Utilizar o modelo de base de dados de Access de gestão de tarefas

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Utilize o modelo de base de dados do Access 2007 tarefa gestão para controlar um grupo de itens de trabalho que necessitam de si ou pela sua equipa para concluir. Também pode procurar e filtrar detalhes de tarefas, mostrar ou ocultar colunas, enviar mensagens de e-mail e mapear endereços os proprietários de tarefa.

O modelo de base de dados de Tarefas do Access 2007

Utilizar a base de dados

Neste artigo, vamos abordar os passos básicos de utilizar o modelo de base de dados de gestão de tarefas.

Preparar a base de dados para utilização

  • Quando abre a base de dados pela primeira vez, o Access apresenta a página de introdução. Para impedir que esta página apresentar a próxima vez que abrir a base de dados, desmarque a caixa de verificação Mostrar introdução quando esta base de dados é aberto.

    Feche a página de introdução para começar a utilizar a base de dados.

  • Para se certificar de todo o conteúdo da base de dados está ativado, utilize o seguinte procedimento:

    1. Na Barra de Mensagens, clique em Opções.

    2. Na caixa de diálogo Opções de Segurança do Microsoft Office, clique em Activar este conteúdo e, em seguida, clique em OK.

      Para mais informações sobre como activar o conteúdo da base de dados, consulte o artigo decidir se deve confiar numa base de dados.

Recolher dados através de correio electrónico

Pode recolher informações de tarefas a partir do correio electrónico utilizadores enviando-lhes um formulário de introdução de dados numa mensagem de e-mail. Quando os utilizadores devolvem o formulário concluído, os dados podem ser processados e armazenados na sua lista de tarefas.

  1. No formulário de Lista de tarefas, clique em Recolher dados.

  2. Siga as instruções no Assistente de recolher dados através de mensagens de correio electrónico para recolher dados dos destinatários de correio electrónico especificado.

Procurar um contacto ou tarefa

A caixa de Pesquisa rápida permite-lhe localizar rapidamente uma tarefa no formulário de Lista de tarefas ou um contacto no formulário de Lista de contactos.

  • Escreva o texto que pretende pesquisar na caixa de Pesquisa rápida e, em seguida, prima ENTER ou clique em Ir.

    Access filtra a lista para mostrar apenas os registos que contenham texto que pesquisou. Para voltar para a lista completa, clique em Mostrar todos os registos.

Filtrar a lista de tarefas

No formulário de Lista de tarefas, pode filtrar a lista de tarefas e guardar os filtros de Favoritos para utilização futura.

  1. Aplicar filtros clicando com o formulário e selecionar os filtros que pretende.

  2. Clique em Guardar filtro.

  3. No formulário de Detalhes do filtro, introduza um nome de filtro e uma descrição e, em seguida, clique em Fechar.

  4. Utilize a caixa de Filtro Favoritos para aplicar um filtro guardado ou clique em (Limpar filtro) para remover o filtro.

Mostrar ou ocultar colunas

No formulário de Lista de tarefas e ao formulário de Lista de contactos, alguns campos (colunas) estão ocultas por predefinição. Para alterar os campos que são apresentados:

  1. Clique em Mostrar/ocultar campos.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar colunas, selecione o caixa de verificação ao lado de cada coluna que pretende mostrar. Desmarque a caixa de verificação para ocultar a coluna.

Mostrar tarefa ou detalhes de contacto

O formulário Detalhes da tarefa e ao formulário de Detalhes do contacto permitem-lhe ver e a introduzir mais informações sobre um item. Para apresentar o formulário de Detalhes da tarefa ou formulário Detalhes do contacto:

  • No formulário de Detalhes da tarefa ou formulário Detalhes do contacto, clique em Abrir junto ao item que pretende ver.

Adicionar anexos

No formulário de Detalhes da tarefa e ao formulário de Detalhes do contacto, pode adicionar imagens e outros anexos.

  • No formulário de detalhes, clique em + / – imagens.

  • Na caixa de diálogo Anexos, clique em Adicionar.

  • Na caixa de diálogo Escolher ficheiro, procure a pasta que contém o ficheiro.

  • Selecione o ficheiro que pretende adicionar e, em seguida, clique em Abrir.

  • Na caixa de diálogo Anexos, clique em OK.

Nota: Pode anexar vários ficheiros para cada item, incluindo tipos de ficheiro diferente, como documentos ou folhas de cálculo.

Adicionar contactos de Microsoft Office Outlook 2007

Se utiliza o Office Outlook 2007, pode adicionar os proprietários de contactos ou tarefas a partir desse programa sem ter de voltar a escrever as informações.

  1. No formulário de Lista de contactos, clique em Adicionar a partir do Outlook.

  2. Na caixa de diálogo Seleccionar nomes para adicionar, selecione os nomes que pretende adicionar à base de dados.

  3. Clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.

Mostrar um mapa do endereço de um contacto

No formulário de Detalhes de contacto, se introduziu uma morada para o contacto, pode apresentar um mapa nessa localização:

  • Clique em clique para mapa.

Apresentar relatórios

A base de dados de tarefas inclui vários relatórios, incluindo Tarefas ativas, Detalhes da tarefa, Livro de endereços do contacto e mais. Para apresentar um relatório:

  • No painel de navegação, em relatórios, faça duplo clique no relatório que pretende apresentar.

Pode criar os seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, consulte o artigo criar um relatório simples.

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