Tudo sobre fluxos de trabalho Aprovação

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SharePoint fluxos de trabalho podem ajudá-lo automatizar os processos de negócio, tornando-as mais consistente e mais eficaz. A aprovação de fluxo de trabalho permite aos que encaminhar documentos e outros itens armazenados no SharePoint por uma ou mais pessoas para sua aprovação.

Para mais informações, consulte o artigo sobre fluxos de trabalho incluídos no SharePoint.

Importante: Por predefinição, o fluxo de trabalho de aprovação não está ativado e não estiver listado na caixa de listagem selecionar um modelo de fluxo de trabalho do formulário de associação. Para disponibilizar para utilização, um administrador tem de ativá-los ao nível da coleção de sites. Aceda a Definições do Site > Funcionalidades da coleção de sites > ativar a funcionalidade de fluxos de trabalho. Além disso, SharePoint 2013 fornece estes modelos de fluxo de trabalho com base no modo de compatibilidade SharePoint 2010. Para criar um fluxo de trabalho com base SharePoint 2013 com lógica semelhante, utilize SharePoint Designer 2013.

Se tudo o que precisa de fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação    Apenas desloque para baixo para o segmento Concluir e expandi-lo. Poderá não ter qualquer um dos outros segmentos de por agora.

Comparação do processo manual com o fluxo de trabalho automatizado

SharePoint fluxos de trabalho são:

  • Eficientes e consistentes    Um fluxo de trabalho Aprovação encaminha automaticamente o documento ou item, atribui tarefas de revisão e regista o respetivo progresso e envia lembretes e notificações quando necessário. A atividade num fluxo de trabalho pode ser monitorizada e ajustada a partir de uma página de estado central e o histórico dos eventos na execução de um fluxo de trabalho é guardado durante 60 dias após a conclusão.

  • Menos trabalho para si    Um fluxo de trabalho Aprovação poupa-lhe trabalho e preocupações, a si e aos seus colegas, e, ao mesmo tempo, simplifica e uniformiza o processo de aprovação.

Vejamos um diagrama de uma versão muito simples do fluxo de trabalho Aprovação.

Diagrama de um fluxo de trabalho Aprovação simples

As informações neste artigo são apresentadas em dez segmentos expansíveis.

Clique aqui para obter algumas sugestões sobre como obter o máximo partido neste artigo

Se tudo o que precisa de fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação    Apenas desloque para baixo para o segmento Concluir e expandi-lo. Poderá não ter qualquer um dos outros segmentos de por agora.

Se pretender adicionar, iniciar, monitorizar e manter fluxos de trabalho    Se ainda não estiver familiarizado com estas tarefas, poderá achar útil básicas neste artigo, segmento por segmento, a primeira hora que estrutura e adicionar um fluxo de trabalho. Assim que estiver familiarizado com as informações e o esquema de artigo, poderá ir diretamente para o segmento que precisar no qualquer visitas remetente.

Aprovação de conteúdo e aprovação de publicação    Poderá ter listas ou bibliotecas nas quais pretende que o rigor do conteúdo ou a adequação da forma e estilo de novos itens e/ou novas versões dos itens atuais seja revisto, antes de os tornar visíveis a todas as pessoas que têm acesso à lista. Este tipo de processo de revisão chama-se aprovação de conteúdo e pode utilizar um fluxo de trabalho Aprovação para controlar a aprovação de conteúdo numa lista ou biblioteca. (Há também um fluxo de trabalho Aprovação de Publicação muito semelhante, especialmente criado para ser utilizado nos sites do SharePoint que publicam páginas Web na Internet.)

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Um fluxo de trabalho Aprovação é uma funcionalidade do SharePoint que encaminha um documento ou outro item armazenado numa lista ou biblioteca do SharePoint para uma ou mais pessoas para aprovação ou rejeição pelas mesmas. O fluxo de trabalho automatiza, simplifica e uniformiza todo o processo.

Diagrama de um fluxo de trabalho Aprovação simples

O fluxo de trabalho básico Aprovação incluído nos produtos SharePoint funciona como um modelo. Ao utilizar este modelo, pode adicionar vários fluxos de trabalho Aprovação aos seus sites. Cada fluxo de trabalho que adiciona constitui uma versão exclusiva do fluxo de trabalho Aprovação básico, cada uma com a sua própria forma de funcionar, com base nas definições especificadas quando o adiciona.

Secções neste segmento

  1. O que pode um fluxo de trabalho aprovação fazer por mim?

  2. O que não é possível fazer um fluxo de trabalho de aprovação?

  3. Quem pode utilizar este tipo de fluxo de trabalho?

  4. Como pode planear, adicionar, executar e mantém este tipo de fluxo de trabalho?

1. O que pode um fluxo de trabalho Aprovação fazer por mim?

  • Quando adiciona pela primeira vez um fluxo de trabalho Aprovação à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, pode especificar o número de participantes a incluir e indicar se as respetivas tarefas são atribuídas consecutivamente (em série) ou em simultâneo (em paralelo). Pode até mesmo decidir se pretende dividir as tarefas dos participantes em duas ou mais fases, bem como especificar uma data de conclusão final e/ou o tempo concedido para a execução de cada tarefa. E sempre que iniciar manualmente o fluxo de trabalho num item, pode modificar uma destas definições.

  • O fluxo de trabalho atribui uma tarefa a cada participante especificado. Cada participante escolhe entre várias respostas possíveis: aprovar ou rejeitar o item, solicitar uma alteração no item, voltar a atribuir a tarefa ou cancelar ou eliminar a tarefa.

  • Enquanto o fluxo de trabalho estiver em execução, pode monitorizar o progresso e fazer ajustes (caso sejam necessários) a partir de uma página Estado do Fluxo de Trabalho única e central.

  • Durante um período de 60 dias após a conclusão do fluxo de trabalho, a lista dos eventos do fluxo de trabalho ocorridos no decurso desta execução (ou instância) do fluxo de trabalho permanecerão disponíveis na página Estado do Fluxo de Trabalho para efeitos de consulta informal.

Também pode utilizar um fluxo de trabalho de aprovação para gerir um processo de aprovação de conteúdo de uma lista ou biblioteca. Para obter mais informações, consulte o segmento controlar deste artigo.

2. O que não pode fazer um fluxo de trabalho Aprovação?

Normalmente, não é permitido aos participantes num fluxo de trabalho Aprovação fazer alterações no item que está a ser revisto. Em vez disso, os participantes podem pedir que sejam feitas alterações no item durante a instância do fluxo de trabalho. Se pretender adicionar um fluxo de trabalho no qual os participantes insiram comentários e registem alterações no próprio item, consulte o artigo Tudo sobre fluxos de trabalho Recolher Comentários, na secção Consulte Também.

Além disso, fluxos de trabalho aprovação não foram concebidos para recolher assinaturas. Se quiser utilizar um fluxo de trabalho recolher assinaturas num documento do Microsoft Word, livro do Microsoft Excel ou um formulário do Microsoft InfoPath, consulte o artigo,tudo sobre fluxos de trabalho recolher assinaturas, na secção Consulte também.

Início do segmento

3. Quem pode utilizar este tipo de fluxo de trabalho?

Para adicionar um fluxo de trabalho    Por predefinição, tem de ter a permissão Gerir listas para Adicionar um fluxo de trabalho. (Grupo de proprietários do tem a permissão Gerir listas por predefinição; ao grupo de membros e o grupo de que os visitantes não o fizer.)

Para iniciar um fluxo de trabalho    Também por predefinição, tem de ter a permissão Editar itens para Iniciar um fluxo de trabalho já foi adicionado. (O grupo de membros e o grupo de proprietários de ambos tem a permissão Editar itens por predefinição; grupo visitantes não).

Os proprietários podem ainda optar por configurar determinados fluxos de trabalho para que estes possam ser iniciados apenas por membros do grupo de proprietários. (Para tal, selecione a caixa de verificação Exigir Permissões de Gestão de Listas para iniciar este fluxo de trabalho na primeira página do formulário de associação.)

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4. Como se planeia, adiciona, executa e mantém este tipo de fluxo de trabalho?

Estas são as fases básicas:

  • ANTES de ser executado o fluxo de trabalho (planear, adicionar, iniciar)   
    Antes de adicionar um fluxo de trabalho, que planeia onde pretende adicioná-la (para uma única lista ou biblioteca ou para a coleção de sites inteira) e os detalhes da forma como irá funcionar. Após ter adicionado e configurado o fluxo de trabalho, qualquer pessoa com as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho num item específico. Pode também ser configurar o fluxo de trabalho para ser executada automaticamente. Será executado automático pode ser activado com base em um ou ambos os dois eventos acionador: quando qualquer item é adicionado à ou criado numa lista ou biblioteca, ou quando qualquer item numa lista ou biblioteca é alterado.

  • ENQUANTO executa o fluxo de trabalho (concluir, monitorizar, ajustar)   
    Enquanto o fluxo de trabalho é executado, participantes individuais concluir as tarefas atribuídas. Lembretes automáticos são enviados para os participantes que falharem para cumprir prazos de tarefa. Entretanto, o progresso do fluxo de trabalho pode ser monitorizado a partir de uma página de estado do fluxo de trabalho central para essa instância específica do fluxo de trabalho. Ajustes ao fluxo de trabalho durante a sua execução podem ser efetuadas a partir de nessa mesma página; e, se necessário, o fluxo de trabalho pode ser cancelado ou terminado a partir daí.

  • Depois de executa o fluxo de trabalho (rever, relatório, alterar)   
    Quando o fluxo de trabalho for concluído, o histórico completo de que executar (ou instância) pode ser revisto até 60 dias na página Estado do fluxo de trabalho. Na mesma página, podem ser criados estatísticos relatórios sobre o desempenho nesta versão do fluxo de trabalho. Por fim, se existir alguma vez tudo o que pretende alterar sobre a forma como as funções de fluxo de trabalho, pode abrir e editar o formulário de associação que concluído quando adicionou o fluxo de trabalho em primeiro lugar.

O seguinte fluxograma ilustra estas fases da perspetiva de uma pessoa que adiciona um novo fluxo de trabalho.

Processo do Fluxo de Trabalho

Neste segmento, identificamos as decisões que necessita de tomar e as informações que necessita de reunir antes de adicionar uma versão do fluxo de trabalho Aprovação.

Se ainda estiver familiarizado com como adicionar este tipo de fluxo de trabalho e só precisa de um lembrete sobre os passos específicos, pode aceder diretamente para o segmento Adicionar adequado (lista/Biblioteca ou coleção de sites) deste artigo.

Secções neste segmento

  1. Modelos e versões

  2. Apresentação do formulário de associação

  3. Doze perguntas para responder

1. Modelos e versões

Os fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint funcionam como modelos principais, nos quais se baseiam os fluxos de trabalho específicos e individuais que adiciona às suas listas, bibliotecas e coleções de sites.

Sempre que adicionar um fluxo de trabalho de aprovação, por exemplo, que está realmente a adicionar uma versão do modelo de fluxo de trabalho aprovação geral. Dar cada versão nome próprio e as suas próprias definições, que especificou no formulário de associação ao adicionar essa versão específico. Desta forma, pode adicionar vários fluxos de trabalho, todas as versões com base no modelo global de fluxo de trabalho de aprovação modelo, mas cada uma das versões com o nome e adaptada para a forma específica que irá utilizá-los. As versões com nome podem também ser conhecidas como instânciasde fluxo de trabalho.

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2. Apresentação do formulário de associação

Sempre que adiciona uma nova versão do fluxo de trabalho com base em um dos modelos de fluxo de trabalho incluídos, pode preenche um formulário de associação para especificar a forma que pretende que a sua nova instância para trabalhar.

Na secção seguinte, encontrará uma lista de perguntas que o irão preparar para preencher o formulário de associação. No entanto, antes de o fazer, dispense uns instantes para ver o formulário e os campos do mesmo.

Primeira página do formulário de associação

Primeiro formulário de iniciação

Segunda página do formulário de associação

Formulário para introduzir informação específica da execução

Os campos na caixa vermelha da segunda página também surgem no formulário de iniciação, que é apresentado sempre que o fluxo de trabalho for iniciado manualmente, e podem ser editados nesse formulário apenas para essa execução.

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3. Doze perguntas para responder

Assim que tiver a resposta para todas as perguntas nesta secção, está pronto para adicionar o seu fluxo de trabalho.

  1. Este é o tipo de fluxo de trabalho correto?

  2. Uma lista ou biblioteca ou coleção de sites inteira? função de segurança e um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?

