Utilizar contactos profissionais no Business Contact Manager

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Pode utilizar registos de contacto profissional para organizar e armazenar muitas informações sobre as pessoas que com quem tem negócios.

Este artigo descreve como criar novos registos e preencha o formulário de contacto profissional.

O que pretende fazer?

Criar novos registos de contacto profissional

Editar registos de contacto profissional

Filtrar a sua lista de contactos profissionais

Pode efetuar as seguintes ações com os registos de contacto profissional:

  • Adicioná-los ao utilizar uma variedade de métodos.

  • Atribuí-los a um empregado ou colega.

  • Ligar contas aos mesmos.
    Ligando registos de contacto profissional a registos de conta, pode ligar as informações sobre os contactos profissionais com informações sobre as companhias funcionam para. Por exemplo, ao associar um ou mais contactos de negócio a um registo de conta, o histórico de comunicações do registo de conta inclui os itens do histórico de comunicação para cada um dos contactos profissionais que está associado a essa conta.

  • Associe itens do histórico de comunicação para contactos profissionais, controlar mensagens de correio electrónico e filtrar a lista de itens do histórico de comunicações.
    Pode controlar do muitas das suas atividades (incluindo as chamadas telefónicas, mensagens de correio electrónico, letras ou ficheiros) relacionados com a sua contacto profissional na página histórico no registo contacto profissional.

    Pode ligar automaticamente mensagens de correio electrónico a registos de contacto profissional. Para mais informações, consulte o artigo associar e controlar mensagens de correio electrónico no Business Contact Manager.

  • Converta um contacto profissional uma oportunidade potencial ou para outro registo que é baseado no tipo de registo contacto profissional.

  • Edite as informações nos registos de contacto profissional.

  • Personalize o formulário de contacto profissional ao adicionar ou remover campos e itens nas listas de campos.
    Para obter informações sobre como personalizar formulários ou criar outros formulários para armazenar as suas informações comerciais, consulte o artigo criar e personalizar tipos de registo e listas.

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Criar novos registos de contacto profissional

Registos de contacto de negócio podem ajudar-lhe controlar as informações que tiver sobre as pessoas que com quem tem negócios.

Nesta secção

Adicionar manualmente um novo registo de contacto profissional

Importar contactos profissionais de outro programa

Mover ou copiar contactos do Outlook para o Business Contact Manager

Criar um registo de contacto profissional a partir de uma mensagem de e-mail

Converter um registo de oportunidade potencial num registo de contacto profissional

Existem várias formas para obter informações para os registos de contacto profissional. Pode escreva as informações registos, importar dados a partir do Outlook ou outros programas e copiar um contacto do Outlook.

A informação pode incluir:

  • Informações comerciais, tal como a empresa ou organização no contacto profissional.

  • Informações pessoais como a data de nascimento.

  • Itens do histórico de comunicações, tais como mensagens de correio electrónico e compromissos.

  • Qualquer detalhes que gravar nos campos personalizados que adicionar ao formulário.

    Sugestão: Pode personalizar os formulários do contacto profissional ao adicionar os campos que são específicos para o seu negócio, ou mover as secções para realçar as informações que são mais importantes para si. Por exemplo, uma florista poderá criar um campo denominado "Flor favoritas" e um especialista em aquecimento poderá criar um campo denominado "Forno modelo". Para obter mais informações sobre a personalização de formulários, consulte o artigo criar e personalizar tipos de registo e listas.

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Adicionar manualmente um novo registo de contacto profissional

Bastam apenas alguns minutos para abrir um formulário de contacto profissional em branco e introduza alguns blocos chaves de dados. Guarde o formulário cria o novo registo de contacto profissional. Mais tarde, tal como desenvolver o seu relação com a pessoa, pode voltar a abrir o registo e adicionar mais detalhes.

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Vai notar muitas semelhanças entre o formulário de contacto profissional e ao formulário de contacto do Outlook.

Abrir um formulário de contacto profissional

  1. No painel de navegação, em Business Contact Manager, clique em Gestor de contacto.

  2. No Friso, no grupo Novo, clique em Novo contacto profissional.

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Preencha o formulário de contacto profissional

Como a maioria das outras formas, o formulário de contacto profissional inclui uma página Geral, Detalhes e Histórico.

