Sincronizar conteúdo com o Outlook 2010 do SharePoint 2010

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Pode sincronizar uma biblioteca do SharePoint, lista de contactos, lista de tarefas, lista de tarefas do projeto e um determinado tipo de lista externa do SharePoint com o Microsoft Outlook 2010. Uma vez que vários utilizadores do SharePoint 2010 também utilizam o Outlook 2010 para fins de colaboração e atividades das coordenadas e projetos, pode ajudar a capacidade de sincronizar estas bibliotecas e listas torna-se mais eficientes, especialmente se trabalhar offline ou não tenha acesso adequado aos sites SharePoint sempre.

Neste artigo

Introdução à sincronização de conteúdo com o Outlook 2010 do SharePoint 2010

Trabalhar com uma biblioteca de documentos sincronizada

Trabalhar com uma lista de contactos sincronizada

Trabalhar com uma lista de tarefas sincronizada

Trabalhar com uma lista externa sincronizada

Pontos de integração adicionais

Sincronizar uma biblioteca do SharePoint com o Outlook 2010

Sincronizar uma lista de contactos do SharePoint com contactos do Outlook 2010

Sincronizar uma lista de tarefas do SharePoint com tarefas do Outlook 2010

Introdução à sincronização de conteúdo do SharePoint 2010 com o Outlook 2010

Pode sincronizar uma biblioteca do SharePoint, lista de contactos, lista de tarefas, lista de tarefas do projeto e um determinado tipo de lista externa do SharePoint com o Outlook 2010. Uma vez que vários utilizadores do SharePoint 2010 também utilizam o Outlook 2010 para fins de colaboração e atividades das coordenadas e projetos, pode ajudar a capacidade de sincronizar estas bibliotecas e listas torna-se mais eficientes, especialmente se trabalhar offline e não tenha acesso adequado aos sites SharePoint sempre.

Para sincronizar estas bibliotecas e listas, tem de ter o Outlook 2010 instalado no computador cliente e tem de ter a permissão de Colaboração para a biblioteca ou lista.

Para mais informações sobre a utilização do SharePoint 2010 com o Outlook 2010, consulte a secção Consulte Também e o sistema de Ajuda do Outlook 2010.

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Trabalhar com uma biblioteca de documentos sincronizada

Pode sincronizar uma biblioteca do SharePoint entre o Outlook 2010 e o SharePoint 2010. Depois de sincronizar uma biblioteca, a biblioteca é apresentada como uma pasta no Painel de Navegação do Outlook em Listas do SharePoint.

Quando utiliza a Pesquisa Instantânea, o Outlook pesquisa todos os documentos sincronizados do SharePoint. As pré-visualizações de documentos no Painel de Leitura do Outlook permitem navegar facilmente nos resultados da pesquisa. Poderá achar que abrir documentos do SharePoint e guardar alterações nos mesmos a partir do Outlook é mais rápido e mais prático. Em seguida, poderá pré-visualizar, editar e gerir documentos na biblioteca do SharePoint a partir do Outlook. Pode igualmente colocar as bibliotecas offline, trabalhar com os ficheiros do Office na biblioteca, colocá-las novamente online e, em seguida, sincronizar as alterações.

Esta sincronização é unidirecional para ficheiros do Office. As alterações efetuadas aos ficheiros na biblioteca do SharePoint podem ser transferidas para o Outlook, mas não pode efetuar alterações a ficheiros que não sejam do Office no Outlook e carregá-los novamente para a biblioteca do SharePoint. Se trabalhar com o Outlook, pode editar ficheiros do Office, tais como documentos do Word, folhas de cálculo do Excel e apresentações do PowerPoint. Quando voltar a estar online, poderá carregar as alterações para a biblioteca do SharePoint. Contudo, o Outlook não controla alterações a estes ficheiros do Office efetuadas na biblioteca do SharePoint. Para obter melhores resultados, primeiro dê saída destes ficheiros, se pretender efetuar alterações offline aos mesmos no Outlook.

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Trabalhar com uma lista de contactos sincronizada

Pode sincronizar uma lista de contactos do SharePoint entre o Outlook 2010 e o SharePoint 2010. Isto permite armazenar, partilhar e gerir contactos do SharePoint de forma mais eficiente no Outlook. Também pode colocar a lista de contactos offline, trabalhar com os contactos, colocá-la novamente online e, em seguida, sincronizá-la a partir do Outlook 2010 ou do SharePoint 2010.

No Outlook 2010, a lista de contactos sincronizada do SharePoint funciona como as restantes pastas de contactos do Outlook. Pode ver, editar, imprimir e até chamar estes contactos utilizando o Microsoft Office Communicator. Pode enviar-lhes mensagens de correio eletrónico e pedidos de reunião, utilizar categorias de cor, armazenar vários números de telefone e endereços de correio eletrónico, e incluir fotografias de contacto, Cartões de Visita Eletrónicos, bem como informações de data de nascimento e aniversário.

