Utilizar o modelo de Base de Dados Activos do Access

Utilize o modelo de Base de Dados Activos do Access para manter registo de computadores, material de escritório ou outros elementos de pessoas ou na posse das mesmas. Esta versão de um modelo popular do Access também lhe permite procurar detalhes dos Ativos, mostrar ou ocultar colunas, enviar e-mails e mapear os endereços dos proprietários de ativos.

Utilizar o modelo de base de dados Activos

Introdução

Neste artigo, abrangemos os passos básicos para utilizar o modelo de Base de Dados Activos.

Preparar a base de dados para utilização

  • Quando abre a base de dados pela primeira vez, o Access apresenta a página Introdução. Para impedir esta página de ser apresentada da próxima vez que abrir a base de dados, desmarque a caixa de verificação Mostrar Introdução quando esta base de dados for aberta.

    Feche a página Introdução para começar a utilizar a base de dados.

  • Para garantir que todos os conteúdos da base de dados estão ativados, utilize o seguinte procedimento:

    1. Na Barra de Mensagens, clique em Opções.

    2. Na caixa de diálogo Opções de Segurança do Microsoft Office, clique em Activar este conteúdo e clique em OK.

      Para obter mais informações sobre a ativação de conteúdos da base de dados, consulte o artigo Decidir se deve confiar numa base de dados.

Recolher dados por e-mail

Pode recolher informações de Ativos a partir de endereços de e-mail de utilizadores ao enviar-lhes um formulário de introdução de dados por e-mail. Quando os utilizadores devolverem o formulário preenchido, os dados poderão ser processados e armazenados na sua lista de Ativos.

  1. No formulário Lista de Activos, clique em Recolher Dados.

  2. 2. Siga as instruções no assistente Recolher dados através de mensagens de correio electrónico para recolher dados dos destinatários de e-mail especificados.

Mostrar ou ocultar ativos retirados

Os Ativos Retirados são itens que têm uma Data de Substituição na data atual ou antes da mesma. Os ativos podem ser retirados quando ficarem desatualizados, quebrados ou não utilizados de alguma outra forma. Pode mostrar ou ocultar Ativos retirados no formulário Lista de Activos.

  • No formulário Lista de Activos, selecione ou desmarque a caixa de verificação Mostrar Retirados.

Procurar um Ativo ou um Contacto

A caixa Pesquisa Rápida permite-lhe rapidamente encontrar um Ativo no formulário Lista de Activos e um Contacto no formulário Lista de Contactos.

  • Escreva o texto que pretende procurar na caixa Pesquisa Rápida e prima Enter ou clique em Ir.

    O Access filtra a lista de forma a mostrar apenas os registos que contêm o texto que procurou. Para regressar à lista completa, clique em Mostrar Todos os Registos.

Filtrar a lista de Ativos

No formulário Lista de Activos, pode filtrar a lista de Ativos e guardar os seus filtros favoritos para utilização futura.

  1. Aplique filtros ao clicar com o botão direito do rato no formulário e selecionar os filtros que pretende.

  2. Clique em Guardar Filtro.

  3. No formulário Detalhes do Filtro, introduza um nome e uma descrição para o filtro e, em seguida, clique em Fechar.

  4. Utilize a caixa Filtros Favoritos para aplicar um filtro guardado ou clique em (Limpar Filtro) para remover o filtro.

Mostrar ou ocultar colunas

No formulário Lista de Activos e no formulário Lista de Contactos, alguns campos (colunas) estão ocultos por predefinição. Para alterar os campos que são apresentados:

  1. Clique em Mostrar/Ocultar Campos.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar Colunas, selecione a caixa de verificação junto a cada coluna que pretende mostrar. Desmarque a caixa de verificação para ocultar a coluna.

Ver detalhes de Ativo ou Contacto

O formulário Detalhes do Activo e o formulário Detalhes do Contacto permitem-lhe ver e introduzir mais informações sobre um item. Para ver o formulário Detalhes do Activo ou o formulário Detalhes do Contacto:

  • No formulário Lista de Activos ou no formulário Lista de Contactos, clique em Abrir junto ao item que pretende ver.

Adicionar uma imagem

No formulário Detalhes do Activo e no formulário Detalhes do Contacto, pode adicionar fotografias e outros anexos.

  • Na moldura da fotografia, clique em + / – Imagens.

  • Na caixa de diálogo Anexos, clique em Adicionar.

  • Na caixa de diálogo Escolher Ficheiro, navegue até à pasta que contém o ficheiro.

  • Selecione o ficheiro que pretende adicionar e, em seguida, clique em Abrir.

  • Na caixa de diálogo Anexos, clique em OK.

Nota: Pode anexar múltiplos ficheiros para cada item, incluindo diferentes tipos de ficheiro, como documentos ou folhas de cálculo.

Adicionar contactos do Microsoft Office Outlook 2007

Se utiliza o Office Outlook 2007, pode adicionar contactos ou proprietários de ativos desse programa sem ter de voltar a escrever as informações.

  1. No formulário Lista de Contactos, clique em Adicionar A Partir do Outlook.

  2. Na caixa de diálogo Seleccionar Nomes a Adicionar, selecione os nomes que pretende adicionar à base de dados.

  3. Clique em Adicionar e, em seguida, em OK.

Ver um mapa do endereço de um contacto

No formulário Detalhes do Contacto, se tiver introduzido um endereço para o contacto, pode ver um mapa da localização:

  • Clique em Clique para o Mapa.

Ver relatórios

A Base de Dados Activos inclui diversos relatórios, incluindo Todos os Activos, Detalhes de Activo, Atcivos Retirados, Livro de Endereços de Contactos e muito mais. Para ver um relatório:

  • No Painel de Navegação, em Relatórios, faça duplo clique no relatório que pretende ver.

Pode criar os seus próprios relatórios personalizados. Para mais informações, consulte o artigo Criar um relatório simples.

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