Pode personalizar o formulário ao mover secções e campos, mudar o nome de campos e adicionar itens às listas. Para obter informações sobre como personalizar formulários ou criar outros formulários para armazenar as suas informações comerciais, consulte o artigo criar e personalizar tipos de registo e listas.

Página Geral

Secção de contacto de negócio

  1. Introduza o nome completo e cargo no contacto profissional. Selecione o nome de ficheiro como, tal como faria no Outlook contactar o formulário.

    Nome completo é o único campo necessário. Adicionar informações a outros campos são opcionais.

  1. Atribuir o contacto profissional     Para atribuir no contacto profissional para outro colaborador, no campo atribuído a, clique no nome do funcionário.

    Nota: Os nomes na lista atribuído a são os empregados com quem partilhou a sua base de dados do Business Contact Manager. Para mais informações sobre a partilha, consulte o artigo partilhar os dados do Business Contact Manager com outros utilizadores.

    Secção Dados da empresa

    Pode utilizar o campo empresa ou o campo conta para armazenar o nome da empresa no contacto profissional. Utilize o campo empresa se não utilizar registos de conta.

    Secção conta associada

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  1. Ligação no contacto profissional a uma conta     Clique em conta para associar o contacto profissional a uma Conta.

  2. Na caixa de diálogo Seleccionar uma conta para associar a este contacto profissional, clique na conta e, em seguida, clique em Associar a.
    o valor de ligação de contactos profissionais para uma conta de é que o histórico de comunicações de no contacto profissional também está listado no histórico de comunicações do registo de conta. Se tiver mais do que um contacto profissional ligado à mesma conta, o histórico de comunicações de cada contacto profissional associado também está listado no histórico de comunicações da conta. Isto permite-lhe ver todo o histórico de comunicação e todos os contactos profissionais associados com uma organização num só local. Para mais informações sobre como escolher um registo para associar, consulte o artigo ligar registos no Business Contact Manager.

    Secções Internet, números de telefone, endereços e cartão de visita

  3. Introduza o e-mail e endereços de páginas Web, números de telefone, empresas e endereços de casa. Introduza as informações para concluir o cartão de visita, tal como faria num formulário de contacto do Outlook.
    Uma seta junto a um nome de campo (como E-mail ) indica que possa criar várias entradas no campo.

    Sugestão: Se introduzir mais do que um endereço para um contacto profissional, selecione a caixa de verificação Este é o endereço de correio para estabelecer o endereço que é utilizado durante a impressão em série.

    Secção Informações de origem

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  4. Na secção Informações de origem, introduza informações nos seguintes campos:

    • Origem     Clique no método ou ação através das quais este contacto profissional aprendeu sobre a sua empresa. Por exemplo, um anúncio ou word da boca.

    • Iniciado por     Clique neste botão para selecionar a atividade de marketing ou outro registo de negócio (tal como outro contacto profissional) que lhe trouxe este contacto profissional para o seu negócio.

      Sugestão: Introduzir o nome de uma atividade de marketing permite Business Contact Manager para Outlook controlar o tipo e o número de registos que resultou da atividade. -Lo também se liga o registo de atividade de marketing para o contacto profissional. Para mais informações sobre as atividades de marketing, consulte o artigo publicitar os seus produtos e serviços no Business Contact Manager.

      Secção Comentários

  5. Na secção comentários, escreva notas, cole comentários de outros ficheiros ou anexe ficheiros, itens do Outlook ou cartões de visita.

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    Sugestão: Se mais do que um colega funciona com um contacto profissional, poderá ser útil tenha em atenção quando introduziu um comentário. Clique em Adicionar carimbo para registar a data e hora de cada entrada.

  6. Quando terminar a introdução de informações, clique em Guardar e fechar.

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Página Detalhes

  1. No Friso, no grupo Mostrar, clique em Detalhes para apresentar a página de Detalhes.

  2. Introduza mais informações sobre a pessoa tarefa e dados, como a data de nascimento, estado do pagamento, se o registo está ativo e selecione o método de comunicação preferido.

Página Histórico

  1. No Friso, no grupo Mostrar, clique em Histórico para mostrar a página Histórico.

  2. Adicione ou visualize itens do histórico de comunicações, como mensagens de e-mail, notas de negócio ou compromissos.

    Como é que adiciono um item do histórico de comunicações?

