Utilizar listas externas numa área de trabalho do SharePoint

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A maior parte das listas do SharePoint são "internas" do site SharePoint. Os utilizadores criam e guardam itens directamente na lista no site. Algumas listas do SharePoint são "externas". Estas listas, que obtêm dados utilizando as capacidades dos Serviços de Conectividade Empresarial (BCS) do SharePoint e Office 2010, recuperam dados directamente de sistemas externos, tais como sistemas de linha de negócio ou serviços Web 2.0.

Pode transferir e sincronizar listas externas numa área de trabalho do SharePoint tal como o faria para outros tipos de listas do SharePoint. No painel de conteúdo da área do SharePoint, estas listas são ordenadas pelo cabeçalho "Listas Externas" quando o conteúdo é ordenado pelo "Tipo".

Esta Ajuda descreve como o comportamento e as funcionalidades das listas externas diferem de outros tipos de listas do SharePoint numa área de trabalho do SharePoint.

Requisitos de sistema

Transferir listas externas

Sincronizar listas externas

Procurar conteúdo em listas externas numa área de trabalho do SharePoint

Ordenar, agrupar ou filtrar itens em listas externas

Atualizar a cache local

Resolver conflitos e erros em listas externas

Requisitos do sistema

Tenha os seguintes requisitos em atenção:

  • As listas externas têm de ser alojadas no SharePoint Server com a Licença de Acesso de Cliente Enterprise.

  • O sistema tem de ter o Microsoft .Net Framework 3.5 ou superior.

  • A instalação do Microsoft Office 2010 tem de ter a opção "Serviços de Conectividade Empresarial" activada. Esta opção, que aparece nas Funcionalidades Partilhadas do Office, é activada por predefinição. Se desactivar voluntariamente esta opção durante a instalação, pode actualizar a instalação utilizando Adicionar/Remover Programas no Painel de Controlo do Windows. Se não tiver a certeza se pode activar esta opção, contacte o administrador.

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Transferir listas externas

Enquanto estiver a transferir uma lista externa para uma área de trabalho do SharePoint, verá uma caixa de diálogo de instalação adicional que é necessária para instalar a lista. Também verá estes avisos quando seleccionar o comando “Ferramenta de Sincronização” ao utilizar a lista externa na área de trabalho do SharePoint.

Se seleccionar a opção Configurar na caixa de diálogo Sincronizar com o Computador para rever as listas e bibliotecas disponíveis, aparecerão listas externas na caixa de diálogo Configurar Definições com as seguintes diferenças:

  • Os campos Item e Última Modificação estão vazios. O SharePoint Workspace não pode fornecer um Número de itens ou uma data da última modificação para uma lista externa porque estes dados não estão armazenados no SharePoint.

  • O menu pendente Transferir está definido para a vista predefinida. Se a lista externa seleccionada contiver múltiplas vistas, pode seleccionar uma vista diferente seleccionando Vistas Seleccionadas no menu pendente e, em seguida, clicando no botão Editar.

    Poderá seleccionar uma vista diferente se a lista contiver um grande número de itens e pretender limitar o âmbito da transferência.

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Sincronizar listas externas

As actualizações que guardar numa lista externa numa área de trabalho do SharePoint são imediatamente sincronizadas com o sistema externo se estiver online.

No entanto, a sincronização automática entre o site SharePoint e uma lista externa numa área de trabalho do SharePoint ocorre com muito menos frequência do que outras listas do SharePoint, normalmente de 180 em 180 minutos. Se pretender certificar-se de que tem dados actualizados, incluindo quaisquer alterações estruturais possíveis à lista, pode iniciar as sincronizações manuais conforme necessário.

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Procurar conteúdo em listas externas numa área de trabalho do SharePoint

A funcionalidade de pesquisa de área de trabalho do SharePoint (tecnologia do Windows Search 4.0) não devolve resultados para conteúdo em listas externas. No entanto, pode utilizar a funcionalidade de Pesquisa esta lista disponível em cada lista externa individual.

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Ordenar, agrupar ou filtrar itens em listas externas

Pode clicar nas setas pendentes junto aos cabeçalhos de coluna numa lista externa para ver as mesmas opções de ordenar, agrupar e filtrar que estão disponíveis para listas externas no site SharePoint.

Opções para ordenar, agrupar e filtrar itens em listas externas

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Actualizar a cache local

Embora aconteça raramente, é possível que outras aplicações do Microsoft Office possam interagir com os mesmos dados que vê numa lista externa numa área de trabalho do SharePoint. Visto que o SharePoint Workspace não se sincroniza com outras aplicações do Microsoft Office, os dados da lista externa poderão ter sido actualizados noutra aplicação e estar desactualizados no SharePoint Workspace.

Para garantir que está a utilizar o conteúdo mais recente, em comparação com as outras aplicações do Office, pode actualizar a cache local: clique em Sincronizar e clique em Actualizar a Partir da Cache Local.

Nota: O conteúdo na lista externa também é actualizado sempre que seleccionar a lista na área de trabalho.

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Resolver conflitos e erros em listas externas

Para obter informações sobre como resolver conflitos e erros numa lista externa, consulte o artigo resolver conflitos e erros numa ferramenta de listas externas.

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