  3. O que é um bom nome?

  4. Listas de tarefas e listas de histórico: existentes ou novas?

  5. Como (e por quem) pode este fluxo de trabalho ser iniciado?

  6. Tipos de conteúdos que herdam deste também têm este fluxo de trabalho?

  7. Participantes: Que pessoas e por que ordem?

  8. Que outras informações necessitam os participantes?

  9. Qual é o prazo das tarefas?

  10. Este fluxo de trabalho termina?

  11. Quem precisa de ser notificado?

  12. Este fluxo de trabalho vai controlar a aprovação de conteúdo?

01. Este é o tipo de fluxo de trabalho correto?

Existem vários modelos de fluxo de trabalho que tem a palavra 'Aprovação' nos seus nomes. Este artigo refere-se o modelo de fluxo de trabalho que é apresentado no menu como Aprovação – SharePoint 2010. Se não tiver a certeza de que este tipo de fluxo de trabalho é a melhor escolha para si, volte a consultar o segmento SAIBA deste artigo. Para obter mais informações sobre os modelos de fluxo de trabalho que estão disponíveis, consulte o artigo sobre fluxos de trabalho incluídos no SharePoint, na secção Consulte também.

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02. Uma lista ou biblioteca ou toda a coleção de sites? (e) Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdos?

Pode disponibilizar a sua nova versão do fluxo de trabalho aprovação numa única lista ou biblioteca apenas ou pode disponibilizá-la em toda a coleção de sites inteira.

  • Se adicionar o fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, pode configurá-lo de modo a ser executado em todos os tipos de conteúdos ou apenas num tipo de conteúdo.

  • No entanto, se adicionar o fluxo de trabalho para toda a coleção de sites, é obrigatório configurá-lo de modo a ser executado apenas num tipo de conteúdo.

Mapa da coleção de sites com 3 formas de adicionar explicadas

O que é um tipo de conteúdo?

Cada documento ou outro item armazenados numa biblioteca ou lista do SharePoint pertence a um ou outro tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo pode ser tão básicos e genérico como documento ou Folha de cálculo do Excelou como altamente especializado como Contrato Legal ou Especificação de estrutura do produto. Alguns tipos de conteúdo estão disponíveis nos produtos SharePoint por predefinição, mas pode personalizar estes tanto adicionar outras pessoas que são criados por si. Para obter mais informações, consulte o artigo criar ou personalizar um tipo de conteúdo de site e Adicionar um tipo de conteúdo a uma lista ou biblioteca.

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03. Qual seria um nome adequado?

Atribua à sua versão do fluxo de trabalho um nome que:

  • Identifique explicitamente a utilização do mesmo.

  • Distinga o fluxo de trabalho de outros.

Um exemplo

Imagine que é um membro de um grupo de editores. O seu grupo pretende utilizar dois fluxos de trabalho Aprovação diferentes para gerir submissões de documentos de colaboradores externos:

  • Vai executar o primeiro fluxo de trabalho em cada documento submetido para decidir se o aceita para o processo de edição.

  • Depois de aceitar e editar um documento submetido, vai executar o segundo fluxo de trabalho no rascunho editado para decidir se o aceita como final.

Pode atribuir o nome primeiro fluxo de trabalho Aprovação de aceitação de submissão e ao segundo Aprovação do rascunho Final.

Sugestão: Como habitualmente, é recomendável estabelecer normas de atribuição de nomes consistentes e garantir que todas as pessoas relacionadas com os seus fluxos de trabalho se encontram familiarizadas com essas mesmas normas.

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04. Listas de tarefas e listas de histórico: existentes ou novas?

Pode fazer com que o fluxo de trabalho, utilize o site lista de tarefas predefinida e lista do histórico, utilize outras tarefas e histórico existentes listas de listas ou pedido de novo apenas para este fluxo de trabalho.

  • Se o seu site tiver muitos fluxos de trabalho, ou se alguns fluxos de trabalho envolverem muitas tarefas, pondere solicitar novas listas para cada fluxo de trabalho. (Gerir listas longas podem tornar o desempenho mais lento. É mais rápido e fácil para o sistema manter várias listas mais pequenas do que uma muito longa.)

  • Se as tarefas e histórico para este fluxo de trabalho irão conter confidenciais dados que irá pretende manter separados a partir do geral lista de tarefas, em seguida, deverá altamente indicam que pretende que as listas de novas e separadas para este fluxo de trabalho. (Depois de adicionar o fluxo de trabalho, certifique-se que as permissões apropriadas estão definidas para as novas listas.)

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05. Como se pode iniciar este fluxo de trabalho (e quem pode iniciá-lo)?

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado apenas manualmente, apenas automaticamente ou ambas as formas:

  • Iniciar manualmente um fluxo de trabalho aprovação num item ou documento específico, noutro formulário, o formulário de iniciação, é apresentado. Formulário de iniciação contém a maior parte das definições da segunda página do formulário de associação . Desta forma, se pretender que a pessoa que inicia o fluxo de trabalho alterar qualquer uma dessas definições (para a instância atual apenas), eles podem fazê-lo antes de estes clique em Iniciar. Vá até à lista > menu de contexto do Item > fluxos de trabalho > selecionar o fluxo de trabalho iniciá-lo manualmente.

  • Com um início automático, claro, não existe a oportunidade de apresentar um formulário de iniciação, pelo que as predefinições especificadas no formulário de associação são utilizadas sem alterações.

A seguinte ilustração mostra a diferença entre inícios manuais e inícios automáticos.

Comparação entre formulários de início manual e automático

Quaisquer alterações que efetuar no formulário de iniciação são aplicadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Para alterar as predefinições permanente, do fluxo de trabalho , edita o formulário de associação original, tal como é explicado o segmento Alterar deste artigo.

Inícios manuais

Se permitir inícios manuais, qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho em qualquer item elegível, em qualquer altura.

As vantagens de um início manual são o facto de o fluxo de trabalho poder ser executado por si e pelos seus colegas apenas se e quando optar por fazê-lo, além de que, cada vez que o executar, poderá alterar algumas definições utilizando o formulário de iniciação.

Um breve exemplo    Se pretender executar o fluxo de trabalho apenas no itens que são criados por um gravador de fora da sua equipa, apenas manualmente a iniciá-lo será mantê-lo de executarem automaticamente em itens criados por si e colegas de equipa. (Uma solução alternativa: manter uma lista ou biblioteca para itens de autores na sua equipa e uma lista separada ou biblioteca para itens a partir de todos os outros autores. Desta forma, pode executar o fluxo de trabalho automaticamente, mas apenas na lista de autores exterior. Outra solução: Adicionar condição se e definir o Criado por uma pessoa específica. Consulte o artigo referência rápida de condições de fluxo de trabalho para obter mais informações.)

A principal desvantagem dos inícios manuais é que alguém tem de se lembrar de executar o fluxo de trabalho sempre que tal seja adequado.

Inícios automáticos

Pode configurar o fluxo de trabalho para ser iniciado automaticamente por qualquer dos seguintes eventos:

  • Alguém tenta publicar uma versão principal de um item.

  • Um novo item foi criado ou carregado para a lista ou biblioteca.

  • Um item já armazenado na lista ou biblioteca foi alterado.

A vantagem do início automático é o facto de ninguém ter de se lembrar de iniciar o fluxo de trabalho. É executado sempre que ocorre um evento acionador.

Um breve exemplo    Se for responsável pelo rigor e adequação dos itens numa lista, pode adicionar um fluxo de trabalho Aprovação a essa lista e especificar-se a si próprio como o único participante. Pode configurar o fluxo de trabalho para ser iniciado automaticamente sempre que um item na lista for alterado e sempre que um novo item for adicionado. Assim, estará sempre atualizado.

Duas vantagens dos inícios automáticos:

  • Não é possível impedir a execução do fluxo de trabalho sempre que ocorre um evento acionador.

  • Não pode alterar qualquer das definições no início da instância individual.

Para obter mais informações sobre como executar o fluxo de trabalho de aprovação automaticamente sempre que alguém tentar publicar uma versão principal de um item, consulte o segmento controlar deste artigo.

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06. Os tipos de conteúdos que herdam deste também têm este fluxo de trabalho?

Apenas quando adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo para toda a coleção de sites, é-lhe dada a opção de também adicionar o fluxo de trabalho a todos os outros tipos de conteúdos na coleção de sites que herdam do tipo de conteúdo ao qual está a adicionar o fluxo de trabalho.

Notas

  • A operação que cumpre todas as adições restantes pode demorar muito tempo a ser concluída.

  • Se a herança foi quebrada para sites ou subsites onde pretende adicionar este fluxo de trabalho a tipos de conteúdos que herdam, certifique-se de que é membro do grupo de proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar esta operação.

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07. Participantes: que pessoas e por que ordem?

Será necessário fornecer o nome ou endereço de correio eletrónico de todas as pessoas às quais as tarefas de revisão serão atribuídas.

Uma fase ou várias fases?    Pode optar por ter apenas uma fase de tarefas de revisão ou por ter várias fases. Se tiver mais de uma fase, as fases serão executadas consecutivamente.

Revisões paralelas ou em série?    Relativamente aos participantes em qualquer fase, pode optar por ter as suas tarefas de revisão atribuídas todas ao mesmo tempo (paralelamente) ou por ter as tarefas de revisão atribuídas consecutivamente (em série) pela ordem que indicar. A opção em série pode ser útil se, por exemplo, configurar o fluxo de trabalho de forma a terminar depois da primeira rejeição ou se pretender que os participantes em fases mais adiantadas possam ver os comentários de participantes em fases anteriores como parte do contexto das respetivas revisões.

Um exemplo

Este cenário simples ilustra algumas vantagens de várias fases e de revisões em série:

Imagine que o Francisco adiciona um novo fluxo de trabalho Aprovação. Ele pretende que os seus colegas Ana e Sérgio revejam cada item primeiro, antes de ele próprio os rever. Também pretende que o fluxo de trabalho termine antes da sua própria revisão se a Ana ou o Sérgio rejeitar o item. O Francisco pode configurar isto numa de duas formas:

  • Utilizando uma revisão em série    Tiago configura uma revisão em série de fase única na qual Ana e Sérgio são os dois primeiros participantes e ele é o terceiro; e ele seleciona a opção Terminar à primeira rejeição.
    Neste contrato, a Ana deve aprovar o item antes de tarefas do Sérgio está atribuída e, em seguida, Sérgio deve aprovar o item antes de tarefa de Tiago está atribuída. Se a Ana rejeita o item, nem Sérgio nem o Tiago forem atribuído uma tarefa; e se aprova a Ana, mas Sérgio rejeita, em seguida, o fluxo de trabalho termina ainda antes da tarefa de revisão de Francisco nunca é atribuída.
    Eis como o Tiago configura dele revisão em série de fase única.
    Formulário com definição para revisão em série de fase única realçada
    Opção Terminar à Primeira Rejeição selecionada

  • Utilizando duas fases    Se o Tiago pretender Ana e Sérgio a serem atribuídas as revisões ao mesmo tempo, para que o Sérgio não ter de esperar que Ana concluir antes de ela poderem começar, pode definir para cima duas fases no fluxo de trabalho: o primeiro uma fase para Ana e Sérgio revisões paralela e a segunda fase separada para apenas a sua própria revisão. Novamente, ele seleciona a opção Terminar à primeira rejeição. A segunda fase não inicia até que seja concluída a primeira fase; por isso, novamente, se quer Ana ou pelo Sérgio rejeita o item, tarefa de revisão de Francisco nunca será atribuída.
    Eis como o Tiago configura dele rever paralelo de duas fases.
    Formulário com definição para revisão em paralelo de duas fases realçada
    Opção Terminar à Primeira Rejeição selecionada

Vejamos os diagramas de ambas as soluções.

Fluxo de trabalho em série e fluxo de trabalho em duas fases lado a lado

Participantes externos    Existe um processo de inclusão de participantes que não sejam membros da sua organização do SharePoint especial. Este processo, um membro do site age como um proxy para o participante externo.

Vejamos um diagrama do processo:

Fluxograma do processo de inclusão de um participante externo

Atribuir uma tarefa a cada grupo inteiro ou uma a cada membro do grupo?    Se incluir uma lista de endereços ou a distribuição de grupo entre os participantes de fluxo de trabalho, pode ter o fluxo de trabalho atribuir uma tarefa cada membro do grupo, ou atribuir apenas uma tarefa ao grupo inteiro (mas continuar a enviar uma notificação de que tarefa a cada membro). Quando uma só tarefa é atribuída ao grupo inteiro, qualquer membro do grupo pode reclamar e concluir a tarefa única. (Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

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08. De que outras informações necessitam os participantes?

Há um campo de texto no formulário de associação onde pode fornecer instruções, detalhes sobre requisitos, recursos, etc.

Duas coisas que pode incluir:

  • Informações de contacto, caso os participantes tenham dificuldades ou dúvidas.

  • Se o fluxo de trabalho vai atribuir apenas uma tarefa a cada grupo ou lista de distribuição, mencionar aqui que um único membro de cada grupo tal deve reclamar a tarefa antes de conclui-lo. Desta forma, outros membros do grupo não percam tempo na mesma tarefa do início. Encontrará detalhes sobre a reclamação de uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo

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09. Qual é o prazo das tarefas?

