Trabalhar offline com tabelas ligadas a listas do SharePoint

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Pode utilizar o Access para trabalhar offline com os dados que estão associados a listas do SharePoint. Pode ser útil, por exemplo, se tiver de ser fora do escritório ou precisa de continuar a trabalhar quando um servidor não está disponível ou tenha perdido ligações ao servidor.

Descrição Geral

Antes de trabalhar offline com os dados a partir de um site do SharePoint, primeiro tem de criar ligações entre as tabelas do Access e listas do SharePoint. Em seguida, pode tirar as listas offline para atualizar ou analisá-las utilizando o Access. Quando restabelecer a ligação, pode sincronizar os dados, para que as listas e base de dados são atualizadas. Se a sua base de dados tiver consultas e relatórios, pode utilizá-los para analisar os dados ligados.

Se atualizar quaisquer dados enquanto estiver offline, pode sincronizar as alterações quando o Access liga ao servidor novamente. Se ocorrerem conflitos de dados — por exemplo, se alguém atualiza um registo no servidor enquanto uma pessoa diferente atualiza o registo mesmo offline — pode resolver o conflito quando sincronizar.

Pode ligar tabelas do Access a listas utilizando vários métodos. Por exemplo, pode mover a sua base de dados para um site do SharePoint, que também se liga as tabelas na base de dados para as listas no site. Ou pode exportar dados de uma lista na vista de folha de dados num site do SharePoint para uma tabela do Access. Por exemplo, pode utilizar um relatório no Access para resumir os dados. Para mais informações sobre como ligar a dados do SharePoint a partir do Access, consulte o artigo Importar ou ligar a dados numa lista do SharePoint.

Trabalhar offline com listas do SharePoint no Access

Começando no Access 2010, a trabalhar offline com listas do SharePoint ligadas é mais de um processo automático mantido pelo Access. Se não conseguir ligar acesso ao site do SharePoint onde as listas do SharePoint ligadas residem, talvez uma vez que tenha perdeu a ligação à Internet, o Access muda para o modo offline. Na barra de estado no lado inferior direito da janela do Access verá uma mensagem a informar SharePoint todas as tabelas são desligadas. Se clicar em ficheiro > informações também verá uma mensagem semelhante indicando que tem tabelas desligadas. Quando estiver no modo offline, pode continuar a adicionar, editar e eliminar dados de uma cópia local em cache dos dados da lista do SharePoint.

Acesso continua tentar restabelecer a ligação a intervalos regulares com as listas ligadas no servidor do SharePoint. Assim que o Access restabelece uma ligação ao site do SharePoint, verá uma barra de mensagens abaixo do Friso perguntar se pretende sincronizar os seus dados offline com o servidor.

Clique em Sincronizar restabelecer a ligação ao servidor do SharePoint.

Clique em sincronizar e acesso restabelecimento de ligações para as listas do SharePoint ligadas e, em seguida, tenta intercalar as alterações de dados.

Resolver alterações em conflito de dados

Surge um conflito quando dois utilizadores efectuam uma alteração à parte da mesma de dados ou a estrutura de uma lista. O utilizador que submeter uma alteração pela primeira vez será bem sucedida no fazer alterações dele, mas o segundo utilizador será notificado sobre um conflito.

Por exemplo, o utilizador A alterações coluna Localidade da terceira linha da Dallas Seattle e ao mesmo tempo, pode altera a célula de Dallas para guarda. Alterações do utilizador são submetidas para o servidor em primeiro lugar, seguido as suas alterações. O servidor informa-o de um conflito e permite-lhe resolver o conflito.

Nota: Mesmo quando os utilizadores editarem células diferentes na mesma linha, irá ocorrer um conflito.

Não poderá faça as alterações a um registo com um conflito enquanto resolver o conflito.

Se o Access detectar quaisquer conflitos de dados enquanto sincroniza as suas alterações offline com o SharePoint server, verá a caixa de diálogo Resolver conflitos.

Utilize as opções disponíveis na caixa de diálogo resolver conflitos para resolver conflitos de dados.

