Restringir o acesso a documentos com a gestão de direitos de informação no Word

oGestão de Direitos de Informação (IRM) ajuda-o a impedir que informações confidenciais sejam impressas, reencaminhadas ou copiadas por pessoas não autorizadas. As permissões são armazenadas no documento onde são autenticadas por um servidor IRM.

Ao utilizar o IRM no Office, pode gerir ficheiros de especificação XML em papel (. XPS) e os seguintes tipos de ficheiro do Word:

  • Documents    . doc

  • Documents    . docx

  • Documento com permissão para macros    . docm

  • Template    . dot

  • Dela   Template. dotx

  • Modelo com permissão para macros    . dotm

Configurar o seu computador para utilizar a IRM

Para utilizar a IRM no Office, o software mínimo necessário é o Service Pack 1 (SP1) de cliente dos Serviços de Gestão de Direitos do Windows (RMS). O administrador do RMS pode configurar políticas de IRM específicas da empresa para determinar quem pode aceder às informações e o nível de permissões de edição de uma mensagem de e-mail. Por exemplo, um administrador da empresa pode definir um modelo de direitos com o nome "Confidencial da Empresa," o qual estipula que uma mensagem de e-mail que utilize essa política só pode ser aberta por utilizadores no âmbito do domínio da empresa.

Transferir permissões

A primeira vez que tenta abrir um documento com permissões restritas, tem de ligar-se a um servidor de licenciamento para verificar as suas credenciais e transferir uma licença de utilização. A licença de utilização define o nível de acesso que tem a um ficheiro. Este processo é obrigatório para todos os ficheiros com permissão restrita. Ou seja, os conteúdos com permissão restrita não podem ser abertos sem uma licença de utilização. As permissões de transferência exigem que o Office envie as suas credenciais (que incluem o seu endereço de e-mail) e informações sobre os seus direitos de permissão para o servidor de licenciamento. As informações contidas no documento não são enviadas para o servidor de licenciamento.

Restringir a permissão de acesso a conteúdos em ficheiros

O IRM permite-lhe aplicar restrições a uma base por utilizador, por ficheiro ou por grupo (as permissões baseadas em grupos necessitam do serviço de diretório do Active Directory para expansão de grupo). Por exemplo, num Renato de documentos cria, pode dar-lhe permissão de Santa Helena para ler, mas não alterá-la. O Renato pode então atribuir a permissão Bruno para editar o documento. O Renato também pode optar por aplicar um limite de cinco dias para o acesso de Helena e de Bruno ao documento. 

Permissão

  1. Guarde o documento.

  2. Selecione o separador ficheiro .

  3. Selecione informações, selecione proteger documento, aponte para restringir permissão por pessoae, em seguida, selecione acesso restrito.

  4. Na caixa de diálogo permissões , selecione restringir permissão para este documentoe, em seguida, atribua os níveis de acesso pretendidos a cada utilizador.

    • As suas escolhas poderão ser limitadas se um administrador tiver definido políticas de permissão personalizadas que os utilizadores individuais não podem alterar.

      Níveis de permissão

    • Ler     Os utilizadores com permissão de leitura podem ler um documento, mas não têm permissão para editar, imprimir ou copiá-los.

    • Alterar     Os utilizadores com permissão para alterar podem ler, editar e guardar alterações a um documento, mas não têm permissão para imprimi-lo.

    • Controlo Total     Os utilizadores com permissões de controlo total têm permissões de criação total e podem fazer algo com o documento que um autor pode fazer, tal como definir datas de expiração para conteúdos, impedir a impressão e dar permissões aos utilizadores. Após a permissão para um documento ter expirado para os utilizadores autorizados, o documento só pode ser aberto pelo autor ou por utilizadores com a permissão controlo total para o documento. Os autores têm sempre a permissão Controlo Total.

  5. Para conceder permissão de controlo total, na caixa de diálogo permissões , selecione mais opçõese, em seguida, na coluna nível de acesso , selecione a seta e, em seguida, selecione controlo total na lista nível de acesso .

    Caixa de diálogo Permissão

  6. Depois de atribuir níveis de permissão, selecione OK.

    É apresentada a barra de mensagens, que indica que o documento é gerido por direitos. Se tiver de efetuar quaisquer alterações de permissões de acesso ao documento, selecione Alterar permissão.

    Barra de Mensagens no Word

    Se um documento com permissão restrita for reencaminhado para uma pessoa não autorizada, é apresentada uma mensagem com o endereço de e-mail ou endereço do site do autor, para que o indivíduo possa pedir permissão para o documento.

    Caixa de diálogo a mostrar que um documento com permissão restrita foi reencaminhado para uma pessoa não autorizada

    Se o autor optar por não incluir um endereço de e-mail, os utilizadores não autorizados obterão uma mensagem de erro.

