Tornar uma base de dados mais fácil utilizar ao personalizar e controlar o painel de navegação

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É possível melhorar a eficiência de utilização de uma base de dados personalizando e controlando o conteúdo e a organização do Painel de Navegação. Uma navegação personalizada, através do agrupamento, destaque ou ocultação de objetos, pode contribuir para o aumento da eficácia. Este artigo descreve as maneiras como pode personalizar e controlar o Painel de Navegação com vista a melhorar a eficiência de utilização ao facilitar a localização dos objetos de base de dados que cada utilizador necessita.

Este artigo não descreve as funcionalidades de segurança das bases de dados, como a encriptação da base de dados com palavra-passe. Para mais informações, consulte a secção Consulte Também.

Neste artigo

Descrição Geral

Antes de começar

Personalizar o painel de navegação

Controlar o Painel de Navegação através de uma macro

Desativar a vista de Estrutura de um item

Ocultar um objeto de base de dados

Descrição Geral

Localizado ao longo do lado do ecrã, o painel de navegação disponibiliza uma interface para os objetos na base de dados e fornece várias funcionalidades que ajudá-lo para personalizar a experiência do utilizador.

Painel de navegação Adamastor 2007

Os itens do Painel de Navegação estão organizados em grupos. Pode selecionar a forma de agrupar os itens especificando uma categoria, por exemplo Tipo de Objeto ou Data de Criação. A ilustração anterior apresenta o grupo Todos os Objetos do Access da categoria Tipo de Objeto com alguns dos grupos de tipo de objeto fechados, como Tabelas e Consultas.

Grupos e categorias personalizados

Pode também criar categorias personalizadas e introduzir grupos personalizados nessas categorias. Nos grupos personalizados, poderá depois criar atalhos para objetos da base de dados.

Por exemplo, suponhamos que tem muitos relatórios na base de dados e que executa esses relatórios com frequências variadas, como diariamente ou trimestralmente. Poderá criar uma categoria Relatórios e, em seguida, criar os grupos Diariamente, Semanalmente, Mensalmente e Anualmente. Em cada grupo, poderá depois criar atalhos para os relatórios adequados.

Pode criar vários atalhos para um objeto de base de dados e colocar cada um em grupos personalizados diferentes.

Mostrar ou ocultar categorias e grupos

Pode utilizar a caixa de diálogo Opções de Navegação para mostrar ou ocultar algumas categorias e grupos no Painel de Navegação.

Também pode utilizar as ações de macro para controlar a apresentação de categorias do painel de navegação como uma base de dados é aberta no Access. Estas ações de macro nova estão disponíveis no Microsoft Office Access 2007:

  • DefinirCategoriasApresentadas    Utilize esta ação para mostrar ou ocultar uma categoria. Sempre que utilizar esta ação, só pode mostrar ou ocultar uma categoria. No entanto, pode utilizar esta ação várias vezes numa macro para mostrar ou ocultar categorias individuais conforme necessário.

  • BloquearPainelNavegação    Utilize esta ação para bloquear o Painel de Navegação. Esta ação impede que utilizadores adicionem, movam ou eliminem itens acidentalmente no Painel de Navegação.

    O bloqueio do Painel de Navegação não impede que os utilizadores copiem objetos de base de dados para a área de transferência.

Navegar automaticamente para uma categoria ou grupo ao abrir a base de dados

Pode utilizar a ação de macro NavegarPara para navegar até uma categoria ou grupo. Ao utilizar esta ação de macro na macro autoexec, poderá navegar automaticamente para uma categoria ou grupo quando abrir a base de dados.

Desativar a vista de Estrutura

Os itens apresentados nos grupos e categorias personalizadas são atalhos para objetos de base de dados.

