Utilizar o modelo de base de dados do Access activos

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Utilizar o modelo de base de dados do Access activos para controlar computadores, office equipamento ou mais nada que seja propriedade ou mantidas por pessoas. Esta versão de um modelo do Access popular também lhe permite procurar detalhes do activo, mostrar ou ocultar colunas, enviar mensagens de e-mail e mapear endereços os proprietários de elementos.

Utilizar o modelo de base de dados Ativos

Introdução

Neste artigo, vamos abordar os passos básicos de utilizar o modelo de base de dados de activos.

Preparar a base de dados para utilização

  • Quando abre a base de dados pela primeira vez, o Access apresenta a página de introdução. Para impedir que esta página apresentar a próxima vez que abrir a base de dados, desmarque a caixa de verificação Mostrar introdução quando esta base de dados é aberto.

    Feche a página de introdução para começar a utilizar a base de dados.

  • Para se certificar de todo o conteúdo da base de dados está ativado, utilize o seguinte procedimento:

    1. Na Barra de Mensagens, clique em Opções.

    2. Na caixa de diálogo Opções de Segurança do Microsoft Office, clique em Activar este conteúdo e, em seguida, clique em OK.

      Para mais informações sobre como activar o conteúdo da base de dados, consulte o artigo decidir se deve confiar numa base de dados.

Recolher dados através de correio electrónico

Pode recolher informações de elementos de utilizadores de correio electrónico enviando-lhes um formulário de introdução de dados numa mensagem de e-mail. Quando os utilizadores devolvem o formulário concluído, os dados podem ser processados e armazenados na sua lista de elementos.

  1. No formulário de Lista de elementos, clique em Recolher dados.

  2. 2. Siga as instruções no Assistente de recolher dados através de mensagens de correio electrónico para recolher dados dos destinatários de correio electrónico especificado.

Mostrar ou ocultar foi removida activos

Elementos retirados são itens que têm uma data foi removida ou antes da data atual. Elementos podem tornar-se foi removidos quando estes forem Desatualizadas, quebrada ou caso contrário não utilizadas. Pode mostrar ou ocultar elementos retirados no formulário de lista de elementos.

  • No formulário de Lista de elementos, selecione ou desmarque a caixa de verificação Mostrar foi removida.

Procura de um ativo ou um contacto

A caixa de Pesquisa rápida permite-lhe localizar rapidamente um ativo no formulário de Lista de elementos e um contacto no formulário de Lista de contactos.

  • Escreva o texto que pretende pesquisar na caixa de Pesquisa rápida e, em seguida, prima ENTER ou clique em Ir.

    Access filtra a lista para mostrar apenas os registos que contenham texto que pesquisou. Para voltar para a lista completa, clique em Mostrar todos os registos.

Filtrar a lista de elementos

No formulário de Lista de elementos, pode filtrar a lista de elementos e guardar os filtros de Favoritos para utilização futura.

  1. Aplicar filtros clicando com o formulário e selecionar os filtros que pretende.

  2. Clique em Guardar filtro.

  3. No formulário de Detalhes do filtro, introduza um nome de filtro e uma descrição e, em seguida, clique em Fechar.

  4. Utilize a caixa de Filtro Favoritos para aplicar um filtro guardado ou clique em (Limpar filtro) para remover o filtro.

Mostrar ou ocultar colunas

No formulário de Lista de elementos e ao formulário de Lista de contactos, alguns campos (colunas) estão ocultas por predefinição. Para alterar os campos que são apresentados:

  1. Clique em Mostrar/ocultar campos.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar colunas, selecione a caixa de verificação ao lado de cada coluna que pretende mostrar. Desmarque a caixa de verificação para ocultar a coluna.

Detalhes de elementos de visualização ou de contacto

O formulário Detalhes do activo e ao formulário de Detalhes do contacto permitem-lhe ver e a introduzir mais informações sobre um item. Para apresentar os Detalhes do activo ou formulário Detalhes do contacto:

  • No formulário de Lista de elementos ou o formulário de Lista de contactos, clique em Abrir junto ao item que pretende ver.

Adicionar uma imagem

No formulário de Detalhes do activo e ao formulário de Detalhes do contacto, pode adicionar imagens e outros anexos.

  • Na moldura de imagem, clique em + / – imagens.

  • Na caixa de diálogo Anexos, clique em Adicionar.

  • Na caixa de diálogo Escolher ficheiro, procure a pasta que contém o ficheiro.

  • Selecione o ficheiro que pretende adicionar e, em seguida, clique em Abrir.

  • Na caixa de diálogo Anexos, clique em OK.

Nota: Pode anexar vários ficheiros para cada item, incluindo tipos de ficheiro diferente, como documentos ou folhas de cálculo.

Adicionar contactos de Microsoft Office Outlook 2007

Se utiliza o Office Outlook 2007, pode adicionar contactos ou proprietários de elementos a partir desse programa sem ter de voltar a escrever as informações.

  1. No formulário de Lista de contactos, clique em Adicionar a partir do Outlook.

  2. Na caixa de diálogo Seleccionar nomes para adicionar, selecione os nomes que pretende adicionar à base de dados.

  3. Clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.

Mostrar um mapa do endereço de um contacto

No formulário de Detalhes de contacto, se introduziu uma morada para o contacto, pode apresentar um mapa nessa localização:

  • Clique em clique para mapa.

Apresentar relatórios

A base de dados de activos inclui vários relatórios, incluindo Todos os elementos, Detalhes do activo, Activos foi removida, Livro de endereços do contacto e mais. Para apresentar um relatório:

  • No painel de navegação, em relatórios, faça duplo clique no relatório que pretende apresentar.

Pode criar os seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, consulte o artigo criar um relatório simples.

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