Utilizar o Access ou o Excel para gerir os dados

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O Microsoft Access e o Microsoft Excel possuam muitas semelhanças podem dificultar a decidir qual deve utilizar o programa. Por exemplo, ambos os programas podem armazenar grandes quantidades de dados, executar consultas eficientes e ferramentas de análise para segmentar e dados que os dados e efetuar cálculos sofisticados que devolvem os dados que precisa.

No entanto, cada programa tem vantagens limpar, dependendo do tipo de dados que está a gerir e o que pretende fazer com que os dados. Por exemplo, se for o seu objetivo para manter a integridade dos dados num formato que pode ser acedido por vários utilizadores, o Access é a melhor escolha, Considerando que o Excel é melhor adequado para dados numéricos complexos que pretende analisar aprofundadamente.

Em muitos casos, pode utilizar ambos os programas que utilizem cada para o fim para o qual é o mais adequado. Em geral, é melhor para gestão de dados Access: ajuda para que mantê-lo organizado, mais fácil a procura e disponíveis para vários utilizadores em simultâneo. O Excel é geralmente melhor para analisar dados: efetuar cálculos complexos, tempo a explorar os resultados possíveis e produzir gráficos de alta qualidade. Se utilizar o Access para armazenar os seus dados e o Excel para analisá-la, pode obter os benefícios de ambos os programas.

Antes de decidir qual o programa a utilizar, poderá pretende comparar os benefícios de cada programa, saiba quando é melhor utilizar uma ou de outra e descubra como trabalhar com ambos os programas para alcançar exatamente os resultados que pretende.

Nota: Incluem de todos os conjuntos de aplicações do Microsoft Office Excel, mas não em todos os conjuntos de aplicações incluem o acesso.

Compare as vantagens de cada programa

Escolher o programa certo é crítica se pretender aceder e atualizar as suas informações com precisão e desempenho máximo. Para saber qual o programa é adequado para as tarefas que pretende efetuar, poderá ser útil para comparar os benefícios que cada programa tem para oferecer relativamente ao armazenamento de dados, análise de dados, colaboração de vários utilizador e segurança.

Simples versus dados relacionais    Para ajudar a decidir qual o programa que se adapta melhor para armazenar os seus dados, pergunte a próprio a seguinte pergunta: se os dados relacionais ou não? Dados que podem ser eficazmente contidos numa única tabela ou folha de cálculo são designado por dados simples ou nonrelational . Por exemplo, se pretender criar uma lista simple de clientes, com apenas uma pessoa de endereço e contacto para cada cliente, o Excel poderá a melhor escolha. No entanto, se pretende armazenar uma lista de clientes mais complexa do que contém a faturação e endereços de envio para cada cliente ou várias pessoas de contacto para cada cliente, o Access é a melhor solução.

Num base de dados relacional, organizar as suas informações em várias tabelas. Numa base de dados relacionais bem estruturada, cada tabela é simples e contém informações sobre apenas um tipo de dados. Por exemplo, se criar uma base de dados do cliente, os nomes dos clientes devem ser armazenados numa tabela, Considerando que faturação dos clientes esses endereços e envio devem ficar armazenadas numa tabela separada. Armazenar endereços separadamente a partir de nomes é uma boa ideia uma vez que cada cliente pode ter mais de um endereço e pretende conseguir introduzir vários endereços de cada cliente sem ser necessário introduzir novamente o nome do cliente para cada endereço.

Local versus dados externos    Pode utilizar o Access para ligar a dados de uma variedade de origens de dados externos para que possa ver, consulta e editar esses dados sem ter de importá-lo. Por exemplo, o Access fornece comandos para ligar a dados existentes na pasta do Outlook, juntamente com muitas outras origens de dados, um ficheiro do dBASE ou uma base de dados do Microsoft SQL Server. Pode utilizar o Excel para ligar a uma grande variedade de origens de dados, incluindo o Access, SQL Server e bases de dados do Analysis Services, texto e ficheiros XML e origens de dados ODBC e OLE DB. No entanto, não pode editar os dados para alterar a origem de dados através da interface de utilizador do Excel.

