Tipos e opções de colunas de lista e de biblioteca

Tipos e opções de colunas de lista e de biblioteca

Um tipo de coluna determina como os dados são armazenados e apresentados numa lista ou biblioteca. Quando cria uma coluna para uma lista ou biblioteca, escolhe um tipo de coluna que indica o tipo de dados que pretende armazenar na coluna, como números apenas, texto formatado ou um número que é calculado automaticamente. Em seguida, as colunas são adicionadas a uma ou mais vistas da lista ou biblioteca para ajudá-lo a apresentar os dados de uma forma relevante.

As secções seguintes fornecem informações sobre os tipos de colunas predefinidos que pode criar e quando utilizar cada tipo de coluna. Dependendo da sua organização, podem estar disponíveis outros tipos de coluna.

Nota: Pode Adicionar, alterar, Mostrar/ocultarou eliminar colunas numa lista ou biblioteca, bem como criar ou eliminar uma lista de uma página ou site no SharePoint. Para obter mais informações sobre a gestão de listas ou bibliotecas com muitos itens, consulte o artigo gerir listas e bibliotecas de grandes dimensões no SharePoint.

Selecione a sua vista do SharePoint a partir de um dos separadores abaixo:

As colunas ajudam-no a criar vistas significativas dos itens numa lista ou biblioteca. Ao utilizar colunas, pode ordenar, agrupar e filtrar itens e também pode calcular dados sobre itens automaticamente e apresentar os resultados desses cálculos. As colunas também permitem-lhe especificar que informações devem ser introduzidas sobre um item quando alguém adiciona um item a uma lista ou biblioteca. Quando um item é adicionado, é apresentado um formulário e fornece campos e opções para introduzir informações. Quando cria uma lista ou biblioteca, determinadas colunas, como título ou modificado por, são criadas automaticamente. Pode criar colunas adicionais de acordo com as suas necessidades. As colunas criadas determinam os campos e as opções que aparecem nesse formulário e as colunas que podem ser adicionadas às vistas da lista ou biblioteca.

Especifique o tipo de coluna que pretende ao criar uma coluna. Em alguns casos, também pode escolher um tipo de coluna diferente para uma coluna existente, mas depende do tipo e da quantidade de dados atualmente armazenados na coluna. Alterar o tipo de coluna de uma coluna existente pode corromper os dados já guardados na coluna. Por estes motivos, é importante decidir que tipo de dados pretende armazenar antes de criar uma coluna. Ao decidir qual o tipo de coluna que pretende, considere o seguinte:

  • Que tipo de dados pretende armazenar? Apenas cartas? Apenas números? Texto formatado? Por exemplo, não pode armazenar letras numa coluna de número . Saber que tipo de dados pretende armazenar é o primeiro passo para escolher o tipo de coluna mais adequado.

  • Pretende utilizar os dados em cálculos financeiros? Se for o caso, o tipo de coluna moeda é a melhor opção.

  • Pretende utilizar os dados em cálculos matemáticos? De que forma precisa esses cálculos? Pode calcular dados em colunas de número ou moeda , mas não colunas de texto . Além disso, os cálculos numa coluna de moeda são mais precisos.

  • Como pretende ordenar os dados da coluna? Numa coluna de texto , os números são ordenados como cadeias de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200, etc.) e não como valores numéricos. Para ordenar números como valores numéricos, utilize uma coluna número ou moeda . Além disso, muitos formatos de data não são ordenados corretamente se estiverem armazenados numa coluna de texto . Para garantir a ordenação de datas apropriada, utilize uma coluna data e hora .

  • Pretende certificar-se de que as pessoas inserem informações na coluna? Se for o caso, pode especificar se a coluna é obrigatória e as pessoas não podem adicionar um item sem introduzir as informações.

Utilizado para recolher e apresentar pequenas quantidades de texto não formatado numa única linha, incluindo:

  • Apenas texto, como nomes próprios, apelidos ou nomes de departamentos

  • Combinações de texto e números, como endereços de rua ou números de conta

  • Números que não são utilizados em cálculos, tais como números de ID de funcionário, números de telefone, códigos postais ou números de peças

Uma única linha de texto pode apresentar até 255 carateres de uma só linha. Se estiver a criar uma coluna para uma lista ou biblioteca e quiser apresentar texto formatado ou mais do que uma linha de texto de cada vez, crie uma coluna com várias linhas de texto . Pode alterar uma única linha de texto existente para uma coluna com várias linhas de texto sem perder quaisquer dados armazenados na coluna.

Pode personalizar uma coluna de texto simples das seguintes formas:

  • Atribuir um limite de carateres    Limite o número de carateres ao definir o número máximo de carateres que pretende. Por exemplo, se a coluna armazenar números de ID de funcionário de cinco dígitos, pode utilizar esta funcionalidade para ajudar a garantir que as pessoas inserem apenas cinco carateres.

  • Apresentar um valor predefinido    Apresentar automaticamente texto específico quando alguém adicionar um novo item e, ao mesmo tempo, permitir que as pessoas introduzam texto diferente se precisarem de o fazer. Ao definir o valorpredefinido, as pessoas podem introduzir informações mais rapidamente ao aceitar a predefinição, a menos que tenham de alterá-la. Por exemplo, se a coluna armazenar o nome de uma empresa atribuída a um projeto e a sua organização trabalhar com uma empresa específica para a maioria dos projetos, pode introduzir o nome dessa empresa como valor predefinido. Como resultado, o nome da empresa é apresentado automaticamente quando um novo projeto é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de introduzir o nome.

    Um valor predefinido pode ser texto que o utilizador especificar ou o resultado de um cálculo, que é denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando pretender apresentar texto específico automaticamente, mas o texto poderá variar consoante a pessoa que adicionou o item, quando o item foi adicionado ou por outras razões. Para utilizar um valor calculado, pode introduzir uma fórmula, em vez de texto específico, como valor predefinido. A fórmula pode calcular um valor com base nas informações noutras colunas ou funções do sistema como, por exemplo, [hoje], para indicar a data atual ou [eu], para apresentar o nome da pessoa que adiciona ou altera o item

Utilizado numa lista ou biblioteca para recolher e apresentar texto formatado ou texto extenso e números em mais do que uma linha, tal como uma descrição de um item. Uma coluna com várias linhas de texto pode armazenar até 63.999 carateres e pode especificar o número de linhas de texto que pretende apresentar quando as pessoas introduzirem informações sobre um item. Este tipo de coluna apresenta todo o texto quando a coluna é visualizada numa lista ou biblioteca.