Os atalhos do Painel de Navegação têm uma propriedade Desativar atalhos da Vista de Estrutura que o utilizador pode definir. Clique com o botão direito do rato no atalho e, no menu de atalho, clique em Propriedades do Objeto ou, se for uma tabela, Propriedades da Tabela. Em seguida, selecione a caixa de verificação Desativar atalhos da Vista de Estrutura. Com esta propriedade ativada, o atalho não poderá ser utilizado para abrir o objeto de destino na vista de Estrutura ou de Esquema. Por exemplo, se ativar esta propriedade num atalho para um formulário, os utilizadores não poderão alterar a estrutura ou esquema do mesmo através desse atalho.

Ocultar objetos de base de dados

As categorias e os grupos incorporados no Painel de Navegação não apresentam atalhos. Em vez disso, apresentam os próprios objetos de base de dados. Estes grupos incluem:

  • Todos os grupos em categorias incorporadas.

  • O grupo Objetos Não Atribuídos das categorias personalizadas.

Os objetos de base de dados não têm a propriedade Desativar atalhos da Vista de Estrutura. Pode ocultá-los para impedir alterações na estrutura e, em seguida, colocar atalhos dos mesmos em categorias e grupos personalizados.

Antes de começar

Ao utilizar uma combinação destas funcionalidades, pode controlar a organização do Painel de Navegação com eficácia para melhorar a sua eficiência de utilização. No entanto, estas funcionalidades não impedirão um utilizador mal intencionado de efetuar alterações indesejadas na estrutura da base de dados. Além disso, estas funcionalidades não impedem o acesso não autorizado aos dados. Considere o seguinte:

As funcionalidades da eficiência de utilização podem ser contornadas.   

  • Se utilizar uma macro para controlar e bloquear o Painel de Navegação, lembre-se de que os utilizadores podem desativar as macros no arranque mantendo premida a tecla SHIFT.

  • Ainda que os atalhos do Painel de Navegação tenham a propriedade Desativar atalhos da Vista de Estrutura, os objetos de base de dados em si não dispõem dessa propriedade. Pode ocultar as categorias e os grupos que contêm objetos de base de dados e pode também ocultar os próprios objetos, mas existe a possibilidade de os utilizadores anularem essa ocultação.

Concentre-se no utilizador.   

  • Quando estiver a planear e a estruturar o sistema de navegação de uma base de dados, peça opiniões às pessoas que a utilizarão. Caso não seja possível, centre-se nas necessidades dessas pessoas durante o processo de estruturação.

  • Dependendo dos recursos ao dispor, considere utilizar grupos de discussão para planear e testar a eficiência de utilização durante a estruturação.

A segurança não é o objetivo.   

  • O objetivo de implementar estas funcionalidades para controlar o Painel de Navegação é tornar a base de dados mais prática melhorando a sua eficiência de utilização. Estas funcionalidades não foram concebidas para tornar a base de dados mais segura.

  • Para obter mais informações sobre formas de tornar uma base de dados mais segura, consulte a secção Consulte Também.

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Personalizar o Painel de Navegação

Pode utilizar a caixa de diálogo Opções de Navegação para personalizar o Painel de Navegação.

Caixa de diálogo Opções de Navegação

O processo segue estes passos gerais:

  1. Criar uma categoria personalizada. O Access proporciona uma categoria personalizada: Personalizado. Pode mudar o nome desta categoria e adicionar ou remover grupos, conforme necessário. Pode também criar novas categorias personalizadas.

  2. Criar um grupo personalizado. Depois de criada uma categoria, crie um ou mais grupos personalizados para adicionar à nova categoria.

  3. Atribuir objetos ao grupo personalizado através da criação de atalhos. No Painel de Navegação, arraste ou copie e cole os objetos de base de dados que pretende atribuir ao grupo personalizado. Arraste ou copie os objetos a partir de um grupo especial da nova categoria designado por Objetos Não Atribuídos, criado pelo Access sempre que criar uma categoria personalizada.

    • Quando adicionar um objeto de base de dados do grupo Objetos Não Atribuídos ao grupo personalizado, o Access cria um atalho para esse objeto — o objeto em si não é movido nem copiado.

    • Se mudar o nome ou eliminar um atalho num grupo personalizado, essas alterações não afetam o objeto em si, apenas o atalho.