Pode indicar o prazo das tarefas do fluxo de trabalho segundo uma das seguintes formas:

Por data do calendário    Pode especificar uma única data do calendário para conclusão de todas as tarefas.

  • Se configurar o seu fluxo de trabalho para iniciar automaticamente, normalmente não deva utilizar esta opção. Isto acontece porque a data de valor que especificar não se ajusta automaticamente em relação a data atual sempre que o fluxo de trabalho ser iniciado automaticamente.

Por duração da tarefa    Pode especificar um número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa, a contar da data de atribuição da mesma.

  • Uma data de conclusão de calendário substitui uma duração especificada da tarefa. Ou seja, se hoje for 10 de junho e me for atribuída uma tarefa com uma duração de três dias, mas que também tem uma data de conclusão de calendário de 11 de junho, o prazo da tarefa será a 11 de junho (a data de conclusão de calendário) e não a 13 de junho (o último dia da duração de três dias).

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10. Em que altura termina este fluxo de trabalho?

Para evitar tempo desperdiçado em revisões desnecessárias, pode optar por terminar o fluxo de trabalho de imediato (antes da data de conclusão especificada ou calculada) quando ocorrer um de dois eventos:

  • Um participante rejeita o item.

  • O item é alterado de qualquer forma.

Nota: Um fluxo de trabalho não pode ser iniciado num item do qual se deu saída. No entanto, depois de iniciado o fluxo de trabalho, pode dar saída do item para revisão, de modo a protegê-lo de alterações. (No entanto, para que seja dada entrada novamente desse item, nenhum outro fluxo de trabalho pode ser iniciado no mesmo.)

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11. Quem tem de ser notificado?

No campo CC, na segunda página do formulário de associação, pode introduzir nomes ou endereços para as pessoas que devem ser notificadas sempre que este fluxo de trabalho começar ou terminar.

  • Introduzir um nome neste campo não origina a atribuição de uma tarefa do fluxo de trabalho a essa pessoa.

  • Quando o fluxo de trabalho for iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de fim sem ser necessário especificá-las neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e de fim sem ser necessário especificá-las neste campo.

Início do segmento

12. Este fluxo de trabalho vai controlar a aprovação de conteúdo?

Poderá ter listas ou bibliotecas nas quais pretende que o rigor do conteúdo ou a adequação da forma e estilo de novos itens e/ou novas versões dos itens atuais seja revisto, antes de os tornar visíveis a todas as pessoas que têm acesso à lista. Este tipo de processo de revisão chama-se aprovação de conteúdo.

Nos produtos SharePoint, pode utilizar um fluxo de trabalho de aprovação para tornar o processo de aprovação de conteúdo ainda mais fácil e mais eficaz. Para mais informações, consulte o segmento controlar a aprovação de conteúdo deste artigo.

Passos seguintes?

Se estiver pronto para adicionar o seu novo fluxo de trabalho de aprovação à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, aceda ao segmento adicionar adequado (lista/Biblioteca ou coleção de sites) deste artigo.

Poderá ter listas ou bibliotecas nas quais pretende que o rigor do conteúdo ou a adequação da forma e estilo de novos itens e/ou novas versões dos itens atuais seja revisto, antes de os tornar visíveis a todas as pessoas que têm acesso à lista. Este tipo de processo de revisão chama-se aprovação de conteúdo.

Nos produtos SharePoint, pode controlar a aprovação de conteúdo manualmente, sem um fluxo de trabalho; no entanto, um fluxo de trabalho Aprovação do SharePoint pode tornar o processo ainda mais fácil e eficiente.

Se ainda não estiver familiarizado com as funcionalidades de controlo de versões e aprovação de conteúdo nos produtos SharePoint, recomendamos que comece por consultar os seguintes artigos:

Há duas formas de um fluxo de trabalho Aprovação poder controlar o processo de aprovação de conteúdo, cada forma associada a um controlo único nos formulários de associação que o utilizador preenche quando adiciona um fluxo de trabalho pela primeira vez. Pode utilizar o seu fluxo de trabalho para uma ou ambas as formas.

Controlar a publicação de versões principais

Na área Opções de Início da primeira página do formulário de associação, há uma opção para Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item. Há algumas coisas a salientar:

  • Esta opção está disponível apenas para um fluxo de trabalho Aprovação executado em todos os tipos de conteúdos numa única lista ou biblioteca e não para qualquer fluxo de trabalho que seja executado em itens de umúnico tipo de conteúdo.

  • Para que esta opção esteja disponível, a aprovação de conteúdo tem de ser ativada para a lista ou biblioteca na página Definições de Controlo de Versões e a opção Criar versões principais e secundárias (rascunho)tem de ser selecionada nessa mesma página.

  • Se selecionar esta opção, as duas opções que a seguem ficam disponíveis: Iniciar este fluxo de trabalho quando um novo item for criado e Iniciar este fluxo de trabalho quando um item for alterado.

  • Se selecionar esta opção, o seu fluxo de trabalho será executado automaticamente num item apenas quando alguém tentar publicar uma versão principal desse item.

  • Numa lista ou biblioteca, só pode haver um fluxo de trabalho Aprovação que é utilizado para aprovar a publicação de versões principais. Se tentar designar um segundo fluxo de trabalho na mesma lista ou biblioteca para esta função, ser-lhe-á pedido para escolher uma das duas.

Controlo não baseado no controlo de versões

Na área Ativar Aprovação de Conteúdo da segunda página do formulário de associação, há uma opção para Atualizar o estado de aprovação após a conclusão do fluxo de trabalho (utilize este fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo).

Esta opção está disponível no formulário, independentemente de a aprovação de conteúdo ser exigida na lista ou biblioteca. De qualquer forma, o valor no campo Aprovação para o item é atualizado com base no resultado do fluxo de trabalho.

Ao utilizar esta opção, pode:

  • Executar sempre o fluxo de trabalho manualmente ou

  • Selecionar uma ou mais opções de início automático na primeira página do formulário de associação ou

  • Permitir ambos os inícios manual e automático

Controlo de conteúdo para sites de publicação na Web

O controlo de conteúdo é um processo especializado em sites que publicam páginas na Web. Em conformidade, existe um fluxo de trabalho Aprovação de Publicação especializado para ser utilizado em sites de publicação, bem como um modelo de site (chamado Site de Publicação com Fluxo de Trabalho) que inclui uma versão desse fluxo de trabalho já personalizado para utilização na publicação na Web.

Passos seguintes?

Se estiver pronto para adicionar o seu novo fluxo de trabalho de aprovação à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, aceda ao segmento adicionar adequado (lista/Biblioteca ou coleção de sites) deste artigo.

Se não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, poderá achar útil para rever o segmento SAIBA e o segmento Planear deste artigo antes de prosseguir com os passos neste segmento.

Secções neste segmento

  1. Antes de começar

  2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Duas questões que necessitam de ser definidas antes de adicionar um fluxo de trabalho:

Mensagem de correio electrónico    Ordem do fluxo de trabalho enviar notificações de correio eletrónico e lembretes, e-mail tem de estar ativado para o seu site do SharePoint. Se não tiver a certeza de que este já foi concluída, confirme com o administrador do SharePoint. Consulte também SharePoint 2013 Step by step: configuração para envio de correio eletrónico de definição.

Permissões    As predefinições do SharePoint requerem que tem a permissão Gerir listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas, ou coleções de sites. (Grupo de proprietários do tem a permissão Gerir listas por predefinição; o grupo de membros e os grupos visitantes não o fizer. Para mais informações sobre as permissões, consulte o segmento SAIBA deste artigo.)

Início do segmento

2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga estes passos:

  1. Abra a lista ou biblioteca à qual pretende adicionar o fluxo de trabalho.

  2. No friso, clique no separador Lista ou Biblioteca.

    Nota: O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista do calendário, o separador tem o nome Calendário.

  3. No grupo Definições, clique em Definições de Fluxo de Trabalho.

  4. Na página Definições de Fluxo de Trabalho, em Apresentar associações de fluxo de trabalho deste tipo , especifique se pretende que o fluxo de trabalho seja executado no documento, lista ou uma pasta e, em seguida, clique em Adicionar um fluxo de trabalho.

  5. Conclua a primeira página do formulário de associação.
    (Instruções siga a ilustração.)

    Informações básicas de 'Adicionar um fluxo de trabalho' com as secções realçadas

    Chamada número um

    Tipo de conteúdo

    Mantenha a seleção predefinida como Tudo ou selecione um tipo de conteúdo específico.

    Chamada número dois

    Modelo

    Selecione o modelo Aprovação – SharePoint 2010.

    Nota: Se o modelo Aprovação – SharePoint 2010 não aparecer na lista, contacte o administrador do SharePoint para saber como ativá-lo para a sua coleção de sites ou área de trabalho. Se for um administrador, aceda a Definições do Site > Funcionalidades da coleção de sites > Activar fluxos de trabalho funcionalidade.

    Chamada número três

    Nome

    Introduza um nome para este fluxo de trabalho. O nome identificará este fluxo de trabalho para utilizadores desta lista ou biblioteca.

    Para sugestões de nomes do seu fluxo de trabalho, consulte o segmento Planear deste artigo.

    Chamada número quatro

    Lista de tarefas

    Selecione uma lista de tarefas para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Nova lista de tarefas para criar uma nova lista.

    Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (por oposição a escolher uma existente), consulte o segmento Planear deste artigo.

    Chamada número 5

    Lista do Histórico

    Selecione uma lista do histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista do histórico existente ou clicar em Histórico do Fluxo de Trabalho (novo) para criar uma nova lista.

    Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de histórico (por oposição a escolher uma existente), consulte o segmento Planear deste artigo.

    Chamada número seis

    Opções de início

    Especifique a forma ou as formas como este fluxo de trabalho pode ser iniciado.

    Para obter informações sobre selecionar as opções de início, consulte o segmento Planear deste artigo.

    Para obter informações sobre como utilizar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo, incluindo a publicação de versões principais, consulte o segmento controlar deste artigo.

    • Note que a opção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item  não aparece se estiver a adicionar o fluxo de trabalho para apenas um tipo de conteúdo.

    • Tenha também em atenção que, se selecionar Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item, as duas caixas de verificação seguintes ficam indisponíveis.

  6. Quando todas as definições neste formulário estiverem como pretende, clique em Seguinte.

  7. Preencha a segunda página do formulário de associação.
    (Instruções siga a ilustração.)

    Nota: Os produtos SharePoint apresentam as primeiras opções nesta segunda página do formulário de associação — do número um ao número sete na ilustração seguinte, de Aprovadores a CC — sempre que iniciar o fluxo de trabalho manualmente, para que possa fazer alterações nessas opções apenas para essa instância.

    Predefinições de 'Adicionar um de fluxo de trabalho' com os campos realçados

    Chamada número um

    Atribuir a

    Introduza os nomes ou endereços das pessoas às quais pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

    • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)   
      Introduza os nomes ou endereços pela ordem em que as tarefas devem ser atribuídas.

    • Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)   
      A ordem dos nomes ou endereços é indiferente.

    • Se estiver a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint   
      Para mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Concluir deste artigo.

    Chamada número dois

    Ordem

    Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (paralelamente).

    Para obter mais informações sobre como utilizar a ordem em série e a ordem paralela, consulte o segmento Planear deste artigo.

    Chamada número três

    Adicionar uma nova fase

    Adicione as fases que quiser, para além da primeira que acabou de configurar.

    • Para eliminar uma fase inteira, clique no campo Atribuir a dessa fase e, em seguida, prima as teclas CTRL+DELETE.

    Para obter mais informações sobre como utilizar várias fases, consulte o segmento Planear deste artigo.

    Chamada número quatro

    Expandir grupos

    • Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo introduzido no campo Atribuir a, selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa e cada membro terá a respetiva tarefa para concluir.)

    • Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada todo grupo introduzido no campo atribuir a, desmarque esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo irão receber uma notificação de tarefa, mas qualquer um membro pode reclamar e concluir a tarefa em nome de todo o grupo. Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

    Chamada número 5

    Pedido

    Qualquer texto que incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam necessitar, incluindo:

    • Informações de contacto.

    • Se apropriado, uma nota sobre tarefas atribuídas a grupos inteira ou de distribuição listas. (Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

    Chamada número seis

    Datas de conclusão e duração das tarefas

    Especifique uma data de conclusão final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para concluir cada tarefa a contar da data e hora de atribuição.

    • Se este fluxo de trabalho alguma vez se iniciar automaticamente, é recomendável deixar o campo Data de Conclusão de Todas as Tarefas vazio e utilizar os dois campos de duração para controlar a data de conclusão. Pode sempre fornecer uma data de conclusão específica no formulário de iniciação se e quando iniciar o fluxo de trabalho manualmente.

