Sugestões para personalizar a publicação

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A maior parte dos clientes gosta que se recordem deles em lojas e restaurantes que frequentem; não apenas serem chamados pelo nome, mas serem reconhecidos pelas respectivas preferências. Por exemplo, poderiam ser saudados de uma das seguintes formas:

"Lembra-se que nos pediu que o avisássemos quando as novas amostras chegassem? Já chegaram e estão disponíveis na sua cor preferida!"

"Guardei-lhe a sua mesa preferida e o prato de que tanto gostou da última vez faz parte do menu do dia."

Neste artigo

Por que motivo personalizar?

Configurar o ficheiro de dados

Adicionar um bloco de endereços e uma saudação

Adicionar notas e hiperligações

Porquê personalizar?

Normalmente, os clientes gostam que se recordem deles e de serem ajudados; nem que mais não seja porque assim obtêm aquilo que pretendem mais rapidamente. Este tipo de atenção personalizada ganha a lealdade do cliente. Quando as lojas e restaurantes demonstram saber com pormenor quais os interesses dos clientes, estes respondem normalmente regressando e despendendo mais tempo e dinheiro nesse local.

A correspondência pode funcionar da mesma forma. Quando inclui conteúdo numa correspondência que aborda os interesses específicos do cliente, é muito mais provável que o cliente preste atenção e responda.

Recolha as informações de clientes necessárias

Registas os interesses e características de cada cliente individual pode ser uma tarefa complexa. É necessário recolher as informações, armazená-las numa forma que permita uma obtenção fácil e filtrá-las por características que façam sentido para o seu negócio e que o ajudem a tirar o máximo partido do investimento em correspondência. Quanto maior for a precisão com que identificar os clientes que partilham interesses comuns, maior será o retorno provável sobre o investimento.

O Microsoft Office Publisher pode ajudá-lo. Poderá introduzir os dados dos clientes numa base de dados criada directamente no Microsoft Publisher ou noutros programas, tais como o Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Outlook com Business Contact Manager e Microsoft Office Access. Também poderá utilizar listas que adquira, tais como as do Microsoft List Builder.

Depois de ter recolhido essas informações, poderá analisá-las para identificar aquilo que os melhores clientes têm em comum, agrupar clientes pelas respectivas afinidades e personalizar a correspondência de modo a chamar a atenção para os interesses específicos dos clientes.

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Configurar o ficheiro de dados

Os endereços e informações pessoais que adiciona às publicações provêm de algum lado. É por esse motivo que o primeiro passo na preparação de um envio de correspondência em massa consiste em configurar um ficheiro de dados que contenha informações de contacto acerca dos clientes. Para o ficheiro de dados, poderá utilizar uma folha de cálculo do Microsoft Office Excel, uma tabela do Microsoft Office Word, uma base de dados do Microsoft Office Access ou até mesmo uma pasta de Contactos do Microsoft Office Outlook. A lista de correio será criada a partir deste ficheiro de dados.

Quando configurar o ficheiro de dados, tenha em mente os seguintes pontos (à medida que for lendo a lista, consulte a imagem seguinte, a qual apresenta colunas numa folha de cálculo do Excel e campos de intercalação em dois lados de um postal):

  • Tipos de informações em colunas     Cada coluna no ficheiro de dados corresponde a um bloco de informações que pretende adicionar a uma publicação. Se, por exemplo, pretender adicionar o endereço de um cliente e uma nota pessoal a cada cópia de um postal que imprimir, terá de ter colunas no ficheiro de dados para o nome, rua, cidade, código postal e uma nota pessoal.

  • Uma entrada por linha     Cada linha no ficheiro de dados contém informações que vão para uma cópia da publicação. Por exemplo, todas as informações na linha 2 da folha de cálculo do Excel vão para o postal que está a enviar para o cliente 1; todas as informações na linha 3 vão para o postal que está a enviar para o cliente 2, e assim sucessivamente.

  • Adicionar campos na publicação     Para utilizar as informações que constam do ficheiro de dados, terá de colocar campos na publicação; um campo por cada bloco de informações que pretenda que apareça. Por exemplo, se pretender imprimir o nome, rua, cidade, código postal e uma nota pessoal em cada cópia de um postal, a publicação do postal terá de conter um campo por cada um desses blocos de informações.

