Utilizar o Microsoft Query para obter dados externos

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Pode utilizar o Microsoft Query para obter dados a partir de origens externas. Ao utilizar o Microsoft Query para obter dados a partir do bases de dados empresariais e ficheiros, não tem de voltar a escrever os dados que pretende analisar no Excel. Também pode atualizar os seus relatórios Excel e resumos automaticamente da base de dados de origem original sempre que a base de dados forem atualizado com novas informações.

Utilizar o Microsoft Query, pode ligar a origens de dados externos, selecionar dados dessas origens externas, importar os dados para a sua folha de cálculo e atualizar os dados, conforme necessário para manter os dados da folha de cálculo sincronizados com os dados de origens externas.

Tipos de bases de dados que pode aceder a     Pode obter dados a partir de vários tipos de bases de dados, incluindo o Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server e serviços de OLAP do Microsoft SQL Server. Também pode obter dados de livros do Excel e de ficheiros de texto.

Microsoft Office fornece controladores que pode utilizar para obter dados a partir das seguintes origens de dados:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (fornecedor OLAP )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Bases de dados de ficheiro de texto

Pode utilizar também controladores ODBC ou controladores de origem de dados a partir de outros fabricantes para obter informações de origens de dados que não estão listadas aqui, incluindo outros tipos de bases de dados OLAP. Para obter informações sobre como instalar um controlador ODBC ou controlador de origem de dados que não se encontra listado aqui, consulte a documentação para a base de dados ou contacte o seu fornecedor de base de dados.

Selecionar dados a partir de uma base de dados     Obter dados a partir de uma base de dados através da criação de uma consulta, que é uma pergunta que lhes sobre os dados armazenados numa base de dados externo. Por exemplo, se os dados são armazenados numa base de dados Access, poderá querer saber os valores de vendas para um produto específico por região. Pode obter uma parte dos dados ao selecionar apenas os dados para o produto e região que pretende analisar.

Com o Microsoft Query, pode selecionar as colunas de dados que pretende e importar apenas os dados para o Excel.

Atualizar a sua folha de cálculo numa única operação     Assim que tiver dados externos num livro do Excel, sempre que as alterações de base de dados, pode atualização os dados para atualizar a sua análise — sem ter de voltar a criar os seus relatórios Resumo e gráficos. Por exemplo, pode criar um resumo de vendas mensal e atualizá-los a todos os meses quando os novos valores de vendas.

Como o Microsoft Query utiliza origens de dados     Depois de configurar uma origem de dados para uma determinada base de dados, pode utilizá-la sempre que pretender criar uma consulta para selecionar e obter dados a partir dessa base de dados — sem ter de voltar a escrever todas as informações de ligação. O Microsoft Query utiliza a origem de dados para ligar à base de dados externa e para mostrar-lhe o que são dados disponíveis. Depois de criar a sua consulta e devolver os dados para o Excel, o Microsoft Query fornece o livro do Excel com informações de origem a consulta e de dados para que pode restabelecer a ligação à base de dados quando pretender atualizar os dados.

Diagrama da forma como o Query utiliza origens de dados

Utilizar o Microsoft Query para importar dados    para importar dados externos para o Excel com o Microsoft Query, siga estes passos básicos, cada um dos quais é descrita detalhadamente mais nas secções seguintes.

o que é uma origem de dados?     Uma origem de dados é um conjunto de informações que permite que o Excel e o Microsoft Query para ligar a uma base de dados externo armazenadas. Quando utilizar o Microsoft Query para configurar uma origem de dados, dê um nome à origem de dados e, em seguida, fornecer o nome e a localização da base de dados ou servidor, o tipo de base de dados e as suas informações de início de sessão e palavra-passe. As informações também incluem o nome de um controlador OBDC ou um controlador de origem de dados, que é um programa que faz com que ligações para um tipo específico de base de dados.

Para configurar uma origem de dados utilizando o Microsoft Query:

  1. No separador dados, no grupo Obter dados externos, clique em De outras origens e, em seguida, clique na Partir do Microsoft Query.

  2. Execute um dos seguintes procedimentos:

    • Para especificar uma origem de dados para uma base de dados, um ficheiro de texto ou um livro do Excel, clique no separador de bases de dados.

    • Para especificar uma origem de dados de cubo OLAP, clique no separador Cubos OLAP. Este separador só está disponível se executar o Microsoft Query a partir do Excel.

  3. Faça duplo clique < nova origem de dados >.

    -ou-

    Clique < nova origem de dados > e, em seguida, clique em OK.

    É apresentada a caixa de diálogo Criar nova origem de dados.

  4. No passo 1, escreva um nome para identificar a origem de dados.

  5. No passo 2, clique num controlador do tipo de base de dados que está a utilizar como origem de dados.

    Notas: 

    • Se a base de dados externo ao qual pretende aceder não é suportado pelos controladores ODBC que são instalados com o Microsoft Query, em seguida, tem de obter e instalar um controlador ODBC compatíveis com o Microsoft Office a partir de um fornecedor de terceiros, como o fabricante da base de dados. Contacte o fornecedor de base de dados para obter instruções de instalação.

