Utilizar tarefas de projecto no Business Contact Manager

Para o ajudar a concluir um projeto de negócio, pode dividi-lo numa série de tarefas de projeto, que pode organizar pela ordem em que têm de ser realizadas, e pode atribui-las aos membros da sua equipa.

Para cada tarefa, atribua uma data de início e uma data de vencimento. À medida que faz progressos numa tarefa, pode atualizar o nível de conclusão. Com estas informações, pode ver o Projeto de Negócio como um gráfico de barras apresentado numa linha cronológica. Isto fornece-lhe um visual útil da fase do processo em que se encontra e o que ainda tem de fazer.

Este artigo explica-lhe como criar, atribuir, atualizar e acompanhar as tarefas do projeto.

Para obter informações sobre como eliminar registos, incluindo tarefas de projeto, consulte Eliminar Registos do Business Contact Manager.

O que pretende fazer?

Criar e atribuir uma tarefa do projeto

Atualizar uma tarefa do projeto atribuída a si

Acompanhar as tarefas do projeto que estão associadas ao seu Projeto de Negócio

Organizar tarefas do projeto numa linha cronológica

Criar e atribuir uma tarefa do projeto

Quando cria um Projeto de Negócio, como uma apresentação de vendas, pode incluir várias tarefas do projeto. Por exemplo:

  • Organizar um espaço de apresentação

  • Fornecer bebidas

  • Criar, produzir e fornecer materiais de vendas.

Pode atribuir estas tarefas a qualquer pessoa com quem tenha partilhado a sua base de dados do Business Contact Manager.

Nota: Não pode associar ficheiros ou mensagens de e-mail a tarefas do projeto, mas pode anexar itens como ficheiros e mensagens de e-mail na secção Comentários de um registo de Tarefa do Projeto.

Criar uma nova tarefa do projeto

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Gestão de Projetos.

  2. No Friso, no grupo Novo, clique em Nova Tarefa de Projecto.

Concluir o formulário de tarefa do projeto

O formulário de Tarefa do Projeto inclui as páginas Geral e Detalhes. A página Geral é apresentada por predefinição.

Página Geral

Pode utilizar esta vista para registar informações sobre a tarefa do seu projeto, incluindo a quem está atribuída, o Projeto de Negócio associado, a data de vencimento e o estado.

Secção Informações da tarefa do projeto
  1. Na caixa Assunto, escreva um nome para a tarefa do projeto (obrigatório).

  2. Atribuir a tarefa do projeto a um funcionário ou membro de equipa    Clique no nome da pessoa na lista Atribuída a.

    Nota: Os nomes na lista Atribuída a são os funcionários com quem partilhou a sua base de dados do Business Contact Manager. Para obter mais informações sobre como partilhar a sua base de dados, consulte Partilhar os seus dados do Business Contact Manager com outros utilizadores.

Secção Projeto associado
  1. Clique no botão Associar a para selecionar o Projeto de Negócio a que esta tarefa de projeto está associada (obrigatório).

    Nota:  Uma tarefa de projeto pode ser associada a apenas um Projeto de Negócio. Se tiver criado esta tarefa do projeto a partir de um formulário de Projeto de Negócio, estas informações já foram introduzidas.

Secção Definições de tarefa do projeto
  1. Nas caixas Data de início e Data de vencimento, introduza as datas de início e de vencimento da tarefa.

    As informações sobre a data de início são adicionadas na parte superior do registo, por baixo do Friso.

  2. Clique numa descrição do estado da tarefa do projeto na caixa Estado.

  3. Na caixa % Concluído, introduza um número entre 0 e 100.

  4. Selecione a caixa de verificação Atenção Requerida se esta tarefa do projeto exigir a atenção da pessoa a que foi atribuída.

A tarefa é adicionada à Lista de Tarefas da pessoa na Barra de Ações a Fazer do Outlook.

  1. Na caixa Prioridade, selecione um nível de prioridade, Baixa, Normal ou Alta, para a tarefa do projeto.

Para personalizar a lista, clique em Editar esta lista. Para obter informações sobre como personalizar uma lista, consulte a secção "Criar ou editar listas"no artigo Criar e personalizar listas e tipos de registo.

  1. Selecione a caixa de verificação Lembrete para definir um lembrete para o proprietário da tarefa do projeto e, em seguida, clique na seta e selecione uma data e hora.

Secção Comentários
  1. Escreva ou cole comentários ou anexe ficheiros ou outros itens do Outlook, como mensagens de e-mail, no campo Comentários.

    Nota:  Os ficheiros anexados e os itens do Outlook são indicados no campo Comentários. Os itens não são indicados na página Histórico do Projeto de Negócio associado.

  2. Clique no botão Adicionar Carimbo de Data/Hora para adicionar a data e hora aos seus comentários.

  3. Se tiver terminado de introduzir informações sobre a tarefa do projeto, clique em Guardar e Fechar. Caso contrário, continue para a próxima secção deste artigo.

Página Detalhes

Pode utilizar esta página para registar a data de conclusão, as horas de trabalho concluído e qualquer quilometragem que possa ser reembolsada ou tenha de ser controlada.

