Seja Produtivo: Agendar e participar numa reunião online

Pode agendar uma reunião do Microsoft Lync Online utilizando o Suplemento de Reunião Online para o Microsoft® Lync™ 2010 no Microsoft® Outlook®. Também pode utilizar o Lync Online para iniciar uma reunião não agendada de modo a debater um assunto que necessite de atenção imediata.

O que pretende fazer?

Agendar uma reunião online

Configurar as opções de acesso à reunião e de apresentador

Iniciar uma reunião não agendada através do comando Participar Agora

Participar numa reunião online agendada

Participar numa reunião online não agendada

Ligar ao áudio da reunião

Selecionar uma opção de ligação ao áudio ao utilizar o Lync Online pela primeira vez

Alterar a opção de áudio predefinida

Convidar pessoas que não têm o Lync instalado

Agendar uma reunião online

Para criar um convite para uma reunião online, siga os passos seguintes:

  1. No Calendário do Microsoft® Outlook®, no separador Base, no grupo Novo, clique em Nova Reunião Online(no Microsoft® Outlook® 2010) ou em Reunião Online (no Microsoft® Office Outlook® 2007).

Imagem do friso do Outlook

  1. No pedido de reunião, na caixa Para, escreva os endereços de correio eletrónico das pessoas que pretende convidar para a reunião, separados por ponto e vírgula.

  2. No pedido de reunião, na caixa Assunto, escreva o assunto da reunião.

  3. (Opcional) No corpo do pedido de reunião, por cima da ligação Participar em Reunião Online, escreva outros detalhes sobre a reunião.
    Não modifique o texto existente no pedido de reunião. Se o fizer, poderá impedir algumas pessoas de participar na reunião.

  4. (Opcional) No pedido de reunião, no separador Reunião, no grupo Mostrar, clique em Assistente de Agendamento. Utilize o Assistente de Agendamento para se assegurar da disponibilidade de todos os participantes durante a hora que selecionou.

  5. No pedido de reunião, no grupo Reunião Online, clique em Opções de Reunião e, em seguida, aceite ou altere as opções predefinidas, conforme for necessário.

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Configurar as opções de acesso à reunião e de apresentador

As opções predefinidas para as reuniões online são mais adequadas para pequenas reuniões ou sessões de partilha e colaboração com pessoas dentro da organização. Se estiver a agendar uma reunião online com pessoas externas à sua organização ou o número de participantes na reunião for excecionalmente grande, utilize a caixa de diálogo Opções de Reunião Online para o ajudar a determinar o seguinte:

  • Quem deverá aguardar na sala de espera antes de ser admitido na reunião? (Esta funcionalidade só está disponível para reuniões através de áudio VoIP.)

  • Quem deverá ter privilégios de apresentador durante a reunião?

Para configurar as opções de acesso à reunião e de apresentador, faça o seguinte:

  1. No pedido de reunião que criou, no separador Reunião, no grupo Reunião Online, clique em Opções de Reunião.

Imagem do friso do Outlook

  1. Na caixa de diálogo Opções de Reunião, selecione a caixa de verificação Personalizar o acesso e os apresentadores desta reunião.

  2. Em Acesso e Apresentador, selecione as opções que se adequam ao tamanho e tipo de reunião que está a agendar. Utilize as capturas de ecrã e as tabelas no final deste procedimento como guia.

  3. Clique em Áudio e Telefone, para ver as suas informações de conferência de áudio da reunião. Se não conseguir ver a opção Áudio e Telefone, isso significa que as suas reuniões irão utilizar apenas o áudio VoIP e que as conferências de áudio por RTPC (rede telefónica pública comutada) não estão ativas na sua empresa. Para mais informações, contacte o seu administrador de TI.

As opções de acesso controlam quais os participantes que têm de aguardar na sala de espera antes de serem admitidos por um apresentador.

Opções de Acesso à Reunião do Lync

A tabela seguinte descreve detalhadamente cada opção.

Opção de acesso

Quem aguarda na sala de espera

Quando escolher esta opção

Apenas o organizador (bloqueado)

Todos

Não pretende que as pessoas vejam os seus folhetos ou dispositivos do Microsoft® PowerPoint® antes da reunião.

Pessoas que convido da minha empresa

Pessoas que não possuem uma conta na sua rede e pessoas que não foram convidadas

Está a debater um assunto sensível ou confidencial.

Pessoas da minha empresa

Pessoas que não têm conta na sua rede

Todos os participantes têm uma conta na rede da organização.

Todos, incluindo pessoas exteriores à minha empresa (não existem restrições)

Ninguém (condição predefinida)

Está a convidar participantes externos.

Pessoas com acesso telefónico não aguardam na sala de espera

N/D

Esta caixa de verificação está: desligada e não pode ser selecionada quando a reunião está "bloqueada" (opção 1); desligada, mas selecionável (opções 2 e 3); ligada por predefinição quando não existem restrições de acesso (opção 4, como é mostrado no exemplo).

As opções de apresentador controlam os participantes aos quais são automaticamente atribuídos privilégios de apresentador quando agenda a reunião.

Configurar opções de apresentador

A tabela seguinte descreve em detalhe cada uma destas opções.

Opção de apresentador

Quem é apresentador

Quando escolher esta opção

Apenas o organizador

Apenas a pessoa que agenda as reuniões

Para apresentações onde os participantes não necessitam de interagir com os conteúdos da reunião. Repare que pode designar apresentadores adicionais durante a reunião.