    • Bases de dados OLAP não necessitam de controladores ODBC. Quando instala o Microsoft Query, estão instalados controladores de bases de dados que foram criadas utilizando o Microsoft SQL Server Analysis Services. Para ligar a outras bases de dados OLAP, tem de instalar um software de cliente e controlador da origem de dados.

  6. Clique em Ligar e, em seguida, forneça as informações que são necessário para ligar a sua origem de dados. Para bases de dados, livros do Excel e ficheiros de texto, as informações que fornece dependem do tipo de origem de dados que selecionou. Poderá ser-lhe pedido para fornecer um nome de início de sessão, uma palavra-passe, a versão de base de dados que estiver a utilizar, a localização da base de dados ou outras informações específicas para o tipo de base de dados.

    Importante: 

    • Utilize palavras-passe seguras que combinem letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. As palavras-passe fracas não combinam estes elementos. Palavra-passe segura: Y6dh!et5. Palavra-passe fraca: Casa27. As palavras-passe devem conter pelo menos 8 carateres. Uma frase de acesso que contenha 14 ou mais carateres é melhor.

    • É fundamental que memorize a palavra-passe. Se se esquecer da sua palavra-passe, a Microsoft não poderá recuperá-la. Guarde as palavras-passe que anotar num local seguro, longe das informações que as palavras-passe ajudam a proteger.

  7. Depois de introduzir as informações necessárias, clique em OK ou em Concluir para regressar à caixa de diálogo Criar nova origem de dados.

  8. Se a sua base de dados tiver tabelas e pretende uma tabela em particular para apresentar automaticamente o Assistente de consultas, clique na caixa para o passo 4 e, em seguida, clique na tabela que pretende.

  9. Se não quiser escreva o seu nome de início de sessão e a palavra-passe quando utiliza a origem de dados, selecione a caixa de verificação Guardar o meu ID de utilizador e palavra-passe na definição de origem de dados. A palavra-passe guardada não está encriptado. Se a caixa de verificação não estiver disponível, consulte o administrador de base de dados para determinar se esta opção pode ser disponibilizada.

    Nota de Segurança: Evite guardar informações de início de sessão quando ligar a origens de dados. Estas informações podem ser armazenadas como texto simples e um utilizador malicioso pode aceder a informações para comprometer a segurança da origem de dados.

Depois de concluir estes passos, o nome da sua origem de dados é apresentada na caixa de diálogo Selecionar origem de dados.

Utilizar o Assistente de consultas para a maior parte das consultas     O Assistente de consultas facilita selecionar e reúnem os dados a partir de diferentes tabelas e campos na base de dados. Utilizar o Assistente de consultas, pode selecionar tabelas e campos que pretende incluir. Uma associação interna (uma operação de consulta que especifica que as linhas de duas tabelas do SharePoint são combinadas com base em valores de campo idênticos) é criada automaticamente quando o assistente reconhece um campo de chave primária numa tabela e um campo com o mesmo nome numa segunda tabela.

Também pode utilizar o Assistente para ordenar o conjunto de resultados e fazer a filtragem simples. No passo final do assistente, pode escolher devolver os dados para o Excel, ou refinar mais a consulta no Microsoft Query. Depois de criar a consulta, pode executar no significa que o Excel ou no Microsoft Query.

Para iniciar o Assistente de consultas, execute os passos seguintes.

  1. No separador dados, no grupo Obter dados externos, clique em De outras origens e, em seguida, clique na Partir do Microsoft Query.

  2. Na caixa de diálogo Selecionar origem de dados, certifique-se de que a caixa de verificação utilizar o Assistente de consultas para criar/editar consultas está selecionada.

  3. Faça duplo clique em origem de dados que pretende utilizar.

    -ou-

    Clique em origem de dados que pretende utilizar e, em seguida, clique em OK.

Trabalho diretamente no Microsoft Query para outros tipos de consultas     Se pretender criar uma consulta mais complexa do que permite que o Assistente de consultas, pode trabalhar diretamente no Microsoft Query. Pode utilizar o Microsoft Query para ver e alterar consultas que começar a criar no Assistente de consultas ou pode criar novas consultas sem utilizar o assistente. Trabalho diretamente no Microsoft Query quando pretender criar consultas que efetue o seguinte procedimento:

  • Selecione os dados específicos de um campo     Numa base de dados grande, poderá pretender escolher alguns dos dados de um campo e omitir os dados que não precisa. Por exemplo, se precisar de dados para dois dos produtos de um campo que contém informações para muitos produtos, pode utilizar critérios para selecionar dados para apenas os dois produtos que pretende.

  • Obter dados com base em critérios diferentes sempre que executar a consulta     Se precisar de criar o mesmo relatório do Excel ou resumo de várias áreas na mesma dados externos — tal como um relatório de vendas separado para cada região — pode criar um consulta parametrizada. Quando executa uma consulta parametrizada, lhe for pedido para um valor utilizar como o critério quando a consulta selecciona os registos. Por exemplo, uma consulta parametrizada pode pedir-lhe para introduzir uma região específica e pode reutilizar esta consulta para criar cada um dos seus relatórios de vendas regionais.