    Para obter mais informações sobre quando utilizar a conclusão datas e quando utilizar as durações das tarefas, consulte o segmento Planear deste artigo.

    Chamada número sete

    CC

    Introduza os nomes ou endereços de correio eletrónico das pessoas que devem ser notificadas sempre que o fluxo de trabalho for iniciado ou terminado.

    • Introduzir um nome aqui não origina a atribuição de uma tarefa do fluxo de trabalho.

    • Quando o fluxo de trabalho for iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de fim sem ser necessário especificá-las neste campo.

    • Quando o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e de fim sem ser necessário especificá-las neste campo.

    Chamada número oito

    Terminar o fluxo de trabalho

    Selecione nenhuma, uma ou ambas as opções.

    Para obter mais informações sobre estas opções, consulte o segmento Planear deste artigo.

    Chamada número nove

    Ativar aprovação de conteúdo

    Selecione esta caixa de verificação se utilizar este fluxo de trabalho para gerir a aprovação de conteúdos.

    Para obter mais informações sobre como utilizar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo, incluindo a publicação de versões principais, consulte o segmento controlar deste artigo.

  8. Quando tiver todas as definições nesta página como pretende, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.

Se não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, poderá achar útil para rever o segmento SAIBA e o segmento Planear deste artigo antes de prosseguir com os passos neste segmento.

Secções neste segmento

  1. Antes de começar

  2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Duas questões que necessitam de ser definidas antes de adicionar um fluxo de trabalho:

Mensagem de correio electrónico    Ordem do fluxo de trabalho enviar notificações de correio eletrónico e lembretes, e-mail tem de estar ativado para o seu site. Se não tiver a certeza de que este já foi concluída, confirme com o administrador do SharePoint. Consulte também SharePoint 2013 Step by step: configuração para envio de correio eletrónico de definição.

Permissões    As predefinições do SharePoint requerem que tem a permissão Gerir listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas, ou coleções de sites. (Grupo de proprietários do tem a permissão Gerir listas por predefinição; o grupo de membros e os grupos visitantes não o fizer. Para mais informações sobre as permissões, consulte o segmento SAIBA deste artigo.)

Início do segmento

2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga estes passos:

  1. Aceda à home page da coleção de sites (e não à home page de um site ou subsite dentro da coleção).

  2. Clique no ícone de Definições Botão Definições do Web site Público do SharePoint Online e, em seguida, clique em definições do Site.

  3. Na página Definições do Site, em Galerias Web Designer, clique em Tipos de Conteúdo de Site.

  4. Na página tipos de conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site para o qual pretende adicionar um fluxo de trabalho.

    Nota:  Um fluxo de trabalho adicionado a toda a coleção de sites tem de ser adicionado para itens de apenas um tipo de conteúdo.

    Tipos de Conteúdo de Documento com tipo realçado

    1. Na página para o tipo de conteúdo selecionado, em Definições, clique em Definições de fluxo de trabalho.
      Ligação 'Definições de fluxo de trabalho' na secção Definições

    2. Na página Definições de fluxo de trabalho, clique na ligação Adicionar um fluxo de trabalho.
      Ligação 'Adicionar um fluxo de trabalho'

    3. Conclua a primeira página do formulário de associação.
      (Instruções siga a ilustração.)

    Página de configuração do fluxo de trabalho

    Chamada número um

    Modelo

    Selecione o modelo Aprovação – SharePoint 2010.

    Nota: Se o modelo Aprovação – SharePoint 2010 não aparecer na lista, contacte o administrador do SharePoint para saber como ativá-lo para a sua coleção de sites ou área de trabalho. Se for um administrador, aceda a Definições do Site > funcionalidades da coleção de sites > funcionalidade activar fluxos de trabalho.

    Chamada número dois

    Nome

    Introduza um nome para este fluxo de trabalho. O número identificará este fluxo de trabalho para utilizadores desta coleção de sites.

    Para sugestões de nomes do seu fluxo de trabalho, consulte o segmento Planear deste artigo.

    Chamada número três

    Lista de tarefas

    Selecione uma lista de tarefas para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Nova lista de tarefas para criar uma nova lista.

    Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (por oposição a escolher uma existente), consulte o segmento Planear deste artigo.

    Chamada número quatro

    Lista do Histórico

    Selecione uma lista do histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista do histórico existente ou clicar em Histórico do Fluxo de Trabalho (novo) para criar uma nova lista.

    Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de histórico (por oposição a escolher uma existente), consulte o segmento Planear deste artigo.

    Chamada número 5

    Opções de início

    Especifique a forma ou as formas como este fluxo de trabalho pode ser iniciado.

    Para obter informações sobre selecionar as opções de início, consulte o segmento Planear deste artigo.

    Chamada número seis

    Adicionar este fluxo de trabalho a tipos de conteúdos subordinados?

    Especifique se este fluxo de trabalho deve ser adicionado (associado) a todos os outros tipos de conteúdos de sites e listas que herdam deste tipo de conteúdo.

    • A operação que cumpre todas as adições restantes pode demorar muito tempo a ser concluída.

    • Se a herança foi quebrada para quaisquer sites ou subsites onde pretende adicionar este fluxo de trabalho a tipos de conteúdos que herdam, certifique-se de que é membro do grupo de proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar esta operação.

  5. Quando todas as definições nesta página estiverem como pretende, clique em Seguinte.

  6. Preencha a segunda página do formulário de associação.
    (Instruções siga a ilustração.)

    Nota: produtos de SharePoint apresenta-lhe as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação — números de um através de sete na ilustração seguinte, a partir de aprovadores através de CC — sempre que inicia o fluxo de trabalho manualmente , para que pode efetuar alterações a estas opções para apenas essa ocorrência específica.

    Predefinições de 'Adicionar um de fluxo de trabalho' com os campos realçados

    Chamada número um

    Atribuir a

    Introduza os nomes ou endereços das pessoas às quais pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

    • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)   
      Introduza os nomes ou endereços pela ordem em que pretende que as tarefas sejam atribuídas.

    • Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)   
      A ordem dos nomes ou endereços é indiferente.

    • Se estiver a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint   
      Para mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Concluir deste artigo.

    Chamada número dois

    Ordem

    Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (paralelamente).

    Para obter mais informações sobre como utilizar a ordem em série e a ordem paralela, consulte o segmento Planear deste artigo.

    Chamada número três

    Adicionar uma nova fase

    Adicione as fases que quiser, para além da primeira que acabou de configurar.

    • Para eliminar uma fase inteira, clique no campo Atribuir a dessa fase e, em seguida, prima as teclas CTRL+DELETE.

    Para obter mais informações sobre como utilizar várias fases, consulte o segmento Planear deste artigo.

    Chamada número quatro

    Expandir grupos

    • Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo introduzido no campo Atribuir a, selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa e cada membro terá a respetiva tarefa para concluir.)

    • Ter apenas uma tarefa atribuída a um inteiragrupo introduzido no campo atribuir a, desmarque esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo irão receber uma notificação de tarefa, mas qualquer um membro pode reclamar e concluir a tarefa em nome de todo o grupo. Vai encontrar as instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

    Chamada número 5

    Pedido

    Qualquer texto que incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam necessitar, incluindo:

    • Informações de contacto.

    • Se apropriado, uma nota sobre tarefas atribuídas a grupos inteira ou de distribuição listas. (Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

    Chamada número seis

    Datas de conclusão e duração das tarefas

    Especifique uma data de conclusão final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para concluir cada tarefa a contar da data e hora de atribuição.

    • Se este fluxo de trabalho alguma vez se iniciar automaticamente, é recomendável deixar o campo Data de Conclusão de Todas as Tarefas vazio e utilizar os dois campos de duração para controlar a data de conclusão. Pode sempre fornecer uma data de conclusão específica no formulário de iniciação se e quando iniciar o fluxo de trabalho manualmente.

    Para obter mais informações sobre quando utilizar a conclusão datas e quando utilizar as durações das tarefas, consulte o segmento Planear deste artigo.

    Chamada número sete

    CC

    Introduza os nomes ou endereços de correio eletrónico das pessoas que devem ser notificadas sempre que o fluxo de trabalho for iniciado ou terminado.

    • Introduzir um nome aqui não origina a atribuição de uma tarefa do fluxo de trabalho.

    • Quando o fluxo de trabalho for iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de fim sem ser necessário especificá-las neste campo.

    • Quando o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e de fim sem ser necessário especificá-las neste campo.

    Chamada número oito

    Terminar o fluxo de trabalho

    Selecione nenhuma, uma ou ambas as opções.

    Para obter mais informações sobre estas opções, consulte o segmento Planear deste artigo.

    Chamada número nove

    Ativar aprovação de conteúdo

    Selecione esta caixa de verificação se utilizar este fluxo de trabalho para gerir a aprovação de conteúdos.

    Para obter mais informações sobre como utilizar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo, incluindo a publicação de versões principais, consulte o segmento controlar deste artigo.

  7. Quando tiver todas as definições nesta página como pretende, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.

Passos seguintes?

Se estiver pronto, aceda ao segmento Iniciar deste artigo e inicie a primeira instância para testar o seu novo fluxo de trabalho.

Um fluxo de trabalho pode ser configurado de forma a ser iniciado apenas manualmente, apenas automaticamente ou das duas formas:

  • Manualmente em qualquer altura, por qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias.

  • Automaticamente sempre que ocorre um evento acionador especificado. Isto é, quando um item é adicionado à lista ou biblioteca, e/ou quando um item na lista é alterado de qualquer forma, e/ou quando alguém tentar publicar uma versão principal de um item).
    (O evento ou eventos acionador são especificados na primeira página do formulário de associação, durante a associação original e a configuração do fluxo de trabalho. Para mais informações, consulte o segmento Planear deste artigo.)

Nota: Um fluxo de trabalho não pode ser iniciado num item do qual se deu saída. No entanto, depois de iniciado o fluxo de trabalho, pode dar saída do item para revisão, de modo a protegê-lo de alterações. (No entanto, para que seja dada entrada novamente desse item, nenhum outro fluxo de trabalho pode ser iniciado no mesmo.)

Secções neste segmento

  1. Iniciar automaticamente o fluxo de trabalho

  2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente

  3. Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca

  4. Iniciar manualmente a partir de um programa do Microsoft Office

1. Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente

Se o fluxo de trabalho estiver configurado de forma a iniciar-se automaticamente, sempre que um evento acionador ocorrer, o fluxo de trabalho será executado no item que o acionou.

Quando o fluxo de trabalho se iniciar, ele atribui a primeira tarefa ou tarefas e envia uma notificação de tarefa a cada detentor de tarefa. Entretanto, também envia notificações de início (distintas das notificações de tarefa) à pessoa que adicionou originalmente o fluxo de trabalho e às pessoas listadas no campo CC da segunda página do formulário de associação.

Nota: Quando é adicionado um novo fluxo de trabalho será iniciado automaticamente, o campo Data para conclusão de todas as tarefas na segunda página do formulário de associação deve normalmente ser deixado em branco, uma vez que qualquer valor de data explícitas especificado existir ganharam 't se ajusta automaticamente em relação a data em que o fluxo de trabalho é iniciado cada vez. Para obter mais informações, consulte o segmento Planear deste artigo.

Início do segmento

2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente

Uma nota sobre permissões    Normalmente, tem de ter a permissão Editar itens para iniciar um fluxo de trabalho. (Por predefinição, o grupo de membros e grupo de proprietários do ambos tenham esta permissão, mas não o grupo visitantes. No entanto, um proprietário pode também escolher, numa base de fluxo de trabalho ao fluxo de trabalho, para exigir a permissão Gerir listas para as pessoas que iniciar o fluxo de trabalho. Ao selecionar esta opção, os proprietários, essencialmente, podem especificar que apenas se e de outros proprietários podem iniciar um fluxo de trabalho específico. Para obter mais detalhes, consulte o segmento Saiba deste artigo.)

Dois locais de partida

Pode iniciar um fluxo de trabalho manualmente a partir de um destes sítios:

  • A partir da lista ou biblioteca onde o item está guardado

  • a partir de dentro do item propriamente dito, aberta no programa do Microsoft Office na qual foi criada. (Tenha em atenção que tem de ser o programa instalado e não uma versão da aplicação web.)

As duas secções restantes neste segmento fornecem instruções para ambos os métodos.

Início do segmento

3. Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca

  1. Aceda à lista ou biblioteca onde o item que pretende executar o fluxo de trabalho se encontra armazenado.

  2. Clique nas reticências junto ao nome do item e, em seguida, na caixa de diálogo, clique nas reticências para abrir o menu do item e, em seguida, clique em fluxos de trabalho no menu pendente.

