Utilizar os filtros para modificar uma vista do SharePoint

Utilizar os filtros para modificar uma vista do SharePoint

Os filtros reduzem o número de itens apresentados numa vista para ver apenas os dados que pretende. Um filtro seleciona os itens que correspondem aos critérios específicos, como localização, tipo de item ou intervalo de preços. Utilizar índices e filtros também pode ajudá-lo a regressar aos seus dados ou impedir que ultrapasse o Limiar da Vista de Lista. Um filtro pode devolver dados por si só ou ser agrupado ou ordenado para obter uma formatação melhor.

Os índices funcionam com os filtros para aumentar o respetivo desempenho. Se o número de itens na sua lista ou biblioteca exceder o Limiar da Vista de Lista, mas for inferior a 20 000 itens, normalmente pode adicionar índices a colunas existentes. Em seguida, pode aplicar filtros para obter os dados apresentados inferiores aos Limiar da Vista de Lista de 5000 itens.

Os filtros reduzem a quantidade de dados devolvidos ao selecionarem os itens com base em operações (como maior ou menor que) e os dados correspondentes. Quando cria uma vista filtrada, a sua primeira coluna indexada na expressão do filtro deve reduzir imenso o conjunto de dados. Por exemplo, filtrar num campo de data ou de estado de filtragem pode muitas vezes reduzir bastante um conjunto de dados. Se tiver 15 000 itens, poderá ter o primeiro índice a devolver menos de 5000 itens. Se o seu conjunto de dados não tiver mais do que 5000 itens, continua a ser uma boa prática.

O SharePoint seleciona a primeira coluna indexada numa consulta e, em seguida, utiliza as restantes colunas para selecionar os seus dados. As outras colunas que especificar no filtro de vista podem ou não ser indexadas. A vista não utiliza esses índices, mesmo que o resultado da vista filtrada devolva um número inferior ao Limiar da Vista de Lista.

Suponhamos que tem uma consulta: tamanho = grande E cor = vermelho. Na lista, o tamanho não é indexado, mas a cor é. Desde que existam menos de 5 000 itens "vermelhos" na lista, a consulta em lista grande é bem-sucedida. No entanto, se tiver um tamanho de consulta = grande OU cor = vermelho, apesar de a base de dados poder localizar todos os itens vermelhos, tem de procurar em toda a lista para encontrar todos os itens grandes. Se forem devolvidos mais de 5 000 itens, a consulta será limitada.

Se utilizar duas ou mais colunas na expressão do filtro, o índice ou os índices determinantes deverão utilizar um operador E. Por exemplo, suponhamos que pretende que uma lista grande de animais devolva Cães. Tem uma coluna não indexada, denominada Espécie, em que o valor é Cão. Se consultar Espécie = Cão, a sua consulta será limitada. No entanto, se tiver uma coluna indexada com o nome Classe, a sua consulta torna-se Classe = Mamíferos E Espécie = Cão. Também pode procurar cães e gatos com a consulta Classe = Mamíferos E (Espécie = CÃO OU Espécie = Gatos). A segunda coluna seleciona todos os Mamíferos e, em seguida, filtra-os para Cães e Gatos.

Nota: Se mover os itens para a Reciclagem, estes itens continuarão a ser contabilizados ao determinar se a expressão do filtro excede o Limiar de Vista de Lista. Se esvaziar a reciclagem, deixarão de ser contados. Para mais informações, consulte Esvaziar a reciclagem ou restaurar os ficheiros.

Se as colunas que irá utilizar para filtrar não forem indexadas, é recomendável que comece por criar índices. Para obter mais informações, consulte Adicionar um índice a uma coluna do SharePoint.

Depois de indexar uma coluna, pode adicioná-la quando criar ou modificar uma vista e, em seguida, utilizá-la para filtrar a vista. Antes de criar uma vista, poderá ser útil adicionar mais colunas à lista para permitir maior flexibilidade para ordenar, agrupar e filtrar. Para ordenar e filtrar, pode escolher colunas que estejam no conjunto de dados, mas que não estejam apresentadas.