Pode personalizar uma coluna de várias linhas de texto das seguintes formas:

  • Atribuir um limite de visualização    Limite o número de linhas que são apresentadas quando as pessoas inserem informações sobre um item com o número de linhas para a definição de edição. Por exemplo, se a coluna armazenar notas demoradas sobre um evento de calendário, poderá optar por mostrar dez linhas de texto. Isto torna mais fácil para as pessoas introduzirem informações porque podem ver facilmente todo o texto que introduziu. Por outro lado, se a coluna armazenar apenas uma frase ou duas em relação a um evento, poderá optar por apresentar apenas duas ou três linhas de texto.

    Se atribuir um limite de visualização, o mesmo não limita o montante de texto que é apresentado quando a coluna é apresentada numa lista. Todo o texto introduzido para um item é apresentado na coluna.

  • Permitir comprimento ilimitado    (apenas disponível em bibliotecas de documentos) ao utilizar várias linhas de texto numa biblioteca de documentos, pode especificar que o campo não está limitado a comprimento.

  • Ativar ou desativar a formatação de texto   (apenas disponível em listas) Utilize Rich Text avançado (Rich Text com imagens, tabelas e hiperligações) define se as pessoas podem aplicar formatação, como negrito, itálico ou cores a texto. Se esta opção estiver desativada, a lista não será compatível com nenhuma das opções de formatação; Se estiver ativada, a lista suportará a formatação básica, como negrito, itálico, listas com marcas ou numeradas, texto colorido e cores de fundo, bem como hiperligações, imagens e tabelas.

  • Acrescentar alterações   (apenas disponível nas listas) se controlo de versões tiver sido ativado para a lista, acrescentar alterações ao texto existente especifica se as pessoas podem adicionar novo texto sobre um item sem substituir qualquer texto existente sobre esse item. Se optar por não acrescentar as alterações, o novo texto sobre um item substitui qualquer texto existente sobre esse item na coluna. Se optar por acrescentar as alterações, as pessoas podem introduzir informações adicionais sobre um item, enquanto também visualiza texto que foi introduzido anteriormente e a data e hora em que o texto foi introduzido. Quando visualizado numa lista e não como um campo num formulário de item, a coluna apresenta as entradas da vistade Hiperligação, em vez do texto, e as pessoas podem clicar na hiperligação para ver todas as informações armazenadas na coluna desse item.

    Importante: Se desativar esta opção depois de criar a coluna, todas as informações exceto a entrada mais recente são eliminadas.

Adicione dados de localização avançada a partir do Bing Maps ou do diretório da sua organização. A coluna localização fornece colunas adicionais para filtrar, ordenar e procurar por informações relacionadas, incluindo o endereço, a cidade, o estado, o país ou a região, o código postal, as coordenadas ou o nome.

Utilizado para armazenar valores numéricos que não sejam valores monetários.

Sugestões para escolher uma coluna número ou moeda

Os tipos de coluna número e moeda armazenam valores numéricos. Utilize uma coluna de número para armazenar dados numéricos para cálculos matemáticos que não sejam cálculos financeiros ou que não exijam um alto grau de precisão. Utilize uma coluna de moeda para armazenar dados numéricos para cálculos financeiros ou em casos onde não pretende números redondos em cálculos. Ao contrário de uma coluna de número , uma coluna de moeda é uma precisão de 15 dígitos à esquerda da vírgula decimal e 4 dígitos à direita. Os tipos de coluna número e moeda fornecem formatos predefinidos que determinam a forma como os dados são apresentados.

Pode personalizar uma coluna de números das seguintes formas:

  • Especificar valores mínimos e máximos    Limite o intervalo de números que as pessoas podem introduzir. Por exemplo, se a coluna armazenar a quantidade de trabalho que foi concluída para uma tarefa como percentagem, pode especificar zero como valor mínimo e 100 como valor máximo. Da mesma forma, se a coluna armazenar o número de participantes de um evento e pretender limitar os participantes a um número específico, pode introduzir o número máximo de participantes como o valor máximo.

  • Incluir casas decimais    Especifique se os números contêm casas decimais e o número de casas decimais a armazenar. Se a coluna precisar de armazenar números com mais de cinco casas decimais, pode selecionar automático ao selecionar o número de casas decimais a incluir. A opção automático também é uma boa opção se a coluna armazenar os resultados dos cálculos e pretender que o resultado seja o mais preciso possível. No entanto, se pretender garantir que todos os valores na coluna têm o mesmo número de casas decimais, é aconselhável limitar o número de casas decimais a zero, apenas para números inteiros ou outro número de casas decimais até cinco.

  • Apresentar um valor predefinido    Apresentar automaticamente um número específico quando alguém adicionar um novo item e, ao mesmo tempo, permitir que as pessoas introduzam números diferentes se precisarem de o fazer. Um valor predefinido ajuda as pessoas a introduzirem informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar o número de computadores que cada membro da equipa tem e todos os membros da equipa tiverem, no mínimo, um computador, introduza 1 como valor predefinido. Como resultado, 1 é apresentado automaticamente quando um novo item é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de introduzir o número.

    Um valor predefinido pode ser um número especificado ou o resultado de um cálculo, que é denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando pretender apresentar um número específico automaticamente, mas o número poderá variar consoante a pessoa que adicionou o item, quando o item foi adicionado ou por outras razões. Para utilizar um valor calculado, pode introduzir uma fórmula, em vez de um número específico, como valor predefinido. A fórmula pode calcular um número com base em informações noutras colunas ou funções do sistema.

  • Formatar o número como uma percentagem    A definição mostrar como percentagem permite-lhe apresentar e armazenar o número como uma percentagem e tratá-lo como uma percentagem quando é utilizado para calcular outros valores.

Utilizado para armazenar informações verdadeiro/falso ou Sim/Não, tal como se alguém irá participar num evento. Uma coluna Sim/não aparece como uma única caixa de verificação quando as pessoas inserem informações sobre um item. Para indicar Sim, os membros da equipa selecionam a caixa de verificação. Para indicar que não, os membros da equipa desmarcam a caixa de verificação.

Os dados numa coluna Sim/não podem ser utilizados em cálculos para outras colunas. Nestes casos, Sim é convertido num valor numérico de um (1) e não é convertido num valor numérico de zero (0).

Pode personalizar uma coluna Sim/não ao selecionar um valor predefinido para o mesmo. Um valor predefinido é a seleção que é apresentada automaticamente quando alguém adiciona um novo item. As pessoas podem selecionar um valor diferente se precisarem de o fazer. Para uma coluna Sim/não , pode especificar se a caixa de verificação está selecionada automaticamente, indicando um valor Sim ou não, indicando um valor não .

Utilizado para fornecer uma lista pesquisável de pessoas e grupos a partir das quais as pessoas podem escolher quando adicionam ou editam um item. Por exemplo, numa lista de tarefas, uma coluna de pessoa ou grupo com o nome atribuído pode fornecer uma lista de pessoas a quem pode atribuir uma tarefa. O conteúdo da lista depende de como os serviços de diretório e os grupos de SharePoint foram configurados para o site. Para personalizar o conteúdo da lista, poderá ter de contactar o seu administrador.