    • Não existem limites para o número de atalhos que pode criar para cada objeto de base de dados, mas cada grupo deverá ter apenas um atalho para um determinado objeto de base de dados.

  4. Mostrar ou ocultar grupos ou objetos numa categoria personalizada. Depois de ter preenchido o grupo ou grupos personalizados, pode ocultar o grupo Objetos Não Atribuídos e outros grupos que não queira que sejam apresentados. Pode também ocultar objetos individuais.

    Pode também utilizar a macro de ação DefinirCategoriasApresentadas para mostrar ou ocultar uma categoria. Através da utilização de uma macro, pode mostrar ou ocultar categorias, independentemente das definições na caixa de diálogo Opções de Navegação. Para obter mais informações, consulte a secção Controlar o Painel de Navegação com uma macro.

Criar uma categoria personalizada

  1. Clique com o botão direito do rato no menu na parte superior do Painel de Navegação e, em seguida, clique em Opções de Navegação.

  2. Na caixa de diálogo Opções de Navegação, na lista Categorias, clique em Adicionar Item.

    Aparece uma nova categoria na lista. Esta ilustração mostra uma nova categoria personalizada:

    Nova categoria personalizada no Painel de Navegação

  3. Escreva o nome para a nova categoria e, em seguida, prima ENTER.

    Sugestão: Tente criar um nome que faça sentido aos utilizadores da base de dados. Depois de criar o nome, tenha em atenção que a legenda na lista do lado direito é alterada para corresponder a esse nome. Por exemplo, se o nome da nova categoria for O Meu Painel de Navegação, a legenda na lista do lado direito apresenta Grupos para "O Meu Painel de Navegação". Além disso, repare que a lista contém um grupo designado por Objetos Não Atribuídos. O Access cria esse grupo por predefinição. Este grupo contém todos os objetos da base de dados e o utilizador deverá utilizar esses objetos para preencher o grupo personalizado.

    Depois de criar a categoria personalizada, deve criar um ou mais grupos para essa categoria. Não existe limitação relativamente ao número de grupos que pode criar. Mantenha a caixa de diálogo Opções de Navegação aberta e siga os passos seguintes.

Criar um grupo personalizado

  1. Na lista grupos para "nome do grupo", clique em Adicionar grupo e, em seguida, escreva um nome para o grupo. Pode repetir o processo como frequentemente que precisar. Por exemplo, o Painel de navegação meus podem conter três grupos — formulários de introdução de dados, relatórios e consultas. As necessidades dos seus utilizadores ou as suas preferências devem determinar os grupos que adicionar.

  2. Deixe a caixa de verificação junto a Objetos Não Atribuídos selecionada e clique em OK.

    O Access fecha a caixa de diálogo Opções de Navegação e adiciona o novo grupo personalizado ao Painel de Navegação, mas ainda não será possível visualizar o novo grupo.

  3. Consulte os passos seguintes para tornar o novo grupo visível e adicionar-lhe objetos.

Se apenas pretende adicionar um item a um novo grupo personalizado, clique com o botão direito do rato no item em questão, aponte para Adicionar a grupo no menu do atalho e, em seguida, clique em Novo Grupo.

Atribuir objetos ao grupo personalizado através da criação de atalhos

  1. Clique no menu situado no topo do Painel de Navegação e, na parte superior do mesmo, clique na nova categoria.

    O grupo, ou grupos, que criou para a categoria aparecem na secção inferior do menu, juntamente com o grupo Objetos Não Atribuídos.

  2. Arraste os itens do grupo Objetos Não Atribuídos para um grupo personalizado.

    Para mover vários itens de uma vez só, mantenha premida a tecla CTRL enquanto seleciona os itens e, em seguida, arraste-os para um grupo personalizado.