    1. Em Histórico de Comunicações, clique em Novo e, em seguida, clique no tipo de item que pretende adicionar.

    2. Introduza as informações no formulário e, em seguida, clique em Guardar e Fechar.

      Para mais informações sobre itens do histórico de comunicações, consulte o artigo controlar as comunicações com os clientes no Business Contact Manager.

  3. Se pretende procurar um item em particular, pode procurar ou filtrar a lista dos itens do histórico de comunicações.

    1. Como posso procurar na lista de itens do histórico de comunicações?

      • Na caixa Procurar, introduza as informações que procura e, em seguida, clique no botão Procurar Ícone Pesquisa .

        Nota: A pesquisa só abrange os campos Assunto e Associado a. Para listar todos os itens de um determinado tipo, tal como mensagens de e-mail, utilize um filtro.

    2. Como é que filtro a lista de itens do histórico de comunicações?

      • No Friso, clique no separador Ver.

      • No grupo Filtrar, efetue uma das seguintes ações:

        • Clique no tipo de filtro, como Tipo de Item, que pretende aplicar e, em seguida, clique no filtro.

        • Clique em Filtro e, em seguida, selecione os critérios do filtro.

          Para obter mais informações sobre filtragem, consulte o artigo Filtrar registos no Business Contact Manager.

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Importar contactos profissionais de outro programa

Pode importar contacto profissional e outros tipos de registo de programas como o ACT! e no Microsoft Excel.

Para obter informações sobre como importar dados a partir de outros programas ou a sua pasta de contactos do Outlook, consulte o artigo Importar dados para o Business Contact Manager.

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Mover ou copiar contactos do Outlook para o Business Contact Manager

  1. No Painel de Navegação, clique no botão Contactos.

  2. Na lista de contactos, clique no contacto que pretende mover para Business Contact Manager para Outlook.
    Como é que seleciono mais de um registo?

    Para selecionar registos adjacentes, prima a tecla SHIFT e, em seguida, clique no primeiro e último registo do grupo que pretende adicionar. Para selecionar registos que não estejam adjacentes, prima a tecla CTRL e, em seguida, clique nos registos individuais. Para selecionar todos os registos, clique num e, em seguida, prima CTRL+T.

    Para copiar todo o conteúdo da pasta Contactos do Outlook para o Business Contact Manager, importe a sua pasta de contactos do Outlook para contactos profissionais. Para obter informações sobre como importar, consulte o artigo Importar dados para o Business Contact Manager.

  3. No Friso, no grupo negócios, efetue um dos seguintes procedimentos.

    • Mover o contacto   

      1. Clique em Criar registo.

      2. Aponte para Mover para o Business Contact Manager e, em seguida, clique em Contacto profissional ou o tipo de registo que pretende.

    • Copiar o contacto   

      1. Clique em Criar registo.

      2. Aponte para Copiar para o Business Contact Manager e, em seguida, clique em Contacto profissional ou o tipo de registo que pretende.

Se pretender aceder aos contactos de profissionais no seu telemóvel, tal como faz contactos do Outlook, pode utilizar a funcionalidade de sincronização de contactos profissionais para incluir os seus contactos profissionais na sua pasta de contactos do Outlook. Para obter informações sobre a sincronização de contactos profissionais, consulte o artigo aceder aos contactos profissionais remotamente: utilizar a sincronização no Business Contact Manager.

Importante: Pode poderia terminar com registos duplicados na sua pasta de contactos se estiver ativada a funcionalidade de sincronização de contactos profissionais. A funcionalidade de sincronização de contactos profissionais inclui automaticamente os registos de contacto profissional na sua pasta de contactos do Outlook. Quando os contactos são movidos ou copiados para a pasta de contactos profissionais, estes serão apresentados na sua pasta contactos como contactos profissionais demasiado.

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Criar um registo de contacto profissional a partir de uma mensagem de e-mail

Pode criar um registo de contacto profissional a partir de uma mensagem de e-mail a partir de um cliente novo.

  1. No painel de navegação, clique em caixa de entrada.

  2. Faça duplo clique em mensagem de e-mail para o abrir.

  3. No Friso, no grupo Negócios, clique em Criar Registo.

  4. Clique em Contacto profissional ou o tipo de registo de contacto profissional que pretende criar utilizando o endereço de e-mail na linha a partir da mensagem.

Pode criar contactos profissionais a partir de outros endereços de correio electrónico numa mensagem clicando com o botão direito no nome, apontar para criar no Business Contact Manager e, em seguida, clicando em Contacto profissional.