  • Dados de diferentes formas de participar     As associações internas que cria o Assistente de consultas são do tipo mais comuns de associação utilizado na criação de consultas. Por vezes, no entanto, que pretende utilizar um tipo diferente de associação. Por exemplo, se tiver uma tabela de informações de vendas do produto e uma tabela de informações de cliente, uma associação interna (o tipo criado pelo Assistente de consultas) irá impedir a obtenção de registo do cliente para clientes que não fez uma compra. Utilizar o Microsoft Query, pode participar estas tabelas para que todos os registos de cliente são obtidos, juntamente com dados de vendas para esses clientes que tenham efetuado compras.

Para iniciar o Microsoft Query, execute os passos seguintes.

  1. No separador dados, no grupo Obter dados externos, clique em De outras origens e, em seguida, clique na Partir do Microsoft Query.

  2. Na caixa de diálogo Selecionar origem de dados, certifique-se de que a caixa de verificação utilizar o Assistente de consultas para criar/editar consultas está desmarcada.

  3. Faça duplo clique em origem de dados que pretende utilizar.

    -ou-

    Clique em origem de dados que pretende utilizar e, em seguida, clique em OK.

Reusing e partilhar consultas     No Assistente de consultas tanto Microsoft Query, pode guardar as suas consultas como um ficheiro. dqy que pode modificar, reutilizar e partilhar. Excel pode abrir ficheiros. dqy directamente, que permite ou por outros utilizadores criar intervalos de dados externos adicionais a partir da mesma consulta.

Para abrir uma consulta guardada a partir do Excel:

  1. No separador dados, no grupo Obter dados externos, clique em De outras origens e, em seguida, clique na Partir do Microsoft Query. É apresentada a caixa de diálogo Selecionar origem de dados.

  2. Na caixa de diálogo Selecionar origem de dados, clique no separador consultas.

  3. Faça duplo clique na consulta guardada que pretende abrir. A consulta é apresentada no Microsoft Query.

Se pretende abrir uma consulta guardada e o Microsoft Query já está aberto, clique no menu do Microsoft Query ficheiro e, em seguida, clique em Abrir.

Se clicar duas vezes um ficheiro. dqy, o Excel abre, executa a consulta e, em seguida, insere os resultados na nova folha de cálculo.

Se pretender partilhar um relatório que é baseado em dados externos ou de resumo do Excel, pode conceder a outros utilizadores um livro que contém um intervalo de dados externos ou pode criar um modelo. Um modelo permite-lhe guardar o resumo ou relatório sem guardar os dados externos para que o ficheiro for mais pequeno. Dados externos são obtidos quando um utilizador abre o modelo de relatório.

Depois de criar uma consulta no Assistente de consultas ou o Microsoft Query, pode devolver os dados para uma folha de cálculo do Excel. Os dados, em seguida, torna-se uma intervalo de dados externos ou Relatório de tabela dinâmica que pode formatar e atualizar.

Formatação obteve dados     No Excel, pode utilizar as ferramentas, como gráficos ou subtotais automáticos, para apresentar e para resumir dados obtidos pela Microsoft Query. Pode formatar os dados e, a formatação é retida quando atualizar os dados externos. Pode utilizar o seus próprio rótulos de coluna em vez de nomes de campos e adicionar números de linha automaticamente.

Excel, pode formatar automaticamente novos dados introduzidos no final de um intervalo para corresponder às linhas anteriores. Excel automaticamente também pode copiar fórmulas que tenham sido repetidas nas linhas anteriores e expande-los para linhas adicionais.

Nota: Para poder ser expandido para novas linhas no intervalo, os formatos e as fórmulas tem de aparecer em pelo menos três das cinco linhas anteriores.

Pode ativar esta opção (ou desligar novamente) em qualquer altura:

  1. Clique em Ficheiro > Opções > Avançadas.

    No Excel 2007: clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão do Office , clique em Opções do Excel e, em seguida, clique na categoria Avançadas.

  2. Na secção Opções de edição, selecione a marca de verificação Expandir o dados intervalo formatos e fórmulas. Para desativar dados automática intervalo novamente a formatação, desmarque esta caixa de verificação.

Actualizar dados externos     Quando atualizar dados externos, execute a consulta para obter quaisquer dados novos ou alterados que corresponde ao seu especificações. Pode atualizar uma consulta no Microsoft Query e no Excel. O Excel fornece várias opções para atualizar consultas, incluindo como atualizar os dados sempre que abrir o livro e atualização automática em intervalos temporizados. Pode continuar a trabalhar no Excel, enquanto estão a ser atualizados dados e, também pode verificar o estado enquanto os dados são a ser atualizados. Para mais informações, consulte o artigo Atualizar dados (importados) ligados.

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