Criar uma vista

  1. Abra a Lista ou Biblioteca onde pretende criar uma vista.

  2. Consoante a sua versão, siga um dos seguintes procedimentos:

    • No SharePoint 2016, 2013 e 2010, ou no SharePoint Online Clássico, clique no separador Lista ou Biblioteca e, em seguida, clique em Criar Vista.

      O botão Criar Vista da Biblioteca do SharePoint no friso.
    • No SharePoint Online ou no SharePoint ligado a grupos, clique na seta para baixo no botão Opções de Visualização e, em seguida, clique em Gerir vistas ou Editar vista atual.

      Menu de seleção de vista com a opção Gerir Vistas selecionada
      Editar a vista atual
  3. Desloque até à secção Vistas e, em seguida, clique em Criar vista.

  4. Na página Tipo de Vista, clique na vista que pretende utilizar. Se não tiver a certeza, selecione Vista Padrão.

    Página Tipo de Vista
  5. Escreva o Nome da Vista.

    Definir um nome e opcionalmente um nome de ficheiro para a vista
  6. Edite o endereço Web da vista ou aceite a predefinição. Pode voltar e alterar isto mais tarde.

  7. Na secção Filtrar, clique em Mostrar itens apenas quando o seguinte for verdadeiro e, em seguida, escolha como pretende filtrar os itens com base numa das colunas indexadas.

    Por exemplo, para criar uma vista que apresente apenas os itens alterados hoje, escolha a coluna Modificado (Indexada) e a condição é igual a e, em seguida, escreva [Hoje].

    No SharePoint Online, selecione um campo indexado

    Nota: Se não for possível ver quaisquer colunas que indiquem (Indexada) após o nome, não existem colunas com índices disponíveis para essa lista ou biblioteca. Em primeiro lugar, deverá Criar um índice simples ou composto.

  8. Para limitar o número de itens mostrados em cada página, desloque até Limite de Itens e defina o valor de Número de itens a apresentar. Quando cria uma vista, o número predefinido de números apresentados é 30.

    Configurar o número de itens a apresentar na página Definições de Vista
  9. Pode escolher de entre duas opções quando definir um limite de itens numa página:

    • Mostrar itens em lotes do tamanho especificado, que cria uma apresentação dos dados por página que é útil quando procurar itens de uma forma não interativa.

      Quando houver mais itens do que a definição de limite, a apresentação será divida por páginas.

      Imagem de funcionalidade

    • Limitar o número total de itens devolvidos à quantidade especificada cria um limite restritivo que poderá ou não devolver todos os resultados da operação de filtragem. Poderá ser útil quando testar a vista, criar um protótipo, ou se pretender obter apenas os valores superiores de uma vista.

  10. Em Estilo, pode selecionar Painel de Pré-visualização para ver todas as informações de itens na sua lista num formato de painel vertical. O painel de pré-visualização é um dos Estilos de Vista que pode selecionar em Estilo ao editar ou criar uma vista.

    Opções de estilo na página Definições de Vista

    Pode navegar mais rapidamente pelos dados ao pairar com o rato sobre o título do item numa região de deslocamento de ecrã no lado esquerdo da página, para ver todos os valores da coluna do item atual listados verticalmente no lado direito da página. São apresentados menos dados iniciais e isto ajuda a que a vista seja apresentada mais rapidamente. Este estilo também é muito útil quando a lista é larga ou tem várias colunas e é necessário o deslocamento horizontal para ver os dados.

    Imagem de funcionalidade

  11. Clique em OK.

Pode fazer outras coisas com uma vista, mas isto é o suficiente para ver os dados que excederam o Limiar da Vista de Lista se estiver bloqueado. Também pode ordenar ou agrupar por algo, definir totais, expandir pastas e otimizar a vista de visualização com um dispositivo móvel.