Access e o Excel fornecem os comandos para ligar a dados em listas de Windows SharePoint Services. No entanto, o Excel fornece apenas uma ligação só de leitura a listas do SharePoint; enquanto o Access permite-lhe ler e escrever dados a listas do SharePoint.

Integridade dos dados versus flexibilidade    Identificadores exclusivos ajudam a manter a integridade dos dados e estes Certifique-se de que não existem duas linhas (ou registos) contêm exatamente os mesmos dados. Identificadores exclusivos também fornecem a forma mais rápida para recuperar dados quando procurar ou ordenar os dados. No Access, pode utilizar o tipo de dados Numeração automática para gerar automaticamente um identificador exclusivo para cada registo. Em seguida, pode utilizar estes identificadores para relacionar registos numa tabela com um ou mais registos noutra tabela.

A estrutura de que o Access aplica aos seus dados ajuda a garantir a integridade dos dados. Access pode exigir que os novos registos numa tabela têm um valor correspondente existente numa tabela diferente, para que não é possível criar registos "órfãos". Por exemplo, que seria não pretende ter uma encomenda que não incluiu informações do cliente. Access pode exigir que cada novo registo na tabela Encomendas tem um valor de cliente correspondente na tabela clientes. Isto necessário correspondência de valores chama integridade referencial.

Também pode impor a sua própria restrições e regras para garantir que os dados são introduzidos corretamente. Excel permite-lhe introduzir dados de uma forma mais de forma livre, mas uma vez que o Excel não suporta dados relacionais, não é possível suportar a integridade referencial. No entanto, pode utilizar o comando Validação de dados para controlar a introdução de dados no Excel.

Consultar    Se tiver muitas vezes ver os seus dados numa variedade de formas, consoante o alterar condições ou eventos, o Access poderá a melhor escolha para armazenar e trabalhar com os seus dados. Access permite-lhe utilizar consultas de linguagem SQL (Structured Query) para obter rapidamente apenas as linhas e colunas de dados que pretende, se os dados estão contidos numa tabela ou muitas tabelas. Também pode utilizar expressões em consultas para criar campos calculados. Utilizar uma expressão no Access é semelhante ao processo de utilização de fórmulas no Excel para calcular valores. Também pode utilizar as consultas do Access para resumir dados e para apresentar valores agregados, tais como somas, médias e as contagens.

Modelação    No Excel, pode utilizar análise de hipóteses ferramentas para o resultado de um modelo de folha de cálculo de previsão. Análise de hipóteses permite-lhe executar cenários diferentes nos seus dados, como maiúsculas/minúsculas melhor e pior cenários de maiúsculas/minúsculas e comparar os dados resultantes de vários cenários num relatório de resumo. Sem semelhante funcionalidade está disponível no Access.

Pivoting e de gráficos    Em ambos os programas, pode criar relatórios de tabelas dinâmicas e gráficos de tabela dinâmica. No entanto, o Excel fornece mais avançada da tabela dinâmica elaboração de relatórios e funcionalidades de gráficos que o Access processa. Se planeia criar relatórios de tabela dinâmica extensas ou fornecer está à procura profissional gráficos regularmente, deve utilizar relatórios de tabela dinâmica ou de tabela dinâmica de gráficos no Excel em vez das mesmas funcionalidades no Access.

Access e o Excel podem ser utilizados em ambientes acrescentados, como o Windows SharePoint Services e partilhas de ficheiros de rede, mas existem diferenças na forma como os dados, podem ser acedidos por vários utilizadores.

Acesso do utilizador vários aos dados    Em operação normal, o Access permite abrir uma base de dados única ao mesmo tempo; de vários utilizadores Isto funciona bem porque o Access bloqueia apenas os dados que está a ser editados; como resultado, outros utilizadores podem editar os registos diferentes sem conflitos. No Excel, pode partilhar um livro com outros utilizadores, mas as funções de colaboração de vários utilizadores melhor quando os utilizadores a trabalhar nos dados nesse livro em alturas diferentes em vez de em simultâneo. Na verdade, os utilizadores de uma base de dados do Access colaboram num conjunto de dadose os utilizadores de um livro do Excel colaborar num documento.

