Utilizar a impressão em série para enviar mensagens de e-mail em massa

Utilizar a impressão em série para enviar mensagens de e-mail em massa

Se tiver uma mensagem para enviar por e-mail a várias pessoas e quiser personalizá-la para cada destinatário, utilize a impressão em série. Pode criar um lote de mensagens de e-mail personalizadas, formatadas de forma idêntica e com o mesmo texto e gráficos. Apenas secções específicas da mensagem de e-mail variam e são personalizadas. A impressão em série não difunde uma mensagem para um grupo de pessoas, pelo contrário, faz com que cada destinatário da mensagem seja o único destinatário.

Três ficheiros no processo de impressão em série: um documento principal mais uma lista de correio que produz conjuntos de mensagens de e-mail ou cartas, envelopes ou etiquetas.

Existem três documentos envolvidos na criação de mensagens de e-mail utilizando o processo de impressão em série:

  • O documento principal
    Este documento é a sua mensagem de e-mail, que contém texto e gráficos (um logótipo ou imagem, por exemplo) idênticos para cada versão do documento intercalado.

  • A lista de correio
    Este documento contém os dados utilizados para preencher as informações na carta. A lista de correio tem nomes, por exemplo, e o documento principal é a mensagem de e-mail que será endereçada aos nomes na lista.

  • O documento intercalado
    Este documento é uma combinação do documento principal e a lista de correio. A impressão em série obtém as informações da lista de correio e coloca-as no documento principal, o que resulta num documento intercalado personalizado para cada pessoa na lista de correio.

Passo 1: preparar o documento principal

Escreva o corpo do e-mail que pretende enviar a todas as pessoas no Word antes de começar. Se estiver a informar as pessoas sobre um evento futuro, por exemplo, inclua o nome, a data, a hora e a localização do evento. Os detalhes do evento são importantes para todas as pessoas saberem.

  • No separador Mailings, no grupo Iniciar Impressão em Série, selecione Iniciar Impressão em Série > Mensagens de E-mail.

    Captura de ecrã a mostrar o separador Mailings no Word, com o comando Iniciar Impressão em Série e a lista de opções disponíveis para o tipo de impressão em série que pretende executar.

Passo 2: configurar a lista de correio

Para enviar e-mails, é necessário instalar um programa de e-mail compatível com MAPI, como o Outlook ou o Gmail. Se estiver a utilizar o Outlook MAPI, certifique-se de que as versões do Word e do Outlook são as mesmas.

A lista de correio é a origem de dados. Pode ser um diretório de contactos do Outlook, uma base de dados do Access ou uma lista de endereços do Office. Contém os registos utilizados pelo Word para obter as informações para criar mensagens de e-mail.


Sugestões

Passo 3: Ligar a lista de correio à mensagem de e-mail

Agora é altura de escolher os destinatários a partir de uma origem de dados (uma lista de endereços). Certifique-se de que a origem de dados tem uma coluna para os endereços de e-mail e que existe um endereço de e-mail para cada pessoa a quem está a enviar o e-mail.

  1. No separador Mailings, no grupo Iniciar Impressão em Série, selecione Selecionar Destinatários

  2. Execute um dos seguintes procedimentos:

    • Se não tiver uma lista de correio, selecione Escrever uma Nova Lista e crie uma.

      ou

    • Se a sua lista de correio estiver numa folha de cálculo do Excel, numa base de dados do Access ou noutro tipo de ficheiro de dados, clique em Utilizar Lista Existente. Em seguida, navegue até à sua lista e selecione Abrir.

      ou

    • Se estiver a utilizar os seus contactos do Outlook, selecione Escolher a partir dos Contactos do Outlook.

  3. Selecione Ficheiro > Guardar como.

  4. Na caixa Nome de ficheiro, escreva um nome de ficheiro e, em seguida, selecione Guardar.


Editar a lista de correio

Se estiver a enviar mensagens de e-mail a todas as pessoas na sua lista, vá para o Passo 4: adicionar conteúdo personalizado à mensagem de e-mail. Se quiser enviar e-mails apenas a algumas pessoas na sua lista, pode reduzi-la – siga os passos em Editar a lista de correio.

  1. Selecione Editar Lista de Destinatários.

    Captura de ecrã a mostrar o separador Mailings no Word, com o comando Editar Lista de Destinatários realçado.

  2. Verifique os nomes das pessoas que pretende que recebam a sua mensagem de e-mail.

    Selecione as linhas clicando nas caixas de verificação

Também pode ordenar ou filtrar a lista para simplificar a localização de nomes e endereços.

Passo 4: adicionar conteúdo personalizado à mensagem de e-mail

Personalize cada mensagem de e-mail ao adicionar o nome e o endereço de uma pessoa. A melhor prática para adicionar estes detalhes é inserir campos de impressão em série no documento principal.

  1. No separador Mailings, no grupo Escrever e Inserir Campos, selecione Bloco de Endereços.

    Campo de impressão em série Inserir Bloco de Endereços

  2. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereços, selecione um formato para o nome do destinatário como aparecerá no e-mail.

    Opções do bloco de endereços

  3. Selecione OK para inserir o campo de impressão em série.

  4. No grupo Escrever e Inserir, selecione Linha de Saudação.

    Captura de ecrã a mostrar o separador Correio no Word, com o comando Saudação realçado.

  5. Na caixa de diálogo Inserir Linha de Saudação, selecione o formato que pretende utilizar.

  6. Selecione OK para inserir o campo de impressão em série.

  7. Selecione Ficheiro > Guardar para preservar o seu e-mail.

    Nota: Terá de formatar o seu e-mail manualmente após inserir os campos.