Para Modificar uma vista

  1. Abra a Lista ou Biblioteca onde pretende criar uma vista.

  2. Siga um dos seguintes procedimentos:

    • No SharePoint 2016, 2013 e 2010, ou na experiência do SharePoint Online Clássico, clique no separador Lista ou Biblioteca, selecione a vista em Vista Atual e, em seguida, clique em Modificar Vista.

      Separador Biblioteca com a opção Modificar Vista realçada
    • No SharePoint Online, clique na seta para baixo no botão Opções de Visualização e, em seguida, clique em Editar vista atual.

      Menu de seleção de vista com a opção Gerir Vistas selecionada
  3. Desloque até à secção Vistas e, em seguida, clique numa vista.

  4. Em seguida, pode alterar as definições conforme indicado nos passos 5 a 9, no procedimento Criar uma vista acima.

  5. Clique em OK.

Para uma vista filtrar rapidamente muitos itens, a primeira coluna no filtro tem de estar indexada. As outras colunas que especificar no filtro da vista podem ou não estar indexadas, mas a vista não utiliza esses índices. A primeira coluna do filtro de deve devolver menos itens do que o Limiar da Vista de Lista.

Se a primeira coluna do filtro devolver mais itens do que o Limiar de Vista de Lista, pode utilizar um filtro com duas ou mais colunas. Quando define uma vista filtrada que utiliza duas ou mais colunas, utilize um operador E para limitar o número total de itens devolvidos. Mas mesmo neste caso, é necessário especificar como primeira coluna no filtro, a coluna que provavelmente devolverá a menor quantidade de dados. Utilizar um filtro OU quase sempre aumenta o número de itens devolvidos e não será eficaz nestas circunstâncias.

Para obter mais informações sobre vistas, consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

Importante:  Apesar de poder indexar uma única coluna de pesquisa para melhorar o desempenho, utilizar uma coluna de pesquisa indexada para impedir a ultrapassagem do Limiar de Vista de Lista não resulta. Utilize outro tipo de coluna como índice primário ou secundário.

Importante:  Se estiver a filtrar uma lista por um campo indexado, verifique os itens eliminados na reciclagem da lista ou biblioteca. Os itens existentes na reciclagem são contabilizados para o Limiar da Vista de Lista e só são eliminados da base de dados back-end depois de serem removidos da reciclagem. Se o número total de itens filtrados na lista e na reciclagem for maior que o limite do Limiar de Lista, poderá obter um conjunto de resultados incompleto ou ficar bloqueado. Para obter mais informações, consulte Esvaziar a reciclagem ou restaurar os ficheiros.

Existem duas palavras-chave que pode utilizar para filtrar com base no dia atual [Hoje] ou o utilizador atual [Eu]. Estas opções são dinâmicas pois são alteradas conforme o utilizador ou a data.

Utilizar [Eu] pode ser útil quando só pretende ver os seus documentos numa biblioteca grande. A palavra-chave [Eu] funciona em colunas baseadas em pessoas, como Criado por ou Modificado por. Por exemplo, para ver todos os documentos que criou, defina um filtro com a coluna Criado por igual a [Eu]. Se for um editor e quiser ver os últimos ficheiros em que estava a trabalhar, defina um filtro na coluna Modificado por igual a [Eu]. Para ver ambos, crie dois filtros ligados por Ou.

Filtros a utilizar [Eu]
Um filtro que obtém os documentos criados ou modificados por si.

A palavra-chave [Hoje] funciona em colunas baseadas em datas. Pode utilizar expressões matemáticas para obter intervalos que mudem com a data de hoje. Por exemplo, para ver todos os documentos que foram modificados nos últimos 30 dias, pode criar um filtro na coluna Data que seja maior ou igual a [Hoje] - 30. Para não contabilizar o dia atual, defina um segundo filtro na coluna Data que seja menor do que [Hoje] e ligue-os com E.