Mostrar ou ocultar grupos e objetos numa categoria personalizada

Pode ocultar alguns ou todos os grupos numa categoria personalizada e alguns ou todos os objetos num grupo. Lembre-se dos factos que se seguem à medida que for avançando:

  • O Access disponibiliza duas maneiras de ocultar itens. Pode utilizar os comandos fornecidos pelo Painel de Navegação para ocultar um atalho num grupo ou pode definir a propriedade Oculto de um objeto de base de dados, de modo a ocultar os atalhos do objeto em todos os grupos e categorias da base de dados aberta, incluindo as categorias e os grupos incorporados.

  • Pode fazer com que os grupos e objetos ocultos fiquem completamente invisíveis ou pode apresentá-los no Painel de Navegação como ícones desativados e indisponíveis. Para o fazer, selecione ou desmarque a caixa de verificação Mostrar Objetos Ocultos na caixa de diálogo Opções de Navegação. Esta caixa de verificação também é utilizada quando necessita de mostrar ou restaurar um grupo ou um objeto.

Os passos nas secções seguintes explicam como efetuar cada tarefa.

Ocultar um grupo numa categoria

  • No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na barra de título do grupo que pretende ocultar e clique em Ocultar.

    Pode também ocultar um grupo utilizando a caixa de diálogo Opções de navegação. Abrir a caixa de diálogo (ver os passos na secção seguinte se não souber como) e, na lista grupos para "categoria", desmarque a caixa de verificação junto ao grupo que pretende ocultar.

Restaurar um grupo oculto para uma categoria

  1. Clique com o botão direito do rato na barra de menu na parte superior do Painel de Navegação e clique em Opções de Navegação no menu de atalho.

  2. Na lista Categorias, selecione a categoria que contém o grupo oculto.

  3. Na lista Grupos para "categoria", selecione a caixa de verificação junto ao grupo oculto.

  4. Clique em OK.

Ocultar um atalho ou objeto apenas no próprio grupo

  • No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no atalho ou objeto e, em seguida, clique em Ocultar neste Grupo

    Nota: Este comando não se encontra disponível para objetos no grupo Objetos Não Atribuídos de uma categoria personalizada.

Ocultar um objeto de todas as categorias e grupos

  1. Clique com o botão direito do rato no objeto que pretende ocultar e, em seguida, clique em Propriedades do Objeto ou, se for uma tabela, em Propriedades da Tabela no menu de atalho.

    Aparece a caixa de diálogo Propriedades de Nome_objeto e o Access acrescenta o nome do objeto ao título da caixa de diálogo. Por exemplo, se abrir um formulário chamado Encomendas, o título da caixa de diálogo apresentará Propriedades de Encomendas. A figura seguinte mostra a caixa de diálogo.

    Caixa de diálogo Propriedades de um objeto de base de dados no Access

  2. Selecione a caixa de verificação Oculto.

  3. Clique em OK.

Restaurar (mostrar) um objeto oculto

  1. Clique com o botão direito do rato no menu na parte superior do Painel de Navegação e clique em Opções de Navegação no menu de atalho.

  2. Em Opções de Visualização, selecione a caixa de verificação Mostrar Objetos Ocultos.

  3. Clique em OK e regresse ao Painel de Navegação.

    O painel mostra um ícone desativado para todos os objetos ocultos.

  4. Execute um dos seguintes procedimentos:

    • Se ocultou um atalho num grupo, clique com o botão direito do rato no atalho e, em seguida, clique em Mostrar neste Grupo.

    • Se ocultou um objeto em todas as categorias e grupos através da propriedade Oculto , clique com o botão direito do rato no objeto, clique em Propriedades do Objeto ou, se for uma tabela, em Propriedades da Tabela e, em seguida, desmarque a caixa de verificação Oculto.

Remover e restaurar atalhos em grupos personalizados

Os grupos personalizados podem ser alterados ao longo do tempo, consoante as exigências do utilizador e da empresa. Pode adicionar ou remover os atalhos de um grupo a qualquer momento.

Remover um atalho de um grupo personalizado

  • No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no atalho que pretende remover e, em seguida, clique em Remover.

