Seleccionar e utilizar os modelos do Access 2007

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Neste artigo

Descrição geral

Passo 1: Selecionar um modelo

Passo 2: Personalizar um modelo

Passo 3: Adicionar dados a nova base de dados

Passo 4: Localizar registos


Descrição Geral

Para facilitar a introdução a uma base de dados eficaz, o Microsoft Office Access fornece uma variedade de modelos de base de dados concebidas de forma profissional. Cada modelo cria uma solução completa ponto-a-ponto que pode ser utilizada sem nenhuma modificação ou ser personalizada de acordo com as necessidades. Cada modelo contém tabelas predefinidas, formulários, relatórios, consultas, macros e relações que podem fornecer ideias para a personalização da base de dados.

Além disso, pode transferir com facilidade outros modelos de base de dados do Access a partir do Web site do Microsoft Office Online clicando nas hiperligações no Access. Depois de seleccionar um modelo e de o personalizar de acordo com as suas necessidades, pode adicionar dados e começar a navegar através dos registos.

Passo 1: Seleccionar um modelo

Pode seleccionar um dos modelos que são instalados com o Access ou procurar um modelo online.

Seleccionar um modelo instalado

  1. Na janela Introdução ao Microsoft Access, em Categorias de Modelo, clique em Modelos Locais.

    Lista de modelos disponíveis   

Modelo

Utilizar para

Activos

Manter um registo dos activos, incluindo os proprietários e os detalhes de activos. Poderá colocar activos por categorias e registar a respectiva condição, data de aquisição e proprietário.

Contactos

Gerir informações sobre pessoas com as quais a equipa trabalha, tais como clientes e parceiros. Poderá registar informações de nome e endereço, números de telefone, endereços de correio electrónico e até mesmo anexar uma imagem.

Eventos

Controlar reuniões futuras, prazos e outros acontecimentos importantes. Registe um título, localização, hora de início, hora de fim e descrição e anexe também uma imagem.

Universidade

Gerir informações importantes sobre os membros da universidade, tais como números de telefone, endereços, informações de contacto para emergências e dados do emprego.

Problemas

Gerir e controlar um conjunto de problemas. Poderá efectuar atribuições, atribuir prioridades e seguir a evolução de problemas do início ao fim.

Projectos de Marketing

Gerir os detalhes de um projecto de marketing e agendar e monitorizar o material de marketing a entregar.

Projectos

Gerir tarefas e controlar o orçamento para um ou mais projectos.

Vendas em Curso

Monitorizar a evolução de potenciais vendas num pequeno grupo de profissionais das vendas.

Alunos

Gerir informações sobre os alunos, incluindo os contactos para emergências, informações clínicas e informações sobre os respectivos encarregados de educação.

Tarefas

Controle um grupo de itens de trabalho que o utilizador ou respectiva equipa tenha de concluir.

Adamastor 2007

Criar um sistema de controlo de encomendas. Precisa de remover os dados incluídos como exemplo.

  1. Clique no modelo no qual pretende modelar a base de dados.

  2. Na caixa Nome do Ficheiro, introduza um nome para a base de dados.

  3. Para seleccionar uma localização específica para a nova base de dados, clique no ícone de ficheiro junto à caixa Nome do Ficheiro.

    Sugestão: Para ligar a base de dados a um site do Windows SharePoint Services, seleccione a caixa de verificação Criar e ligar a base de dados a um site do Windows SharePoint Services.

  4. Clique em Criar.

A nova base de dados está agora preparada para ser utilizada e poderá optar por personalizar a base de dados da forma que pretender.

Seleccionar um modelo online

  1. Na janela Introdução ao Microsoft Access, execute um dos seguintes procedimentos:

    • Para procurar todos os modelos online, em Categorias de Modelo, clique em Destaque e, em seguida, seleccione o modelo que pretende.

    • Para seleccionar um modelo online baseado num tema, clique num tema Do Microsoft Online e, em seguida, seleccione o modelo pretendido.

  2. Na caixa Nome do Ficheiro, escreva um novo nome para o modelo e, em seguida, clique no ícone do ficheiro junto à caixa de texto para seleccionar uma localização específica para a nova base de dados.

  3. Clique em Transferir.

Sugestão: Para ligar a base de dados a um site do Microsoft Windows SharePoint Services, seleccione a caixa de verificação Criar e ligar a base de dados a um site do Windows SharePoint Services.

A nova base de dados está agora preparada para ser utilizada e poderá optar por personalizar a base de dados da forma que pretender.