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Converter um registo de oportunidade potencial num registo de contacto profissional ou converter uma oportunidade potencial um contacto profissional

Geralmente, as informações sobre um potencial cliente são armazenadas num registo de oportunidade potencial. Quando essa pessoa se torna um cliente real, pode converter o registo de oportunidade potencial num registo de contacto profissional.

Também pode converter um contacto profissional para uma oportunidade potencial ou outro tipo de registo que é baseado no tipo de registo contacto profissional.

Pode criar novos tipos de registo como empregado ou fornecedor ao começar com o formulário de contacto profissional. Para obter mais informações sobre como criar novos tipos de registo, consulte o artigo criar e personalizar tipos de registo e listas.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Gestão de Contactos.

  2. Na área de trabalho, clique no separador oportunidades potenciais.

  3. Faça duplo clique no registo que pretende converter.

  4. No Friso, no grupo Editar, clique em Converter em e, em seguida, clique em Contacto profissional.

  5. Edite o novo registo, conforme necessário.

  6. Quando terminar, clique em Guardar e Fechar.

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Editar registos de contacto profissional

Tal como o faria negócio com os seus contactos profissionais, saiba mais sobre os mesmos, possivelmente, incluindo como preferem ser contactado nomes dos seus assistentes, números de telefone novo e assim sucessivamente. Manter o com este fluxo de informações que é uma tarefa diária que é possível simplificar continuamente atualizar e guardando os registos de contacto profissional. Pode abrir um registo de contacto profissional para adicionar ou editar as informações ou para ver itens de histórico de comunicações, como mensagens de correio electrónico que estão ligadas a no contacto profissional.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Gestão de Contactos.

  2. Na área de trabalho, clique no separador Contactos profissionais e, em seguida:

    • Desloque-se para o contacto profissional que pretende abrir e, em seguida, faça duplo clique.

      —ou—

    • Utilize a caixa de pesquisa para escrever informações sobre o contacto profissional que está a procura e, em seguida, faça duplo clique sobre o registo.

  3. Adicione ou edite informações consoante necessário.

    Sugestão: Se tiver um endereço de e-mail da conta, pode garantir que as mensagens de correio electrónico de e para a conta são automaticamente incluídas no histórico de comunicações do registo. No grupo Editar, clique em Registo de correio electrónico e, em seguida, clique em controlo de destaques. Selecione a caixa de verificação para o endereço de e-mail da conta e, em seguida, clique em OK. Para mais informações sobre como ligar automaticamente mensagens de correio electrónico a registos, consulte o artigo associar e controlar mensagens de correio electrónico no Business Contact Manager.

  4. Quando tiver terminado, clique em Guardar e fechar.

Sugestão: Com uma funcionalidade denominada a edição em volume, pode editar o conteúdo de um campo em múltiplos registos de contacto profissional. Este é útil, por exemplo, se pretender introduzir um endereço Web para contactos de profissionais uma dúzia todos os que trabalhem na mesma empresa. Para mais informações sobre como editar vários registos em simultâneo, consulte o artigo Editar vários registos em simultâneo no Business Contact Manager.

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Filtrar a sua lista de contactos profissionais

Não tem de se deslocar-se todos os seus contactos de negócio para encontrar o que pretende. Em vez disso, pode filtrar qualquer lista de contacto profissional para que veja apenas os registos que lhe interessam.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Gestão de Contactos.

  2. Na área de trabalho, com o botão direito no separador Contacto profissional e, em seguida, clique em Modificar.

  3. Na caixa de diálogo Modificar separador, clique em Filtrar.

  4. Na caixa de diálogo Filtro de contactos de profissionais, pode utilizar um ou ambos os seguintes procedimentos:

    • Filtro simples     Selecione ou desmarque categorias predefinidas.

    • Filtro de avançadas     Crie múltiplos filtros para refinar a seleção.

Esta lista filtrada pode ser utilizada para criar um separador personalizado, uma lista de chamadas ou lista de correio. Também pode ser utilizado como a base de um relatório ou uma miniaplicação.

Para mais informações sobre a filtragem, consulte o artigo Filtrar registos no Business Contact Manager. Para mais informações sobre os relatórios, consulte o artigo utilizar relatórios e gráficos no Business Contact Manager. Para mais informações sobre as miniaplicações, consulte o artigo miniaplicações de utilização no Business Contact Manager.

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