Também pode adicionar outros campos a partir da origem de dados à sua mensagem de e-mail. Para mais informações, consulte Inserir campos de impressão em série.

Verificar os nomes dos campos de impressão em série

Certifique-se de que o Word encontra os nomes e endereços na lista de correio.

  1. No separador Mailings, no grupo Escrever e Inserir Campos, selecione Atribuir Campos.

    Sugestão:  A opção Campos de Impressão em Série também pode ser aberta a partir da caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereços utilizada para adicionar um bloco de endereços ao documento principal.

  2. Na caixa de diálogo Atribuir Campos, verifique se os campos de registo apresentados na lista correspondem aos nomes dos cabeçalhos de coluna dos registos na origem de dados da lista de correio.

    Caixa de diálogo Atribuir Campos

    Nota: Existem duas colunas na caixa de diálogo. A coluna da esquerda é uma lista de nomes comuns no registo empresarial, por exemplo. A coluna da direita é o nome do campo para o nome comum que está mapeado para um cabeçalho de coluna no ficheiro de origem de dados.

  3. Execute um dos seguintes procedimentos:

    • Se os nomes de campos mostrados corresponderem aos cabeçalhos de coluna utilizados para os registos na origem de dados da lista de correio, não faça nada.

      ou

    • Se for apresentado (sem correspondência) num nome de campo que espera que corresponda a um cabeçalho de coluna na origem de dados, selecione a seta pendente e, em seguida, selecione o nome do campo na origem de dados da lista de correio. Repita conforme necessário.

  4. Selecione OK.


Formatar campos de impressão em série

Para alterar o tipo de letra, tamanho ou espaçamento do conteúdo de impressão em série, selecione o nome do campo de impressão em série e faça as alterações desejadas.

  1. No separador Mailings, no grupo Pré-visualizar Resultados, selecione Pré-visualizar Resultados para passar dos resultados de impressão em série para os campos de impressão em série na sua carta.

    No Word, no separador Mailings, o grupo Pré-visualizar Resultados.

  2. Selecione o nome do campo de impressão em série.

    Campo do bloco de endereços selecionado

  3. No separador Base, selecione o tipo de letra e o tamanho do tipo de letra que pretende utilizar.

    No Word, no separador Base, no grupo Tipo de Letra, selecione um tipo de letra e o tamanho do mesmo.

  4. No separador Esquema de Página (Word 2013) ou no separador Esquema (Word 2016), selecione o espaçamento entre parágrafos que pretende.

    No Word, no separador Esquema, no grupo Parágrafo, defina o espaçamento.

    Nota: Uma vez que o Word trata todas as linhas num Bloco de Endereços como um parágrafo, poderá ser útil reduzir o espaçamento entre as linhas.

Passo 5: pré-visualizar e concluir

Depois de adicionar campos de impressão em série ao documento principal, está pronto para pré-visualizar os resultados da impressão em série. Quando estiver satisfeito com a pré-visualização, conclua a impressão em série.

  1. Selecione Pré-visualizar Resultados e, em seguida, selecione o botão de registo Seguinte Botão Registo seguinte para os resultados de pré-visualização da impressão em série ou Anterior Botão Registo anterior para os resultados de pré-visualização da impressão em série para assegurar que os nomes e endereços no corpo da carta têm o aspeto pretendido.

    Captura de ecrã a mostrar o separador Correio no Word e o grupo Pré-visualizar Resultados.

    Sugestão:  Para ir para o início da lista, selecione o botão de registo Primeiro Botão Primeiro registo para os resultados de pré-visualização da impressão em série e, para ir para o fim da lista, selecione o botão de registo Último Último botão de registo para os resultados de pré-visualização da impressão em série .

  2. Selecione Concluir e Intercalar > Enviar Mensagens de E-mail.

    Captura de ecrã a mostrar o separador Correio no Word, com o comando Concluir e Intercalar e as respetivas opções.

  3. Na caixa Para, selecione o nome da coluna dos endereços de e-mail da lista.

    Nota:  O Word envia uma mensagem individual para cada endereço de e-mail. Não pode colocar outros destinatários em Cc ou Bcc nem adicionar anexos ao e-mail.

  4. Na caixa Assunto da mensagem, escreva um assunto para a mensagem.

  5. Na caixa Formato de correio, selecione HTML (a predefinição) ou Texto simples para enviar o documento como corpo da mensagem de e-mail.

    Importante: Se enviar a mensagem de e-mail como Texto simples, o documento principal não incluirá qualquer formatação de texto ou gráficos.

  6. Em Enviar registos, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Aceite a predefinição para intercalar e enviar Todos os registos.

      ou

    • Selecione Registo atual e a mensagem apenas é enviada para o registo apresentado no ecrã.

      ou

    • Selecione a última opção e, na caixa De, introduza o número de registo para começar a impressão em série e, na caixa Para, introduza o número de registo para terminar a impressão em série.

      Nota: Um e-mail não é enviado para qualquer pessoa com um número de registo excluído do intervalo De-Para.

  7. Selecione OK para executar a impressão em série.

Passo 6: guardar a mensagem personalizada

Guarde a mensagem de e-mail se planear vir a utilizá-la noutra impressão em série.

Quando guarda o documento principal, também guarda a respetiva ligação à origem de dados. Da próxima vez que abrir o documento principal, o Word pede-lhe que escolha se pretende manter a ligação à origem de dados.

  • Se escolher Sim, o documento é aberto e apresenta informações intercaladas com o primeiro registo.

  • Se escolher Não, a ligação entre o documento principal e a origem de dados é interrompida. O documento principal do e-mail torna-se num documento padrão do Word.

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