Pode personalizar uma coluna de pessoa ou grupo das seguintes formas:

  • Permitir seleções múltiplas    Permitir que as pessoas selecionem as opções que pretenderem ou limite o número de seleções a apenas uma opção.

  • Incluir ou excluir grupos de pessoas    Especifique se a lista inclui apenas pessoas individuais ou também inclui listas de distribuição de e-mails e grupos de SharePoint. Por exemplo, numa lista de tarefas, poderá pretender incluir apenas pessoas individuais para garantir que uma pessoa específica é responsável por cada tarefa. Numa lista de projetos, poderá pretender incluir listas de distribuição de e-mails e grupos de SharePoint para garantir que uma equipa está associada a cada projeto.

Nota: O estado de presença, anteriormente disponível com nome (com presença), não está disponível em browsers modernos. A sua organização pode optar por disponibilizar a presença ao seguir os passos em apresentar um site do SharePoint Online clássico no modo de documento do Internet Explorer 10.

Utilizado para armazenar datas do calendário ou ambas as datas e horas. O formato de data varia consoante as definições regionais do site. Se o formato pretendido não estiver disponível, peça ao seu administrador para adicionar suporte para a região apropriada para o site.

Pode personalizar uma coluna de data e hora das seguintes formas:

  • Incluir apenas a data ou tanto a data como a hora    Especifique se pretende incluir apenas a data do calendário ou a data do calendário e a hora do dia.

  • Apresentar um valor predefinido    Apresentar automaticamente uma data e hora específicas quando alguém adiciona um novo item e, ao mesmo tempo, permitir que as pessoas introduzam um valor diferente se precisarem de o fazer. Um valor predefinido ajuda as pessoas a introduzirem informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar a data em que as despesas estão incorridas e a maior parte das despesas estiver incorrida no primeiro dia do ano fiscal, pode especificar o primeiro dia do ano fiscal como o valor predefinido. Como resultado, essa data é apresentada automaticamente quando um novo item é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de introduzir a data.

    Um valor predefinido pode ser um valor especificado por si, a data em que um item é adicionado a uma lista ou biblioteca ou o resultado de um cálculo, que é denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando pretender apresentar uma data ou hora específica automaticamente, mas a data ou hora podem variar consoante o item. Para utilizar um valor calculado, introduza uma fórmula como valor predefinido. A fórmula pode calcular um valor com base em informações noutras colunas ou funções do sistema, como, por exemplo, [hoje], para indicar a data atual. Por exemplo, se pretender que a coluna apresente uma data 30 dias após a data atual, escreva a equação = [hoje] + 30 na caixa valor calculado .

Utilizado para permitir que as pessoas escolham a partir de uma lista de opções que fornecer. Este tipo de coluna é a opção ideal em casos onde pretende garantir que todos os dados da coluna são consistentes porque pode limitar os valores que estão armazenados numa coluna.

Pode personalizar uma coluna de escolha das seguintes formas:

  • Definir a lista de opções    Forneça uma lista exata dos valores que as pessoas podem selecionar. Para fornecer esta lista, substitua o texto de exemplo na caixa Opções pelos valores pretendidos. Escreva cada valor numa linha separada. Para iniciar uma nova linha, prima ENTER.

  • Ativar opções personalizadas adicionais    Para permitir que as pessoas introduzam um valor que não esteja incluído na lista de opções, ativar pode adicionar valores manualmente. O que pode fazer é uma boa ideia se não souber todos os valores de que as pessoas têm de introduzir sobre os itens. Se preferir que as pessoas utilizem apenas os valores que especificar, desative a opção pode adicionar valores manualmente.

  • Apresentar um valor predefinido    Selecione automaticamente um valor específico quando alguém adicionar um novo item e, em seguida, permitir que as pessoas escolham um valor diferente se precisarem de o fazer. Um valor predefinido ajuda as pessoas a introduzirem informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar os nomes de empresas atribuídas a um projeto e a sua organização trabalhar com uma empresa específica para a maioria dos projetos, pode introduzir o nome dessa empresa como valor predefinido. Como resultado, o nome da empresa é apresentado automaticamente quando um novo projeto é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de selecionar o nome.

    Um valor predefinido pode ser um valor especificado ou o resultado de um cálculo, que é denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando pretender apresentar automaticamente texto específico na coluna, mas o texto poderá variar consoante a pessoa que adicionou o item, quando o item foi adicionado ou por outras razões. Para utilizar um valor calculado, pode introduzir uma fórmula, em vez de texto específico, como valor predefinido. A fórmula pode calcular um valor com base em informações noutras colunas ou funções do sistema, como [hoje], para indicar a data atual ou [eu], para apresentar o nome da pessoa que adiciona ou altera o item.

    No menu pendente, selecione a opção predefinida que pretende apresentar ou selecione nenhum para deixar a escolha predefinida em branco.

  • Escolher um formato de apresentação    Apresentar as opções através de um menu pendente ou botões de opção. Em primeiro lugar, selecione mais opçõese, em seguida, em apresentar opções utilizando, selecione o seu formato preferido.

Opções para colunas de escolha na experiência moderna

Utilizado para armazenar uma hiperligação para uma página Web ou para apresentar um gráfico na intranet ou na Internet.

Uma coluna de Hiperligação ou imagem armazena o URL (Uniform Resource Locator) para uma página Web, gráfico ou outro recurso. Consoante o formato de apresentação que escolher, o mesmo apresenta uma hiperligação que pode ser clicada para aceder ao recurso ou um gráfico em vez do URL para o ficheiro de gráficos.

Para apresentar o URL como uma hiperligação, selecione o formato de Hiperligação . Quando as pessoas inserem informações sobre um item, podem introduzir o URL e o texto descritivo que aparece na coluna, em vez do URL. Para apresentar um gráfico, em vez do URL para o ficheiro de gráficos, selecione o formato de imagem . Quando as pessoas inserem informações sobre um item, têm de introduzir o URL completo para o ficheiro de gráficos, como o http://www.example.com/image.gif, e, opcionalmente, podem introduzir texto descritivo e alternativo para o gráfico, que é apresentado para as pessoas que desativam gráficos nos seus browsers ou dependem de software de leitura de ecrã para converter gráficos no ecrã em palavras pronunciadas.

Utilizado para armazenar valores monetários.

Sugestões para escolher uma coluna número ou moeda

Os tipos de coluna número e moeda armazenam valores numéricos. Utilize uma coluna de número para armazenar dados numéricos para cálculos matemáticos que não sejam cálculos financeiros ou não exijam um alto grau de precisão. Utilize uma coluna de moeda para armazenar dados numéricos para cálculos financeiros ou em casos onde não pretende números redondos em cálculos. Ao contrário de uma coluna de número , uma coluna de moeda é uma precisão de 15 dígitos à esquerda da vírgula decimal e 4 dígitos à direita. Os tipos de coluna número e moeda fornecem formatos predefinidos que determinam a forma como os dados são apresentados.