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Passo 2: Personalizar um modelo

Depois de ter seleccionado o modelo de base de dados, pode personalizá-lo de acordo com as suas necessidades. Uma base de dados que tenha sido criada a partir de um modelo contém um número de tabelas, formulários e relatórios incorporados e pré-concebidos com os quais pode trabalhar imediatamente. Quando cria uma base de dados a partir de um modelo, o Access cria as tabelas e outros objectos necessários para suportar a finalidade para a qual o modelo foi concebido. Em alguns casos, a estrutura da base de dados no modelo é complexa e poderá ter de personalizar algumas partes da respectiva estrutura. Se efectuar alterações de estrutura às tabelas fornecidas, tem de ter cuidado para não invalidar as relações existentes. Se detectar que precisa de efectuar alterações significativas à estrutura de um modelo, poderá ser fácil iniciar com uma base de dados em branco.

Quando personaliza um modelo, tente não mudar os nomes a campos ou tabelas. Estes campos e tabelas poderão ser utilizados noutros objectos da base de dados, tais como formulários e relatórios, e mudar os respectivos nomes poderá impedir o funcionamento correcto de outros objectos da base de dados que se referem ou que dependem desses nomes de campo e tabela. Antes de mudar o nome a uma tabela no Painel de Navegação ou mudar o nome a um campo na vista de folha de dados ou vista de estrutura, deverá certificar-se de que a funcionalidade Correcção Automática de Nome está activada. A funcionalidade Correcção Automática de Nome propaga automaticamente as alterações de nome aos campos, tabelas, formulário ou relatórios por outros objectos através da base de dados. A definição Correcção Automática de Nome está normalmente activada por predefinição para todas as bases de dados novas.

Personalizar um formulário ou relatório

Pode personalizar um modelo de formulário ou relatório de várias formas. Por exemplo, pode alterar o formato de um formulário abrindo-o na vista de esquema e, em seguida, escolhendo um novo formato do grupo Formatação Automática (no separador Formatar). Também pode personalizar um formulário ou relatório adicionando novos campos. Quando adiciona um campo a um formulário ou relatório, cria um controlo nesse formulário ou relatório. Se pretender personalizar controlos existentes num modelo, pode alterar as propriedades desses controlos.

Adicionar um novo controlo a um formulário ou relatório

  1. No Painel de navegação, clique com o botão direito do rato no formulário ou relatório ao qual pretende adicionar o controlo e, em seguida, clique em Vista de Estrutura.

  2. Clique no separador Estrutura.

  3. No grupo Controlos, clique no controlo que pretende adicionar e, em seguida, clique em Utilizar Assistentes de Controlo.

    Comando Utilizar Assistentes de Controlo no grupo Controlos

  4. Siga os passos no assistente para criar e personalizar o novo controlo.

Para mais informações sobre como criar formulários e relatórios, consulte as hiperligações na secção Consulte Também.

Alterar um controlo

Pode personalizar a forma como um controlo existente aparece num formulário ou relatório. Para alterar um formato de apresentação, altere a propriedade Formato de um campo. A propriedade Formato do campo é depois herdada automaticamente por controlos baseados nesse campo em novos formulários e relatórios que sejam criados.

Definir o formato de apresentação na vista de folha de dados

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem de botão do Office e, em seguida, clique em Abrir..

  2. Na caixa de diálogo Abrir, abra a base de dados que contém o controlo que pretende alterar.

  3. No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela que contém o campo cujo formato pretende definir.

    A tabela é aberta na vista de folha de dados.

  4. Clique no campo cujo formato de apresentação pretende definir.

  5. No separador de folha de dados, no grupo tipo de dados e formatação, clique na seta na lista pendente junto a formato e, em seguida, selecione um formato. Imagem do Friso do Access com o grupo Tipo de Dados e Formatação

    O campo é apresentado com o novo formato de apresentação aplicado.

Definir o formato de apresentação na vista de estrutura

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem de botão do Office e, em seguida, clique em Abrir..

  2. Na caixa de diálogo Abrir, abra a base de dados que contém o controlo que pretende alterar.

  3. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela que contém o campo cujo formato de apresentação pretende alterar e clique em Vista de Estrutura.

    A tabela é aberta na Vista de Estrutura.

  4. Clique no campo cujo formato de apresentação pretende definir.

  5. Em Propriedades do Campo, no separador Geral, seleccione um formato de apresentação na lista Formato.

  6. Para guardar as alterações, clique em Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

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Passo 3: Adicionar dados à nova base de dados

Depois de seleccionar um modelo e efectuar a personalização necessária, pode adicionar dados à base de dados importando ou ligando a dados externos.

