tipos de Conteúdo não surgirá na página Personalizar da lista ou biblioteca.

  3. Em Definições, clique em Definições de fluxo de trabalho.

Para um tipo de conteúdo de site

  1. Na página colecção de sites base, no de menu Ações do Site Imagem de botão , aponte para Definições do Site e, em seguida, clique em Modificar todas as definições do Site.

  2. Em Galerias, clique em Tipos de conteúdo do site.

  3. Clique no nome do tipo de conteúdo de site a que pretende adicionar um fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Definições de fluxo de trabalho.

Se já existirem fluxos de trabalho adicionados a esta lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, este passo leva-o directamente para a página Alterar Definições de Fluxo de Trabalho. Clique em Adicionar um fluxo de trabalho para ir para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho. Se não tiverem sido adicionados fluxos e trabalho a esta lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, este passo leva-o directamente para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho.

  1. Na página Adicionar um Fluxo de Trabalho, na secção Fluxo de Trabalho, clique no modelo de fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação.

  2. Na secção Nome, escreva um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.

  3. Na secção Lista de Tarefas, especifique uma lista de tarefas a utilizar com este fluxo de trabalho.

    Notas: 

    1. Pode utilizar a lista predefinida de tarefas ou pode criar uma nova. Se utilizar a lista predefinida de tarefas, os participantes do fluxo de trabalho podem encontrar e ver facilmente as respectivas tarefas de fluxo de trabalho, utilizando a vista As Minhas Tarefas da lista de Tarefas.

    2. Crie uma nova lista de tarefas se as tarefas deste fluxo de trabalho envolverem ou revelarem dados confidenciais ou privados que pretenda manter separados da lista de tarefas geral.

    3. Ao criar uma lista de tarefas para um fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação, é uma boa ideia limitar as permissões para esta lista de tarefas às pessoas da organização com autorização para aprovar itens para destruição, por exemplo, gestores de registos.

    4. Crie uma nova lista de tarefas se a organização tiver numerosos fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho envolverem numerosas tarefas. Neste caso, convém criar listas de tarefas para cada fluxo de trabalho.

  4. Na secção Lista de Histórico, seleccione uma lista de histórico a utilizar com este fluxo de trabalho. A lista de histórico apresenta todos os eventos que ocorrem durante uma instância específica de um fluxo de trabalho.

    Pode utilizar a lista predefinida de histórico ou pode criar uma nova. Se a organização tiver vários fluxos de trabalho, poderá criar uma lista de histórico separada para cada fluxo de trabalho.

  5. Na secção Opções de Início, especifique como, onde ou por quem pode ser iniciado um fluxo de trabalho.

    Notas: 

    1. Poderão não estar disponíveis opções específicas se não forem suportadas pelo modelo de fluxo de trabalho seleccionado.

    2. A opção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item apenas está disponível se estiver activado o suporte para versões principal e secundárias na biblioteca e se o modelo do fluxo de trabalho seleccionado pelo utilizador puder ser utilizado para aprovação de conteúdo.

  6. Se estiver a adicionar este fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, especifique se pretende adicionar este fluxo de trabalho a todos os tipos de conteúdo herdados deste tipo de conteúdo na secção Actualizar Tipos de Lista e de Conteúdo de Sites.

    Nota: A secção Actualizar Tipos de Lista e de Conteúdo de Sites é apresentada na página Adicionar um Fluxo de Trabalho apenas para tipos de conteúdo de sites.

  7. Clique em OK.

Início da página

Configurar uma política de expiração para utilizar um fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação

Se pretender que um fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação se inicie automaticamente quando os documentos ou itens expirarem, tem de configurar uma política de Expiração na política de gestão de informação para a lista, biblioteca ou tipo de conteúdo relevante.

  1. Se que ainda não tiver feito, Adicionar um fluxo de trabalho de aprovação de eliminação para a lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para o qual está a configurar uma política de expiração.

  2. Para abrir a página Definições da Política de Gestão de Informação para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, efectue um dos seguintes procedimentos:

Para uma lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca para a qual pretende configurar uma política de Expiração.

    1. No de menu Definições Settings menu , clique em Definições da lista ou clique em definições do tipo de biblioteca que está a abrir.