Pode personalizar uma coluna de moeda das seguintes formas:

  • Especificar valores mínimos e máximos permitidos    Limite o intervalo de valores monetários que as pessoas podem introduzir. Por exemplo, se a coluna armazenar despesas comunicadas de um evento e a sua organização limitar o relato a valores num intervalo específico, pode especificar esses limites como valores mínimos e máximos.

  • Incluir casas decimais    Especifique se os valores incluem casas decimais e o número de casas decimais a armazenar. Para valores monetários, pode selecionar duas casas decimais ou, se preferir armazenar apenas valores redondos, pode selecionar zero. Para valores não monetários utilizados em cálculos que requerem um alto grau de precisão, pode optar por limitar o número de casas decimais a 5 ou, para obter valores mais precisos, selecione automático para utilizar automaticamente o número de casas decimais apropriado para o resultado do cálculo.

  • Apresentar um valor predefinido    Apresentar automaticamente um valor específico quando alguém adicionar um novo item e, em seguida, permitir que as pessoas introduzam um valor diferente se precisarem de o fazer. Um valor predefinido ajuda as pessoas a introduzirem informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar despesas incorridas para a configuração de novas contas e essas despesas forem normalmente as mesmas para todas as novas contas, pode especificar essa quantidade como valor predefinido. Como resultado, esse valor é apresentado automaticamente quando um novo item é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de introduzir o número.

    Um valor predefinido pode ser um valor especificado ou o resultado de um cálculo, que é denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando pretender apresentar um valor específico automaticamente, mas o valor poderá variar consoante o item que adicionou o item, quando o item foi adicionado ou por outros motivos. Para utilizar um valor calculado, pode introduzir uma fórmula, em vez de texto específico, como valor predefinido. A fórmula pode calcular um valor com base em informações noutras colunas ou funções do sistema.

  • Escolher um formato de moeda    Certifique-se de que todos os valores na coluna são baseados na mesma moeda ao selecionar um formato de moeda específico para a coluna. A caixa pendente oferece mais de 100 opções de país, para que possa especificar a moeda na maioria dos formatos locais.

As colunas ajudam-no a criar vistas significativas dos itens numa lista ou biblioteca. Ao utilizar colunas, pode ordenar, agrupar e filtrar itens e também pode calcular dados sobre itens automaticamente e apresentar os resultados desses cálculos. As colunas também permitem-lhe especificar que informações devem ser introduzidas sobre um item quando alguém adiciona um item a uma lista ou biblioteca. Quando um item é adicionado, é apresentado um formulário e fornece campos e opções para introduzir informações. Quando cria uma lista ou biblioteca, determinadas colunas, como título e modificado por, são criadas automaticamente. Pode criar colunas adicionais de acordo com as suas necessidades. As colunas criadas determinam os campos e as opções que aparecem nesse formulário e as colunas que podem ser adicionadas às vistas da lista ou biblioteca.

Especifique o tipo de coluna que pretende ao criar uma coluna. Em alguns casos, também pode escolher um tipo de coluna diferente para uma coluna existente, mas depende do tipo e da quantidade de dados atualmente armazenados na coluna. Alterar o tipo de coluna de uma coluna existente pode corromper os dados já guardados na coluna. Por estes motivos, é importante decidir que tipo de dados pretende armazenar antes de criar uma coluna. Ao decidir qual o tipo de coluna que pretende, considere o seguinte:

  • Que tipo de dados pretende armazenar? Apenas cartas? Apenas números? Texto formatado? Por exemplo, não pode armazenar letras numa coluna de número . Saber que tipo de dados pretende armazenar é o primeiro passo para escolher o tipo de coluna mais adequado.

  • Pretende utilizar os dados em cálculos financeiros? Se for o caso, o tipo de coluna moeda é a melhor opção.

  • Pretende utilizar os dados em cálculos matemáticos? De que forma precisa esses cálculos? Pode calcular dados em colunas de número ou moeda , mas não colunas de texto . Além disso, os cálculos numa coluna de moeda são mais precisos.

  • Como pretende ordenar os dados da coluna? Numa coluna de texto , os números são ordenados como cadeias de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200, etc.) e não como valores numéricos. Para ordenar números como valores numéricos, utilize uma coluna número ou moeda . Além disso, muitos formatos de data não são ordenados corretamente se estiverem armazenados numa coluna de texto . Para garantir a ordenação de datas apropriada, utilize uma coluna data e hora .

  • Pretende certificar-se de que as pessoas inserem informações na coluna? Se for o caso, pode especificar se a coluna é obrigatória e as pessoas não podem adicionar um item sem introduzir as informações.

Utilize este tipo de campo de coluna para recolher e apresentar pequenas quantidades de texto não formatado numa única linha, incluindo:

  • Apenas texto, como nomes próprios, apelidos ou nomes de departamentos

  • Combinações de texto e números, como endereços de rua ou números de conta

  • Números que não são utilizados em cálculos, tais como números de ID de funcionário, números de telefone, códigos postais ou números de peças

Uma única linha de texto apresenta os carateres de 255 a uma única linha. Se estiver a criar uma coluna para uma lista ou biblioteca e quiser apresentar texto formatado ou mais do que uma linha de texto de cada vez, crie uma coluna com várias linhas de texto . Pode alterar uma única linha de texto existente para uma coluna com várias linhas de texto sem perder quaisquer dados armazenados na coluna.

Pode personalizar uma coluna de texto simples das seguintes formas:

  • Atribuir um limite de carateres    Limite o número de carateres ao definir o número máximo de carateres que pretende. Por exemplo, se a coluna armazenar números de ID de funcionário de cinco dígitos, pode utilizar esta funcionalidade para ajudar a garantir que as pessoas inserem apenas cinco carateres.

  • Apresentar um valor predefinido    Apresentar automaticamente texto específico quando alguém adicionar um novo item e, ao mesmo tempo, permitir que as pessoas introduzam texto diferente se precisarem de o fazer. Ao definir o valorpredefinido, as pessoas podem introduzir informações mais rapidamente ao aceitar a predefinição, a menos que tenham de alterá-la. Por exemplo, se a coluna armazenar o nome de uma empresa atribuída a um projeto e a sua organização trabalhar com uma empresa específica para a maioria dos projetos, pode introduzir o nome dessa empresa como valor predefinido. Como resultado, o nome da empresa é apresentado automaticamente quando um novo projeto é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de introduzir o nome.