Colunas numa folha de cálculo do Excel correspondem a campos numa publicação de postal

Sugestão: Se pretender intercalar imagens nas publicações que tenciona enviar, o ficheiro de dados terá de incluir uma coluna que contenha dados de nome de ficheiro de imagem. Cada linha nessa coluna deverá conter o nome de ficheiro de uma imagem específica; por exemplo, Primeirafoto.jpg. Se as imagens não estiverem situadas na mesma pasta que a origem de dados, inclua o caminho para cada imagem.

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Adicionar um bloco de endereço e uma saudação

Um bloco de endereço impresso num boletim (em vez de uma etiqueta de correio colada) e uma saudação que inclua o nome do cliente são técnicas de personalização simples que indicam que a correspondência é destinada especificamente a cada destinatário.

Adicionar um bloco de endereço que tenha nome, endereço e outras informações

  1. No painel de tarefas Impressão em Série (Passo 2: Preparar a publicação) em Mais Itens, clique em Bloco de endereço.

  2. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, clique nos elementos de endereço que pretende incluir e clique em OK.

    Nota: Se os nomes dos campos de dados na origem de dados não corresponderem aos nomes dos campos que o Publisher utiliza no bloco de endereço, poderá ter de clicar em Atribuir Campos na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço. Na caixa de diálogo Atribuir Campos, utilize as listas pendentes para seleccionar os campos da origem de dados que correspondem aos campos do Publisher.

Adicionar uma linha de saudação

  1. No painel de tarefas Impressão em Série (Passo 2: Preparar a publicação) em Mais Itens , clique em Linha de saudações.

  2. Na caixa de diálogo Inserir Linha de Saudações, seleccione o formato da linha de saudação, que inclui a saudação, o formato de nome e a pontuação que se lhe segue. Ou escreva uma nova entrada em cada caixa de texto.

  3. Introduza o texto que pretende que apareça nos casos em que o Publisher não consiga interpretar o nome do destinatário; por exemplo, quando a origem de dados não contém o nome ou apelido de um destinatário, mas apenas o nome da empresa.

  4. Clique em OK.

    Nota: Se os nomes dos campos de dados na origem de dados não corresponderem aos nomes dos campos que o Publisher utiliza na linha de saudações, poderá ter de clicar em Atribuir Campos na caixa de diálogo Linha de Saudações. Na caixa de diálogo Atribuir Campos, utilize as listas pendentes para seleccionar os campos da origem de dados que correspondem aos campos do Publisher.

Adicionar uma imagem a um endereço

É possível adicionar uma imagem ou fotografia a um bloco de endereço, bem como a qualquer área da publicação. A imagem apresentada pode variar para melhor corresponder aos interesses, idade, sexo do cliente ou outros campos de dados que registar.

Para obter informações detalhadas sobre como intercalar imagens e configurar o seu ficheiro de dados com informações do ficheiro de imagem, consulte o artigo criar uma origem de dados para uma impressão em série ou uma intercalação de catálogo.

  1. Na publicação, clique no local onde pretende inserir o campo de intercalação para uma imagem (por exemplo, junto ao bloco de endereço).

  2. No painel de tarefas Impressão em Série (Passo 2: Preparar a publicação) em Mais itens, clique em Campos de imagem.

  3. Na caixa de diálogo Inserir Campo de Imagem, seleccione o campo que corresponde às informações de fotografia no ficheiro de dados e clique em OK.

    O Publisher insere um campo de intercalação numa moldura de imagem na publicação no ponto de inserção seleccionado. Poderá redimensionar ou mover a moldura de imagem.