  3. Em fluxos de trabalho: nome do Item de página, em Iniciar um novo fluxo de trabalho, clique no fluxo de trabalho que pretende executar.
    Ligação para iniciar fluxo de trabalho

  4. Na página Alterar um Fluxo de Trabalho, no formulário de iniciação, faça as alterações que quer aplicar a esta instância específica do fluxo de trabalho.

    Nota: As alterações efetuadas aqui, no formulário de iniciação, são utilizados apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se pretender faça as alterações que serão aplicada a cada vez que o fluxo de trabalho é executado, ou se pretender alterar as definições de fluxo de trabalho que não são apresentados neste formulário, consulte o segmento Alterar deste artigo.

    Formulário de iniciação

    Chamada número um

    Atribuir a

    Faça as alterações que pretender na lista de pessoas às quais pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

    • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez   
      Introduza os nomes ou endereços pela ordem em que as tarefas devem ser atribuídas.

    • Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo   
      A ordem dos nomes ou endereços é indiferente.

    • Se estiver a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint   
      Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Concluir deste artigo

    Chamada número dois

    Ordem

    Certifique-se de que as especificações relativas à opção entre atribuir as tarefas uma de cada vez (em série) e todas de uma vez (paralelamente) estão da forma pretendida.

    Para obter mais informações sobre como utilizar a ordem em série e a ordem paralela, consulte o segmento Planear deste artigo.

    Chamada número três

    Adicionar uma nova fase

    Adicione outras fases que pretenda ter para além da fase, ou fases, que se encontram atualmente configuradas.

    • Para eliminar uma fase inteira, clique no campo Atribuir a dessa fase e, em seguida, prima as teclas CTRL+DELETE.

    Para obter mais informações sobre como utilizar várias fases, consulte o segmento Planear deste artigo.

    Chamada número quatro

    Expandir grupos

    • Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo introduzido no campo atribuir a, Selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo vai receber a notificação de tarefa e cada membro terão dele próprio conclusão da tarefa.)

    • Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada todo grupo introduzido no campo atribuir a, desmarque esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo irão receber uma notificação de tarefa, mas qualquer um membro pode reclamar e concluir a tarefa em nome de todo o grupo. Vai encontrar as instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

    Chamada número 5

    Pedido

    Qualquer texto que incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam necessitar, incluindo:

    • Informações de contacto para dúvidas e problemas

    • Conforme o caso, uma nota sobre tarefas atribuídas a grupos de inteira ou distribuição listas (encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

    Chamada número seis

    Datas de conclusão e duração das tarefas

    Especifique uma data de conclusão final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para concluir cada tarefa a contar da data e hora de atribuição.

    Para obter mais informações sobre quando utilizar a conclusão datas e quando utilizar as durações das tarefas, consulte o segmento Planear deste artigo.

    Chamada número sete

    CC

    Adicione ou remova os elementos que desejar. Lembre-se que:

    • Introduzir um nome aqui não origina a atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

    • Dado que está a iniciar o fluxo de trabalho manualmente, vai receber as notificações de início e de fim, quer esteja ou não listado neste campo.

  5. Quando tiver todas as definições no formulário de iniciação como pretende, clique em Iniciar para dar início ao fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa, ou tarefas, enviando também notificações de início para si e para as pessoas listadas no campo CC do formulário de iniciação.

Início do segmento

  1. Abra o item no programa do Office instalado no seu computador.

  2. No item aberto, clique no separador Ficheiro, clique em Guardar e Enviar e, em seguida, clique no fluxo de trabalho que quer executar no item.

  3. Se receber a mensagem seguinte, com a indicação de que o fluxo de trabalho precisa que tenha sido dada entrada do ficheiro, clique no botão Dar Entrada.

  4. Clique no botão grande Iniciar Fluxo de Trabalho.

  5. Na página Alterar um Fluxo de Trabalho, no formulário de iniciação, faça as alterações que quer aplicar a esta instância específica do fluxo de trabalho.

    Nota:  As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são utilizadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se quiser fazer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado, ou se quiser alterar definições do fluxo de trabalho que não são apresentadas neste formulário, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

    Formulário de iniciação

Chamada número um

Atribuir a

Faça as alterações que pretender na lista de pessoas às quais pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

  • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)   
    Introduza os nomes ou endereços pela ordem em que as tarefas devem ser atribuídas.

  • Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)   
    A ordem dos nomes ou endereços é indiferente.

  • Se estiver a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint   
    Para mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Concluir deste artigo.

Chamada número dois

Ordem

Certifique-se de que as especificações relativas à opção entre atribuir as tarefas uma de cada vez (em série) e todas de uma vez (paralelamente) estão da forma pretendida.

Para obter mais informações sobre como utilizar a ordem em série e a ordem paralela, consulte o segmento Planear deste artigo.

Chamada número três

Adicionar uma nova fase

Adicione outras fases que pretenda ter para além da fase, ou fases, que se encontram atualmente configuradas.

  • Para eliminar uma fase inteira, clique no campo Atribuir a dessa fase e, em seguida, prima as teclas CTRL+DELETE.

Para obter mais informações sobre como utilizar várias fases, consulte o segmento Planear deste artigo.

Chamada número quatro

Expandir grupos

  • Para ter uma tarefa atribuída acada membro de cada grupo introduzido no campo Atribuir a, selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa e cada membro terá a respetiva tarefa para concluir.)

  • Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada todo grupo introduzido no campo atribuir a, desmarque esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo irão receber uma notificação de tarefa, mas qualquer um membro pode reclamar e concluir a tarefa em nome de todo o grupo. Vai encontrar as instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

Chamada número 5

Pedido

Qualquer texto que incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam necessitar, incluindo:

  • Informações de contacto para dúvidas e problemas.

  • Se aplicável, uma nota sobre tarefas atribuídas a grupos inteira ou a distribuição listas. (Encontrará as instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

Chamada número seis

Datas de conclusão e duração das tarefas

Especifique uma data de conclusão final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para concluir cada tarefa a contar da data e hora de atribuição.

Para obter mais informações sobre quando utilizar a conclusão datas e quando utilizar as durações das tarefas, consulte o segmento Planear deste artigo.

Chamada número sete

CC

Adicione ou remova os elementos que desejar. Lembre-se que:

  • Introduzir um nome aqui não origina a atribuição de uma tarefa do fluxo de trabalho.

  • Dado que está a iniciar o fluxo de trabalho manualmente, vai receber as notificações de início e de fim, quer esteja ou não listado neste campo.

  1. Quando as definições no formulário de iniciação estiverem como pretende, clique em Iniciar para dar início ao fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa, ou tarefas, enviando também notificações de início para si e para as pessoas listadas no campo CC do formulário de iniciação.

Passos seguintes?

  • Se esta for a primeira vez que tenha sido executado este fluxo de trabalho, os outros participantes poderão ter informações e de assistência para poder concluir as tarefas atribuídas. (São úteis o segmento Concluir deste artigo.)

  • Além disso, convém verificar se os participantes estão a receber as suas notificações de correio eletrónico e, sobretudo, se as notificações não estão a ser processadas incorretamente por filtros de correio eletrónico de lixo.

  • E obviamente, poderá ter um ou mais tarefas de fluxo de trabalho para concluir si próprio. Aceda ao segmento Concluir deste artigo para obter os detalhes sobre como conclui-los.

  • Entretanto, para obter informações sobre como pode manter um registo do progresso da instância atual do fluxo de trabalho, consulte o segmento Monitorizar deste artigo.

Se esta for a primeira vez que lhe foi atribuída uma tarefa num fluxo de trabalho Aprovação, poderá considerar útil rever todo este segmento do artigo antes de executar a sua tarefa. Desta forma, estará consciente de todas as opções que podem estar abertas.

Nota: Se souber que uma tarefa do fluxo de trabalho lhe foi atribuída, mas a notificação não apareceu na sua pasta A Receber, certifique-se de que a notificação não foi incorretamente direcionada para o filtro de correio eletrónico de lixo. Caso isso tenha acontecido, altere as definições do filtro.

Em primeiro lugar, certifique-se de que tem o artigo correto.

Tipos diferentes de fluxos de trabalho requerem diferentes ações de tarefas.

Assim sendo, antes de começar, certifique-se de que a tarefa que lhe foi atribuída é de facto uma tarefa do fluxo de trabalho Aprovação e não uma tarefa para outro tipo de fluxo de trabalho.

Procure o texto aprove em qualquer uma das seguintes localizações:

  • Na linha do Assunto da notificação de tarefa
    Notificação de tarefa com Aprove realçado

  • Na barra de mensagens no item a ser revisto
    Item a ser revisto com texto Reveja realçado

  • No título da tarefa na página Estado do fluxo de trabalho do
    Tarefa na lista da página Estado do Fluxo de Trabalho com Reveja realçado

Se não vir o texto Please aprovar nas seguintes localizações, selecione a pessoa que iniciado ou adicionou originalmente o fluxo de trabalho para saber qual se baseia o modelo fluxo de trabalho — ou se se trata de um fluxo de trabalho personalizado. Vai encontrar ligações para artigos sobre como utilizar outros tipos de fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint, na secção Consulte também deste artigo.

No entanto, se a sua tarefa for uma tarefa Aprovação, continue a ler!

Secções neste segmento

  1. Uma descrição geral do processo

  2. Aceder ao item e ao formulário de tarefa a partir da mensagem de notificação da tarefa

  3. Aceder ao item e ao formulário de tarefa a partir da lista ou biblioteca

  4. Rever o item

  5. Concluir e submeter o formulário de tarefa

  6. Notificações em atraso

  7. Reclamar e concluir uma tarefa de grupo (opcional)

  8. Solicitar uma alteração ao item (opcional)

  9. Reatribuir a sua tarefa aprovação a outra pessoa (opcional)

  10. Concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

1. Uma descrição geral do processo

Quando lhe for atribuída uma tarefa num fluxo de trabalho, há normalmente três formas de ser informado da tarefa:

  • Recebe uma notificação de tarefa por correio eletrónico.

  • Abre um documento do Microsoft Office e vê uma barra de mensagens a informar que lhe foi atribuída uma tarefa relacionada.

  • Consulta o site do SharePoint e descobre que uma ou mais tarefas lhe estão atribuídas atualmente.

Quando descobre que lhe foi atribuída uma tarefa de fluxo de trabalho Aprovação, geralmente faz duas coisas:

  • Rever o item    Saiba se pode ou não aprovar o item no seu estado atual.

  • Concluir a sua tarefa    Utilize o formulário da tarefa para submeter os resultados da sua revisão.

Desta forma, os três itens seguintes estão, normalmente, relacionados com a conclusão da tarefa:

  • A mensagem de notificação (que recebe como correio eletrónico)

  • O item submetido para sua aprovação (que abre e revê)

  • O formulário da tarefa (que abre, preenche e submete)

Vejamos o aspeto dos três itens.

Mensagem de notificação da tarefa, item para revisão e formulário da tarefa

Nota: O botão Abrir esta Tarefa no Friso da mensagem de notificação da tarefa surge quando a mensagem é aberta na versão completa e instalada do Outlook, e não quando é aberta na aplicação web Outlook Web Access

Início do segmento

2. Aceder ao item e ao formulário de tarefa a partir da mensagem de notificação da tarefa

Siga estes passos:

  1. Na mensagem de notificação da tarefa, nas instruções Para concluir esta tarefa, clique na ligação para o item.

  2. No item aberto, clique no botão Abrir esta tarefa na barra de mensagens.

Aceder ao item e ao formulário da tarefa a partir da mensagem de notificação de correio eletrónico

Nota: O botão Abrir esta Tarefa no Friso da mensagem de notificação da tarefa surge quando a mensagem é aberta na versão completa e instalada do Outlook, e não quando é aberta na aplicação web Outlook Web Access

Início do segmento

3. Aceder ao item e ao formulário de tarefa a partir da lista ou biblioteca

Siga estes passos:

  1. Na lista ou biblioteca onde o item a ser revisto se encontra armazenado, clique na ligação Em curso associada ao item e fluxo de trabalho.

  2. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, clique no título da sua tarefa.

  3. No formulário da tarefa, na barra de mensagens Esta tarefa do fluxo de trabalho aplica-se a, clique na ligação para o item.

Aceder ao item e ao formulário da tarefa a partir da lista ou biblioteca

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4. Rever o item

O item neste exemplo é um documento do Microsoft Word.

Sugestão: Se se tratar de uma tarefa de grupo — ou seja, uma tarefa atribuída a uma inteira grupo ou lista de distribuição para que um membro do grupo única pode concluir a tarefa para todo o grupo —, em seguida, é uma boa ideia reclamar a tarefa antes de rever o item. Desta forma, é reduzir as hipóteses que outro membro do grupo também irá rever o artigo. Para obter instruções, consulte a secção 7 neste segmento, Afirmação e concluir uma tarefa de grupo.