    Um valor predefinido pode ser texto que o utilizador especificar ou o resultado de um cálculo, que é denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando pretender apresentar texto específico automaticamente, mas o texto poderá variar consoante a pessoa que adicionou o item, quando o item foi adicionado ou por outras razões. Para utilizar um valor calculado, pode introduzir uma fórmula, em vez de texto específico, como valor predefinido. A fórmula pode calcular um valor com base nas informações noutras colunas ou funções do sistema como, por exemplo, [hoje], para indicar a data atual ou [eu], para apresentar o nome da pessoa que adiciona ou altera o item

    Opções para uma linha de texto ou coluna de texto

Utilize este tipo de campo de coluna numa lista ou biblioteca para recolher e apresentar texto formatado ou texto extenso e números em mais do que uma linha, tal como uma descrição de um item. Uma coluna com várias linhas de texto pode armazenar até 63.999 carateres e pode especificar o número de linhas de texto que pretende apresentar quando as pessoas introduzirem informações sobre um item. Este tipo de coluna apresenta todo o texto quando a coluna é visualizada numa lista ou biblioteca.

Pode personalizar uma coluna de várias linhas de texto das seguintes formas:

  • Atribuir um limite de visualização    Limite o número de linhas que são apresentadas quando as pessoas inserem informações sobre um item com o número de linhas para a definição de edição. Por exemplo, se a coluna armazenar notas demoradas sobre um evento de calendário, poderá optar por mostrar dez linhas de texto. Isto torna mais fácil para as pessoas introduzirem informações porque podem ver facilmente todo o texto que introduziu. Por outro lado, se a coluna armazenar apenas uma frase ou duas em relação a um evento, poderá optar por apresentar apenas duas ou três linhas de texto.

    Se atribuir um limite de visualização, o mesmo não limita o montante de texto que é apresentado quando a coluna é apresentada numa lista. todo o texto introduzido para um item é apresentado na coluna.

  • Permitir comprimento ilimitado    (apenas disponível em bibliotecas de documentos) ao utilizar várias linhas de texto numa biblioteca de documentos, pode especificar que o campo não está limitado a comprimento.

  • Ativar ou desativar a formatação de texto   (apenas disponível em listas) especifique o tipo de texto a permitir define se as pessoas podem aplicar formatação, como negrito, itálico ou cores a texto. Existem duas opções: texto simples, que não suporta opções de formatação; ou Rich Text avançado, que suporta formatação básica, como negrito, itálico, listas com marcas ou numeradas, texto colorido e cores de fundo. Também tem opções adicionais para hiperligações, imagens e tabelas.

  • Acrescentar alterações   (apenas disponível nas listas) se controlo de versões tiver sido ativado para a lista, acrescentar alterações ao texto existente especifica se as pessoas podem adicionar novo texto sobre um item sem substituir qualquer texto existente sobre esse item. Se optar por não acrescentar as alterações, o novo texto sobre um item substitui qualquer texto existente sobre esse item na coluna. Se optar por acrescentar as alterações, as pessoas podem introduzir informações adicionais sobre um item, enquanto também visualiza texto que foi introduzido anteriormente e a data e hora em que o texto foi introduzido. Quando visualizado numa lista e não como um campo num formulário de item, a coluna apresenta as entradas da vistade Hiperligação, em vez do texto, e as pessoas podem clicar na hiperligação para ver todas as informações armazenadas na coluna desse item.

    Importante: Se desativar esta opção depois de criar a coluna, todas as informações exceto a entrada mais recente são eliminadas.

Opções para múltiplos liines da coluna de texto

Definições de listas

Texto de colunas com várias colunas para bibliotecas de documentos

Definições para bibliotecas

Utilize este tipo de campo de coluna para permitir que as pessoas escolham a partir de uma lista de opções que fornecer. Este tipo de coluna é a opção ideal em casos onde pretende garantir que todos os dados da coluna são consistentes porque pode limitar os valores que estão armazenados numa coluna.

Sugestão: Para limitar os valores numa coluna apenas para os valores que estão armazenados no site, utilize uma coluna de pesquisa em vez de uma coluna opção . Pode obter mais informações sobre as colunas de pesquisa mais adiante neste artigo.

Pode personalizar uma coluna de escolha das seguintes formas:

  • Definir a lista de opções    Forneça uma lista exata dos valores que as pessoas podem selecionar. Para fornecer esta lista, substitua o texto de exemplo na caixa escreva cada opção numa linha separada com os valores pretendidos. Escreva cada valor numa linha separada. Para iniciar uma nova linha, prima ENTER.

  • Escolher um formato de apresentação    Permitir múltiplas seleções com caixas de verificação ou seleção única sem. Tenha em atenção que SharePoint Online só apresentará botões de opção em SharePoint clássicas.

  • Ativar opções personalizadas adicionais    Para permitir que as pessoas introduzam um valor que não esteja incluído na lista de opções, ative as opções de preenchimento . O que pode fazer é uma boa ideia se não souber todos os valores de que as pessoas têm de introduzir sobre os itens. Se preferir que as pessoas utilizem apenas os valores que especificar, desative as opções de preenchimento .

  • Apresentar um valor predefinido    Selecione automaticamente um valor específico quando alguém adicionar um novo item e, em seguida, permitir que as pessoas escolham um valor diferente se precisarem de o fazer. Um valor predefinido ajuda as pessoas a introduzirem informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar os nomes de empresas atribuídas a um projeto e a sua organização trabalhar com uma empresa específica para a maioria dos projetos, pode introduzir o nome dessa empresa como valor predefinido. Como resultado, o nome da empresa é apresentado automaticamente quando um novo projeto é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de selecionar o nome.

    Um valor predefinido pode ser um valor especificado ou o resultado de um cálculo, que é denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando pretender apresentar automaticamente texto específico na coluna, mas o texto poderá variar consoante a pessoa que adicionou o item, quando o item foi adicionado ou por outras razões. Para utilizar um valor calculado, pode introduzir uma fórmula, em vez de texto específico, como valor predefinido. A fórmula pode calcular um valor com base em informações noutras colunas ou funções do sistema, como [hoje], para indicar a data atual ou [eu], para apresentar o nome da pessoa que adiciona ou altera o item.

Opções para colunas de opção

Utilize este tipo de campo de coluna para armazenar valores numéricos que não sejam valores monetários.

Sugestões para escolher uma coluna número ou moeda

Os tipos de coluna número e moeda armazenam valores numéricos. Utilize uma coluna de número para armazenar dados numéricos para cálculos matemáticos que não sejam cálculos financeiros ou que não exijam um alto grau de precisão. Utilize uma coluna de moeda para armazenar dados numéricos para cálculos financeiros ou em casos onde não pretende números redondos em cálculos. Ao contrário de uma coluna de número , uma coluna de moeda é uma precisão de 15 dígitos à esquerda da vírgula decimal e 4 dígitos à direita. Os tipos de coluna número e moeda fornecem formatos predefinidos que determinam a forma como os dados são apresentados.