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Adicionar notas e hiperligações

Se configurou o ficheiro de dados para armazenar informações pessoais pertinentes sobre os seus clientes, conforme descrito no sugestões para criar a lista de correio electrónico, pode utilizar as informações recolhidas a entrega de conteúdo que está atribuído especificamente para a sua interesses dos clientes. Distribuir conteúdo que corresponde ao cliente interesses é uma forma poderosa de personalização. Por exemplo, poderá:

  • Adaptar uma correspondência separada por sexo     Anuncie uma nova linha de produtos apenas a homens ou apenas a senhoras, incluindo o sexo do cliente ("masculino" ou "feminino") na lista de correio, e depois filtre por cada sexo, ou simplesmente filtre a lista por entradas diferentes no campo Título ("Sr." e "Sra."). Poderá incluir um URL (em papel) ou ligar directamente a uma página Web (em correio electrónico) para cada sexo que descreva as respectivas opções. Para tal, adicione o URL apropriado a cada registo numa coluna para este fim.

  • Foco nas destinatários de uma determinada idade     Notificar os clientes dos produtos ou serviços que estão adequada para a fase desses clientes do ciclo de vida (como planeamento para a reforma no respetivos twenties versus planeamento para a reforma no respetivos fifties) por recolher as datas de nascimento dos seus clientes como parido osar (tal como "1945").

    Se pretender oferecer um presente promocional a todos os clientes cuja data de nascimento seja no mês actual, poderá recolher as respectivas datas de nascimento como dia, mês, ano (por exemplo "1 de Janeiro de 2008").

  • Utilizar o histórico de compras     Envie comunicações especiais àqueles que tiverem efectuado grandes compras recentemente, ou notifique os clientes quando tiver novos modelos das respectivas marcas favoritas. Se registar as compras específicas dos clientes, poderá ordenar o ficheiro de dados para identificar históricos de compras por marca quando receber uma nova encomenda da linha de produtos, ou informá-los acerca de produtos relacionados que outros clientes tenham comprado ("Clientes que compraram o seu artigo também consideraram este artigo útil").

Adicionar uma nota pessoal

Pode enviar uma mensagem de texto personalizado para cada segmento de clientes que partilha um interesse comum. Para fazê-lo, adicionar um campo (ou coluna) ao seu ficheiro de dados para conter estas mensagens e, em seguida, adicione a mensagem apropriada para cada registo (ou linha). Pode associar uma mensagem específica com os clientes que têm o mesmo género, que tenham a mesma idade ou a data de nascimento ou quem efetuou compras nos últimos seis meses. Para mais informações sobre como preparar a sua lista de correio, consulte o artigo sugestões para listas de correio.

  1. Clique numa caixa de texto na publicação onde pretenda que as informações personalizadas apareçam. Em alternativa, clique em Caixa de Texto no menu Inserir e arraste um rectângulo para o tamanho pretendido.

    • Se já existir texto na caixa de texto, e pretender substituir esse texto, seleccione-o também.

    • Se já existir texto na caixa de texto e pretender manter esse texto, posicione o cursor no local em que pretende inserir a mensagem personalizada.

  2. No painel de tarefas Impressão em Série, clique no campo de intercalação apropriado na caixa de listagem do painel de tarefas.

Adicionar uma hiperligação personalizada

É possível incluir uma hiperligação que direccione os clientes para uma página Web que retrate os interesses ou atributos particulares de cada um. Poderá adicionar o nome de cada cliente ou outros campos de dados ao texto da hiperligação para a tornar verdadeiramente pessoal.

  1. No painel de tarefas Correio Electrónico em Série (Passo 2: Preparar a publicação) em Mais itens, clique em Inserir hiperligação personalizada.

  2. Na caixa de diálogo Inserir Hiperligação Personalizada, escreva o texto que pretende ver apresentado, bem como o endereço do Web site para o qual pretende que os destinatários sejam redireccionados quando clicarem na hiperligação.

  3. Se pretender utilizar um campo de dados no texto a apresentar, clique no texto a apresentar e, na caixa de listagem à direita, clique no campo de dados que pretende inserir.

    Nota: Se inserir um campo de dados, poderá especificar um texto a apresentar e um endereço Web de substituição para eventuais entradas em branco que correspondam ao campo de dados inserido. Seleccione as caixas de verificação Utilizar texto predefinido para entradas em branco e Utilizar hiperligação predefinida para entradas em branco, consoante aplicável, e escreva o texto e endereço Web de substituição.

    Imagem da caixa de diálogo Inserir Hiperligação Personalizada

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