Trabalho Inteligente: Tirar o máximo proveito da funcionalidade de presença

Utilize este guia para obter ajuda sobre como se manter em contacto com as pessoas que são importantes para si e que são essenciais para o seu trabalho.

O que pretende fazer?

Informar as pessoas sobre o que está a fazer

Alterar o estado de presença

Informar as pessoas sobre o que se passa hoje

Definir a localização

Ligar a pessoas que são importantes para si

Procurar pessoas

Afixar contactos frequentes

Criar grupos de pessoas com quem está em contacto regularmente

Criar um grupo

Adicionar pessoas a um grupo

Enviar uma mensagem instantânea a um contacto ou a um grupo

Convidar outras pessoas para uma conversação de MI

Localizar um colega atarefado

Marcar um contacto

Ver os modos de comunicação disponíveis para um contacto

Verificar a localização de um contacto

Verificar o contacto de um contacto

Manter-se actualizado com as comunicações diárias

Enviar correio electrónico a um contacto

Agendar uma reunião com alguém

Procurar conversações perdidas

Parar interrupções

Definir o estado como Não Incomodar

Informar as pessoas sobre o que está a fazer

O software de comunicação Microsoft® Lync™ Online define a sua presença automaticamente, com base na sua actividade ou no Calendário do Microsoft® Outlook®, mas pode definir uma localização ou adicionar uma nota para dar informações mais detalhadas às outras pessoas.

Alterar o estado de presença

  • Abra o Lync Online e, na janela principal do Lync, clique no menu de disponibilidade por baixo do seu nome; em seguida, seleccione um estado diferente como, por exemplo, Volto Já.

Communicator

A tabela seguinte descreve o estado de presença que as outras pessoas vêem associado ao seu nome e o que significa esse estado.

Estado de presença

Descrição

Estado de presença Disponível do Lync Disponível

Está online e disponível para contacto.

Estado de presença Ocupado do Lync Ocupado

Está a efectuar uma chamada do Lync ou, segundo o seu Calendário do Outlook, está em reunião e não deve ser interrompido.

Estado de presença Não Incomodar do Lync Não Incomodar

Não pretende ser incomodado e verá apenas as notificações de conversação provenientes dos contactos do Grupo de trabalho.

Estado de presença Ausente do Lync Volto Já

Está afastado do computador por breves momentos.

Estado de presença Ausente do Lync Aparecer como Ausente

O seu computador permanece inactivo durante um determinado período de tempo (15 minutos por predefinição).

Estado de presença Ausente do Lync Não Estou a Trabalhar

Não está a trabalhar nem está disponível para contacto.

Lync Presence Offline Offline

Não tem sessão iniciada. Caso tenha bloqueado o contacto de alguém, essa pessoa irá visualizá-lo como estando offline.

Estado de presença Desconhecido do Lync Desconhecido

A sua presença não é conhecida. (Se as outras pessoas não estiverem a utilizar o Lync como aplicação de mensagens instantâneas (MI), poderão ver o seu estado de presença como desconhecido.)

Informar as pessoas sobre o que se passa hoje

  • Na janela principal do Lync, clique na caixa de notas acima do seu nome e, em seguida, escreva uma nota como, por exemplo, “A trabalhar a partir de casa” ou “A trabalhar para cumprir um prazo; enviem MI em vez de passarem pelo escritório”.

Communicator

Definir a localização

  • Na janela principal do Lync, por baixo do estado de presença, o Lync Online apresenta uma localização relacionada com a rede a que está ligado. Pode tornar esta localização mais significativa mudando-lhe o nome para “Trabalho” ou “Casa”. A partir de então, sempre que estiver a trabalhar a partir dessa localização, os contactos com quem quiser partilhar esta informação terão uma ideia mais concreta sobre o local onde se encontra. Para obter informações acerca da configuração de relações de privacidade, consulte Controlar o acesso às informações de presença.

Communicator

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Ligar a pessoas que são importantes para si

Crie a sua lista de Contactos de uma forma que simplifique a comunicação e lhe permita ver a informação de presença e de contacto das pessoas mais importantes para si. O modo mais simples de localizar pessoas - independentemente de constarem da sua lista de Contactos - é procurá-las através da caixa de pesquisa. Além de procurar por nome ou número de telefone, também pode procurar utilizando outro termo especificado por um contacto num perfil. Se aparecer um botão designado Competência por baixo da caixa de pesquisa, experimente procurar por competência ou área de especialização, cargo, etc.

Para ajudá-lo a organizar a sua lista de Contactos, o Lync Online actualiza automaticamente os Contactos Frequentes com base nos 10 contactos com quem tem conversações mais frequentemente. Pode também afixar os contactos mais importantes nos primeiros lugares do grupo para um acesso mais rápido. O Lync Online preenche previamente a lista afixada com os membros da sua equipa.

Procurar pessoas

  • Na janela principal do Lync, na lista de Contactos, comece a escrever o nome de uma pessoa na caixa de pesquisa. Os resultados serão apresentados por baixo da caixa.

Procurar um Contacto

Afixar contactos frequentes

  • Na lista de Contactos ou nos resultados da pesquisa, clique com o botão direito do rato na pessoa e, em seguida, clique em Afixar nos Contactos Frequentes.

Communicator

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Criar grupos de pessoas com quem está em contacto regularmente

Precisa de enviar uma mensagem rápida a um grupo de pessoas? Pode configurar um grupo para cada equipa com quem trabalha, para poder ver quem está disponível, em qualquer altura, ou entrar em contacto com toda a equipa.