Siga um dos seguintes procedimentos:

  • Para resolver o erro ou conflito atualmente apresentado ignorando as alterações que efetuou para o registo, clique em Rejeitar as minhas alterações. As alterações serão perdidas.

  • Para resolver todos os conflitos e erros pendentes ignorando todas as suas alterações à lista, clique em Rejeitar todas as minhas alterações.

  • Para resolver o erro ou conflito atualmente apresentado ao reaplicar as suas alterações, clique em Repetir as minhas alterações. Em caso de um conflito, se que e outro utilizador alterarem a mesma coluna, as suas alterações irão substituir alterações do outro utilizador. Se editar colunas diferentes, as alterações serão intercaladas com alterações do outro utilizador.

  • Para resolver todos os conflitos e erros pendentes ao reaplicar as suas alterações, clique em Repetir todas as minhas alterações.

  • Para ver os detalhes do conflito ou erro seguinte, clique em seguinte no canto superior direito da caixa de diálogo.

  • Para ver os detalhes do erro ou conflito anterior, clique em anterior no canto superior direito da caixa de diálogo.

  • Para resolver conflitos e erros tarde, clique em Fechar na barra de título da caixa de diálogo.

Notas

  • Grelha de detalhes mostra todas as colunas na sua vista atual. Se as colunas não estiverem visíveis, utilize a barra de deslocamento horizontal para se deslocar ou arraste a extremidade direita da caixa de diálogo para aumentar a largura da grelha de detalhes.

    Para ampliar o conteúdo de uma coluna, clique na coluna na grelha de detalhes. As suas alterações e alterações do outro utilizador serão apresentadas na caixa de diálogo Detalhes do campo. A caixa de diálogo também é útil para ver as alterações de formatação de texto formatado.

  • Grelha de detalhes apresenta linha eliminada, em vez de uma linha de dados, se lhe ou outro utilizador elimina uma linha. Se o outro utilizador elimina a linha, a caixa de diálogo não apresenta o nome do utilizador ou a data e hora da eliminação. Além disso, não será capaz de repetir as suas alterações.

Definir a opção Colocação em Cache do Serviço Web e tabelas do SharePoint

A predefinição para novas bases de dados no Access 2010 e superior é serviço de cache de web e SharePoint tabelas ligadas. Se pretender alterar este comportamento e em vez disso, utilize o comportamento de que existe no Access 2007, clique em ficheiro > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Access. Clique em Base de dados atual para ver as definições listadas em tabelas do SharePoint e de colocação em cache serviço Web.

  • Utilizar o formato de cache compatível com o Microsoft Access 2010 e superior Selecione esta opção para que o Access coloque em cache uma cópia local dos dados ligados. Esta definição pode melhorar o desempenho quando estiver a trabalhar com dados ligados. Se utilizar esta opção, o carregamento e a visualização de dados ligados serão mais rápidos. Se quiser utilizar o comportamento de colocação em cache que existia no Access 2007, anule a seleção desta opção.

  • Limpar cache ao fechar Selecione esta opção para que o Access limpe todos os dados em cache locais da memória ao fechar a sua base de dados.

  • Nunca colocar em cache Selecione esta opção para que o Access não coloque em cache uma cópia local dos dados enquanto trabalha nas suas origens de dados ligadas do SharePoint.

    Nota: As opções Limpar cache ao fechar e Nunca colocar em cache não estão disponíveis se a definição Utilizar o formato de cache compatível com o Microsoft Access 2010 e superior não estiver selecionada.

Posso trabalhar offline manualmente no Access 2010 e superior?

Para ter controlo manual de trabalhar offline com dados do SharePoint ligados no Access 2010 e superior, terá de limpar a definição de utilizar o formato de cache que é compatível com o Microsoft Access 2010 e versões posteriores para a base de dados atual que se encontram do Access Caixa de diálogo de opções. Consulte a secção anterior no como localizar e definir essa opção.

Nota: Poderá ser-lhe pedido para fechar e voltar a abrir a base de dados após alterar a definição.

