Sincronizar conteúdo com o Outlook 2010 do SharePoint 2010

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Pode sincronizar uma biblioteca do SharePoint, lista de contactos, lista de tarefas, lista de tarefas do projeto e um determinado tipo de lista externa do SharePoint com o Microsoft Outlook 2010. Uma vez que vários utilizadores do SharePoint 2010 também utilizam o Outlook 2010 para fins de colaboração e atividades das coordenadas e projetos, pode ajudar a capacidade de sincronizar estas bibliotecas e listas torna-se mais eficientes, especialmente se trabalhar offline ou não tenha acesso adequado aos sites SharePoint sempre.

Neste artigo

Introdução à sincronização de conteúdo com o Outlook 2010 do SharePoint 2010

Trabalhar com uma biblioteca de documentos sincronizada

Trabalhar com uma lista de contactos sincronizada

Trabalhar com uma lista de tarefas sincronizada

Trabalhar com uma lista externa sincronizada

Pontos de integração adicionais

Sincronizar uma biblioteca do SharePoint com o Outlook 2010

Sincronizar uma lista de contactos do SharePoint com contactos do Outlook 2010

Sincronizar uma lista de tarefas do SharePoint com tarefas do Outlook 2010

Introdução à sincronização de conteúdo com o Outlook 2010 do SharePoint 2010

Pode sincronizar uma biblioteca do SharePoint, lista de contactos, lista de tarefas, lista de tarefas do projeto e um determinado tipo de lista externa do SharePoint com o Outlook 2010. Uma vez que vários utilizadores do SharePoint 2010 também utilizam o Outlook 2010 para fins de colaboração e atividades das coordenadas e projetos, pode ajudar a capacidade de sincronizar estas bibliotecas e listas torna-se mais eficientes, especialmente se trabalhar offline e não tenha acesso adequado aos sites SharePoint sempre.

Para sincronizar estas bibliotecas e listas, tem de ter o Outlook 2010 instalado no computador cliente e tem de ter permissão de colaborar para a biblioteca ou lista.

Obtenha mais informações sobre como utilizar o SharePoint 2010 com o Outlook 2010 na secção Consulte também e no sistema de ajuda do Outlook 2010.

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Trabalhar com uma biblioteca de documentos sincronizada

Pode sincronizar uma biblioteca do SharePoint entre o Outlook 2010 e o SharePoint 2010. Depois de sincronizar uma biblioteca, a biblioteca é apresentado como uma pasta no painel de navegação do Outlook em Listas do SharePoint.

Quando utilizar a pesquisa instantânea, o Outlook procura todos os documentos sincronizados do SharePoint. Documento pré-visualizações no painel de leitura do Outlook permitem-lhe para facilmente navegar pelos resultados de pesquisa. Poderá encontrar abrir e guardar alterações a documentos do SharePoint a partir do Outlook alternativa mais rápido e mais conveniente. Pode, em seguida, pré-visualizar, editar e gerir documentos na biblioteca do SharePoint a partir do Outlook. Pode também colocar offline as bibliotecas, trabalhar com ficheiros do Office na biblioteca, mostrá-los novamente online e, em seguida, sincronizar as alterações.

Esta sincronização é unidirecional ou unidireccionais para ficheiros do Office. As alterações efetuadas aos ficheiros na biblioteca do SharePoint podem ser transferidas para o Outlook, mas não pode efetuar alterações a ficheiros que não sejam do Office no Outlook e carregue-os novamente para a biblioteca do SharePoint. Se trabalha com o Outlook offline, pode editar ficheiros do Office, como documentos do Word, folhas de cálculo do Excel e apresentações do PowerPoint. Quando estiver novamente online, pode carregar as suas alterações à biblioteca do SharePoint. No entanto, o Outlook não regista as alterações efetuadas a estes ficheiros do Office efectuados na biblioteca do SharePoint. Para obter melhores resultados, consulte o artigo estes ficheiros em primeiro lugar, se pretender efetuar alterações offline aos mesmos no Outlook.

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Trabalhar com uma lista de contactos sincronizada

Pode sincronizar uma lista de contactos do SharePoint entre o Outlook 2010 e o SharePoint 2010. Permite-lhe armazenar, partilhar e gerir contactos do SharePoint forma mais eficiente, no Outlook. Pode também colocar offline a lista de contactos, trabalhar com os contactos, mostrá-los novamente online e, em seguida, sincronizá-los na partir do Outlook 2010 ou no SharePoint 2010.

A partir do Outlook 2010, works de lista de contactos sincronizado do SharePoint tal como outras Outlook pastas de contactos. Pode ver, editar, imprimir e até mesmo chamar estes contactos utilizando o Microsoft Office Communicator. Pode enviar-lhes mensagens de e-mail e pedidos de reunião, utilizar categorias de cores, armazenar múltiplos números de telefone e endereços de e-mail e incluir fotografias de contacto, Cartões de Visita Eletrónicos, bem como informações de aniversário.