Utilizar o Windows SharePoint Services para colaboração    Ambos os programas integram com tecnologias do Microsoft Windows SharePoint Services, tais como listas do SharePoint e bibliotecas de documentos.

O Access fornece uma variedade de formas de colaborar com vários utilizadores num site do SharePoint. Por exemplo, pode carregar uma base de dados completa para uma biblioteca de documentos do Windows SharePoint Services, efetuar formulários e relatórios disponíveis como vistas do Windows SharePoint Services e ligar uma base de dados para dados armazenados em listas do SharePoint.

O Excel fornece apenas uma forma para colaborar com vários utilizadores num site do SharePoint Services. Pode carregar um livro às bibliotecas de documentos do Windows SharePoint Services, onde os utilizadores individuais podem consultar o artigo o livro para efetuar alterações, impedir que outros utilizadores modificar o livro ao mesmo tempo. Os utilizadores podem editar um livro sem dá-lo a saída de biblioteca de documentos, caso em que deve coordenar com outros utilizadores para evitar conflitos de dados.

Utilizar pastas de rede para colaboração    Se armazenar uma base de dados do Access numa pasta de rede partilhada, vários utilizadores podem abrir a base de dados e trabalhar com os seus dados em simultâneo. Registos individuais estão bloqueados quando um utilizador edita-los. Se guardar um livro do Excel numa pasta de rede partilhada, apenas um utilizador pode editar o livro uma vez. Para efeitos de visualização, vários utilizadores podem abrir o livro enquanto outro utilizador está a ser editado mas esses utilizadores não é possível fazer alterações aos dados até que o utilizador a quem está a editar o livro fecha-lo.

Ambos os programas fornecem funcionalidades semelhantes — palavras-passe e encriptação — que pode ajudar a evitar a perda de dados e proteger os seus dados contra acesso não autorizado. No entanto, existem algumas diferenças entre o Access e o Excel funciona de proteção de dados como nível de utilizador.

Prevenção de perda de dados    No Access, o trabalho continuamente é guardado, para que, caso ocorra uma falha inesperada, é pouco a perder a quantidade de trabalho (se existirem). No entanto, uma vez que o Access guarda continuamente o seu trabalho, também é possível que pode efetuar alterações mais tarde decidir que não queria consolidar. Para se certificar de que pode restaurar a base de dados da forma que pretende, deve criar uma cópia de segurança do ficheiro da base de dados com base numa agenda que se adeque às suas necessidades. Pode recuperar uma base de dados de toda a partir de uma cópia de segurança ou pode restaurar apenas a tabela ou outro objeto de base de dados que precisa. Se utilizar um utilitário de cópia de segurança de sistema de ficheiros, também pode utilizar uma cópia de uma base de dados a partir de uma cópia de segurança de sistema do ficheiro para restaurar os dados. No Excel, pode guardar informações de recuperação automática em intervalos definidos enquanto actualizar os dados.

Proteção de dados de nível de utilizador    No Excel, pode remover dados críticos ou privados da vista ao ocultar colunas e linhas de dados e, em seguida, proteger folha de cálculo inteira para controlar o acesso de utilizador para os dados ocultos. Além de proteger uma folha de cálculo e os respetivos elementos, também pode bloquear e desbloquear células numa folha de cálculo para impedir que outros utilizadores modifiquem acidentalmente dados importantes.

Segurança de nível de ficheiro    Ao nível do ficheiro, pode utilizar encriptação em ambos os programas para impedir que os utilizadores não autorizados vejam os dados. Também pode exigir que seja introduzido um palavra-passe para abrir um ficheiro de base de dados ou livro. Além disso, pode ajudar a proteger um ficheiro de base de dados ou livro recorrendo a um assinatura digital.

