Trabalhar com folhas de dados

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Quando abrir uma tabela ou ver os resultados de uma consulta, Access apresenta o resultado de tabela ou consulta na vista de folha de dados. Resultados de dados ou consulta de tabela apresentados na vista Folha de dados são geralmente referidos como uma folha de dados. Pode personalizar o aspeto de uma folha de dados para apresentar dados específicos para utilizar como um relatório simples.

O que pretende fazer?

Saiba mais sobre folhas de dados

Organizar os dados, modificar e movendo colunas ou linhas

Alterar a cor de fundo e estilo de linhas de grelha

Alterar o formato de texto

Resumir dados ao adicionar uma linha de Total

Aplicar a ordenação e filtragem

Guardar as alterações de esquema

Saiba mais sobre folhas de dados

Numa folha de dados é a representação visual de dados contidos numa tabela ou dos resultados devolvidos por uma consulta. Apresenta os campos de cada registo a partir de uma tabela, formulário ou resultado da consulta num formato tabular (linha e coluna), conforme mostrado aqui.

Tabela Empregados na vista de folha de dados

Por predefinição, tabelas e consultas abrem na vista de folha de dados. No painel de navegação, com o botão direito numa tabela ou consulta e, em seguida, clique em Abrir no menu de atalho para abrir a tabela ou consulta como uma folha de dados.

Quando aplicar formatos específicos para linhas e colunas ou adicionar uma linha de Total, numa folha de dados pode também servir um relatório simples.

Organizar os dados, modificar e movendo colunas ou linhas

Pode organizar dados para facilitar a folha de dados para ver ou para apresentar apenas os dados necessários num momento específico. Esta secção mostra-lhe várias formas, na qual pode consegui-lo.

Redimensionar colunas ou linhas

Por vezes, não de todas as colunas numa folha de dados cabem no ecrã ou impressão ou colunas individuais podem ocupar mais espaço de que necessitam para o respetivo conteúdo. Além disso, poderá querer alterar a altura das linhas para que possa continuar texto que não se ajustam uma coluna numa nova linha.

Depois de abrir uma tabela, consulta ou formulário na vista de folha de dados, pode redimensionar manualmente as colunas individuais ou redimensionar automaticamente uma coluna para acomodar o respectivo conteúdo.

Redimensionar uma coluna manualmente

  1. Posicione o ponteiro no limite da coluna que pretende redimensionar.

  2. Quando o ponteiro se transformar numa seta de duplo sentido, arraste o limite da coluna até que é o tamanho que pretende.

    Redimensionar uma coluna numa folha de dados

Redimensionar automaticamente uma coluna

  1. Para redimensionar uma coluna para ajustar melhor os seus conteúdos, posicione o ponteiro no limite da coluna que pretende redimensionar.

  2. Quando o ponteiro se transformar numa seta de duplo sentido, faça duplo clique no limite da coluna.

    Redimensionar uma coluna para melhor ajustar o seu texto

Redimensionar várias colunas

  • Para redimensionar várias colunas ao mesmo tempo, mantenha premida a tecla SHIFT, selecione várias colunas adjacentes e, em seguida, redimensione colunas selecionadas. Também pode selecionar toda a folha de dados e redimensionar todas as colunas.

Redimensionar linhas

  • Para redimensionar linhas, posicione o ponteiro entre as duas seletores registos na folha de dados e arraste até que as linhas têm o tamanho que pretende.

Não é possível redimensionar cada linha individualmente — quando redimensionar uma linha, todas as linhas são redimensionadas.

Redimensionar uma linha numa folha de dados

Redimensionar linhas para a altura predefinida

  1. Para redimensionar linhas para a altura predefinida, botão direito do rato num Seletor de registo e, em seguida, clique em Altura da linha no menu de atalho.