Esta sincronização da lista de contactos é bidirecional ou bidirecional. As alterações efetuadas no Outlook para estes contactos são automaticamente sincronizadas com a lista de contactos do SharePoint. As alterações efetuadas à lista de contactos do SharePoint são automaticamente sincronizadas com os contactos no Outlook.

Quando abrir um contacto do SharePoint no Outlook ou abra a lista de contactos no SharePoint 2010, verá as alterações mais recentes. Se forem efetuadas alterações para o contacto no Outlook, enquanto a lista de contactos do SharePoint é aberta, tem de atualizar o browser para ver as alterações mais recentes na lista do SharePoint. Se forem efetuadas alterações à lista de contactos do SharePoint enquanto o contacto for aberto no Outlook, tem de utilizar o comando de Envio/receção para ver as alterações mais recentes no contacto do Outlook.

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Trabalhar com uma lista de tarefas sincronizada

Pode sincronizar uma lista de tarefas do SharePoint entre o Outlook 2010 e o SharePoint 2010. Pode trabalhar com uma lista de tarefas padrão e a lista de tarefas do projeto, que é semelhante a uma lista de tarefas padrão, exceto que uma lista de tarefas do projeto fornece uma representação gráfica dos itens de tarefas, denominado uma vista Gantt. Pode também colocar uma lista de tarefas offline, trabalhar com as tarefas na lista, mostrá-los novamente online e, em seguida, sincronizá-los a partir do Outlook.

O conteúdo da lista de tarefas sincronizada aparece em outras tarefas no painel de navegação e consolidados na barra de acções a fazer. Para controlar o estado, o progresso e o histórico dos seus projetos, a equipa e membros podem criar, atribuir, atualizar, responder a e eliminar tarefas quando estiver a trabalhar nas suas pastas do Outlook respetivas.

Também pode aplicar categorias e sinalizadores às suas tarefas sincronizadas tal como o faria com as tarefas do Outlook. As categorias e sinalizadores não aparecem no site do SharePoint, mas as categorias e sinalizadores estão disponíveis quando trabalha com as tarefas sincronizadas no Outlook. Notificações de tarefas do SharePoint são também totalmente integradas com tarefas e calendários e pode escolher as definições para gerar automaticamente a mensagens de correio electrónico de notificação e lembretes.

Esta sincronização da lista de tarefas é bidirecional ou bidirecional. As alterações efetuadas no Outlook para as seguintes tarefas automaticamente são sincronizadas com a lista de tarefas do SharePoint ou lista de tarefas do projeto. As alterações efetuadas à lista de tarefas do SharePoint ou lista de tarefas de projeto são sincronizadas automaticamente com as tarefas no Outlook. Quando abrir a tarefa no Outlook ou abra a lista de tarefas do SharePoint ou lista de tarefas do projeto no SharePoint 2010, verá as alterações mais recentes.

Se forem efetuadas alterações à tarefa no Outlook, enquanto a lista de tarefas do SharePoint é aberta, tem de atualizar o browser para ver as alterações mais recentes na lista. Se forem efetuadas alterações à lista de tarefas do SharePoint enquanto a tarefa é aberta no Outlook, tem de utilizar o comando de Envio/receção para ver as alterações mais recentes na tarefa do Outlook.

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Trabalhar com uma lista externa sincronizada

Pode sincronizar uma lista externa do SharePoint entre o Outlook 2010 e o SharePoint 2010. Uma lista externa do SharePoint é criada utilizando os serviços de Conectividade Empresarial (BCS) no SharePoint Designer 2010 e pode conter acesso de leitura/escrita a dados de linha de negócio a partir de origens de dados, como SQL Server ou do SAP.

Quando cria um tipo de conteúdo externo no SharePoint Designer 2010, pode mapeá-lo para um tipo de item nativo do Office como um contacto ou tarefa para que os dados externos aspeto e comportamento tal como um item de contacto ou tarefa no Outlook. Por exemplo, imaginemos que os seus dados externos são uma lista de clientes e que pretende apresentar os dados externos no Outlook. Uma vez que os dados de clientes parecida com contactos no Outlook, pode mapear esse tipo de conteúdo externo para o item de contacto no Outlook. Depois de ligar a lista externa ao Outlook utilizando o comando ligar ao Outlook , pode criar, atualizar e eliminar os dados externos diretamente a partir do Outlook, tal como faria criar e atualizar os seus contactos do Outlook e tarefas.

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Pontos de integração adicionais

Outlook 2010 tem pontos de integração adicionais com o SharePoint 2010, incluindo o seguinte:

  • Participar em debates online utilizando mensagens de correio electrónico

  • Apresentar o SharePoint 2010 e o Outlook 2010 calendários lado a lado

  • Gerir alertas do SharePoint e RSS Feeds

  • Criar uma área de trabalho da reunião

  • Utilização Outlook de peças Web no SharePoint 2010, por exemplo, visualizar mensagens do Outlook

  • Utilize o suplemento do Outlook Social Connector para gerir feeds de rede social dos seus colegas.

Obtenha mais informações sobre estes pontos de integração adicionais sistemas do Outlook 2010 e ajuda do SharePoint.

