Utilizar o modelo de Base de Dados Gestão de Tarefas do Access

Utilize o modelo de Base de Dados Gestão de Tarefas do Access 2007 para controlar um grupo de itens de trabalho que o utilizador ou a sua equipa têm de concluir. Também pode procurar e filtrar detalhes de tarefas, mostrar ou ocultar colunas, enviar e-mails e mapear os endereços dos proprietários de tarefas.

Modelo de base de dados Tarefas do Access 2007

Utilizar a base de dados

Neste artigo, abrangemos os passos básicos para utilizar o modelo de Base de Dados Gestão de Tarefas.

Preparar a base de dados para utilização

  • Quando abre a base de dados pela primeira vez, o Access apresenta a página Introdução. Para impedir esta página de ser apresentada da próxima vez que abrir a base de dados, desmarque a caixa de verificação Mostrar Introdução quando esta base de dados for aberta.

    Feche a página Introdução para começar a utilizar a base de dados.

  • Para garantir que todos os conteúdos da base de dados estão ativados, utilize o seguinte procedimento:

    1. Na Barra de Mensagens, clique em Opções.

    2. Na caixa de diálogo Opções de Segurança do Microsoft Office, clique em Activar este conteúdo e clique em OK.

      Para obter mais informações sobre a ativação de conteúdos da base de dados, consulte o artigo Decidir se deve confiar numa base de dados.

Recolher dados por e-mail

Pode recolher informações de tarefas a partir de endereços de e-mail de utilizadores ao enviar-lhes um formulário de introdução de dados por e-mail. Quando os utilizadores devolverem o formulário preenchido, os dados poderão ser processados e armazenados na sua lista de tarefas.

  1. No formulário Lista de Tarefas, clique em Recolher Dados.

  2. Siga as instruções no assistente Recolher dados através de mensagens de correio electrónico para recolher dados dos destinatários de e-mail especificados.

Procurar tarefas ou contactos

A caixa Pesquisa Rápida permite-lhe encontrar rapidamente uma tarefa no formulário Lista de Tarefas ou um contacto no formulário Lista de Contactos.

  • Escreva o texto que pretende procurar na caixa Pesquisa Rápida e prima Enter ou clique em Ir.

    O Access filtra a lista de forma a mostrar apenas os registos que contêm o texto que procurou. Para regressar à lista completa, clique em Mostrar Todos os Registos.

Filtrar a Lista de Tarefas

No formulário Lista de Tarefas, pode filtrar a lista de tarefas e guardar os seus filtros favoritos para utilização futura.

  1. Aplique filtros ao clicar com o botão direito do rato no formulário e selecionar os filtros que pretende.

  2. Clique em Guardar Filtro.

  3. No formulário Detalhes do Filtro, introduza um nome e uma descrição para o filtro e, em seguida, clique em Fechar.

  4. Utilize a caixa Filtros Favoritos para aplicar um filtro guardado ou clique em (Limpar Filtro) para remover o filtro.

Mostrar ou ocultar colunas

No formulário Lista de Tarefas e no formulário Lista de Contactos, alguns campos (colunas) estão ocultos por predefinição. Para alterar os campos que são apresentados:

  1. Clique em Mostrar/Ocultar Campos.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar Colunas selecione a caixa de verificação ao lado de cada coluna que pretende mostrar. Desmarque a caixa de verificação para ocultar a coluna.

Ver detalhes de tarefa ou contacto

O formulário Detalhes de Tarefa e o formulário Detalhes de Contacto permitem-lhe ver e introduzir mais informações sobre um item. Para ver o formulário Detalhes de Tarefa ou o formulário Detalhes de Contacto:

  • No formulário Detalhes de Tarefa ou no formulário Detalhes de Contacto, clique em Abrir junto ao item que pretende ver.

Adicionar anexos

No formulário Detalhes de Tarefa e no formulário Detalhes de Contacto, pode adicionar fotografias e outros anexos.

  • No formulário Detalhes, clique em + / – Imagens.

  • Na caixa de diálogo Anexos, clique em Adicionar.

  • Na caixa de diálogo Escolher Ficheiro, navegue até à pasta que contém o ficheiro.

  • Selecione o ficheiro que pretende adicionar e, em seguida, clique em Abrir.

  • Na caixa de diálogo Anexos, clique em OK.

Nota: Pode anexar múltiplos ficheiros para cada item, incluindo diferentes tipos de ficheiro, como documentos ou folhas de cálculo.

Adicionar contactos do Microsoft Office Outlook 2007

Se utiliza o Office Outlook 2007, pode adicionar contactos ou proprietários de tarefas desse programa sem ter de voltar a escrever as informações.

  1. No formulário Lista de Contactos, clique em Adicionar A Partir do Outlook.

  2. Na caixa de diálogo Seleccionar Nomes a Adicionar, selecione os nomes que pretende adicionar à base de dados.

  3. Clique em Adicionar e, em seguida, em OK.

Ver um mapa do endereço de um contacto

No formulário Detalhes do Contacto, se tiver introduzido um endereço para o contacto, pode ver um mapa da localização:

  • Clique em Clique para o Mapa.

Ver relatórios

A Base de Dados Tarefas inclui diversos relatórios, incluindo Tarefas Ativas, Detalhes de Tarefa, Livro de Endereços de Contactos e muito mais. Para ver um relatório:

  • No Painel de Navegação, em Relatórios, faça duplo clique no relatório que pretende ver.

Pode criar os seus próprios relatórios personalizados. Para mais informações, consulte o artigo Criar um relatório simples.

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