Restaurar um atalho para um grupo personalizado

  1. Se definiu o grupo Objetos Não Atribuídos para estar oculto, volte a mostrá-lo.

    Como posso apresentar o grupo Objetos Não Atribuídos?

    1. Clique com o botão direito do rato no menu na parte superior do Painel de Navegação e clique em Opções de Navegação no menu de atalho.

    2. No painel Grupos para "categoria", selecione a caixa de verificação junto a Objetos Não Atribuídos.

  2. Copie e cole ou arraste, conforme seja necessário, o objeto que pretende do grupo Objetos Não Atribuídos até ao grupo personalizado.

Mudar o nome de um atalho num grupo personalizado

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no atalho cujo nome pretende mudar e, em seguida, clique em Mudar o Nome do Atalho.

  2. Escreva o novo nome para o atalho e prima ENTER.

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Controlar o Painel de Navegação através de uma macro

Para controlar o painel de navegação utilizando uma macro, pode criar uma macro que é executada quando abre a base de dados e, em seguida, adicione as ações para a macro.

Pode mostrar ou ocultar categorias seletivamente e pode bloquear o painel de navegação para impedir que outros utilizadores acidentalmente mover ou eliminar atalhos, objetos, grupos ou categorias. Também pode navegar até uma categoria ou grupo de modo a que categoria ou grupo é apresentado quando abre a base de dados.

Em alternativa, pode ocultar o painel de navegação para a duração de uma sessão de base de dados.

Utilizar as ações de macro para controlar o que aparece no Painel de Navegação

  1. No separador Criar, no grupo Outro, clique em Macro. Se este comando não estiver disponível, clique na seta abaixo do botão Módulo ou Módulo de Classe e clique em Macro

    Nota: Se a base de dados já tiver uma macro designada por autoexec, não terá de criar uma nova macro. Adicione as cações de macro descritas neste procedimento para a macro autoexec existente.

  2. No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Mostrar Todas as Ações.

  3. Na grelha de estrutura da macro, em ação, clique na seta na primeira célula vazia.

  4. Na lista, selecione Definircategoriasapresentadas.

  5. Por baixo da grelha de estrutura, no painel de Argumentos de acção, clique na seta na caixa categoria e, em seguida, clique no nome da categoria que pretende mostrar ou ocultar.

  6. Imediatamente acima o argumento de categoria, clique na seta na caixa Mostrar e selecionar uma definição de. Escolha Sim se pretender que a categoria a apresentar no painel de navegação. Se não pretender que a categoria a apresentar no painel de navegação, selecione não.

  7. Repita os passos 3 a 6 para cada categoria que pretende controlo utilizando a macro.

  8. Na grelha de estrutura da macro, em ação, clique na seta na primeira célula vazia.

  9. Na lista, selecione Bloquearpainelnavegação.

  10. Por baixo da grelha de estrutura, no painel de Argumentos de acção, escolha um valor para o argumento de bloqueio. Selecione Sim para bloquear o painel de navegação.

  11. Prima CTRL + G para guardar a macro. Dê um nome a macro autoexec para indicar ao Access que a macro deve ser executada quando abre a base de dados.

Utilizar uma ação de macro para navegar até uma categoria ou grupo

Pode utilizar esta ação de macro em qualquer altura, não apenas quando abre a base de dados.

  1. No separador Criar, no grupo Outro, clique em Macro. Se este comando não estiver disponível, clique na seta abaixo do botão Módulo ou Módulo de Classe e clique em Macro

    Nota: Se a base de dados já tiver uma macro designada por autoexec, não terá de criar uma nova macro. Adicione as cações de macro descritas neste procedimento para a macro autoexec existente.

  2. No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Mostrar Todas as Ações.

  3. Na grelha de estrutura da macro, em ação, clique na seta na primeira célula vazia.

  4. Na lista, selecione NavegarPara.

  5. Por baixo da grelha de estrutura, no painel de Argumentos de acção, clique na seta na caixa categoria e, em seguida, clique no nome da categoria que pretende para navegar para.