  1. Para apresentar a página Detalhes, no Friso, no grupo Mostrar, clique em Detalhes.

  2. Introduza a data em que a tarefa do projeto foi concluída na caixa Data de conclusão.

  3. Introduza o número de horas de trabalho total estimado para esta tarefa na caixa Trabalho total.

  4. Introduza o número de horas de trabalho real na caixa Trabalho real.

  5. Na caixa Quilometragem, introduza a quilometragem faturável desta tarefa do projeto.

  6. Clique em Guardar e Fechar.

Sugestão:  Após guardar a tarefa do projeto, os detalhes dessa tarefa serão apresentados na secção Informações de tarefa do projecto do Projeto de Negócio associado.

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Atribuir uma tarefa do projeto

Nota:  Só pode atribuir uma tarefa do projeto a outra pessoa se a sua base de dados do Business Contact Manager for partilhada com outros utilizadores. Para obter mais informações sobre como partilhar a sua base de dados, consulte o artigo Partilhar os dados do Business Contact Manager com outros utilizadores.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Gestão de Projetos.

  2. No painel de lista, clique no separador Tarefas do Projecto e, em seguida, faça duplo clique na tarefa do projeto para abri-la.

  3. No registo de tarefa do projeto, na lista Atribuído a, clique num nome.

    Nota:  Só verá nomes na lista Atribuído a se tiver partilhado a sua base de dados com outros utilizadores.

  4. Clique em Guardar e Fechar.

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Atualizar uma tarefa do projeto atribuída a si

Para manter o progresso do Projeto de Negócio atualizado, as tarefas do projeto têm de ser atualizadas à medida que o utilizador e os seus colegas de trabalho efetuam o trabalho nessas tarefas. Quando uma tarefa do projeto é atribuída a si, pode vê-la na Barra de Ações a Fazer do Outlook.

Como?

  1. No Outlook, no Friso, clique no separador Ver.

  2. No grupo Esquema, clique em Barra de Ações a Fazer e, em seguida, faça o seguinte:

  3. Se a Barra de Ações a Fazer não for apresentada, clique em Normal.

  4. Se a Lista de Tarefas não estiver incluída na Barra de Ações a Fazer, repita os passos anteriores e, em seguida, clique em Lista de Tarefas.

Atualizar uma tarefa do projeto

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Gestão de Projetos.

  2. No painel de lista, no separador Tarefas do Projecto, faça duplo clique na tarefa do projeto para abri-la.

  3. Na secção Definições de tarefa do projecto, atualize o estado atual, a percentagem concluída e se a tarefa precisa da atenção do proprietário do Projeto de Negócio.

  4. Na secção Comentários, pode colar os comentários a partir de outros ficheiros ou escrever comentários diretamente neste campo. Clique no botão Adicionar Carimbo de Data/Hora para adicionar uma data e hora aos seus comentários.

  5. Clique em Guardar e Fechar.

Nota:  Após guardar o registo de tarefa do projeto, as informações mais recentes desta tarefa serão apresentadas na secção Informações de tarefa do projecto do registo de Projeto de Negócio associado.

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Acompanhar as tarefas do projeto associadas ao seu Projeto de Negócio

Se for o proprietário do Projeto de Negócio, pode controlar o progresso das tarefas do projeto ao consultar as miniaplicações da tarefa do projeto, como Tarefas do Projeto a Concluir a Seguir ou ao ver as tarefas do projeto na secção Informações de tarefa do projecto de um registo de Projeto de Negócio.

As miniaplicações das tarefas do projeto apresentam informações sobre todas as tarefas dos projetos para todos os seus projetos de negócio.

Para obter informações sobre como apresentar miniaplicações na área de trabalho de Gestão de Projetos, consulte Utilizar miniaplicações no Business Contact Manager.

Ver as tarefas do projeto num Projeto de Negócio individual

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Gestão de Projetos.

  2. No painel de lista, no separador Projectos de Negócio, faça duplo clique no Projeto de Negócio que pretende rever.

    Na secção Informações de tarefa do projecto, são apresentadas as informações sobre cada tarefa do projeto. Pode fazer duplo clique em qualquer tarefa do projeto para abri-la e ver informações mais detalhadas.

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Organizar tarefas do projeto numa linha cronológica

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Gestão de Projetos.

  2. No Friso, clique no separador Relatórios.

  3. No grupo Gestão de Projetos, clique em Tarefas do Projeto e, em seguida, selecione Tarefas do Projeto – Todos.

  4. No janela Relatório, no Friso, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Filtro.

  5. Na caixa de diálogo Filtrar Tarefas de Projecto, clique no separador Filtro Avançado.

  6. A partir da lista Nome do Campo, clique em Associado a. A partir da lista Comparação, clique em Igual a e, em seguida na caixa Comparar com, escreva o nome do Projeto de Negócio que está a controlar.

  7. Clique em OK.

  8. No Friso, no grupo Mostrar, clique em Gráfico.

    As tarefas de projeto do Projeto de Negócio são apresentadas como barras de tarefas verdes numa linha cronológica. Uma linha preta numa barra de tarefas indica a percentagem concluída da tarefa.

Sugestão:  Pode apresentar elementos de gráfico adicionais. No Friso, no grupo Gráfico, clique em Etiquetas e, em seguida, selecione as etiquetas que pretende apresentar.

Para obter mais informações sobre relatórios e filtros, consulte Utilizar relatórios e gráficos no Business Contact Manager e Filtrar registos no Business Contact Manager.

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