Depois de ter desmarcado a definição utilizar o formato de cache que é compatível com o Microsoft Access 2010 e versões posteriores, verá um Web ligada listas grupo de comandos aparecem no separador Dados externos.

Neste grupo, verá comandos, como Trabalhar Offline, sincronizar, Voltar a ligar a listas e outras pessoas. Estes são os mesmos comandos que estavam no Access 2007, no grupo de Listas do SharePoint no separador Dados externos.

Para trabalhar offline com os seus dados de lista do SharePoint neste modo, clique em Trabalhar Offline.

Para sincronizar seu listas offline com os dados do servidor, clique em sincronizar.

Para voltar a ligar as tabelas ligadas depois de trabalhar offline, clique em Trabalhar Online.

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Utilizar o Access 2007?

Para executar este procedimento, primeiro tem de ligar as tabelas do Access a listas do SharePoint.

Nota: Se tiver uma base de dados que já foi publicado num site do SharePoint, primeiro tem guardar uma cópia local da base de dados e, em seguida, colocar offline listas.

  1. Abra a base de dados que está associado a listas do SharePoint.

  2. No separador Dados externos, no grupo de Listas do SharePoint, clique em Trabalhar Offline.

Nota: Se o botão Trabalhar Offline não está disponível, quer suas tabelas não estão ligadas a listas do SharePoint ou já tenha apontado os dados da lista offline.

  1. Abra a base de dados está ligada para as listas do SharePoint.

  2. No separador Dados externos, no grupo de Listas do SharePoint, clique em sincronizar.

Se um conflito ocorre sobre uma alteração que efetuou offline e uma alteração que alguém feita no servidor, é apresentada a caixa de diálogo Resolver conflitos.

A caixa de diálogo apresenta informações sobre o conflito, tal como porque ocorreu o erro e fornece opções que pode experimentar para submeter novamente os dados ou rejeitar as alterações. Se existirem vários erros, pode ver os detalhes de cada erro ao clicar nos botões anterior e seguinte na caixa de diálogo. Alguns erros podem ser resolvidos apenas por rejeitar as alterações.

Grelha de detalhes na caixa de diálogo Resolver erros apresenta todas as colunas na sua vista atual. Para a linha afetada, a grelha de detalhes mostra a alteração que efetuou. Não pode editar os valores, mas pode clicar em cada coluna para ver mais detalhes.

  • Na caixa de diálogo Resolver erros, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Se pretender manter as alterações feitas no servidor para um item selecionado, clique em Rejeitar as minhas alterações.

    • Se quiser experimentar submeter as alterações novamente para um item selecionado, clique em Repetir as minhas alterações.

      Dependendo da situação, poderá ter de esperar até que o problema seja resolvido. Por exemplo, se não consegue sincronizar as suas alterações devido a um problema de conectividade de rede, deverá aguardar até que estão ligadas novamente.

    • Se pretender manter as alterações feitas no servidor para todos os itens, clique em Rejeitar todas as minhas alterações.

    • Se quiser experimentar submeter as alterações novamente para todos os itens, clique em Repetir todas as minhas alterações.

      Dependendo da situação, poderá ter de esperar até que o problema seja resolvido. Por exemplo, se não consegue sincronizar as suas alterações devido a um problema de conectividade de rede, deverá aguardar até que estão ligadas novamente.

      Notas: 

      • Se o erro pode ser resolvido apenas por rejeitar as alterações, os botões para repetir a suas alterações poderão não estar disponíveis.

      • Pode fechar a caixa de diálogo sem efetuar qualquer uma ação, mas não será capaz de sair ou atualizar a lista ou efetuar alterações a uma coluna calculada até resolver o erro.

Depois de voltar a ligar as tabelas ligadas, quaisquer alterações que fizer aos dados ou objetos são sincronizadas.

  1. Abra a base de dados que está ligado às listas do SharePoint.

  2. No separador Dados externos, no grupo de Listas do SharePoint, clique em Trabalhar Online.

    Nota: Se pretende rejeitar as alterações que efetuou offline, clique em Rejeitar as alterações no grupo de Listas do SharePoint.

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