Esta sincronização de lista de contactos é bidirecional. As alterações efetuadas no Outlook a estes contactos são automaticamente sincronizadas com a Lista de Contactos do SharePoint. As alterações efetuadas à Lista de Contactos do SharePoint são automaticamente sincronizadas com os contactos no Outlook.

Quando abrir um contacto do SharePoint no Outlook ou abrir a Lista de Contactos no SharePoint 2010, verá as alterações mais recentes. Se forem efetuadas alterações no contacto no Outlook enquanto a Lista de Contactos do SharePoint estiver aberta, tem de atualizar o browser para ver as alterações mais recentes na lista do SharePoint. Se forem efetuadas alterações na Lista de Contactos do SharePoint enquanto o contacto estiver aberto no Outlook, tem de utilizar o comando Enviar/Receber para ver as alterações mais recentes no contacto do Outlook.

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Trabalhar com uma lista de tarefas sincronizada

Pode sincronizar uma lista de tarefas do SharePoint entre o Outlook 2010 e o SharePoint 2010. Pode trabalhar com uma lista de tarefas padrão ou uma lista de tarefas de projeto, que é semelhante a uma lista de tarefas padrão, com a exceção de que uma lista de tarefas de projeto fornece uma apresentação gráfica dos itens de tarefa designada por vista de Gantt. Também pode colocar uma lista de tarefas offline, trabalhar com as tarefas na lista, colocá-la novamente online e, em seguida, sincronizá-la a partir do Outlook.

O conteúdo da lista de tarefas sincronizada é apresentado em Outras Tarefas no Painel de Navegação e consolidado na Barra de Ações a Fazer. Para controlar o estado, o progresso e o histórico dos projetos, as tarefas podem ser criadas, atribuídas, atualizadas, respondidas e eliminadas por si ou pelos membros da equipa ao trabalhar nas pastas do Outlook respetivas.

Também pode aplicar sinalizadores e categorias às tarefas sincronizadas tal como faz com as tarefas do Outlook. Os sinalizadores e as categorias não aparecem no site SharePoint, mas os sinalizadores e as categorias estão disponíveis quando trabalha com as tarefas sincronizadas no Outlook. As notificações de tarefa do SharePoint também estão totalmente integradas nas tarefas e nos calendários, e pode escolher definições para gerar automaticamente lembretes e mensagens de correio eletrónico de notificação.

Esta sincronização de lista de tarefas é bidirecional. As alterações efetuadas no Outlook a estas tarefas são automaticamente sincronizadas com a Lista de Tarefas do SharePoint ou a Lista de Tarefas de Projeto. As alterações efetuadas à Lista de Tarefas do SharePoint ou à Lista de Tarefas de Projeto são automaticamente sincronizadas com as tarefas no Outlook. Quando abre a tarefa no Outlook, ou abre a Lista de Tarefas do SharePoint ou a Lista de Tarefas de Projeto no SharePoint 2010, vê as alterações mais recentes.

Se forem efetuadas alterações na tarefa no Outlook enquanto a Lista de Tarefas do SharePoint estiver aberta, tem de atualizar o browser para ver as alterações mais recentes na lista. Se forem efetuadas alterações na Lista de Tarefas do SharePoint enquanto a tarefa estiver aberta no Outlook, tem de utilizar o comando Enviar/Receber para ver as alterações mais recentes na tarefa do Outlook.

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Trabalhar com uma lista externa sincronizada

Pode sincronizar uma lista externa do SharePoint entre o Outlook 2010 e o SharePoint 2010. Uma lista externa do SharePoint é criada utilizando os serviços de Conectividade Empresarial (BCS) no SharePoint Designer 2010 e pode conter acesso de leitura/escrita a dados de linha de negócio a partir de origens de dados, como SQL Server ou do SAP.

Quando cria um tipo de conteúdo externo no SharePoint Designer 2010, pode mapeá-lo para um tipo de item nativo do Office como um contacto ou tarefa para que os dados externos aspeto e comportamento tal como um item de contacto ou tarefa no Outlook. Por exemplo, imaginemos que os seus dados externos são uma lista de clientes e que pretende apresentar os dados externos no Outlook. Uma vez que os dados de clientes parecida com contactos no Outlook, pode mapear esse tipo de conteúdo externo para o item de contacto no Outlook. Depois de ligar a lista externa ao Outlook utilizando o comando ligar ao Outlook, pode criar, atualizar e eliminar os dados externos diretamente a partir do Outlook, tal como faria criar e atualizar os seus contactos do Outlook e tarefas.

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Pontos de integração adicionais

O Outlook 2010 tem pontos de integração adicionais com o SharePoint 2010 incluindo o seguinte:

  • Participar em debates online utilizando mensagens de correio electrónico

  • Apresentação de calendários do SharePoint 2010 e Outlook 2010 lado a lado

  • Gestão de alertas do SharePoint e Feeds RSS

  • Criação de uma área de trabalho da reunião

  • Utilização de Peças Web Outlook no SharePoint 2010 para, por exemplo, visualizar mensagens do Outlook

  • Utilização do suplemento Outlook Social Connector para gerir feeds de rede social dos seus colegas.