Pode personalizar uma coluna de números das seguintes formas:

  • Especificar valores mínimos e máximos    Limite o intervalo de números que as pessoas podem introduzir. Por exemplo, se a coluna armazenar a quantidade de trabalho que foi concluída para uma tarefa como percentagem, pode especificar zero como valor mínimo e 100 como valor máximo. Da mesma forma, se a coluna armazenar o número de participantes de um evento e pretender limitar os participantes a um número específico, pode introduzir o número máximo de participantes como o valor máximo.

  • Incluir casas decimais    Especifique se os números contêm casas decimais e o número de casas decimais a armazenar. Se a coluna precisar de armazenar números com mais de cinco casas decimais, pode selecionar automático ao selecionar o número de casas decimais a incluir. A opção automático também é uma boa opção se a coluna armazenar os resultados dos cálculos e pretender que o resultado seja o mais preciso possível. No entanto, se pretender garantir que todos os valores na coluna têm o mesmo número de casas decimais, é aconselhável limitar o número de casas decimais a zero, apenas para números inteiros ou outro número de casas decimais até cinco.

  • Apresentar um valor predefinido    Apresentar automaticamente um número específico quando alguém adicionar um novo item e, ao mesmo tempo, permitir que as pessoas introduzam números diferentes se precisarem de o fazer. Um valor predefinido ajuda as pessoas a introduzirem informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar o número de computadores que cada membro da equipa tem e todos os membros da equipa tiverem, no mínimo, um computador, introduza 1 como valor predefinido. Como resultado, 1 é apresentado automaticamente quando um novo item é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de introduzir o número.

    Um valor predefinido pode ser um número especificado ou o resultado de um cálculo, que é denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando pretender apresentar um número específico automaticamente, mas o número poderá variar consoante a pessoa que adicionou o item, quando o item foi adicionado ou por outras razões. Para utilizar um valor calculado, pode introduzir uma fórmula, em vez de um número específico, como valor predefinido. A fórmula pode calcular um número com base em informações noutras colunas ou funções do sistema.

  • Formatar o número como uma percentagem    A definição mostrar como percentagem permite-lhe apresentar e armazenar o número como uma percentagem e tratá-lo como uma percentagem quando é utilizado para calcular outros valores.

Opções para a coluna numérica

Utilize este tipo de campo de coluna para armazenar valores monetários.

Sugestões para escolher uma coluna número ou moeda

Os tipos de coluna número e moeda armazenam valores numéricos. Utilize uma coluna de número para armazenar dados numéricos para cálculos matemáticos que não sejam cálculos financeiros ou não exijam um alto grau de precisão. Utilize uma coluna de moeda para armazenar dados numéricos para cálculos financeiros ou em casos onde não pretende números redondos em cálculos. Ao contrário de uma coluna de número , uma coluna de moeda é uma precisão de 15 dígitos à esquerda da vírgula decimal e 4 dígitos à direita. Os tipos de coluna número e moeda fornecem formatos predefinidos que determinam a forma como os dados são apresentados.

Opções para colunas de moeda

Pode personalizar uma coluna de moeda das seguintes formas:

  • Especificar valores mínimos e máximos    Limite o intervalo de valores monetários que as pessoas podem introduzir. Por exemplo, se a coluna armazenar despesas comunicadas de um evento e a sua organização limitar o relato a valores num intervalo específico, pode especificar esses limites como valores mínimos e máximos.

  • Incluir casas decimais    Especifique se os valores incluem casas decimais e o número de casas decimais a armazenar. Para valores monetários, pode selecionar duas casas decimais ou, se preferir armazenar apenas valores redondos, pode selecionar zero. Para valores não monetários utilizados em cálculos que requerem um alto grau de precisão, pode optar por limitar o número de casas decimais a 5 ou, para obter valores mais precisos, selecione automático para utilizar automaticamente o número de casas decimais apropriado para o resultado do cálculo.

  • Apresentar um valor predefinido    Apresentar automaticamente um valor específico quando alguém adicionar um novo item e, em seguida, permitir que as pessoas introduzam um valor diferente se precisarem de o fazer. Um valor predefinido ajuda as pessoas a introduzirem informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar despesas incorridas para a configuração de novas contas e essas despesas forem normalmente as mesmas para todas as novas contas, pode especificar essa quantidade como valor predefinido. Como resultado, esse valor é apresentado automaticamente quando um novo item é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de introduzir o número.

    Um valor predefinido pode ser um valor especificado ou o resultado de um cálculo, que é denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando pretender apresentar um valor específico automaticamente, mas o valor poderá variar consoante o item que adicionou o item, quando o item foi adicionado ou por outros motivos. Para utilizar um valor calculado, pode introduzir uma fórmula, em vez de texto específico, como valor predefinido. A fórmula pode calcular um valor com base em informações noutras colunas ou funções do sistema.

  • Escolher um formato de moeda    Certifique-se de que todos os valores na coluna são baseados na mesma moeda ao selecionar um formato de moeda específico para a coluna. A caixa pendente oferece mais de 100 opções de país, para que possa especificar a moeda na maioria dos formatos locais.

Utilize este tipo de campo de coluna para armazenar datas do calendário, ou ambas as datas e horas. O formato de data varia consoante as definições regionais do site. Se o formato pretendido não estiver disponível, peça ao seu administrador para adicionar suporte para a região apropriada para o site.

Pode personalizar uma coluna de data e hora das seguintes formas:

  • Incluir apenas a data ou tanto a data como a hora    Especifique se pretende incluir apenas a data do calendário ou a data do calendário e a hora do dia.

  • Apresentar um valor predefinido    Apresentar automaticamente uma data e hora específicas quando alguém adiciona um novo item e, ao mesmo tempo, permitir que as pessoas introduzam um valor diferente se precisarem de o fazer. Um valor predefinido ajuda as pessoas a introduzirem informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar a data em que as despesas estão incorridas e a maior parte das despesas estiver incorrida no primeiro dia do ano fiscal, pode especificar o primeiro dia do ano fiscal como o valor predefinido. Como resultado, essa data é apresentada automaticamente quando um novo item é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de introduzir a data.

    Um valor predefinido pode ser um valor especificado por si, a data em que um item é adicionado a uma lista ou biblioteca ou o resultado de um cálculo, que é denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando pretender apresentar uma data ou hora específica automaticamente, mas a data ou hora podem variar consoante o item. Para utilizar um valor calculado, introduza uma fórmula como valor predefinido. A fórmula pode calcular um valor com base em informações noutras colunas ou funções do sistema, como, por exemplo, [hoje], para indicar a data atual. Por exemplo, se pretender que a coluna apresente uma data 30 dias após a data atual, escreva a equação = [hoje] + 30 na caixa valor calculado .