Item para revisão aberto e a apresentar barras amarelas

Repare nas duas barras de mensagens amarelas que se encontram na parte superior do documento:

  • Servidor só de leitura    Este documento está aberto no modo só de leitura, ou seja, pode ler o documento, mas não pode fazer as alterações no mesmo.
    (Tenha em atenção que quando concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação, não, normalmente, faça as alterações diretamente no próprio item. Em vez disso, pode utiliza o formulário de tarefa para registar todas as suas respostas.)

  • Tarefa de fluxo de trabalho    Quando estiver pronto para registar a sua resposta no formulário da tarefa, clique no botão Abrir esta tarefa.

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5. Preencher e submeter o formulário de tarefa

O formulário de tarefa para um fluxo de trabalho Aprovação tem o seguinte aspeto.

Formulário de tarefa do fluxo de trabalho

Note que os dois primeiros itens (Eliminar Item e que esta tarefa do fluxo de trabalho aplica-se ao título do Item) não aparecem no formulário da tarefa quando é aberta a partir dentro o item para revisão.

Chamada número um

Eliminar Item

Para eliminar esta tarefa da instância atual do fluxo de trabalho, clique neste botão.

  • Se eliminar a tarefa, não elimina o item a ser revisto.

  • Se eliminar a tarefa, essa ação funciona (e é registada no histórico) como uma rejeição do documento. Assim, se o fluxo de trabalho for configurado para terminar à primeira rejeição, a eliminação da tarefa termina o fluxo de trabalho.

  • Uma tarefa que foi eliminada já não aparece na área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho. (No entanto, a eliminação e a consequente rejeição automática ficam registadas na área Histórico da página.)

    Nota:  Se não iniciou esta instância do fluxo de trabalho, poderá ser necessário consultar a pessoa que a iniciou antes de eliminar a tarefa.

Chamada número dois

Esta tarefa do fluxo de trabalho aplica-se ao título do Item

Para abrir o item para revisão, clique nesta ligação.

Chamada número três

Estado, pedido por, comentários consolidados, conclusão data

Não pode editar ou alterar as entradas nestes quatro campos, mas as informações que contêm poderão ser úteis.

Tome nota que a caixa Comentários Consolidados contém não apenas instruções adicionais sobre como concluir a sua tarefa, mas também todos os comentários submetidos por participantes que já concluíram as respetivas tarefas nesta mesma instância do fluxo de trabalho.

Da mesma forma, depois de submeter o seu próprio formulário, quaisquer comentários que incluir na caixa Comentários (4) também aparecem na caixa Comentários Consolidados para participantes posteriores.

Chamada número quatro

Comentários

Todo o texto introduzido aqui será registado no Histórico do Fluxo de Trabalho e também aparecerá no campo Comentários Consolidados (3) para os participantes seguintes.

Chamada número 5

Aprovar

Para aprovar o item, escreva primeiro quaisquer comentários com que pretenda contribuir no campo Comentários (4) e, em seguida, clique neste botão.

Chamada número seis

Rejeitar

Para rejeitar o item, escreva primeiro quaisquer comentários que pretenda contribuir no campocomentários (4) e, em seguida, clique neste botão.

Chamada número sete

Cancelar

Para fechar a tarefa sem guardar alterações ou respostas, clique neste botão. A tarefa permanecerá por concluir e atribuída a si.

Chamada número oito

Solicitar alteração

Para solicitar uma alteração ao item que está a rever, clique neste botão.

Para obter uma ilustração no formulário onde introduzirá os detalhes do seu pedido e para obter mais informações, aceda à secção 8 deste segmento, pedido uma alteração ao item.

Nota: Esta opção pode ser desativada para algumas tarefas do fluxo de trabalho.

Chamada número nove

Reatribuir Tarefa

Para reatribuir a tarefa Aprovação a outra pessoa, clique neste botão.

Para obter uma ilustração da página onde vai introduzir os detalhes da reatribuição e para obter mais informações, aceda à secção 7 neste segmento, reatribuir a tarefa aprovação a outra pessoa.

Nota: Esta opção pode ser desativada para algumas tarefas do fluxo de trabalho.

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6. Notificações em atraso

Se uma instância de uma tarefa ou de todo um fluxo de trabalho estiver em atraso, serão enviadas automaticamente notificações para:

  • A pessoa à qual a tarefa está atribuída

  • A pessoa que iniciou o fluxo de trabalho (ou, se o início for automático, a pessoa que adicionou originalmente o fluxo de trabalho)

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7. Reclamar e concluir uma tarefa de grupo (opcional)

Se apenas uma tarefa estiver atribuída a um grupo inteiro, qualquer membro do grupo pode reclamar e concluir essa tarefa em nome de todo o grupo.

Reclame a tarefa antes de rever o item. Assim que reclamar a tarefa, esta é atribuída a si e nenhum outro membro do grupo poderá concluí-la. (Desta forma, apenas uma pessoa leva a cabo o trabalho necessário.)

  1. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, aponte para o nome da tarefa atribuída ao seu grupo até aparecer uma seta.

  2. Clique na seta, clique em Editar Item e, em seguida, no formulário da tarefa, clique no botão Requerer tarefa.
    Como requerer uma tarefa de grupo

Quando a página Estado do Fluxo de Trabalho for atualizada, pode ver que a tarefa já não está atribuída ao grupo, mas especificamente a si.

Mais tarde, se pretender libertar a tarefa para o grupo novamente sem a concluir, utilize os mesmos passos para regressar ao formulário da tarefa mas, desta vez, clique no botão Libertar Tarefa.

Botão Libertar Tarefa no formulário da tarefa

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8. Solicitar uma alteração ao item (opcional)

Antes de iniciar este processo, tenha em atenção que o fluxo de trabalho pode estar configurado para terminar imediatamente se qualquer alteração for feita no item. Convém consultar a pessoa que iniciou ou adicionou originalmente o fluxo de trabalho para se certificar de que pode fazer uma alteração e que o fluxo de trabalho pode terminar nesse ponto.

Para demonstrarmos a opção de solicitar alterações, imaginemos a seguinte situação:

Primeiro, imagine que se chama Francisco.

Depois, imagine que a sua colega de trabalho Ana iniciou um fluxo de trabalho Aprovação num documento que ela criou.

Quando revê o novo documento da Ana, a introdução parece-lhe demasiado grande.

Clique no botão Pedir Alteração na parte inferior do formulário da tarefa do fluxo de trabalho e, em seguida, preencha este formulário.

Formulário para pedido de alteração ao item

Chamada número um

Pedido de alteração

Introduza o nome ou endereço de correio eletrónico da pessoa a quem está a pedir a alteração.

(Para enviar o seu pedido à pessoa que iniciou esta execução do fluxo de trabalho — ou, se o fluxo de trabalho se iniciou automaticamente, à pessoa que adicionou originalmente este fluxo de trabalho Aprovação — também pode deixar este campo em branco.)

Chamada número dois

Novo pedido

Descreva a alteração pretendida e forneça todas as informações de que a pessoa que vai fazer a alteração vai necessita. (Qualquer texto que introduzir aqui será adicionado à área Comentários Consolidados.)

Chamada número três

Nova duração

Execute uma destas três ações:

  • Para manter a data de conclusão existente    Deixe este campo em branco.

  • Para remover completamente a data para conclusão    Escreva o número 0.

  • Para especificar uma nova data de conclusão    Escreva o número aqui e, em seguida, especifique as unidades de duração no campo seguinte. Em conjunto, as duas entradas identificam o período antes da data de conclusão da tarefa de alteração.

Chamada número quatro

Novas unidades de duração

Se estiver a especificar uma nova duração da tarefa, utilize este campo em conjunto com o campo Nova duração para identificar o período antes de cada tarefa é concluída. (Por exemplo: 3 dias ou 1 mês ou 2 semanas.)

Quando tiver todas as entradas de formulário da forma que pretende, clique em Enviar e a tarefa atual está marcado comoconcluído. (Mas não terminar ainda. Lhe vai ser atribuída uma tarefa aprovação novamente após a Ana conclui a tarefa de alteração).

Entretanto, a Ana recebe a seguinte notificação de correio eletrónico:

Notificação enviada quando a alteração ao item é pedida

A Ana consegue perceber, depois de ver rapidamente a linha Assunto (número 1 na ilustração), que não se trata de uma notificação de Aprovação comum, mas, em vez disso, de um pedido para alterar algo no item. Ela encontra a informação sobre a alteração específica que foi solicitada no texto Alteração Pedida de (número 2).

A Ana dá saída do item, faz as alterações pedidas e, em seguida, guarda as alterações e volta a dar entrada do item.

Depois, acede à página Estado do Fluxo de Trabalho e abre a sua tarefa de pedido de alteração na área Tarefas.


Formulário enviado quando a alteração solicitada é concluída

A Ana adiciona as informações que pretende ao campo Comentários e, em seguida, clica em Enviar Resposta. O fluxo de trabalho executa duas ações:

  • Marca a tarefa de pedido de alteração da Ana como concluída.

  • Atribui a si uma nova tarefa de aprovação (com os comentários da Ana adicionados no campo Comentários Consolidados) e envia-lhe uma notificação da tarefa.

Pode agora concluir a sua revisão ao item alterado.

Entretanto, todas estas ações ficam registadas e visíveis na secção Histórico de Fluxo de Trabalho da página Estado do Fluxo de Trabalho, conforme apresentado na seguinte ilustração.

Histórico de Fluxo de Trabalho com as ações do pedido de alteração

Vejamos um diagrama de todo o processo.

Fluxograma de um pedido de alteração

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9. Reatribuir a sua tarefa Aprovação a outra pessoa (opcional)

Se pretender que outra pessoa termine a tarefa de fluxo de trabalho que foi atribuída a si, clique no botão Reatribuir Tarefa no formulário da tarefa de fluxo de trabalho.

Este formulário é apresentado.

Formulário para reatribuição de tarefas

Chamada número um

Reatribuir tarefa a

Introduza o nome ou o endereço da pessoa a quem pretende atribuir esta tarefa.

Para atribuir esta tarefa à pessoa que iniciou o fluxo de trabalho — ou, no caso de o fluxo de trabalho ter sido iniciado automaticamente, à pessoa que adicionou este fluxo de trabalho em primeiro lugar — deixe este campo em branco.

Chamada número dois

Novo pedido

Forneça à pessoa a quem a atribuiu a tarefa as informações necessárias para concluí-la. (Qualquer texto que introduzir aqui será adicionado à área Comentários Consolidados.)

Chamada número três

Nova duração

Execute uma destas três ações:

  • Para manter a data de conclusão existente    Deixe este campo em branco.

  • Para remover completamente a data para conclusão    Escreva o número 0.

  • Para especificar uma nova data de conclusão    Escreva o número aqui e, em seguida, especifique as unidades de duração no campo seguinte. Em conjunto, as duas entradas identificam o período antes da data de conclusão da tarefa de alteração.

Chamada número quatro

Novas unidades de duração

Se estiver a especificar uma nova duração da tarefa, utilize este campo em conjunto com o campo Nova duração para identificar o período antes de cada tarefa é concluída. (Por exemplo: 3 dias ou 1 mês ou 2 semanas.)

Quando o formulário for concluído, clique em Enviar. A tarefa está marcado como concluído, uma nova tarefa é atribuída o responsável agora para a tarefa e é enviada uma notificação de tarefa.

As informações novas que forneceu são incluídas no texto Delegado por da notificação da nova tarefa (número 1 na ilustração seguinte).

Notificação de tarefa reatribuída

Entretanto, todas estas alterações ficam registadas e visíveis nas secções Tarefas e Histórico da página Estado do Fluxo de Trabalho, conforme apresentado a seguir.

As áreas Tarefas e Histórico na página Estado do Fluxo de Trabalho para a tarefa reatribuída

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10. Concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

Há um processo especial para incluir participantes que não sejam membros da sua organização do SharePoint. Neste processo, um membro do site age como procurador do participante externo:

  1. Introduza o endereço de correio eletrónico do participante externo na fase Atribuir A adequada da segunda página do formulário de associação.

  2. O fluxo de trabalho atribui efetivamente a tarefa do participante externo ao membro do site que inicia o fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho se iniciar automaticamente, ao membro que adicionou originalmente o fluxo de trabalho. Esta pessoa à qual a tarefa é efetivamente atribuída age como procurador do participante externo.

  3. Este membro do site recebe uma notificação da tarefa com instruções para enviar ao participante externo uma cópia do item para revisão. (Entretanto, o participante externo recebe uma cópia desta notificação da tarefa, que pode funcionar como um alerta ou aviso útil.)

  4. O membro do site a quem a tarefa foi atribuída envia uma cópia do item ao participante externo.

  5. O participante externo revê o item e envia uma resposta ao membro do site.

  6. Quando a resposta do participante externo chegar, o membro do site conclui a tarefa em nome do participante externo.

Eis um diagrama do processo.