Importar dados

Pode importar dados em diversos formatos, incluindo livros do Excel, listas do Windows SharePoint Services 3.0, livros de endereço do Outlook e outras bases de dados do Access.

  • Para importar dados, no separador Dados Externos, no grupo Importar, clique no comando referente ao tipo de ficheiro que está a importar.

    Botões de comando no grupo Importar

    Notas: 

    • Se não vir um ícone para o tipo de dados que pretende importar, clique em Mais e, em seguida, siga as instruções da caixa de diálogo Obter Dados Externos.

    • Se mesmo assim não encontrar um comando para importar os dados externos, poderá ter de iniciar o programa em que criou originalmente os dados (poderá fazê-lo fora do Access) e, em seguida, utilizar esse programa para guardar os dados num formato de ficheiro comum (tal como um ficheiro de texto delimitado). Em seguida, regresse ao Access e utilize um dos comandos de dados externos para importar esses dados.

  • Na última página do assistente, é possível que lhe seja perguntado se pretende guardar os detalhes destes passos de importação. Guardar os detalhes pode ser útil se estiver a importar dados da mesma origem de dados no futuro. Seleccione a caixa de verificação Guardar Passos de Importação, introduza os detalhes e, em seguida, clique em Guardar Importação. Pode agora repetir a mesma importação em qualquer altura clicando em Importações Guardadas no grupo Importar do separador Dados Externos. Se não pretender guardar os detalhes desta operação de importação, clique em Fechar.

Ligar aos dados

Quando se liga a dados, os dados continuam a ser armazenados na respectiva localização original e aparecem como tabela ligada na nova base de dados. No caso da maioria dos formatos de ficheiro, poderá ver e modificar os dados utilizando o Access ou o programa original que criou os dados, pois ambos estão a trabalhar com os mesmos dados físicos. No entanto, se os dados forem armazenados num livro do Excel, só pode ver os dados ligados no Access; não podem ser modificados. Para modificar os dados num livro ligado, tem de utilizar o Excel.

    1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem de botão do Office e, em seguida, clique em Abrir.

    2. Na caixa de diálogo Abrir, selecione e abra a base de dados.

    3. No separador Dados Externos, no grupo Importar, clique no comando referente ao tipo de ficheiro ao qual pretender ligar. Por exemplo, se pretender ligar aos dados num livro do Excel, clique em Excel. Se não vir um ícone para o tipo de dados aos quais pretende ligar, clique em Mais.

      É apresentada a caixa de diálogo Obter Dados Externos.

      Nota: Se mesmo assim não encontrar um comando para ligar aos dados externos, poderá ter de iniciar o programa (poderá fazê-lo fora do Access) em que criou originalmente os dados e, em seguida, utilizar esse programa para guardar os dados num formato de ficheiro comum (tal como um ficheiro de texto delimitado). Em seguida, regresse ao Access e utilize um dos comandos de dados externos para ligar a esses dados.

    4. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, clique em Procurar para localizar o ficheiro de dados de origem, ou escreva o caminho completo do ficheiro de dados de origem na caixa Nome do ficheiro.

    5. Clique na opção pretendida em Especificar como e onde pretende armazenar os dados na base de dados actual.

      Para a maioria de formatos de ficheiro, é iniciado um assistente. Contudo, se estiver a ligar a dados numa base de dados do Access, será apresentada a caixa de diálogo Importar Objecto. Faça as suas escolhas na caixa de diálogo Ligar Tabelas e avance para o passo 7. Caso contrário, avance para o passo 6.

    6. Conclua os passos no assistente. O processo exacto que segue dependerá das opções que escolher.

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Passo 4: Localizar registos

Depois de importar dados para a base de dados, precisará de uma forma eficiente de localizar registos específicos. Pode utilizar a barra de ferramentas na parte inferior da base de dados para localizar registos.

Botões de navegação

Utilize os botões de navegação para localizar registos numa tabela ou vista.:

Botão de navegação

Utilize para ir para

1.

Primeiro registo

2.

Registo anterior

3.

Registo específico — Clique na caixa de texto, escreva o número de registo e, em seguida, prima ENTER para apresentar esse registo. Os números de registo são contados sequencialmente a partir do início do formulário ou folha de dados.

4.

Registo seguinte

5.

Último registo

6.

Novo registo (em branco)

7.

Filtro — Este indicador mostra se um filtro foi aplicado. Se não existir um filtro aplicado ou se todos os filtros estiverem desmarcados, o indicador Sem Filtro é apresentado.

