Utilizar o Assistente de agendamento e o localizador de salas para reuniões no Outlook

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Se utilizar uma conta Microsoft Exchange ou do Office 365 com o Outlook, pode utilizar o localizador de salas e Assistente de agendamento para o ajudar a agendar as suas reuniões.

Utilizar o Assistente de Agendamento

  1. A caixa de entrada, selecione Novos itens > reunião ou no calendário, selecione Nova reunião. Também pode utilizar o atalho de teclado Ctrl + Shift + Q para criar um novo pedido de reunião.

  2. Adicione participantes na caixa para .

  3. Na caixa Assunto , introduza uma descrição da reunião ou evento.

  4. Selecione Assistente de agendamento no Friso. Verá uma linha para cada destinatário introduzido na caixa para. Se quiser adicionar mais participantes, pode escrever o nome da pessoa em qualquer linha em branco no Assistente de agendamento.

  5. Vezes que os participantes estão ocupados são apresentadas em azul escuro. Vezes que os participantes têm um compromisso tentativa são apresentados num bloco de hash azul claro e horas fora do horário de trabalho dos seus participantes são apresentadas na cinzento claro. Selecione um tempo disponível para todos os participantes.

  6. Para selecionar uma data/hora ideal para todos os participantes, utilize o Localizador de salas na coluna da direita. Pode ver que vezes os participantes têm conflitos.

Utilizar o localizador de salas

  1. Numa nova reunião, selecione o botão Assistente de agendamento no Friso.

  2. Utilize a apresentação de uma sala lista pendente para escolher uma lista de salas. Estas listas estão configuradas pelo administrador do Microsoft Exchange ou do Office 365. 

    Utilize o localizador de salas para ver as salas de conferência disponíveis para a sua reunião.

  3. Selecione uma sala disponível para adicionar a sala para o Assistente de agendamento e para a reunião como um destinatário.

  4. Painel Horas sugeridas localiza a melhor hora para a reunião, o que é definida como a hora quando a maior parte dos participantes estão disponíveis. A melhor hora para a reunião é apresentada na parte superior do painel. Para selecionar qualquer uma da sugerido vezes, clique na sugestão de hora no painel Horas sugeridas . Pode selecionar um tempo na grelha de disponibilidade também manualmente.

    Utilize o selecionador de horas sugeridas para ver quando os participantes estão disponíveis.

    1. Se pretender tornar uma reunião periódica, no menu reunião , no grupo Opções , clique em Periodicidade, selecione o padrão de periodicidade e, em seguida, clique em OK.

      Quando adiciona um padrão de periodicidade a um pedido de reunião, o menu reunião é alterado para Reunião periódica.

  5. Quando tiver terminado configurar a reunião, clique em Enviar.

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