  6. Se pretender navegar até um grupo específico de uma categoria, clique na seta da caixa Grupo e, em seguida, clique no nome do grupo até ao qual pretende navegar.

  7. Prima CTRL + G para guardar a macro. Dê um nome a macro autoexec para indicar ao Access que a macro deve ser executada quando abre a base de dados.

Utilizar uma ação de macro para ocultar o Painel de Navegação

Se preferir criar o seu próprio sistema de navegação, pode ocultar o painel de navegação utilizando a ação de macro ExecutarComando e o argumento Ocultarjanela. Executar esta ação de macro com este argumento oculta o painel de navegação para a duração da sessão de base de dados atual.

  1. No separador Criar, no grupo Outro, clique em Macro. Se este comando não estiver disponível, clique na seta abaixo do botão Módulo ou Módulo de Classe e clique em Macro

    Nota: Se a base de dados já tiver uma macro designada por autoexec, não terá de criar uma nova macro. Adicione as cações de macro descritas neste procedimento para a macro autoexec existente.

  2. No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Mostrar Todas as Ações.

  3. Na grelha de estrutura da macro, em ação, clique na seta na primeira célula vazia.

  4. Na lista, selecione ExecutarComando.

  5. Por baixo da grelha de estrutura, no painel de Argumentos de acção, clique na seta na caixa comando e, em seguida, clique em Ocultarjanela.

  6. Prima CTRL + G para guardar a macro. Dê um nome a macro autoexec para indicar ao Access que a macro deve ser executada quando abre a base de dados.

Também pode ativar a visualização do painel de navegação ou desativar utilizando a caixa de verificação Apresentar Painel de navegação na caixa de diálogo Opções do Access. Se utilizar a ação de macro ExecutarComando com o argumento Ocultarjanela , irá ocultar o painel de navegação, se a caixa de verificação Apresentar Painel de navegação está selecionada ou desmarcada.

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Desativar a vista de Estrutura de um item

No Painel de Navegação, é possível definir a propriedade Desativar atalhos da Vista de Estrutura de um atalho para controlar se os utilizadores podem utilizar o mesmo para abrir o objeto de destino na vista de Estrutura ou de Esquema.

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no atalho para o qual pretende desativar a vista de Estrutura e, em seguida, clique em Propriedades do Objeto ou, se for uma tabela, em Propriedades da Tabela.

  2. Na caixa de diálogo das Propriedades de Nome_objeto, selecione a caixa de verificação Desativar atalhos da Vista de Estrutura.

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Ocultar um objeto de base de dados

  1. Clique com o botão direito do rato no objeto que pretende ocultar e, em seguida, clique em Propriedades do Objeto ou, se for uma tabela, em Propriedades da Tabela.

    Aparece a caixa de diálogo Propriedades de Nome_objeto e o Access acrescenta o nome do objeto ao título da caixa de diálogo. Por exemplo, se abrir um formulário chamado Encomendas, o título da caixa de diálogo apresentará Propriedades de Encomendas. A figura seguinte mostra a caixa de diálogo.

    Caixa de diálogo Propriedades de um objeto de base de dados no Access

  2. Selecione a caixa de verificação Oculto.

  3. Clique em OK.

Restaurar (mostrar) um objeto oculto

  1. Clique com o botão direito do rato no menu na parte superior do Painel de Navegação e clique em Opções de Navegação no menu de atalho.

  2. Em Opções de Visualização, selecione a caixa de verificação Mostrar Objetos Ocultos.

  3. Clique em OK e regresse ao Painel de Navegação. O painel mostra um ícone desativado para todos os objetos ocultos.

  4. Execute um dos seguintes procedimentos:

    • Se ocultou um atalho ou objeto de um grupo apenas, clique com o botão direito do rato no objeto e, em seguida, clique em Mostrar neste Grupo.

    • Se ocultou um objeto de todas as categorias e grupos através da propriedade Oculto, clique com o botão direito do rato no objeto, clique em Ver Propriedades e, em seguida, desmarque a caixa de verificaçãoOculto.

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