    Botão direito do rato num Seletor de registo

    Clicar em altura da linha no menu de atalho

  2. Na caixa de diálogo Altura da linha , selecione a caixa de verificação Altura padrão e, em seguida, clique em OK.

Nota: Não é possível anular as alterações a largura de uma coluna ou a altura de linhas ao clicar no botão Anular na barra de ferramentas de acesso rápido. Para anular as alterações, feche a folha de dados e, em seguida, clique em não quando lhe for pedido para guardar as alterações ao esquema de folha de dados. Clicar em não também vai anular quaisquer outras alterações de esquema que efetuou.

Mover uma coluna

Pode alterar rapidamente a ordem das colunas numa folha de dados ao arrastar as colunas para diferentes locais dentro da folha de dados. Por exemplo, poderá fazer isto para se certificar de que uma coluna específica sempre a permanece na vista.

  • Clique no cabeçalho da coluna para selecionar uma coluna ou mantenha premida a tecla SHIFT para selecionar várias colunas adjacentes e, em seguida, arraste a coluna ou colunas para uma nova localização.

    Mover coluna Nome próprio para a posição mais à esquerda

Mudar o nome de uma coluna

Poderá haver ocasiões quando pretende mudar o nome de uma coluna para que descreve melhor os dados que contém. Por exemplo, se uma coluna que contém os endereços de correio electrónico se chamar EMAdd, poderá querer fazer com que o cabeçalho de coluna mais fácil a compreender por alterá-lo para o endereço de correio electrónico. Para executar esta tarefa, botão direito do rato no cabeçalho da coluna, clique em Mudar o nome de coluna no menu de atalho e, em seguida, escreva o novo nome. Por exemplo, escreva o Endereço de correio electrónico.

Mudar o nome de uma coluna

Mostrar ou ocultar colunas

Se quiser apresentar ou imprimir apenas determinadas colunas para a sua folha de dados, pode ocultar as colunas que não pretende seja apresentado. Por exemplo, se estiver a trabalhar com uma base de dados das informações de contacto, convém ver apenas completo endereço de correio electrónico e nome de cada contacto. Pode criar esta vista ao ocultar todas as outras colunas.

Ocultar colunas

  1. Clique no cabeçalho da coluna que pretende ocultar.

    Para selecionar colunas adjacentes, mantenha premida a tecla SHIFT e clique em cabeçalhos de coluna adicionais.

    Nota: Não pode selecionar colunas não adjacentes. Selecione qualquer das colunas adicional e ocultar aqueles separadamente.

  2. Botão direito do rato no cabeçalho da coluna e, em seguida, clique em Ocultar campos no menu de atalho.

Mostrar colunas

  1. Qualquer cabeçalho de coluna com o botão direito e, em seguida, clique em Mostrar campos no menu de atalho.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar colunas , selecione a caixa de verificação ao lado de cada coluna que pretende mostrar e, em seguida, clique em Fechar.

Alterar a cor de fundo e estilo de linhas de grelha

Ao utilizar uma folha de dados, pode melhorar o aspeto dos dados ao alterar os formatos, como o estilo de linhas de grelha ou a cor de fundo, ou através da criação de cores diferentes para as linhas alternadas.

Definir o estilo de linhas de grelha

  1. No separador base , no grupo Formatação de texto , clique na seta junto ao botão linhas de grelha .

  2. Clique no estilo de linhas de grelha que pretende.

Definir a cor de fundo

  1. No separador base , no grupo Formatação de texto , clique na seta junto ao botão Cor de fundo .

  2. Clique na cor de fundo que pretende.

Alterar a cor de fundo de linhas alternadas

Pode definir a cor de fundo de linhas alternadas numa folha de dados independentemente da cor de fundo predefinida. Ao definir uma cor de fundo alternadas, pode facilitar a distinção entre linhas adjacentes.

