Utilizar a impressão em série para enviar dados para o Word

Utilizar a impressão em série para enviar dados para o Word

A impressão em série é uma excelente forma de utilizar os dados do Access. Este vídeo mostra-lhe como criar uma carta de formulário comum no Word 2013, começando com o comando Intercalação do Microsoft Word no Access 2013. Em alternativa, se preferir, veja os passos básicos apresentados abaixo do vídeo.

O seu browser não suporta vídeo. Instalar o Microsoft Silverlight, o Adobe Flash Player ou o Internet Explorer 9.

No vídeo

Eis o procedimento geral para criar uma impressão em série do Word a partir do Access:

  1. Abra a base de dados do Access que contém os endereços que pretende intercalar com o Word.

  2. Se o Painel de Navegação não estiver aberto, prima F11 para o abrir.

  3. Selecione a tabela ou a consulta que contém os endereços. Se os campos de endereço estiverem dispersos por várias tabelas, crie uma consulta que contenha os campos de que precisa e selecione essa consulta para a operação de intercalação.

  4. Clique em Dados Externos > Intercalação do Microsoft Word.

  5. Escolha se pretende que o assistente intercale os endereços num documento existente do Word ou que comece num documento novo em branco.

  6. Clique em OK.

O Word é iniciado e apresenta o separador Correio e o painel Impressão em Série.

  1. Siga os passos indicados pelo assistente, clicando nas ligações Seguinte e Anterior na parte inferior do painel Impressão em Série.

  2. No Passo 3 do assistente, não precisa de selecionar a lista de destinatários. Esta ficou determinada assim que a selecionou no Access. Contudo, é aconselhável aperfeiçoar a lista ao clicar em Editar lista de destinatários. Na caixa apresentada, pode remover destinatários individuais da intercalação, aplicar filtros, ordenar a lista, etc.

  3. No Passo 4 do assistente, escreva a carta (a não ser que esteja a trabalhar com um documento existente).

  4. Coloque o cursor no documento onde quer que os dados dos endereços sejam apresentados e clique em Bloco de endereços, Linha de saudações ou Mais itens no painel Impressão em Série, para introduzir os dados do Access no documento. Nas caixas apresentadas, selecione o formato pretendido e clique em Atribuir Campos para garantir que os campos são atribuídos corretamente.

  5. No Passo 5 do assistente, clique nos botões Seguinte (>>) e Anterior (<<) para pré-visualizar a forma como ficam os dados intercalados ao imprimir o documento.

  6. No Passo 6 do assistente, clique em Imprimir e selecione as opções de impressão pretendidas.

  7. Guarde e feche o documento do Word

    Notas: 

    • Se precisar de voltar atrás e ajustar qualquer uma das suas definições de intercalação depois de concluído o assistente, todas as operações ficam disponíveis no separador Correio do Word.

    • Se proceder a alterações de estrutura na base de dados do Access, pode ser necessário ajustar algumas das definições de intercalação no Word, para garantir que a intercalação volta a funcionar corretamente.

    • O assistente da impressão em série foi concebido para trabalhar com dados de endereços de correio postal. Contudo, pode utilizar a funcionalidade Impressão em Série para intercalar qualquer tipo de dados no Word, tais como registos de inventário, tarefas ou outros dados que armazene no Access.

Para obter informações mais detalhadas sobre as funcionalidades de impressão em série do Word, consulte estes artigos:

Aumente os seus conhecimentos do Office
Explore as formações
Seja o primeiro a obter novas funcionalidades
Adira ao Office Insider

As informações foram úteis?

Obrigado pelos seus comentários!

Obrigado pelo seu feedback! Parece que poderá ser benéfico reencaminhá-lo para um dos nossos agentes de suporte do Office.

×