Criar um grupo

  • Na janela principal do Lync, na lista de Contactos, clique com o botão direito do rato no nome de qualquer grupo (por exemplo, Contactos Frequentes), clique em Criar Novo Grupo e, em seguida, dê um nome ao grupo.

Communicator

Adicionar pessoas a um grupo

  • Na lista de Contactos, efectue um dos seguintes procedimentos:

    • Arraste contactos para um grupo.

    • Procure um contacto e, nos resultados da pesquisa, clique com o botão direito do rato na pessoa, clique em Adicionar à Lista de Contactos e, em seguida, clique no nome do novo grupo.

Enviar uma mensagem instantânea a um contacto ou a um grupo

  • Na lista de Contactos, aponte para o contacto ou grupo e aguarde até aparecer o cartão de contacto.

  • No cartão de contacto, clique no botão MI.

Communicator

Convidar outras pessoas para uma conversação de MI

  • Na janela da conversação, clique no menu Opções de Pessoas e, em seguida, clique em Convidar por Nome ou Número de Telefone.

Communicator

Pode também arrastar os contactos ou grupos da lista de Contactos para a janela de conversação para os adicionar.

Sugestão:  Se tiver contactos externos à sua organização, pode ainda assim adicioná-los. Basta clicar em Convidar por Correio Electrónico para que esses contactos possam participar na conversação (mesmo que não tenham o Lync instalado) clicando numa hiperligação na mensagem de correio electrónico.

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Localizar um colega atarefado

Além de mostrar o estado de uma pessoa (por exemplo, Disponível, Ocupado ou Ausente), o Lync Online também lhe permite determinar a localização da mesma e ajuda-o a determinar o melhor modo de comunicação. Por exemplo, pode “marcar” um contacto, o que significa que o Lync Online apresenta uma notificação assim que o estado de um contacto muda para Disponível, para saber se já lhe pode enviar uma mensagem instantânea ou falar com ele pessoalmente.

Marcar um contacto

  • Na janela principal do Lync, na lista de Contactos, clique com o botão direito do rato num contacto e, em seguida, clique em Marcar para Alertas de Alteração de Estado .

Communicator

Ver os modos de comunicação disponíveis para um contacto

  • Na lista de Contactos, aponte para a imagem de um contacto para abrir o cartão de contacto.

  • Na parte inferior, verá os diversos modos que pode utilizar para comunicar com essa pessoa como, por exemplo, correio electrónico e MI. Basta clicar num dos botões para ligar a essa pessoa.

Communicator

Verificar a localização de um contacto

  • Na lista de Contactos, aponte para a imagem de um contacto e, em seguida, clique na seta de expandir, no canto inferior direito, para abrir uma versão alargada do cartão de contacto.

Expandir Cartão de Contacto

  • O cartão de contacto mostra a localização actual da pessoa (associada à rede a que está ligada), além dos números de telefone e do escritório.

Verificar o contacto de um contacto

  • Na lista de Contactos, faça duplo clique na imagem de um contacto para abrir o cartão de contacto expandido.

  • Repare na entrada junto de Calendário.

Communicator

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Manter-se actualizado com as comunicações diárias

O Lync Online integra-se perfeitamente com o Outlook. Além de poder gerir as suas conversações de MI através do Lync Online, também pode enviar mensagens de correio electrónico e pedidos de reunião do Outlook aos contactos do Lync. Adicionalmente, tanto o Lync como o Outlook informam-no se tiver conversações perdidas.

Enviar correio electrónico a um contacto

  • Na janela principal do Lync, na lista de Contactos, aponte para a imagem ou o indicador de presença de um contacto. O cartão de contacto é aberto e, se esta pessoa puder ser contactada por correio electrónico, aparecerá um botão de correio electrónico na parte inferior.

  • Clique neste botão para abrir uma nova mensagem de correio electrónico no Outlook.

Communicator

Agendar uma reunião com alguém

  • Num cartão de contacto, clique no menu de opções junto do botão de telefone e, em seguida, clique em Agendar uma Reunião.

Communicator

Procurar conversações perdidas

  • Clique no ícone de Conversações na janela principal, para ver todas as conversações.

Nota:  Na caixa de diálogo Lync - Opções, clique em Pessoal e certifique-se de que a caixa de verificação Guardar as minhas conversações de mensagem instantânea na pasta Histórico de Conversações do Outlook está seleccionada.

Communicator

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Parar interrupções

Pode definir o seu estado como Não Incomodar para controlar potenciais interrupções. Todos os contactos terão conhecimento de que não pretende ser incomodado e, caso tentem convidá-lo para conversações de MI, não receberá quaisquer notificações, a menos que sejam enviadas por alguém do seu Grupo de trabalho. Consulte a secção seguinte para obter informações detalhadas.

Definir o estado como Não Incomodar

  • Na janela principal do Lync, clique no estado de presença e, em seguida, clique em Não Incomodar.

Communicator

Nota:  Por predefinição, os seus contactos são todos Colegas. Para tornar alguém um contacto do Grupo de trabalho, para poder receber notificações de conversação desse contacto (mesmo que o seu estado seja Não Incomodar), clique com o botão direito do rato no contacto na lista de Contactos, clique em Alterar Relação de Privacidade e, em seguida, clique em Grupo de trabalho. Para desactivar todas as notificações quando o seu estado está definido como Não Incomodar, clique no botão Opções, clique em Alertas e, em seguida, clique em Não mostrar alertas.

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