Fluxograma do processo de inclusão de um participante externo

A página Estado do Fluxo de Trabalho de uma instância de um fluxo de trabalho é a localização central de onde pode monitorizar, ajustar ou terminar um fluxo de trabalho em execução.

Em primeiro lugar, vamos mostrar como pode chegar a esta página e, em seguida, como pode utilizar as opções e informações disponibilizadas pela mesma. Para finalizar, vamos mostrar outras duas páginas onde pode obter outras informações de monitorização.

Secções neste segmento

  1. Aceder à página Estado do fluxo de trabalho

  2. Utilize a página Estado do fluxo de trabalho para monitorizar o progresso de fluxo de trabalho

  3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

  4. Alterar tarefas futuras (tarefas que ainda não atribuídas)

  5. Cancelar ou terminar a execução deste fluxo de trabalho

  6. Descubra os fluxos de trabalho estiverem em execução num item

  7. Monitorizar fluxos de trabalho para a coleção de sites inteira

1. chegar à página Estado do fluxo de trabalho

Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique na ligação Em curso para o item e fluxo de trabalho que pretende.

Neste exemplo, o item é o documento designado por Rascunho da Apresentação e o fluxo de trabalho é a Aprovação 3.

Clicar na ligação do estado do fluxo de trabalho

A página Estado do Fluxo de Trabalho abre-se.

Notas: 

  • Se a lista ou biblioteca tiver um grande número de itens, pode utilizar as funções de ordenação e/ou filtragem para encontrar rapidamente o item que procura. Se vir que acaba por utilizar as funções de ordenação e/ou filtragem repetidas vezes da mesma forma, poderá ser útil criar uma vista personalizada que automatize essa disposição específica.

  • Para chegar à página Estado do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Ver o estado deste fluxo de trabalho numa notificação de correio eletrónico “foi iniciado” ou na ligação Ver o histórico do fluxo de trabalho numa notificação de correio eletrónico “foi concluído” para a instância específica que lhe interesse.

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2. a utilizar a página Estado do fluxo de trabalho para monitorizar o progresso de fluxo de trabalho

Aqui, por baixo das ilustrações de cada secção da página Estado do Fluxo de Trabalho, encontrará as questões de monitorização às quais a secção responde.

Secção Informações do Fluxo de Trabalho

Secção Informações do Fluxo de Trabalho da página Estado do Fluxo de Trabalho

Questões respondidas:

  • Quem iniciou esta instância do fluxo de trabalho?

  • Quando foi iniciada esta instância?

  • Quando ocorreu a última ação desta instância?

  • Esta instância está em execução em que item?

  • Qual é o estado atual desta instância?

Secção Tarefas

Secção Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho

Questões respondidas:

  • Que tarefas já foram criadas e atribuídas e qual o estado atual das mesmas?

  • Que tarefas já foram concluídas e qual o resultado de cada uma dessas tarefas?

  • Quais são as datas de conclusão das tarefas que já foram criadas e atribuídas?

As tarefas que foram eliminadas e as tarefas que ainda não foram atribuídas não aparecem nesta secção.

Secção Histórico de Fluxo de Trabalho

Secção Histórico de Fluxo de Trabalho da página Estado do Fluxo de Trabalho

Questões respondidas:

  • Que eventos já ocorreram nesta instância do fluxo de trabalho?

  • Repare que as tarefas em atraso e as notificações de tarefa em atraso não aparecem nesta área.

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3. alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

Existem duas maneiras de alterar tarefas que já foram atribuídas mas ainda não foram concluídas:

  • Alterar uma tarefa ativa

  • Alterar todas as tarefas ativas

Alterar uma tarefa ativa

Permissões    Para efetuar quaisquer alterações a uma tarefa que está atribuída a outra pessoa , tem de ter a permissão Gerir listas. (Grupo de proprietários do tem a permissão Gerir listas por predefinição; o grupo de membros e os grupos visitantes não o fizer. Por isso, é possível, por exemplo, para que as permissões que permitem-lhe iniciar um fluxo de trabalho, mas não para efetuar alterações a tarefa de outro participante.)

Se possuir as permissões necessárias:

  1. Clique no título da tarefa na lista de tarefas.
    Clicar no título da tarefa na lista

  2. Utilize o formulário de tarefa para concluir, eliminar ou reatribuir a tarefa.

Para obter informações mais detalhadas sobre como utilizar o formulário da tarefa, consulte o segmento Concluir deste artigo.

Alterar todas as tarefas ativas

Permissões    São apresentados quatro todas as ligações de comando na ilustração seguinte na página Estado do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir listas. As primeiras três ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a terminar este fluxo de trabalho ligação não aparecer, a menos que essa pessoa também tem a permissão Gerir listas. (Novamente, grupo de proprietários do tem a permissão Gerir listas por predefinição; o grupo de membros e os grupos visitantes não o fizer.)

  1. Na área imediatamente abaixo de Visualização de Fluxo de Trabalho, clique na ligação Atualizar tarefas ativas de Aprovação.

  2. Faça as alterações no formulário que é apresentado e, em seguida, clique em OK.

    • As pessoas com tarefas atribuídas que pertencem a este fluxo de trabalho receberão uma mensagem com as alterações feitas por si.

    • As tarefas concluídas, eliminadas e por atribuir não são afetadas pelas alterações que efetuar neste formulário.

    • Se quiser fazer alterações em tarefas ainda não atribuídas, consulte a secção seguinte, alterar tarefas futuras.

Formulário de alterações em tarefas ativas

Chamada número um

Duração por tarefa, unidades de duração

  • Para manter a data para conclusão    Deixe Duração por tarefa em branco e não altere as unidades de Duração.

  • Para remover a data para conclusão, para que não haja nenhuma    Escreva o número 0 em Duração por tarefa.

  • Para mover a data para conclusão através do prolongamento da duração da tarefa    Utilize ambos os campos de duração para especificar o número e o tipo de unidades pelo qual pretende prolongar a duração.

Chamada número dois

Pedido

  • Para alterar o texto do pedido    Faça as alterações que pretende na caixa de texto.

  1. Quando todos os campos do formulário estiverem de acordo com as suas necessidades, clique em OK.

Todas as tarefas ativas na instância atual são atualizadas.

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4. alterar tarefas futuras (tarefas que ainda não atribuídas)

Permissões    São apresentados quatro todas as ligações de comando na ilustração seguinte na página Estado do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir listas. As primeiras três ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a terminar este fluxo de trabalho agora ligação não aparecer, a menos que essa pessoa também tem a permissão Gerir listas. (Novamente, grupo de proprietários do tem a permissão Gerir listas por predefinição; o grupo de membros e os grupos visitantes não o fizer.)

  1. Na página de Estado do Fluxo de Trabalho, na área imediatamente abaixo de Visualização de Fluxo de Trabalho, clique na ligação Adicionar ou atualizar aprovadores de Aprovação.

  2. Efetue as alterações no formulário apresentado e, em seguida, clique em ATUALIZAR.

    Nota:  As tarefas já criadas e atribuídas não são afetadas pelas alterações que efetuar neste formulário.

Formulário de alterações em tarefas futuras

Chamada número um

Participantes, ordem, expandir grupos

  • Para adicionar ou remover participantes, ou para alterar a ordem das tarefas    Adicionar, remover e/ou Reorganize a ordem dos nomes dos participantes ou endereços no campoparticipantes.

  • Para remover uma fase inteira   Clique naAtribuir a dessa fase de campo e, em seguida, primaCtrl+Delete.

Nota: Pode utilizar a caixa de verificação Expandir grupos para especificar se devem ser atribuídos grupos de distribuição listados apenas uma tarefa para o grupo inteiro ou uma tarefa por cada membro.

Para obter mais informações sobre como utilizar estes campos, consulte o segmento Planear e Adicionar adequados (lista/Biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.

Chamada número dois

Pedido

  • Para alterar o texto do pedido    Faça as alterações que pretende na caixa de texto.

Chamada número três

Data de conclusão de todas as tarefas, duração por tarefa, unidades de duração

  • Para alterar ou remover o calendário de data para conclusão    Eliminar a data existente e, em seguida, fornecer um novo ou, para remover o específico completamente de data de conclusão, deixe o campo em branco. (Não escreva um zero neste campo. Este campo tem de conter um valor de data do calendário ou estar vazio.)

  • Para manter a duração existente    Deixe Duração por tarefa em branco e não altere as unidades de Duração.

  • Para remover a duração, de modo a que não haja nenhuma    Escreva o número 0 em Duração por tarefa.

  • Para prolongar a duração da tarefa    Utilize ambos os campos de duração para especificar o número e o tipo de unidades pelo qual pretende prolongar a duração. (Para obter mais informações sobre como definir datas de conclusão e durações, consulte o segmento Planear deste artigo).

  1. Quando todos os campos do formulário estiverem de acordo com as suas necessidades, clique em OK.

Todas as tarefas futuras na instância atual vão refletir as suas alterações.

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5. Cancelar ou terminar a execução deste fluxo de trabalho

Há duas formas de terminar uma instância de fluxo de trabalho antes de ela estar concluída:

  • Cancelar o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas, mas são mantidas na área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho.

  • Terminar o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas e eliminadas da área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho. (Mesmo assim, são refletidas na área Histórico de Fluxo de Trabalho.)

Seguem-se as instruções para ambos os métodos.

Cancelar (todas as tarefas são canceladas, mas mantidas na lista Tarefas e no Histórico)

Permissões    São apresentados quatro todas as ligações de comando na ilustração seguinte na página Estado do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir listas. As primeiras três ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a terminar o fluxo de trabalho ligação não aparecer, a menos que essa pessoa também tem a permissão Gerir listas. (Novamente, grupo de proprietários do tem a permissão Gerir listas por predefinição; o grupo de membros e os grupos visitantes não o fizer.)

A instância atual de um fluxo de trabalho pode ser terminada se deixar de ser necessária.

  • Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área imediatamente abaixo de Visualização de Fluxo de Trabalho, clique na ligação Cancelar todas as tarefas Aprovação.

  • Clique em Sim para confirmar.

Ligação para cancelar todas as tarefas

Todas as tarefas atuais são canceladas, e o fluxo de trabalho termina com o estado cancelada. As tarefas canceladas ainda estão listadas na área tarefas e na área de Histórico de fluxo de trabalho.

Terminar (todas as tarefas são eliminadas da lista Tarefas, mas são mantidas no Histórico)

Permissões    São apresentados quatro todas as ligações de comando na ilustração seguinte na página Estado do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir listas. As primeiras três ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a terminar este fluxo de trabalho ligação não aparecer, a menos que essa pessoa também tem a permissão Gerir listas. (Novamente, grupo de proprietários do tem a permissão Gerir listas por predefinição; o grupo de membros e os grupos visitantes não o fizer.)

O fluxo de trabalho pode ser terminado caso ocorra um erro ou se parar e deixar de responder.

Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área imediatamente abaixo de Visualização de Fluxo de Trabalho, clique em Terminar este fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Sim para confirmar.

Todas as tarefas criadas pelo fluxo de trabalho são canceladas e são eliminadas na área de tarefas na página Estado do fluxo de trabalho, mas que ainda está a ser refletidas na área de Histórico de fluxo de trabalho. O fluxo de trabalho termina com o estado Cancelada de fluxo de trabalho.

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6. Saber quais os fluxos de trabalho que estão em execução num item

Encontrará uma lista de todos os fluxos de trabalho em execução num item na página Fluxos de Trabalho deste.

  1. Abra a lista ou biblioteca onde o item se encontra armazenado.

  2. Aponte para o nome do item, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho no menu pendente.

  3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item, em Fluxos de Trabalho em Execução, encontrará uma lista de instâncias atualmente em execução no item.

Nota: Tenha em atenção que várias instâncias de uma versão do fluxo de trabalho única pode 't executar no mesmo item ao mesmo tempo. Por exemplo: dois fluxos de trabalho, ambos com base no modelo de aprovação, foram adicionados. Um chama-se planear aprovação e a outra é o nome aprovação de orçamento. Em qualquer um item em qualquer momento, uma instância cada de aprovação de planear e aprovação de orçamento pode estar em execução, mas não duas instâncias de um dos fluxo de trabalho.

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7. Monitorizar os fluxos de trabalho de toda uma coleção de sites

Os administradores de coleções de sites podem ver num piscar de olhos:

  • Quantos fluxos de trabalho baseados em cada modelo de fluxo de trabalho existem na coleção de sites.

  • Se os próprios modelos de fluxo de trabalho estão atualmente ativos ou inativos na coleção de sites.

  • Quantas instâncias de versões de fluxos de trabalho baseadas em cada modelo de fluxo de trabalho estão atualmente em execução na coleção de sites.

