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As caixas de correio do site têm sido usadas por muitas organizações como a sua ferramenta de colaboração de eleição. Veio com uma caixa de correio comum para ajudá-lo a coordenar e armazenar equipa ou e-mail relacionado com projeto num só local e um site do SharePoint para armazenar todos os seus ficheiros comuns. No entanto, à medida que a forma como as pessoas colaboravam mudou ao longo dos anos, os clientes têm pedido uma solução que promova uma forma mais ativa de colaboração. Por isso, deprecámos caixas de correio do site e encorajamo-lo a mudar-se para o Office 365 Groups, que proporcionam uma experiência de colaboração muito mais rica.
Para mais informações sobre essa decisão consulte a Deprecation of Site Mailboxes.
Os grupos no Office 365 permitem-lhe selecionar um conjunto de pessoas com as quais pretende colaborar e configurar facilmente um conjunto de recursos para essas pessoas partilharem. Não tem de se preocupar com atribuir permissões manualmente a todos esses recursos porque, ao adicionar membros ao grupo, as permissões são atribuídas automaticamente, para que possam utilizar as ferramentas que o grupo fornece.
Office 365 Groups vai além do que as caixas de correio do site oferecem e incluem:
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Acesso ao hóspede – Com caixas de correio do site não poderia fornecer pessoas fora do acesso da sua organização. Com grupos pode oferecer aos hóspedes acesso a conversas de e-mail, ficheiros e até mesmo o caderno OneNote partilhado.
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Caixa de entrada partilhada - Onde as conversas que tradicionalmente tem na caixa de correio ocorrem. Esta caixa de entrada partilhada é totalmente pesquisável, por isso cria um arquivo vivo das mensagens do grupo. Os recém-chegados ao grupo podem pesquisar ou percorrer a história para se atualizarem rapidamente sobre o que foi comunicado com o grupo anteriormente.
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Biblioteca de ficheiros partilhados - O seu grupo tem uma biblioteca de ficheiros SharePoint onde os seus utilizadores podem armazenar, partilhar e colaborar em documentos, livros de trabalho, apresentações, imagens ou qualquer outro tipo de ficheiro em que precisam de trabalhar.
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Calendário partilhado - O seu grupo obtém um calendário partilhado para publicar eventos relacionados com o grupo. Cada membro que tenha subscrito o grupo é automaticamente convidado para eventos publicados no calendário para que esses eventos também possam aparecer nos seus calendários do Office 365, se assim o desejarem.
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Notebook OneNote partilhado - O grupo tem automaticamente um caderno OneNote partilhado onde os membros do grupo podem recolher e colaborar em informações. Muitos grupos usam o caderno para criar um wiki vivo com perguntas frequentes e outros recursos.
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Os conteúdos são detetáveis - Os grupos no Outlook são públicos dentro da sua organização por padrão, o que significa que são fáceis para outras pessoas da sua organização descobrir e juntar ou rever os materiais do grupo. Se o conteúdo do grupo for mais sensível, pode mudar o grupo para privado, o que esconde o conteúdo de não membros e exige que o proprietário do grupo aprove quaisquer pedidos de adesão.
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Criação self-Service - Os administradores não têm de ser atolados por pedidos de utilizadores para criar grupos. Os utilizadores podem criar os seus próprios grupos conforme necessário. Se quiser controlar quais os utilizadores da sua organização que podem criar grupos, consulte o Control que pode criar o Office 365 Groups.
Gestão de Diretórios
Manter o seu diretório sob controlo é uma preocupação de todos os administradores. Aqui estão algumas das ferramentas que o Office 365 Groups oferece para ajudar a facilitar:
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Políticas de nomeação - As políticas de nomeação permitem definir o que são, e não são, nomes aceitáveis para os seus grupos. Isto impede que os utilizadores dêem nomes profanos ou proibidos a grupos. Além disso, pode impor prefixos ou sufixos padrão da empresa aos nomes do grupo.
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Adesão dinâmica - A adesão dinâmica permite-lhe definir a adesão ao grupo por regra, que adiciona (ou remove) membros do grupo com base em metadados (como departamento ou papel) no seu diretório ativo.
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Membros escondidos do grupo - Se tiver uma razão para querer que a lista de membros do seu grupo seja confidencial, por exemplo, se os membros forem estudantes, pode esconder a lista de membros de partidos externos.
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Permissões de criação - Pode haver algumas pessoas na sua organização que você não quer ser capaz de criar novos grupos. Existem várias técnicas para gerir permissões de criação no seu diretório.
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Registos de auditoria - Pode ter mais confiança permitindo que os seus utilizadores criem grupos e gerem a adesão ao grupo, uma vez que os registos de auditoria do Office 365 Groups permitem localizar quem criou ou apagou um determinado grupo ou fez alterações na adesão ao grupo.
Gestão de Entrega
A gestão de entregas dá-lhe alguns métodos para lidar com a forma como as mensagens devem ser enviadas ou recebidas pelo grupo. Além disso, existem ferramentas para monitorizar o fluxo dessas mensagens.
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Envie como ou Envie em nome de - Estas configurações permitem que os utilizadores especificados enviem e-mails como se viessem ou estivessem em nome do grupo.