Acesso aos dados restrito    No Excel, pode especificar permissões de utilizador com base para aceder aos dados ou definir direitos de só de leitura para impedir que os outros utilizadores façam alterações aos dados que tiverem acesso ao. Acesso não fornecem funcionalidades de segurança de nível de utilizador, mas o Access suporta o modelo de segurança de utilizador de qualquer que liga-se ao servidor de base de dados. Por exemplo, se ligar a uma lista do SharePoint, o Access heeds as permissões de utilizador para a lista do SharePoint. Se quiser impedir que os utilizadores não autorizados terminar os dados do Access, pode encriptar a base de dados ao definir uma palavra-passe. Os utilizadores tem de introduzir a palavra-passe para ler dados a partir da base de dados, mesmo que aceder aos mesmos ao utilizar outro programa, tal como o Excel.

Para mais informações sobre como ajudar a proteger os seus dados, consulte o artigo ajudar a proteger uma base de dados do Access 2007 e proteção e segurança no Excel.

Quando utilizar o Access

Em termos gerais muito, o Access é a melhor escolha quando tem regularmente, para controlar e dados de registo e, em seguida, apresentar, exportar ou imprimir subconjuntos de que os dados. Formulários do Access fornecem uma interface mais conveniente que uma folha de cálculo do Excel para trabalhar com os seus dados. Pode utilizar o Access para automatizar acções efectuadas com mais frequência e relatórios do Access permitem-lhe resumir dados de formulário electrónico ou impresso. O Access fornece uma estrutura mais para os seus dados; Por exemplo, pode controlar a que tipos de dados podem ser introduzido, quais os valores que podem ser introduzidas, e pode especificar como os dados numa tabela está relacionada com dados de outras tabelas. Esta estrutura ajuda-o Certifique-se de que são introduzidos apenas os tipos de dados corretos.

O Access armazena dados nas tabelas que apresentar muito o mesmo aspeto como folhas de cálculo — mas tabelas do Access são concebidas para consultas complexas em relação a dados armazenados noutras tabelas.

Utilize o Access sempre que:

  • Antecipar muitas pessoas a trabalhar na base de dados e pretende que opções robustas que com segurança processar atualizações para os seus dados, tal como a resolução de conflitos e bloquear registo.

  • Prevê a necessidade de adicionar mais tabelas a um conjunto de dados que originou como uma tabela simples ou nonrelational.

  • Pretender executar consultas complexas.

  • Pretende produzir uma variedade de relatórios ou etiquetas de correio.

  • Gerir contactos    Pode gerir os seus contactos e endereços de correio e, em seguida, criar relatórios no Access ou intercalar os dados com o Microsoft Office Word para imprimir cartas de formulário, envelopes ou etiquetas de correio.

  • Inventário e controlo de ativos    Pode criar um inventário de itens na sua casa ou negócio e armazenar fotografias ou outros documentos relacionados juntamente com os dados.

  • Rastreio Encomenda    Pode introduzir informações sobre produtos, clientes e encomendas e, em seguida, criar relatórios que mostram vendas por funcionário, região, período de tempo ou outro valor.

  • Controlo de tarefa    Pode controlar tarefas para um grupo de pessoas e introduza as novas tarefas ao mesmo tempo que outras pessoas estão a atualizar as suas tarefas existentes na mesma base de dados.

  • Organizar bibliotecas do empréstimo    Pode utilizar o Access para armazenar dados sobre as suas livros e CDs e controlar quem tem emprestado-los para.

  • Planeamento de eventos    Pode introduzir informações sobre datas de evento, localizações e os participantes e, em seguida, imprima agendas ou resumos sobre os eventos.

  • Controlo de alimentação    Manter a par das receitas e inicie sessão alimento e exercer atividades.

Quando utilizar o Excel

Como um programa de folha de cálculo, o Excel pode armazenar grandes quantidades de dados em livros que contêm um ou mais folhas de cálculo. No entanto, em vez de funcionar como um sistema de gestão de base de dados, tal como o Access, Excel está optimizado para análise de dados e de cálculo. Pode utilizar este programa flexível para construir modelos para analisar dados, escrever fórmulas simples e complexas para efetuar cálculo nesses dados, pivot os dados de qualquer forma que pretende, e apresentar dados numa variedade de gráficos com um aspecto profissionais.