Vejamos como:

  1. Abra a home page da coleção de sites (e não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).

  2. Clique no ícone de Definições Botão Definições do Web site Público do SharePoint Online e, em seguida, clique em definições do Site.

  3. Na página Definições do site, em Administração do Site, clique em Fluxos de Trabalho.

A página Fluxos de Trabalho abre-se com a informação apresentada.

Passos seguintes?

Se esta for a primeira vez que esta versão do fluxo de trabalho tem ser executada, poderá pretender utilizar as instruções no segmento Rever deste artigo para ver os eventos na instância e descobrir se as funções de fluxo de trabalho à medida que pretende.

Depois de concluída a instância do fluxo de trabalho, pode rever os eventos registados no histórico. (Pode aceder aos registos de uma instância até 60 dias depois da conclusão desta.)

Importante:  De referir que o histórico do fluxo de trabalho é fornecido apenas para efeitos de consulta informal. Não pode ser utilizado para auditorias oficiais ou para quaisquer outros objetivos legais ou de prova.

Também pode executar relatórios sobre o desempenho global do fluxo de trabalho em várias instâncias.

Secções neste segmento

  1. Rever eventos na instância mais recente

  2. Aceder ao histórico da instância até 60 dias

  3. Criar relatórios de desempenho de fluxo de trabalho

1. Rever eventos na instância mais recente

Desde que um item permaneça na mesma lista ou biblioteca e até que o mesmo fluxo de trabalho seja executado no mesmo item, pode aceder ao histórico da instância mais recente a partir da lista ou biblioteca.

Para ver a página Estado do Fluxo de Trabalho da instância mais recente de um fluxo de trabalho executado num item:

  • Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique na ligação de estado do item e do fluxo de trabalho que quer.

Neste exemplo, o item é o documento com o título rascunho da apresentação e o fluxo de trabalho é Aprovação de novo documento.

Clique na ligação do estado do fluxo de trabalho

Na página Estado do Fluxo de Trabalho, a secção Histórico de Fluxo de Trabalho está na parte inferior.

Secção Histórico de Fluxo de Trabalho da página Estado do Fluxo de Trabalho

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2. Aceder ao histórico da instância até 60 dias

E se quiser rever o histórico de uma instância depois de ter executado o mesmo fluxo de trabalho novamente no mesmo item?

Na verdade, pode fazê-lo até 60 dias, a partir de dois pontos de partida: a lista ou biblioteca ou a notificação de conclusão do fluxo de trabalho.

A partir da lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca onde o item se encontra armazenado.

  2. Aponte para o nome do item, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho no menu pendente.

  3. Em fluxos de trabalho: nome do Item de página, em Fluxos de trabalho concluído, clique no nome ou o estado da instância do fluxo de trabalho que pretende rever.
    Lista Fluxos de Trabalho Concluídos na página Fluxos de Trabalho do item
    A página Estado do fluxo de trabalho para essa instância abre.

A partir da notificação de conclusão do fluxo de trabalho

  • Abra a notificação de conclusão do fluxo de trabalho para a instância que quer rever e, em seguida, clique na ligação Ver histórico do fluxo de trabalho.

Notificação de fluxo de trabalho concluído com ligação do histórico realçada
A página Estado do fluxo de trabalho para essa instância abre.

Para manter todas as notificações de conclusão, poderá pretender criar uma regra do Outlook. Configure a regra para Copiar todas as mensagens a receber que tenham o texto que foi concluído em linha de assunto para a sua própria, pasta separada. (Certifique-se de que o Outlook regra cópias a receber as mensagens e não simplesmente Mover ou não também são apresentados na pasta a receber.)

Início do segmento

3. Criar relatórios de desempenho de fluxos de trabalho

Para saber mais sobre o desempenho geral de um fluxo de trabalho — ao longo do tempo e em várias instâncias — pode criar um ou ambos os relatórios predefinidos:

  • Relatório de Duração de Atividade    Utilize este relatório para ver a média do tempo de conclusão de cada atividade num fluxo de trabalho, bem como para saber quanto tempo demora cada execução ou instância desse fluxo de trabalho a ser concluída.

  • Relatório de Cancelamento e Erros    Utilize este relatório para ver se um fluxo de trabalho é frequentemente cancelado ou se ocorrem muitos erros antes da sua conclusão.

Criar os relatórios disponíveis de um fluxo de trabalho

  1. Na lista ou biblioteca, na coluna Estado do fluxo de trabalho, clique em qualquer ligação de informações de estado.
    Clicar no estado do fluxo de trabalho

  2. Na página Estado do fluxo de trabalho, em Histórico de fluxo de trabalho, clique em Ver relatórios de fluxo de trabalho.
    Clicar na ligação 'Ver relatórios de fluxo de trabalho' na secção Histórico de Fluxo de Trabalho

  3. Localize o fluxo de trabalho para o qual pretende ver um relatório e, em seguida, clique no nome do relatório que pretende ver.
    Clicar na ligação para Relatório de Duração de Atividade

  4. Na página Personalizar, mantenha ou alterar a localização onde o ficheiro de relatório será criado e, em seguida, clique em OK.
    Clicar em OK para a localização para guardar o ficheiro
    O relatório é criado e guardado à localização especificada.

  5. Quando o relatório estiver concluído, pode clicar na ligação mostrada na ilustração seguinte para visualizá-lo. Caso contrário, clique em OK para concluir e feche a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando estiver pronto para ver o relatório, encontrará-la na localização que especificou no passo anterior.)
    Clicar na ligação para ver o relatório

Passos seguintes?

Se o seu fluxo de trabalho funciona exatamente da forma como quer, pode começar a utilizá-lo.

Se houver alguma coisa que pretende alterar sobre como funciona, consulte o segmento Alterar deste artigo.

Depois de executar a primeira instância do seu novo fluxo de trabalho Aprovação e de rever os resultados, poderá querer fazer uma ou mais alterações na forma como o fluxo de trabalho está configurado.

Além disso, no futuro, poderá querer fazer mais alterações na configuração.

Por fim, a dada altura, poderá querer desativar o fluxo de trabalho durante um período curto ou longo, mas não removê-lo — ou, na verdade, poderá querer removê-lo completamente.

Secções neste segmento

  1. Alterar as definições de um fluxo de trabalho permanentemente

  2. Desativar ou remover um fluxo de trabalho

1. Alterar as definições de um fluxo de trabalho permanentemente

Para fazer alterações permanentes nas definições de um fluxo de trabalho existente, o utilizador abre e edita o formulário de associação que utilizou originalmente para adicioná-lo.

Se o fluxo de trabalho for executado apenas numa lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca onde o fluxo de trabalho é executado.

  2. No Friso, clique no separador lista ou biblioteca.

    Nota: O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista do calendário, o separador tem o nome Calendário.

  3. No grupo Definições, clique em Definições de Fluxo de Trabalho.

  4. Na página Definições de Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar as definições), clique no nome do fluxo de trabalho para o qual pretende alterar as definições.

    Nota:  Se o fluxo de trabalho Aprovação pretendido não aparecer na lista, ele pode estar associado a apenas um tipo de conteúdo. A seleção dos fluxos de trabalho que aparecem nesta lista é controlada pelo controlo Estes fluxos de trabalho estão configurados para execução em itens deste tipo, localizado imediatamente abaixo da lista. (Consulte a ilustração.) Percorra as opções de tipo de conteúdo no menu pendente para descobrir aquele que apresenta o fluxo de trabalho pretendido. Quando o fluxo de trabalho pretendido aparecer na lista, clique no respetivo nome.

  5. Nas mesmas duas páginas do formulário de associação que foram originalmente utilizadas para adicionar o fluxo de trabalho, faça e guarde as alterações que pretende.

    Para mais informações sobre os campos e controlos no formulário de associação, consulte o segmento Planear e adicionar adequados (lista/Biblioteca ou coleção de sites) deste artigo.

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas da coleção de sites

  1. Abra a home page da coleção de sites (e não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).

  2. Clique no ícone de Definições Botão Definições do Web site Público do SharePoint Online e, em seguida, clique em definições do Site.

  3. Na página Definições do Site, em Galerias Web Designer, clique em Tipos de Conteúdo de Site.

  4. Na página tipos de conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site no qual o fluxo de trabalho é executado.
    Tipos de Conteúdo de Documento com tipo realçado

  5. Na página para o tipo de conteúdo selecionado, em definições de, clique em Definições de fluxo de trabalho.
    Ligação 'Definições de fluxo de trabalho' na secção Definições

  6. Na página Definições de fluxo de trabalho, em Nome do fluxo de trabalho (clique para alterar as definições), clique no nome do fluxo de trabalho que pretende alterar as definições.
    Ligação para alterar as definições do fluxo de trabalho

  7. Nas mesmas duas páginas do formulário de associação que foram originalmente utilizadas para adicionar o fluxo de trabalho, faça e guarde as alterações que pretende.

    Para mais informações sobre os campos e controlos no formulário de associação, consulte o segmento Planear e adicionar adequados (lista/Biblioteca ou coleção de sites) deste artigo.

Início do segmento

2. Desativar ou remover um fluxo de trabalho

Se o fluxo de trabalho for executado apenas numa lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca onde o fluxo de trabalho é executado.

  2. No Friso, clique no separador lista ou biblioteca.

    Nota: O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista do calendário, o separador tem o nome Calendário.

  3. No grupo Definições, clique em Definições de Fluxo de Trabalho.

  4. Na página Definições de Fluxo de Trabalho, clique na ligação Remover, Bloquear ou Restaurar um fluxo de trabalho.

  5. Utilize o formulário na página remover fluxos de trabalho para desativar, reativar ou remover fluxos de trabalho.
    Formulário na página Remover Fluxos de Trabalho

Existem cinco colunas no formulário:

  • Fluxo de Trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

  • Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho a serem atualmente executadas em itens.

  • Permitir    Uma opção que permite que o fluxo de trabalho continue a funcionar normalmente.

  • Nenhuma Instância Nova    Uma opção que permite a conclusão de quaisquer instâncias do fluxo de trabalho a serem executadas, mas desativa o fluxo de trabalho ao impedi-lo de executar novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para voltar a ativar o fluxo de trabalho mais tarde, volte a esta página e selecione Permitir.)

  • Remover    Uma opção que remove completamente o fluxo de trabalho da lista ou biblioteca. Todas as instâncias em execução são imediatamente terminadas e a coluna desse fluxo de trabalho deixa de aparecer na página da lista ou biblioteca. (Esta ação não é reversível.)

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas da coleção de sites

  1. Abra a home page da coleção de sites (e não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).

  2. Clique no ícone de Definições Botão Definições do Web site Público do SharePoint Online e, em seguida, clique em Definições do Site.

  3. Na página Definições do Site, em Galerias, clique em Tipos de Conteúdo do Site.

  4. Na página tipos de conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site no qual o fluxo de trabalho é executado.
    Tipos de Conteúdo de Documento com tipo realçado

  5. Na página para o tipo de conteúdo selecionado, emDefinições, clique em Definições de fluxo de trabalho.
    Ligação 'Definições de fluxo de trabalho' na secção Definições

  6. Na página Definições de Fluxo de Trabalho, clique na ligação Remover, Bloquear ou Restaurar um fluxo de trabalho.

  7. Utilize o formulário na página remover fluxos de trabalho para desativar, reativar ou remover fluxos de trabalho.
    Formulário na página Remover Fluxos de Trabalho

Existem cinco colunas no formulário:

  • Fluxo de Trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

  • Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho a serem atualmente executadas em itens.

  • Permitir    Uma opção que permite que o fluxo de trabalho continue a funcionar normalmente.

  • Nenhuma Instância Nova    Uma opção que permite a conclusão de quaisquer instâncias do fluxo de trabalho a serem executadas, mas desativa o fluxo de trabalho ao impedi-lo de executar novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para voltar a ativar o fluxo de trabalho mais tarde, volte a esta página e selecione Permitir.)

  • Remover    Opção de que remove o fluxo de trabalho da coleção de sites completamente. Todas as instâncias são terminadas imediatamente e a coluna desse fluxo de trabalho já não aparece na página para a lista ou biblioteca. (Esta ação não é reversível.)

Passos seguintes?

Caso tenha feito alterações, execute uma instância de teste do fluxo de trabalho para confirmar os efeitos das alterações.

Personalizar ainda mais

Existe uma grande variedade de formas de personalizar mais aprofundadamente os fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint.

Pode, inclusive, criar fluxos de trabalho personalizados do zero.

Pode utilizar quaisquer ou todos os programas seguintes:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Personalize formulários, ações e comportamentos de fluxos de trabalho.

  • Microsoft Visual Studio    Crie a suas próprias ações de fluxo de trabalho personalizadas.

Para obter mais informações, consulte o sistema de Ajuda do Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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