      Por exemplo, numa biblioteca de documentos, clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

  2. Em Permissões e Gestão, clique em Definições da política de gestão de informações.

Para um tipo de conteúdo de lista

  1. Abra a lista ou biblioteca que contém a instância do conteúdo de lista para a qual pretende configurar uma política de Expiração.

    1. No de menu Definições Settings menu , clique em Definições da lista ou clique em definições do tipo de biblioteca que está a abrir.

      Por exemplo, numa biblioteca de documentos, clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

  2. Em Tipos de Conteúdo, clique no nome do tipo de conteúdo ao qual pretende adicionar um fluxo de trabalho.

    Se a lista ou biblioteca não estiver configurada para permitir múltiplos tipos de conteúdo, a secção Tipos de Conteúdo não é apresentada na página Personalizar da lista ou biblioteca.

  3. Em Definições, clique em Definições de política de gestão de informação.

Para um tipo de conteúdo de site

  1. Na página colecção de sites base, no de menu Ações do Site Imagem de botão , aponte para Definições do Site e, em seguida, clique em Modificar todas as definições do Site.

  2. Em Galerias, clique em Tipos de conteúdo do site.

  3. Clique no nome do tipo de conteúdo do site para os quais pretende configurar uma política de Expiração e, em seguida, clique em Definições de política de gestão de informação.

Se pretender configurar uma política de Expiração para uma lista ou biblioteca e se essa lista ou biblioteca suportar a gestão de vários tipos de conteúdo, seleccione o tipo de conteúdo para o qual pretende especificar uma política de gestão de informação e, em seguida, clique em OK.

  1. Na secção Especificar a Política, clique em Definir uma política.

  2. Clique em OK.

  3. Na página Editar Política, na secção Nome e Descrição Administrativa, escreva uma breve descrição da política que está a criar.

    Nota: Apenas pode especificar nomes para políticas de gestão de informações definidos na lista Políticas de Colecção de Sites.

  4. Na secção Declaração de Políticas, escreva uma declaração descritiva que explique o objectivo da política aos utilizadores. Esta declaração é apresentada quando os utilizadores abrem documentos ou itens sujeitos a essa política. Deverá explicar quais as funcionalidades da política se aplicam ao conteúdo ou qual o tratamento especial necessário para o conteúdo. Uma declaração de política pode ter até 512 caracteres de comprimento.

  5. Para especificar um período de retenção para documentos e itens sujeitos a esta política, clique em Activar Expiração e, em seguida, especifique o período de retenção e as acções que pretende que ocorram quando os itens expirarem.

  6. Seleccione uma opção de período de retenção para especificar quando os documentos ou os itens devem expirar. Efectue um dos seguintes procedimentos:

    1. Para definir a data de expiração com base numa propriedade de data, clique em Um período de tempo baseado nas propriedades do item e, em seguida, seleccione a acção de documento ou item (por exemplo, Criado ou Modificado) e o incremento de tempo depois desta acção (por exemplo, o número de dias, meses ou anos) quando pretender que o item expire.

    2. Para utilizar um fluxo de trabalho ou fórmula de retenção personalizada para determinar a expiração, clique em Definido programaticamente.

  7. Em Quando o item expira, especifique o que pretende que suceda quando o documento ou item expirar. Para iniciar um fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação no documento ou item, clique em Iniciar este fluxo de trabalho e, em seguida, seleccione o nome do fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação que pretende.

  8. Clique em OK.

Início da página

Iniciar um fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação

Em muitos casos, um fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação está configurado para iniciar automaticamente quando os itens expirarem. Se um fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação estiver configurado para permitir que os utilizadores iniciem este fluxo de trabalho num documento ou biblioteca directamente a partir da biblioteca ou lista onde está guardado. Tem de ter no mínimo a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. Alguns fluxos de trabalho podem requerer que também tenha a permissão Gerir Listas para poder iniciar um fluxo de trabalho.

  1. Se a lista ou biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.

    Se o nome da lista ou biblioteca não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da lista ou biblioteca.

  2. Aponte para o nome do documento ou item para o qual pretenda iniciar um fluxo de trabalho, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho.

  3. Em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho, clique no nome do fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação que pretende iniciar.

    O fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação começa imediatamente e cria uma tarefa de Aprovação de Eliminação na lista de tarefas do fluxo de trabalho.

