Utilizar a impressão em série para enviar dados do Access para o Word

Utilizar a impressão em série para enviar dados do Access para o Word

A impressão em série é uma excelente forma de colocar os seus dados do Access em funcionamento. Este vídeo mostra-lhe como criar uma carta de formulário normal no Microsoft Word ao começar a utilizar o comando de impressão em série no Access. Ou, se preferir, consulte os passos básicos abaixo do vídeo.

Nota: Este vídeo foi gravado com o Access 2013, mas os mesmos passos básicos aplicam-se ao Access 2010, aceder ao 2016 e à versão de subscrição do Access.

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No vídeo

Eis o procedimento geral para criar uma impressão em série do Word a partir do Access:

  1. Abra a base de dados do Access que contém os endereços que pretende unir com o Word.

  2. Se o painel de navegação não estiver aberto, prima F11 para o abrir.

  3. Selecione a tabela ou consulta que contém os endereços. Se os campos de endereço forem distribuídos em várias tabelas, crie uma consulta Selecionar simples que contenha os campos de que precisa e selecione essa consulta para a operação de impressão em série.

  4. No separador dados externos , no grupo Exportar , clique em intercalação do Word.

  5. Abre-se a caixa de diálogo Assistente de impressão em série do Microsoft Word .

    Selecione para ligar os seus dados a um documento do Word existente ou crie um novo documento.

  6. Escolha se pretende que o assistente vincule os dados do seu endereço a um documento do Word existente ou para começar com um novo documento em branco.

  7. Clique em OK.

O Word inicia e apresenta o separador mailings e o painel de impressão em série.

  1. Percorra os passos do assistente ao clicar nas ligações seguinte e anterior na parte inferior do painel de impressão em série.

  2. No passo 3 do assistente, não terá de selecionar a lista de destinatários. Isto foi determinado quando selecionou-o no Access. No entanto, pode querer ajustar a lista ao clicar em Editar lista de destinatários. Na caixa que é aberta, pode remover destinatários individuais da impressão em série, aplicar filtros, ordenar a lista e assim sucessivamente.

  3. No passo 4 do assistente, escreva a carta (a não ser que esteja a trabalhar com um documento existente).

  4. Coloque o cursor no documento onde pretende que os dados do endereço sejam apresentados e clique em bloco de endereços, linha de saudaçãoou mais itens no painel de impressão em série para inserir os dados do Access no documento. Nas caixas que são apresentadas, selecione o formato que pretende e clique em Coincidir Campos para garantir que os campos são correspondidos corretamente.

  5. No passo 5 do assistente, clique nos botões seguinte (>>) e anterior (<<) para pré-visualizar o aspecto dos dados intercalados ao imprimir o documento.

  6. No passo 6 do assistente, clique em Imprimir e selecione as opções de impressão pretendidas.

  7. Guarde e feche o documento do Word.

    Notas: 

    • Se precisar de voltar e ajustar qualquer uma das suas definições de intercalação depois de concluir o assistente, todas as operações estão disponíveis no separador mailings no Word.

    • Se fizer alterações de estrutura na base de dados do Access, poderá ter de ajustar algumas das definições de intercalação no Word para fazer com que a intercalação funcione corretamente novamente.

    • O assistente de impressão em série foi concebido em torno do trabalho com os dados do endereço de correio. No entanto, pode utilizar a funcionalidade de impressão em série para intercalar qualquer tipo de dados com o Word, como registos de inventário, tarefas ou aquilo que armazenar no Access.

Para obter informações mais detalhadas sobre as funcionalidades de impressão em série do Word, consulte os seguintes artigos:

Nota:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode indicar-nos se estas informações foram úteis? Eis o artigo em inglês para sua referência.​

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