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Sincronizar uma biblioteca do SharePoint com o Outlook 2010

  1. No seu browser, navegue até ao site do SharePoint que contém a biblioteca que pretende sincronizar.

  2. Clique no nome da biblioteca na Iniciação rápida, ou clique em Ações do Site, clique em Ver todo o conteúdo do Sitee, em seguida, na secção de biblioteca adequado, clique no nome da biblioteca.

    Nota: Um site SharePoint pode sofrer modificações significativas em termos de aspeto e navegação. Se não conseguir localizar uma opção, tal como um comando, botão ou ligação, contacte o administrador do SharePoint.

  3. No Friso, no separador biblioteca , no grupo Ligar & exportar , clique em ligar ao Outlook.

  4. Quando lhe for pedido para abrir um programa no seu computador, clique em Permitir.

  5. Se lhe for pedido para confirmar a operação, clique em Sim.

No Outlook, a biblioteca é adicionada ao painel de navegação em Listas do SharePoint. Os ficheiros na biblioteca de comportam-se semelhantes às mensagens de correio electrónico. Ficheiros do Office, clique em pré-visualizar o ficheiro no painel de leitura ou faça duplo clique em ficheiro para o abrir. Botão direito no ficheiro para obter mais opções.

Notas: 

  • Se a biblioteca tenha subpastas e pretende ter acesso a todos os ficheiros no Outlook, ver a biblioteca no seu nível superior e, em seguida, ligue-o para o Outlook. Por predefinição, se estiver numa subpasta de uma biblioteca e, em seguida, ligue a biblioteca para o Outlook, apenas o conteúdo dessa pasta está ligado.

  • Para aceder a apenas o conteúdo de uma única pasta no Outlook, existem duas opções. Se não estiver aberta na pasta que contém os ficheiros que pretende aceder no Outlook, aponte para a pasta, clique na seta de Abrir o Menu que aparece e, em seguida, clique em ligar ao Outlook. Se já estiver aberta na pasta que pretende ligar, siga os passos para ligar uma biblioteca.

  • Depois de se ligar uma biblioteca para o Outlook, pode convidar outros membros de equipa para ligar à biblioteca. Com o botão direito no nome da biblioteca no Outlook e, em seguida, clique em Partilhar esta pasta.

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Sincronizar uma lista de contactos do SharePoint com contactos do Outlook 2010

  1. No seu browser, navegue até ao site do SharePoint que contém a lista de contacto que pretende sincronizar.

  2. Clique no nome da lista de contactos na Iniciação rápida, ou clique em Ações do Site, clique em Ver todo o conteúdo do Sitee, em seguida, na secção da lista adequada, clique no nome da lista de contacto.

    Nota: Um site SharePoint pode sofrer modificações significativas em termos de aspeto e navegação. Se não conseguir localizar uma opção, tal como um comando, botão ou ligação, contacte o administrador do SharePoint.

  3. No Friso, no separador lista , no grupo Ligar & exportar , clique em Abrir no Outlook.

  4. Quando lhe for pedido para ligar os contactos do SharePoint ao Outlook, clique em OK.

No Outlook 2010, os contactos são adicionados em contactos no painel de navegação.

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Sincronizar uma lista de tarefas do SharePoint com tarefas do Outlook 2010

  1. No seu browser, navegue até ao site do SharePoint que contém a lista de tarefas ou lista de tarefas do projeto que pretende sincronizar.

  2. Clique no nome da tarefa ou projeto de lista de tarefas na Iniciação rápida, ou clique em Ações do Site, clique em Ver todo o conteúdo do Sitee, em seguida, na secção da lista adequada, clique no nome da lista de tarefas ou de projeto.

    Nota: Um site SharePoint pode sofrer modificações significativas em termos de aspeto e navegação. Se não conseguir localizar uma opção, tal como um comando, botão ou ligação, contacte o administrador.

  3. No Friso, no separador lista , no grupo Ligar & exportar , clique em Abrir no Outlook.

  4. Quando lhe for pedido para ligar a lista de contactos do SharePoint para o Outlook, clique em OK.

No Outlook 2010, as tarefas são adicionadas em Outras tarefas no painel de navegação e, na barra de acções a fazer.

Nota: Pode trabalhar com as suas tarefas a partir do seu site do SharePoint da mesma forma que trabalha com as tarefas do Outlook. Pode arrastar ou copiar tarefas entre o as pastas para o Outlook e o site do SharePoint. No entanto, tarefas periódicas e pedidos de tarefas a partir do Outlook são convertidas em tarefas regulares no site do SharePoint.

Sugestão: Depois de se ligar uma lista de tarefas ou lista de tarefas de projecto para o Outlook, pode enviar uma mensagem de partilha para outros membros de equipa convidá-los para ligar as tarefas. Botão direito do rato no nome da lista no Outlook e, em seguida, clique em nome da lista de tarefas de partilhar. Esta ação cria uma mensagem de e-mail que contém uma ligação e um comando para ligar à lista.

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