8.

Caixa de procura — Introduza texto na caixa Procurar e o primeiro valor correspondente é realçado em tempo real à medida que introduz cada carácter. Utilize esta funcionalidade para procurar rapidamente um registo.

Opções adicionais para localizar registos

Também pode localizar registos utilizando um dos seguintes métodos.

Aceda a um registo específico

Procurar um registo específico

Filtro para apresentar um conjunto específico de registos

Efetuar uma pesquisa personalizada utilizando uma consulta

Ir para um registo específico

Alguns modelos contêm formulários que têm a opção de ver um determinado registo utilizando uma lista pendente Ir para. Por exemplo, o formulário Detalhes do Contacto no modelo Contactos e o formulário Projectos e Tarefas no modelo Projectos de Marketing têm esta opção. Pode utilizar esta opção para ver um registo específico de uma lista pendente. Se estiver disponível, a caixa Ir para está localizada na secção superior esquerda do formulário.

  1. Clique na seta junto à lista Ir para.

    Caixa Ir Para

  2. Clique no registo que pretende visualizar.

Procurar um registo específico

Utilize o separador Localizar na caixa de diálogo Localizar e Substituir para procurar registos específicos. Poderá procurar num campo em particular ou em toda uma tabela ou vista.

Nota: Só pode utilizar a caixa de diálogo Localizar e Substituir se a tabela ou vista apresentar actualmente dados.

  1. Abra a tabela que pretende pesquisar e, em seguida, clique no campo que contém o registo que pretende localizar.

  2. No separador Base, no grupo Localizar, clique em Localizar.

    Botão de comando Localizar

  3. Na caixa de diálogo Localizar e Substituir, introduza os critérios de procura na caixa Localizar.

  4. Na lista Procurar, seleccione Todos e clique em Localizar Seguinte.

Para mais informações sobre como utilizar a caixa de diálogo Localizar e Substituir, consulte as hiperligações na secção Consulte Também.

Filtrar para apresentar apenas um conjunto de registos específico

Pode activar ou desactivar um filtro para que possa mudar facilmente entre vistas filtradas e não filtradas dos mesmos dados.

É possível aplicar um filtro para limitar os registos apresentados apenas àqueles que correspondam aos critérios. A aplicação de um filtro facilita a localização dos registos pretendidos. Por exemplo, para limitar rapidamente os registos apresentados, clique com o botão direito do rato num campo a cujo valor pretenda fazer corresponder e seleccione depois uma das opções de menu de selecção Igual a, Diferente de, Contém ou Não contém.

  • Abra a tabela ou formulário ao qual pretende adicionar um filtro.

  • Para se certificar de que uma tabela ou formulário ainda não está filtrado, no separador Base, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Avançadas e clique em Desmarcar Todos os Filtros. Se esse comando estiver indisponível (esbatido), não foi aplicado nenhum filtro.

    Grupo Ordenar e Filtrar

  • Para aplicar um filtro, clique no campo em que pretende filtrar e, em seguida, no separador Base, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Filtro e seleccione uma opção de filtragem.

  • Para aplicar um filtro que é baseado numa seleção, abra uma tabela ou formulário e navegue para o registo que contém o valor que pretende utilizar como parte do filtro. Em seguida, clique no campo. No separador base, no grupo Ordenar e filtrar, clique em seleção e, em seguida, clique no filtro que pretende aplicar.

  • Para aplicar um filtro que é baseada uma seleção parcial, selecione apenas os carateres que pretende. No separador base, no grupo Ordenar e filtrar, clique em seleção e, em seguida, clique no filtro que pretende aplicar.

Para mais informações sobre como aplicar um filtro, consulte as hiperligações na secção Consulte Também.

Efectuar uma procura personalizada utilizando uma consulta

Pode utilizar consultas para efetuar pesquisas personalizadas, aplicar filtros personalizados e ordenar registos. Consultas podem ser guardadas e reutilizadas e podem ser utilizadas para criar formulários e relatórios. Também pode utilizar uma consulta para localizar apenas os registos de tabela que se estiver interessado em. O tipo de consulta que criar depende os registos que pretende que devolvida e se pretende que o Access para fazer nada com os resultados.

  1. No separador Criar, no grupo Outros, clique em Assistente de Consultas.

    Comando do Assistente de Consultas no grupo Outros

  2. Siga os passos indicados pelo Assistente de Consultas.

Para mais informações sobre como criar consultas, consulte as hiperligações existentes na secção Consulte Também.

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