Utilizar contactos do Outlook como origem de dados para uma impressão em série

Utilizar contactos do Outlook como origem de dados para uma impressão em série

Quando precisar de enviar correio em massa às pessoas na sua lista de contactos do Outlook, pode utilizar a impressão em série no Word. Uma lista de contactos do Outlook pode ser utilizada como uma origem de dados para impressão em série. A lista de contactos é um livro de endereços utilizado para capturar e organizar informações sobre as pessoas.

Executar uma impressão em série com uma lista de contactos do Outlook

O passo mais importante no processo de impressão em série é configurar e preparar os seus dados para impressão em série. Um cartão de contacto do Outlook pode conter informações básicas – um nome, um endereço de e-mail e informações adicionais, como um endereço, número de telefone e fotografia. Para adicionar mais contactos ao seu livro de endereços do Outlook, consulte Adicionar um contacto.

Assim que a sua lista de contactos do Outlook estiver pronta, siga os passos abaixo para efetuar uma impressão em série com o Word.

  1. Na pasta Contactos do Outlook, no separador Base do friso, selecione Impressão em Série.

    O botão Impressão em Série encontra-se no separador Base no grupo Ações

  2. Na caixa de diálogo Contactos de Impressão em Série, selecione as opções pretendidas e, em seguida, selecione o Tipo de documento que pretende criar. Clique em OK.

    Clique em Impressão em Série no separador Base da pasta Contactos para iniciar a impressão em série

    Notas: 

    • Se apenas quiser fazer a impressão em série em contactos selecionados, selecione o botão de opção Apenas os contactos selecionados. Terá de selecionar esses contactos antes de chegar a esta fase. Se não o tiver feito, selecione Cancelar, volte para a pasta Contactos, selecione-os e comece novamente no passo 1.

    • Se já tiver criado e guardado um documento de impressão em série do Word, altere o botão de opção para Documento existente e especifique-o. Caso contrário, deixe o botão de opção Novo documento selecionado e o Word irá pedir-lhe para criar um quando chegar ao passo 3.

    • Se planeia utilizar esta lista novamente no futuro, selecione a caixa Ficheiro permanente, atribua um nome ao seu ficheiro de contactos e guarde-o. Isto é muito útil se tiver selecionado um conjunto específico de contactos para efetuar a impressão em série e quiser reutilizar esse conjunto sem ter de selecioná-los manualmente cada vez.

  3. O Microsoft Word será aberto. Terá o seu documento de impressão pré-criado ou um novo documento em branco consoante as opções que selecionou no passo 2. Escreva o texto que pretende que apareça em todos os documentos de impressão em série.

    Nota: Se quiser mais ajuda com o processo de impressão em série, no separador Correio, no grupo Iniciar Impressão em Série, selecione Iniciar Impressão em Série > Assistente de Impressão em Série Passo a Passo. Pode consultar as informações neste artigo quando chegar ao passo 3 no Assistente de Impressão em Série, Selecionar destinatários.

  4. Insira campos de impressão em série que extraem informações da lista de contactos do Outlook para o seu documento.

    Notas: Exemplos de campos de impressão em série incluem:

    • Bloco de Endereços. Utilize para adicionar o nome completo e endereço de um destinatário a partir da sua lista de contactos do Outlook a uma carta ou e-mail.

      No separador Correio, no grupo Escrever e Inserir, selecione Bloco de Endereços.

    • Linha de saudações. Utilize para adicionar uma saudação (tal como Cara Sra. Andrade) a uma carta ou um e-mail.

      No separador Correio, no grupo Escrever e Inserir, selecione Linha de Saudações.

    O grupo de campos Escrever e Inserir permite-lhe inserir campos num documento para impressão em série.

    Para obter mais informações sobre adicionar campos de impressão em série dos contactos do Outlook, consulte Inserir campos de impressão em série.

  5. Quando o seu documento estiver pronto, selecione Pré-visualizar Resultados e, em seguida, selecione o botão de registo Seguinte Botão Registo seguinte para os resultados de pré-visualização da impressão em série ou Anterior Botão Registo anterior para os resultados de pré-visualização da impressão em série para ver cada cópia específica do documento.

  6. Para concluir o processo de impressão em série, no grupo Concluir, selecione Concluir e Intercalar e, em seguida, selecione Imprimir Documentos ou Enviar Mensagens de E-mail.

Guardar a impressão em série

Quando guardar o documento de impressão em série, este permanecerá associado à sua origem de dados.

Para reutilizar o seu documento de impressão em série

  • Abra o documento de impressão em série e selecione Sim quando o Word lhe pedir para manter a associação.

Para editar a lista de correio

  • Abra o documento de impressão em série e selecione Editar a Lista de Destinatários para ordenar, filtrar e selecionar endereços específicos.

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