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Restrições de remetente - Estas definições permitem controlar quem é autorizado a enviar mensagens para o grupo. O grupo pode ser configurado para permitir e-mails de partes externas, mas você pode querer restringir isso apenas a partes externas específicas.
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Suporte externo do utilizador - Convidando os hóspedes para o seu grupo pode optar por incluí-los nas conversas de e-mail do grupo.
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Regras de transporte - As regras de transporte funcionam para grupos como fazem para a Exchange. As regras podem procurar mensagens que satisfaçam condições específicas e depois possam agir nessas mensagens.
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MailTips - MailTips são mensagens informativas exibidas aos utilizadores enquanto compõem uma mensagem. Podem ajudar a reduzir os NDRs avisando um utilizador se a sua mensagem for suscetível de ir para partes externas ou exceder as quotas de mensagens.
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Múltiplos endereços de procuração - Um grupo pode ter pseudónimos como uma caixa de correio de utilizador. Endereços de procuração adicionais podem ser úteis para aceitar mensagens enviadas para esses outros pseudónimos ou para facilitar a sua acesso a um grupo que tem um nome longo ou difícil de soletrar.
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Tamanho Max Enviar/Receber - Estas quotas podem ajudar a reduzir os problemas com o grupo que recebe (ou envia) mensagens extremamente grandes para gerir melhor os requisitos de armazenamento e largura de banda.
Políticas de Conteúdo
O Office 365 também lhe dá algumas ferramentas para gerir o tipo de conteúdo que é partilhado no seu grupo.
Diretrizes de utilização - Poderá definir as diretrizes de utilização para o Office 365 Groups — para educar os seus utilizadores sobre as melhores práticas que ajudam a manter os seus grupos eficazes e a educá-los sobre políticas internas de conteúdo.
Classificação de dados - Poderá criar um sistema de classificação de dados personalizável para o Office 365 Groups que permita a separação de grupos por tipo de política (por exemplo, "não classificado", "confidencial corporativo" ou "altamente secreto"). Desta forma, os seus grupos podem expor as políticas de outros conteúdos na sua organização. A política extensível permite à sua organização configurar um ponto final que é chamado sempre que um grupo é criado ou alterado — e pode então implementar as suas próprias políticas para criação ou mudança de grupo.
Porque estamos a fazer esta mudança?
As caixas de correio do site encorajaram uma forma passiva de colaboração. Com a colaboração a tornar-se mais crítica para as equipas modernas, os nossos clientes têm vindo a pedir cada vez mais soluções que proporcionem uma experiência de colaboração mais ativa. Por isso, decidimos retirar as caixas de correio do site e promover o uso de grupos.
Começar com grupos é fácil e pode estar a funcionar em minutos.
Crie um site de equipa SharePoint Online que venha com um Grupo Office 365 seguindo estes passos:
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Vá ao SharePoint Online. Pode chegar lá insinte o seu portal office 365 em https://www.office.com, em seguida, clicar no App Launcher no canto superior direito do seu navegador.
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Clique em +Criar site na página inicial do SharePoint e escolha o Site da Equipa
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Insira o nome do site da nova equipa e descrição, no painel que aparece. Preencha quaisquer outros campos que a sua organização necessite e clique em Next.
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Adicione os proprietários e membros ao site no painel seguinte e clique em Terminar. Pode optar por adicionar os mesmos membros que pertenciam ao site da sua equipa de experiência clássica.
O recém-criado site da equipa SharePoint Online está agora pronto a ser utilizado. Consulte criar um site de equipa no SharePoint Online para obter mais detalhes.
Para aceder aos seus grupos, clique no lançador de aplicações e vá ao Mail. Encontrará um separador Grupos em Pastas e será criado um grupo para si com o mesmo nome que o nome do site no SharePoint. Este grupo abriga a caixa de correio partilhada sob a forma de um espaço De Conversação, o separador Ficheiros que dá uma visão rápida da página de Documentos do site SharePoint, um calendário de grupo e um Caderno que também pode ser visto a partir do site SharePoint.
Está agora pronto para usar o grupo.
E as minhas caixas de correio do site existentes?
Sabemos que alguns de vocês podem ter dados críticos nas caixas de correio do seu site, que necessitarão para a continuidade das suas operações. As caixas de correio existentes continuarão a funcionar como antes.
E se eu estiver a usar o Project Online?
Se é cliente do Project Online, não poderá ligar-se ao site da equipa SharePoint Online. No entanto, pode continuar a utilizar o site da equipa de equipas de experiência clássica que continuará a funcionar, menos a capacidade de criar uma nova caixa de correio do site. Se precisar de uma solução de correio eletrónico juntamente com o site, recomendamos que crie um novo Grupo Office 365 e use-o para e-mail. Consulte criar um grupo no Outlook para obter mais detalhes.
Estamos em processo de trabalhar numa solução a longo prazo e iremos notificá-lo assim que tivermos uma resolução.
O que vem a seguir?
Começamos a lançar ferramentas de administração de inquilinos para ligar os sites de equipas sharePoint existentes aos novos Grupos Office 365. Para mais informações consulte este post.
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Este artigo foi atualizado pela última vez a 10 de julho de 2018 como resultado dos seus comentários. Se achou esta informação útil, e especialmente se não o fez, por favor use os controlos de feedback abaixo para nos informar como podemos torná-la melhor.