Filtros a utilizar [Hoje]
Um filtro que obtém os ficheiros modificados nos últimos 30 dias

Também pode filtrar rapidamente a partir da sua lista ou biblioteca sem ter de adicionar outra vista. Não tem a flexibilidade de definir operadores como maior ou igual a. A lista de filtros é obtida a partir dos dados na coluna. Por exemplo, com uma coluna para departamentos, poderia filtrar pelo departamento de RH ou TI.

  1. Na sua lista ou biblioteca, paire o rato sobre o cabeçalho da coluna que pretende filtrar e clique na seta para baixo.

  2. Na secção inferior da caixa pendente, clique nos valores pelos quais pretende filtrar. Se não for apresentada inicialmente, será apresentada uma caixa de verificação com a sua seleção.

    Clique no cabeçalho da coluna e selecione o valor pelo qual pretende filtrar.
    SharePoint 2010, 2013 ou 2016
    Clique no cabeçalho de uma coluna para filtrar rapidamente
    SharePoint Online ou sites ligados a grupos do SharePoint
  3. Quando terminar e quiser mostrar todos os valores novamente, clique na seta para baixo e, em seguida, clique em Limpar filtros de [nome da coluna] e, em seguida, clique em Fechar.

Seguem-se algumas sugestões para vistas típicas que funcionarão bem com colunas indexadas:

Para filtrar por:

Indexe:

Por exemplo:

Itens alterados recentemente

Coluna Modificado

Para ver apenas itens que foram alterados na semana passada, aplique o filtro Modificado é maior que[Hoje]-7.

Novos itens

Coluna Criado

Para criar uma vista que apresente apenas os itens que foram adicionados na semana passada, aplique o filtro Criadoé maior que[Hoje]-7.

Os meus itens

Coluna Criado Por

Para criar uma vista que apresente apenas os itens que adicionou, aplique o filtro Criado Poré igual a[Eu].

Itens com conclusão prevista para hoje

Coluna Data para Conclusão (criada pelo utilizador numa lista ou biblioteca)

Para criar uma vista que apresente apenas os itens com uma data de conclusão de hoje, aplique o filtro Data para Conclusão é igual a[Hoje].

Atualizações da área de debate

Coluna Última Atualização

Para criar uma vista que apresente apenas os debates atualizados no mês passado, aplique o filtro Última Atualização é maior que [Hoje]-30.

Arquivar ficheiros numa biblioteca de documentos

Data de Modificação

Para criar uma vista de documentos que não foram alterados desde o ano de 2016 (os quais pretende arquivar), aplique o filtro Data de Modificação é menor que 31 de dezembro de 2016.

Localizar um subconjunto de dados financeiros

Região, Ano (como dois índices simples)

Para criar uma vista de dados financeiros para a região Nordeste em 2015, aplique o filtro Região é igual a "NE" E Ano é igual a 2015 uma vez que é provável que a coluna Região tenha menos valores do que a coluna Ano.

Nota: Mesmo quando cria uma vista filtrada baseada em índices de coluna, se exceder o Limiar da Vista de Lista, determinadas operações adicionais podem continuar bloqueadas porque necessitam de aceder a toda a lista ou biblioteca. Estas operações incluem: adicionar ou eliminar um índice, criar uma ordenação na definição de vista, apresentar um total de colunas e adicionar, atualizar ou eliminar campos calculados. Se tal acontecer, tente executar a operação durante a Janela de Tempo Diária quando os limites forem retirados.

Tipos de Coluna Suportados

  • Uma linha de texto

  • Escolha (valor único)

  • Número

  • Moeda

  • Data e Hora

  • Pessoa ou grupo (valor único)

  • Metadados Geridos

  • Sim/Não

  • Pesquisa

Tipos de Coluna Não Suportados

  • Várias linhas de texto

  • Escolha (múltiplos valores)

  • Calculado

  • Hiperligação ou Imagem

  • Colunas Personalizadas

  • Pessoa ou Grupo (múltiplos valores)

  • Dados externos

Estamos atentos ao seu feedback

Criado a 30 de abril de 2017

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