  1. No separador base , no grupo Formatação de texto , clique na seta junto ao botão Cor de linha alternadas .

  2. Clique na cor de fundo que pretende aplicar.

Alterar o formato de texto

Depois de abrir uma tabela, consulta ou formulário na vista de folha de dados, pode alterar o aspeto do texto, incluindo a formatação. Tenha em atenção que as suas alterações aplicam a toda a folha de dados. Se pretender que as suas alterações apareçam automaticamente da próxima vez que abrir na folha de dados, lembre-se clicar em Sim quando fechar a folha de dados e lhe for pedido para guardar as alterações ao esquema.

Utilize os comandos adicionais no grupo Formatação de texto no separador base para efetuar alterações às características do tipo de letra na folha de dados.

  1. Clique em qualquer célula na folha de dados.

  2. No separador base , no grupo Formatação de texto , efetue um ou mais dos seguintes procedimentos:

    • Para alterar o tipo de letra, escreva ou clique em tipo de letra na caixa tipo de letra .

    • Para alterar o tamanho do tipo de letra, escreva ou clique num tamanho de tipo de letra na caixa Tamanho do tipo de letra .

    • Para alterar o estilo de tipo de letra, clique no botão negrito, itálicoou sublinhado (ou qualquer combinação dos três).

    • Para alterar a cor do tipo de letra, clique na seta junto ao botão Cor do tipo de letra e, em seguida, selecione uma cor a partir da paleta.

Resumir dados ao adicionar uma linha de Total

Ao adicionar uma linha de Total numa folha de dados, pode ver rapidamente o total de uma coluna calculado. Para além de somar uma coluna de dados, pode utilizar a linha Total para efetuar outros cálculos, tais como localizar médias, contagem do número de itens de uma coluna e localizar o valor mínimo ou máximo numa coluna de dados.

Para apresentar a linha Total, faça o seguinte:

  1. No separador Base, no grupo Registos, clique em Totais.

    É apresentada uma nova linha na parte inferior da folha de dados, com a palavra Total na primeira coluna.

  2. Clique numa célula que está na mesma linha na célula que contém a palavra Total.

  3. Clique na seta que aparece e, em seguida, clique no tipo de cálculo que pretende apresentar nessa célula.

    A lista de funções ou tipos de cálculos que estão disponíveis depende de tipo de dados da coluna. Por exemplo, se a coluna contiver valores monetários, verá uma lista de funções que se aplicam a cálculos de moeda, tais como mínimo e máximo.

    Uma linha de Total numa folha de dados com uma escolha de funções

Para mais informações sobre como utilizar a funcionalidade de linha de Total, consulte o artigo Mostrar totais de coluna numa folha de dados utilizando uma linha totais.

Aplicar a ordenação e filtragem

Existem algumas alterações rápidas adicionais que podem tornar mais fácil de ver ou imprimir a sua folha de dados. Por exemplo, na ilustração seguinte, os nomes de empresas são ordenados por ordem alfabética.

Numa folha de dados com uma coluna ordenada por ordem alfabética

  • Para aplicar a ordenação, botão direito do rato na coluna (ou clique na seta no cabeçalho da coluna) e, em seguida, clique na opção de ordenação que pretende.

  • Para aplicar um filtro, clique na seta no cabeçalho da coluna e selecione as caixas de verificação para os valores que pretende apresentar. Em alternativa, pode clicar em Filtros de texto ou Filtros de número para criar filtros mais detalhados.

Guardar as alterações de esquema

Depois de alterar o esquema e o aspeto de uma folha de dados, tem de guardar as alterações se pretender manter as alterações da próxima vez que abrir na folha de dados. Quando fecha uma folha de dados após efetuar alterações ao seu esquema, lhe for pedido para guardar as alterações. Se clicar em Sim, as alterações são guardadas e aplicadas da próxima vez que abrir na folha de dados. Se clicar em não, as alterações serão eliminadas e na folha de dados é aberta com as predefinições de esquema (ou as últimas definições guardadas) a próxima tempo que o abrir.

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