Utilize o Excel sempre que:

  • Exigir uma vista simples ou nonrelational dos seus dados em vez de base de dados relacional que utiliza várias tabelas, e quando os seus dados são principalmente numéricos.

  • Frequentemente executar cálculos e comparações estatísticas nos seus dados.

  • Pretende utilizar relatórios de tabela dinâmica para ver dados hierárquicos num esquema compacto e flexível.

  • Planear a criar gráficos regularmente e pretender utilizar novos formatos de gráficos que estão disponíveis no Excel.

  • Pretende realçar os seus dados através de ícones de formatação condicional, barras de dados e escalas de cores.

  • Pretende efetuar operações de análise de hipóteses sofisticadas nos seus dados, como estatística, engenharia e análise de regressão.

  • Pretende controlar itens numa lista simple para uso pessoal ou para fins de colaboração limitado.

  • Gestão de contas    Pode utilizar as funcionalidades de cálculo avançadas do Excel em muitas demonstrações financeiras — por exemplo, uma declaração de fluxo monetário, demonstração de resultados ou demonstração.

  • Orçamento:    Se as suas necessidades sejam pessoais ou de negócios relacionadas, pode criar qualquer tipo de orçamento no Excel — por exemplo, um plano de orçamento de marketing, um orçamento de evento ou um orçamento de reforma.

  • Faturação e vendas    O Excel também é útil para gerir os dados de faturação e vendas e pode criar facilmente os formulários necessários — por exemplo, faturas de vendas, recibos de distribuição ou encomendas de compra.

  • Elaboração de relatórios    Pode criar vários tipos de relatórios no Excel que reflitam a sua análise de dados ou resumam os seus dados — por exemplo, relatórios que medem o desempenho do projeto, dados de previsão, resumir dados ou variância dos dados.

  • Planeamento    O Excel é uma ótima ferramenta para criar planos profissionais ou planificadores úteis — por exemplo, um plano de aula semanal, um plano de pesquisa de marketing, um plano fiscal de fim do ano ou planificadores que o ajudam a planear refeições semanais, festas ou férias.

  • Controlo    Pode utilizar o Excel para controlar dados numa folha de horas ou numa lista — por exemplo, uma folha de horas para controlar o trabalho ou uma lista de inventário que regista de equipamento.

  • Utilizar calendários    Devido à sua natureza de grelha, Excel é utilizado pela bem para a criação de qualquer tipo de calendário — por exemplo, um calendário académico para controlar atividades durante o ano de escola ou um calendário do ano fiscal para controlar eventos de negócio e dos marcos atingidos.

Para obter modelos úteis do Excel em qualquer uma destas categorias, consulte o artigo modelos para o Excel no Microsoft Office Online.

Utilizar o Access e o Excel em conjunto

Poderão existir momentos em que pretende para tirar partido dos benefícios que ambos os programas tem para oferecer. Por exemplo, que criou numa folha de cálculo no Excel, na qual pode calcular e analisar os dados, mas a folha de cálculo tem tornam-se demasiado grande e complexa e muitos outros utilizadores têm de ter acesso aos dados. Neste momento, poderá pretender importar ou ligar a sua folha de cálculo para o Access e utilizá-la como uma base de dados em vez de trabalhar com o mesmo no Excel. Em alternativa, talvez tiver dados uma base de dados para o qual pretende criar alguns relatórios de tabela dinâmica do Excel detalhados e gráficos do Excel com um aspecto profissionais.

Independentemente do qual o programa que utilizar pela primeira vez, pode sempre transferir os dados a partir de um programa para outro, onde pode continuar a trabalhar com o mesmo. Com ou sem uma ligação de dados, pode trazer com os dados para o Access a partir do Excel (e vice-versa) ao copiar, importar ou exportá-lo.

Para mais informações sobre como dados entre ambos os programas do exchange, consulte o artigo mover dados do Excel para o Access.

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