Opções para a coluna data/hora

Utilize este tipo de campo de coluna para permitir que as pessoas selecionem valores com base nas informações que já estão armazenadas no site. Por exemplo, se pretender que uma coluna armazene os nomes das contas de cliente às quais os empregados estão atribuídos e a lista de contas tem de estar limitada a uma lista de contas de cliente no site, pode criar uma coluna de pesquisa que apresente os nomes na lista de contas de clientes. A lista de opções numa coluna de pesquisa é apresentada numa caixa de expansão, denominada menu pendente ou numa caixa de listagem, consoante permitir que as pessoas selecionem mais do que um valor.

Pode personalizar uma coluna de pesquisa das seguintes formas:

  • Escolha a origem dos valores de pesquisa    Especifique a lista, biblioteca ou quadro de debate no seu site que contém os valores que pretende armazenar na coluna. A origem não pode ser uma subsite, site de área de trabalho, wiki ou blogue. Depois de especificar a lista, a biblioteca ou o quadro de debate que pretende, pode especificar a coluna nessa lista, biblioteca ou quadro de discussão que contém os valores a partir dos quais pretende que as pessoas escolham.

  • Permitir seleções múltiplas    Permitir que as pessoas escolham o número de valores que pretenderem ou limite o número de valores que podem selecionar para apenas um valor. Se as pessoas puderem selecionar múltiplos valores, todos os valores são apresentados na coluna, separados por um ponto e vírgula (;).

  • Selecionar colunas a apresentar    Pode adicionar uma ou mais colunas para mostrar valores de campo específicos para este tipo de coluna.

Caixa de diálogo escolher coluna de pesquisa

Utilize este tipo de campo de coluna para armazenar informações verdadeiro/falso ou Sim/Não, como se alguém irá participar num evento. Uma coluna Sim/não aparece como uma única caixa de verificação quando as pessoas inserem informações sobre um item. Para indicar Sim, os membros da equipa selecionam a caixa de verificação. Para indicar que não, os membros da equipa desmarcam a caixa de verificação.

Os dados numa coluna Sim/não podem ser utilizados em cálculos para outras colunas. Nestes casos, Sim é convertido num valor numérico de um (1) e não é convertido num valor numérico de zero (0).

Pode personalizar uma coluna Sim/não ao selecionar um valor predefinido para o mesmo. Um valor predefinido é a seleção que é apresentada automaticamente quando alguém adiciona um novo item. As pessoas podem selecionar um valor diferente se precisarem de o fazer. Para uma coluna Sim/não , pode especificar se a caixa de verificação está selecionada automaticamente, indicando um valor Sim ou não, indicando um valor não .

Opções para colunas Sim/não

Utilize este tipo de campo de coluna para fornecer uma lista pesquisável de pessoas e grupos a partir das quais as pessoas podem escolher ao adicionar ou editar um item. Por exemplo, numa lista de tarefas, uma coluna de pessoa ou grupo com o nome atribuído pode fornecer uma lista de pessoas a quem pode atribuir uma tarefa. O conteúdo da lista depende de como os serviços de diretório e os grupos de SharePoint foram configurados para o site. Para personalizar o conteúdo da lista, poderá ter de contactar o seu administrador.

Pode personalizar uma coluna de pessoa ou grupo das seguintes formas:

  • Permitir seleções múltiplas    Permitir que as pessoas selecionem as opções que pretenderem ou limite o número de seleções a apenas uma opção.

  • Incluir ou excluir grupos de pessoas    Especifique se a lista inclui apenas pessoas individuais ou também inclui listas de distribuição de e-mails e grupos de SharePoint. Por exemplo, numa lista de tarefas, poderá pretender incluir apenas pessoas individuais para garantir que uma pessoa específica é responsável por cada tarefa. Numa lista de projetos, poderá pretender incluir listas de distribuição de e-mails e grupos de SharePoint para garantir que uma equipa está associada a cada projeto.

  • Limitar a lista apenas a utilizadores do site    Especifique se a lista inclui todas as pessoas e grupos no serviço de diretório ou apenas as pessoas e grupos que têm acesso ao site como membros de um grupo de SharePoint.

  • Especificar as informações a apresentar    Selecione as informações que pretende apresentar sobre pessoas ou grupos. Por exemplo, numa lista de contactos de uma organização de grande porte, pode optar por apresentar o nome, a imagem e os detalhes de uma pessoa, como habilidades e especialidades. Numa lista de contactos de uma pequena equipa, pode optar por apresentar apenas o nome ou endereço de e-mail de uma pessoa.

Nota: O estado de presença, anteriormente disponível com nome (com presença), não está disponível em browsers modernos. A sua organização pode optar por disponibilizar a presença ao seguir os passos em apresentar um site do SharePoint Online clássico no modo de documento do Internet Explorer 10.

Utilize este tipo de campo de coluna para armazenar uma hiperligação para uma página Web ou para apresentar um gráfico na intranet ou na Internet.

Uma coluna de Hiperligação ou imagem armazena o URL (Uniform Resource Locator) para uma página Web, gráfico ou outro recurso. Consoante o formato de apresentação que escolher, o mesmo apresenta uma hiperligação que pode ser clicada para aceder ao recurso ou um gráfico em vez do URL para o ficheiro de gráficos.

Para apresentar o URL como uma hiperligação, selecione o formato de Hiperligação . Quando as pessoas inserem informações sobre um item, podem introduzir o URL e o texto descritivo que aparece na coluna, em vez do URL. Para apresentar um gráfico, em vez do URL para o ficheiro de gráficos, selecione o formato de imagem . Quando as pessoas inserem informações sobre um item, têm de introduzir o URL completo para o ficheiro de gráficos, como o http://www.example.com/image.gif, e, opcionalmente, podem introduzir texto descritivo e alternativo para o gráfico, que é apresentado para as pessoas que desativam gráficos nos seus browsers ou dependem de software de leitura de ecrã para converter gráficos no ecrã em palavras pronunciadas.

Opções de coluna de imagem/Hiperligação

Utilize este tipo de campo de coluna para apresentar informações baseadas apenas nos resultados de um cálculo de outras colunas na lista ou biblioteca. Por exemplo, utilizando = [quantidade] * [preço do item] para calcular o preço total.

Quando adiciona uma coluna calculada a uma lista ou biblioteca, cria uma fórmula que contém operadores, tais como subtração (-) e adição (+), funções, valores específicos e referências a outras colunas. As fórmulas podem calcular datas e horas, efetuar equações matemáticas ou manipular texto. Por exemplo, numa lista de tarefas, pode utilizar este tipo de coluna para calcular o número de dias de calendário necessários para concluir cada tarefa com base nas colunas data de início e data de conclusão (= [data de conclusão]-[data de início]-[data de início]). Numa lista de contactos, pode utilizar uma coluna calculada para combinar o nome próprio e o apelido dos contactos e separá-los com um espaço, com base em colunas de nome próprio e apelido (= [first name] & "" & [Last Name]). Tenha em atenção que a fórmula numa coluna calculada só pode fazer referência a outras colunas na mesma lista ou biblioteca.