Para mais informações sobre estes pontos de integração adicionais, consulte os sistemas de Ajuda do Outlook 2010 e do SharePoint.

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Sincronizar uma biblioteca do SharePoint com o Outlook 2010

  1. No browser, navegue até ao site SharePoint que contém a biblioteca que pretende sincronizar.

  2. Clique no nome da biblioteca na Iniciação Rápida, ou clique em Ações do Site, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, na secção de biblioteca apropriada, clique no nome da biblioteca.

    Nota: Um site do SharePoint pode ser modificado significativamente no aspeto e navegação. Se não conseguir localizar uma opção, tal como um comando, botão ou ligação, contacte o administrador do SharePoint.

  3. No friso, no separador Biblioteca, no grupo Ligar e Exportar, clique em Ligar ao Outlook.

  4. Quando lhe for pedido para abrir um programa no computador, clique em Permitir.

  5. Se lhe for pedido para confirmar a operação, clique em Sim.

No Outlook, a biblioteca é adicionada ao Painel de Navegação em Listas do SharePoint. Os ficheiros da biblioteca comportam-se de forma semelhante às mensagens de correio eletrónico. Para ficheiros do Office, clique para pré-visualizar o ficheiro no Painel de Leitura ou faça duplo clique no ficheiro para o abrir. Clique com o botão direito do rato no ficheiro para obter mais opções.

Nota: 

  • Se a biblioteca tiver subpastas e pretender ter acesso a todos os ficheiros do Outlook, veja a biblioteca no seu nível superior e, em seguida, ligue-a ao Outlook. Por predefinição, se estiver numa subpasta de uma biblioteca e, em seguida, ligar a biblioteca ao Outlook, apenas o conteúdo dessa pasta será ligado.

  • Existem duas opções para aceder apenas ao conteúdo de uma única pasta no Outlook. Se a pasta que contém os ficheiros aos quais pretende aceder no Outlook não estiver aberta, aponte para a pasta, clique na seta Menu Abrir apresentada e, em seguida, clique em Ligar ao Outlook. Se a pasta que pretende ligar já estiver aberta, siga os passos para ligar uma biblioteca.

  • Depois de ligar uma biblioteca ao Outlook, pode convidar outros membros da equipa a ligarem-se à biblioteca. Clique com o botão direito do rato no nome da biblioteca no Outlook e, em seguida, clique em Partilhar Esta Pasta.

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Sincronizar uma lista de contactos do SharePoint com os contactos do Outlook 2010

  1. No browser, navegue até ao site SharePoint que contém a lista de contactos que pretende sincronizar.

  2. Clique no nome da lista de contactos na Iniciação Rápida, ou clique em Ações do Site, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, na secção de lista apropriada, clique no nome da lista de contactos.

    Nota: Um site do SharePoint pode ser modificado significativamente no aspeto e navegação. Se não conseguir localizar uma opção, tal como um comando, botão ou ligação, contacte o administrador do SharePoint.

  3. No friso, no separador Lista, no grupo Ligar e Exportar, clique em Abrir no Outlook.

  4. Quando lhe for pedido para ligar os contactos do SharePoint ao Outlook, clique em OK.

No Outlook 2010, os contactos são adicionados em Contactos no Painel de Navegação.

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Sincronizar uma lista de tarefas do SharePoint com as tarefas do Outlook 2010

  1. No browser, navegue até ao site SharePoint que contém a Lista de tarefas ou Lista de tarefas de projeto que pretende sincronizar.

  2. Clique no nome da tarefa ou lista de tarefas de projeto na Iniciação Rápida, ou clique em Ações do Site, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, na secção de lista apropriada, clique no nome da tarefa ou lista de projetos.

    Nota: Um site SharePoint pode ser modificado significativamente no aspeto e navegação. Se não conseguir localizar uma opção, tal como um comando, botão ou hiperligação, contacte o administrador.

  3. No friso, no separador Lista, no grupo Ligar e Exportar, clique em Abrir no Outlook.

  4. Quando lhe for pedido para ligar a Lista de Contactos do SharePoint ao Outlook, clique em OK.

No Outlook 2010, as tarefas são adicionadas em Outras Tarefas no Painel de Navegação e na Barra de Ações a Fazer.

Nota: É possível trabalhar com as tarefas a partir do site SharePoint de forma semelhante à que trabalha com as tarefas do Outlook. Pode arrastar tarefas para trás e para a frente entre as pastas do Outlook e do site SharePoint. No entanto, as tarefas periódicas e os pedidos de tarefas do Outlook são convertidos para tarefas normais no site SharePoint.

Sugestão: Depois de se ligar uma lista de tarefas ou lista de tarefas de projecto para o Outlook, pode enviar uma mensagem de partilha para outros membros de equipa convidá-los para ligar as tarefas. Botão direito do rato no nome da lista no Outlook e, em seguida, clique em nome da lista de tarefas de partilhar. Esta ação cria uma mensagem de e-mail que contém uma ligação e um comando para ligar à lista.

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