Pessoas da minha empresa

Todos os convidados que tenham conta na rede

Para sessões de trabalho em grupo, em que os participantes trabalham na sua organização e podem partilhar e modificar o conteúdo da reunião.

Todos, incluindo pessoas exteriores à minha empresa (não existem restrições)

Todas os convidados

Para sessões de trabalho em grupo com pessoas sem conta na rede.

Pessoas escolhidas por mim

O utilizador e os participantes que escolher

Para apresentações com mais do que um apresentador.

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Iniciar uma reunião não agendada através do comando Participar Agora

 Para iniciar uma reunião não agendada utilizando o comando Participar Agora, siga os passos seguintes:

  1. Na janela principal do Lync, clique na seta Mostrar Menu ícone Opções e, em seguida, clique em Participar Agora.

Iniciar uma reunião online ou chamada de conferência através do comando Participar Agora

  1. Na janela de conversação de grupo, clique no menu Opções de Pessoas Imagem do botão e, em seguida, siga um dos seguintes procedimentos:

    • Para convidar pessoas da sua lista de Contactos, clique em Convidar por Nome ou Número de Telefone, selecione um ou mais contactos e, em seguida, clique em OK.

    • Para convidar pessoas através de uma mensagem de correio eletrónico, clique em Convidar por Correio Eletrónico, copie as informações da reunião e, em seguida, preencha o pedido de reunião.

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Participar numa reunião online agendada

Para participar numa reunião agendada, siga os passos seguintes.

  1. No Calendário do Outlook, abra a reunião em que pretende participar.

  2. No pedido de reunião, clique em Participar em reunião online.

Imagem do convite para reunião

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Participar numa reunião online não agendada

Poderá ser convidado para uma reunião não agendada ou do tipo Participar Agora, ou para uma reunião que já esteja a decorrer:

  • Na notificação que aparece na área de notificação, no lado direito da barra de tarefas, clique em Participar.

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Ligar ao áudio da reunião

Pode configurar o Lync para se ligar ao áudio da reunião sempre da mesma forma ou para lhe pedir para escolher.

Selecionar uma opção de ligação ao áudio ao utilizar o Lync Online pela primeira vez

Quando participar numa reunião ou chamada de conferência do Lync pela primeira vez será apresentada a caixa de diálogo Participar no Áudio da Reunião.

Tenha em atenção que poderá ver opções diferentes, dependendo de como o Lync está configurado na sua empresa.

Caixa de diálogo Participar no Áudio da Reunião

Para se ligar ao áudio da reunião, siga os seguintes passos:

  1. Na caixa de diálogo Participar no Áudio da Reunião, selecione a opção que pretende. Para mais detalhes, consulte a tabela que se encontra no final deste procedimento.

  2. (Opcional) Selecione Não voltar a mostrar esta mensagem para utilizar a opção de ligação de áudio escolhida em todas as reuniões.

  3. Clique em OK para participar na reunião.

Opção Participar no Áudio da Reunião

Quando escolher esta opção

Não participar no áudio

Acederá à reunião utilizando o número de telefone fornecido pelo fornecedor de conferências de áudio.

Utilizar o Lync (áudio e vídeo integrados)

Utilizará a integração de áudio e vídeo do computador incorporada no Lync.

Telefonar-me para o:

Pretende que o software de comunicações Microsoft® Lync™ Server 2010 lhe telefone. Pode especificar um novo número de telefone na caixa de texto ou utilizar um dos números apresentados. Estes números são aqueles que introduziu nas opções de Telefones na caixa de diálogo Lync - Opções.

Alterar a opção de áudio predefinida

  1. Na janela principal do Lync, clique no botão Opções Botão Opções do Lync .

  2. Na caixa de diálogo Lync - Opções, clique em Telefones e, em Aderir a chamadas de conferência, na caixa Participar no áudio da reunião de, siga um dos seguintes procedimentos:

    • Para utilizar o áudio integrado do computador durante as reuniões, clique em Lync.

    • Para que o seu fornecedor de conferências de áudio lhe ligue, selecione um número de telefone da lista.

      Nota:  Esta opção não está disponível na versão atual do Lync Online.

    • Para utilizar um telefone para participar em reuniões, selecione Não participar no áudio.

      Separador Telefone da caixa de diálogo Opções – Aderir a chamadas de conferência

  3. (Opcional) Em Aderir a chamadas de conferência, selecione a caixa de verificação Pedir-me antes de participar para confirmar ou selecionar outra fonte de áudio. Escolha esta opção caso altere as preferências de áudio com frequência.

Início da Página

Convidar pessoas que não têm o Lync instalado

As pessoas dentro ou fora da sua organização podem participar numa reunião do Lync a partir de um computador que não tenha o Lync instalado.

Quando a pessoa que convidou abre o pedido de reunião e, em seguida, clica na ligação Participar em reunião online, verá uma das seguintes opções, dependendo de como a sua organização - ou a organização da pessoa que está a convidar - estiver configurada:

Opção de Participação

Cliente de Reunião Alternativo

Participar na reunião utilizando o seu browser

Microsoft® Lync™ Web App

Importante:  O Lync Web App necessita da versão mais recente do plug-in Microsoft Silverlight para browsers. Se o Silverlight ainda não estiver instalado, tem de possuir privilégios de administrador para o instalar.

Transferir e instalar o Lync Attendee

Lync 2010 Attendee

Utilizar o Communicator

Microsoft® Office Communicator 2007 R2 ou Microsoft® Office Communicator 2007

Para obter mais detalhes, consulte o artigo sobre como Participar a partir de um computador sem o Lync Online instalado, na Ajuda do Lync Online em Office.com.

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