Início da página

Concluir uma tarefa do fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação

Um fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação é concebido para criar tarefas de Aprovação de Eliminação para documentos ou itens. Estas tarefas não são atribuídas a indivíduos específicos, mas são registadas na lista de tarefas do fluxo de trabalho. Os indivíduos que têm permissão para aceder a esta lista de tarefas (por exemplo, gestores de registos) podem ir à lista de tarefas e concluir estas tarefas, aprovando ou rejeitando os itens para eliminação.

As tarefas de Aprovação de Eliminação podem ser concluídas individualmente ou em massa. Como é provável que os fluxos de trabalho Aprovação de Eliminação giram um grande volume de tarefas de fluxos de trabalho de uma só vez, poderá ser útil processar as tarefas de fluxo de trabalho em massa.

Concluir uma única tarefa do fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação

  1. Vá para a lista de tarefas do site para encontrar as tarefas de Aprovação de Eliminação que pretenda concluir.

    Nota: Se o fluxo de trabalho não utilizar a lista predefinida de Tarefas, a tarefa do fluxo de trabalho poderá não aparecer na lista de tarefas. Para encontrar as tarefas do fluxo de trabalho do utilizador, vá para a lista ou biblioteca onde o item do fluxo de trabalho está guardado. Aponte para o item pretendido, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho. Na página Estado de Fluxo de Trabalho, em Tarefas, clique na hiperligação para a lista de tarefas do fluxo de trabalho.

  2. Aponte para o nome da tarefa que pretende concluir, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Editar Item.

  3. Para ver o item que foi submetido para eliminação, clique na ligação junto a esta tarefa do fluxo de trabalho aplica-se ao.

  4. Em Eliminação, efectue um dos seguintes procedimentos:

    • Para eliminar o item, clique em Eliminar este item e, em seguida, especifique se pretende reter uma cópia dos metadados do item no registo de auditoria.

    • Para reter o item, clique em Não eliminar este item.

  5. Em comentários, escreva quaisquer comentários que pretenda fornecer acerca da acção a tomar.

  6. Clique em OK.

Início da página

Concluir múltiplas tarefas de fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação em simultâneo

  1. Abra a lista de tarefas do fluxo de trabalho Aprovação de Eliminação na qual pretenda concluir múltiplas tarefas em simultâneo.

    Nota: Se o fluxo de trabalho não utilizar a lista predefinida de Tarefas, a tarefa do fluxo de trabalho poderá não aparecer na lista de tarefas. Para encontrar as tarefas do fluxo de trabalho do utilizador, vá para a lista ou biblioteca onde o item do fluxo de trabalho está guardado. Aponte para o item pretendido, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho. Na página Estado de Fluxo de Trabalho, em Tarefas, clique na hiperligação para a lista de tarefas do fluxo de trabalho.

  2. Na lista de tarefas de fluxo de trabalho, no de menu ações Imagem de menu , clique em todas as tarefas do processo.

  3. Na secção Selecção de Tarefas em Massa, seleccione o tipo de tarefa que pretende editar em massa.

  4. Se aplicou filtros para apresentar um subconjunto de tarefas de Aprovação de Eliminação nas listas de tarefas, na secção Informação de Tarefa, confirme que filtrou para as tarefas pretendidas.

  5. Clique em OK.

  6. Em Eliminação, efectue um dos seguintes procedimentos:

    • Para aprovar itens para a eliminação, clique em Eliminar estes itens. Se pretender reter cópias dos metadados destes itens, seleccione a caixa de verificação Reter cópias dos metadados dos itens no registo de auditoria.

    • Para rejeitar estes itens para eliminação, clique em Não eliminar estes itens.

  7. Escreva quaisquer comentários que pretenda fornecer acerca das acções de eliminação, em Comentários.

  8. Clique em OK.

  9. A página operação concluída com êxito informa-o de que foram agendadas as tarefas selecionadas para processsing e, receberá uma mensagem de confirmação quando as tarefas que tenham sido processadas. Por predefinição, as tarefas são processadas durante a noite, apesar do administrador do servidor pode alterar esta definição. Clique em OK.

Início da página

Aumente os seus conhecimentos do Office
Explore as formações
Seja o primeiro a obter novas funcionalidades
Adira ao Office Insider

As informações foram úteis?

Obrigado pelos seus comentários!

Obrigado pelo seu feedback! Parece que poderá ser benéfico reencaminhá-lo para um dos nossos agentes de suporte do Office.

×