Para além de introduzir a fórmula para o cálculo, especifique o tipo de dados que pretende que o cálculo devolva e como armazenar e apresentar esses dados. Para saber mais sobre cada tipo de dados, consulte a secção adequada deste artigo.

Para obter mais informações sobre fórmulas e funções para utilizar com o campo calculado, consulte exemplos de fórmulas comuns em listas do SharePoint. Este artigo tem muitas fórmulas comuns, bem como ligações para descrições de todas as funções que podem ser utilizadas no SharePoint.

Opções de coluna calculada

Utilize esta coluna para criar opções adicionais para os aprovadores ao utilizar fluxos de trabalho de tarefas.

Em geral, um fluxo de trabalho de tarefa apenas fornece resultados de aprovar ou rejeitar, a limitar a forma como um item ou documento é processado. Poderá ter de atribuir a tarefa a outra pessoa ou devolvê-la ao remetente para obter mais informações. Com a coluna resultado da tarefa, pode oferecer um campo de coluna de escolha que lhe permita selecionar diferentes opções de critérios de conclusão. Por exemplo, pode solicitar esclarecimentos sobre um item ou atribuí-lo a alguém para dar mais flexibilidade ao aprovador no fluxo de trabalho.

Opções de coluna de resultados de tarefas

A coluna resultado da tarefa é semelhante às opções campo de seleção ao escrever no campo escolha. Pode definir uma escolha individual como predefinição ou utilizar um valor calculado. Para utilizar um valor calculado, pode introduzir uma fórmula, em vez de um número específico, como valor predefinido. A fórmula pode calcular um número com base em informações noutras colunas ou funções do sistema. Também pode escolher se o valor da coluna é obrigatório, bem como para tornar o valor exclusivo entre todas as entradas.

Para obter um tutorial inaprofundado sobre a utilização de tarefas e de resultados de tarefas no SharePoint, consulte trabalhar com tarefas em fluxos de trabalho do SharePoint 2013 com o Visual Studio 2012

Utilize esta coluna para apresentar dados de origens externas, como aplicações de CRM, bases de dados ou folhas de cálculo.

A coluna de dados externos permite-lhe ligar-se a origens de dados externas para fornecer bases de dados, folhas de cálculo e aplicações de CRM. Por exemplo, ligar-se a uma aplicação de linha de negócio, como o SAP ou o Microsoft CRM, pode fornecer informações atualizadas de clientes a partir da origem de dados externa que podem ser apresentadas e utilizadas na lista. Ao utilizar uma base de dados de inventário externo, a sua lista pode apresentar os preços, descrições ou pesos de envios atuais que podem ser utilizados para cálculo ou pesquisa por outras colunas.

Opções de coluna de dados externos

Os dados externos têm de ter alguns pré-requisitos atendidos antes de poder aceder a dados externos. Estas tarefas são normalmente efetuadas pelo seu administrador e envolvem a criação de contas e permissões para aceder aos dados, ativar a conectividade de dados de negócio e os serviços de arquivo seguro.

Para obter mais informações sobre como criar, atualizar e atualizar colunas de dados externos, consulte o artigo criar e atualizar uma coluna de dados externos numa lista ou biblioteca ou trabalhar com dados externos no Excel Services (SharePoint Server).

Utilize este tipo de coluna para permitir que os utilizadores do site selecionem valores a partir de um conjunto específico de termos geridos e aplique estes valores aos conteúdos. Os utilizadores podem criar e configurar uma coluna de metadados geridos para mapear um conjunto de termos ou termo existente ou podem criar um novo conjunto de termos especificamente para uma coluna de metadados geridos. As colunas de metadados geridos têm várias funcionalidades e características exclusivas que ajudam os utilizadores a selecionar e a aplicar termos ao conteúdo, como o suporte para "escrever para o futuro", bem como suporte para Desambigüidade de termos, descrições, sinônimos e valores multilingues.

As colunas de metadados geridos promovem a utilização consistente dos metadados em vários sites porque fornecem aos utilizadores uma lista de condições que podem aplicar aos seus conteúdos. Estas condições são provenientes de um conjunto de termos que é gerido centralmente na ferramenta de gestão de arquivo de termos por um administrador de arquivo de termos ou por outras pessoas com permissões para gerir termos. Sempre que o conjunto de termos ao qual uma coluna de metadados geridos específica está associado é atualizado, as condições actualizadas ficam automaticamente disponíveis para os utilizadores onde quer que a coluna de metadados geridos esteja disponível. Pode personalizar a coluna metadados geridos das seguintes formas.

Opções para a coluna de metadados geridos

Campo de múltiplos valores    Selecionar a caixa de verificação permitir múltiplos valores permite que a coluna contenha mais de um valor. Tenha em atenção que a ativação desta funcionalidade irá impedir a ordenação de dados em vistas de lista.

Formato de apresentação    O valor selecionado a partir do conjunto de termos pode ser apresentado como um valor único ou com o caminho hierárquico completo.

  • Selecione a etiqueta apresentar rótulo na caixa de verificação campo para apresentar o valor do conjunto de termos como um único valor. Por exemplo: cidade.

  • Selecione a caixa de verificação apresentar o caminho completo até ao termo no campo para apresentar o valor do conjunto de termos como um caminho hierárquico completo. Por exemplo: localização, continente, país/região, cidade.

Definições do conjunto de termos    Apresentar as condições de um conjunto de termos geridos para empresas ou criar um conjunto de termos personalizado para partilhar com outras pessoas numa coleção de sites.

  • Utilizar um conjunto de termos geridos    Introduza uma ou mais condições, separadas por ponto e vírgula e selecione Localizar para filtrar as opções para incluir apenas aquelas que contenham as condições pretendidas. Após encontrar o conjunto de termos que contém a lista de valores a apresentar nesta coluna, clique num termo para selecionar o primeiro nível da hierarquia a mostrar na coluna. Todos os níveis abaixo do termo que selecionar serão vistos quando os utilizadores escolhem um valor.

Criar um conjunto de termos personalizado    Introduza uma descrição para o seu conjunto de termos personalizado e introduza a sua hierarquia do conjunto de termos diretamente na caixa fornecida ou clique em Editar com o gestor de conjuntos de termos para abrir e utilizar a ferramenta de gestão de termos.

Para obter mais informações sobre metadados geridos, consulte o artigo introdução aos metadados geridos. Este artigo descreve o que são os metadados geridos e como utilizá-los.

Nota: Enquanto um termo personalizado está disponível para todos os utilizadores numa coleção de sites, os termos no conjunto não estarão disponíveis como palavras-chave empresariais.

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