Definir uma data de expiração para um ficheiro
  1. Abra o ficheiro.

  2. Ir para o ficheiro.

  3. No separador informações , selecione proteger documento, aponte para restringir permissão por pessoae, em seguida, selecione acesso restrito.

  4. Na caixa de diálogo permissões , selecione a caixa de verificação restringir permissão para este documento e, em seguida, selecione mais opções.

  5. Em permissões adicionais para utilizadores, selecione a caixa de verificação este documento expira em e, em seguida, introduza uma data.

  6. Selecione OK duas vezes.

Utilizar uma conta de utilizador do Windows diferente para gerir direitos de ficheiros

  1. Abra o documento, livro ou apresentação.

  2. Selecione o separador ficheiro .

  3. No separador informações , selecione proteger documento, aponte para restringir permissão por pessoae, em seguida, selecione gerir credenciais.

  4. Siga um dos seguintes procedimentos:

    • Na caixa de diálogo selecionar utilizador , selecione o endereço de e-mail da conta que pretende utilizar e, em seguida, selecione OK.

    • Na caixa de diálogo selecionar utilizador , selecione Adicionar, escreva as suas credenciais para a nova conta e, em seguida, selecione OK duas vezes.

      Caixa de diálogo Selecionar Utilizador

Ver conteúdos com permissão restrita

Para ver o conteúdo gerido por direitos que tem permissões ao utilizar o Office, basta abrir o documento.

Se pretender ver as permissões que tem, selecione a opção Ver permissão na barra de mensagens ou selecione este documento contém uma política de permissões Botão a mostrar que este documento, livro ou apresentação contém uma política de permissões .

A IRM no Office para Mac 2011 e Office para Mac 2016 fornece três níveis de permissão.

  • Ler   Ler

  • Alterar    Ler, editar, copiar, guardar alterações

  • Controlo Total   Ler, editar, copiar, guardar alterações, imprimir, definir datas de expiração de conteúdos, conceder permissões a utilizadores, aceder a conteúdo através de programas

Efetue um dos seguintes procedimentos:

Definir níveis de permissões manualmente

  1. No separador rever , em proteção, selecione permissõese, em seguida, selecione acesso restrito.

    Separador Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Se esta for a primeira vez que acede ao servidor de licenciamento, introduza o seu nome de utilizador e a palavra-passe para o servidor de licenciamento e, em seguida selecione a caixa de verificação Guardar palavra-passe no Keychain do Mac OS.

    Nota: Se não selecionar Guardar palavra-passe no keychain do Mac os, poderá ter de introduzir o seu nome de utilizador e palavra-passe várias vezes.

  3. Nas caixas Ler, Alterar ou Controlo Total, introduza o endereço de e-mail ou nome da pessoa ou do grupo de pessoas a que pretende atribuir um nível de acesso.

  4. Se pretender procurar o endereço de e-mail ou o nome do livro de endereços, selecione Botão Contactos .

  5. Se pretender atribuir um nível de acesso a todas as pessoas no seu livro de endereços, selecione adicionar todos Adicionar todos os utilizadores .

  6. Depois de atribuir níveis de permissão, selecione OK.

    A Barra de Mensagens aparece e apresenta uma mensagem a informar de que se trata de um documento com gestão de direitos.

Usar um modelo para restringir permissões

Um administrador pode configurar políticas de IRM específicas da empresa para determinar quem pode aceder a níveis de permissões da informação para os utilizadores. Estes aspetos da gestão de direitos são definidos através dos modelos de servidor dos Serviços de Gestão de Direitos do Active Directory (AD RMS). Por exemplo, um administrador da empresa pode definir um modelo de direitos com o nome "Confidencial da Empresa," o qual estipula que os documentos que utilizem essa política só podem ser abertos por utilizadores no âmbito do domínio da empresa.

  • No separador rever , em proteção, selecione permissõese, em seguida, selecione o modelo de direitos pretendido.

    Separador Revisão do Word, grupo Proteção

Alterar ou remover níveis de permissões definidos por si

Se aplicou um modelo para restringir permissões, não pode alterar nem remover níveis de permissões. Estes passos só funcionam se tiver definido níveis de permissões manualmente.

  1. Na barra de mensagens, selecione alterar permissões.

  2. Nas caixas Ler, Alterar ou Controlo Total, introduza um novo endereço de e-mail ou o nome da pessoa ou do grupo de pessoas a que pretende atribuir um nível de acesso.

  3. Para remover uma pessoa ou grupo de pessoas de um nível de acesso, selecione o endereço de e-mail e, em seguida, prima DELETE.

  4. Para remover todas as pessoas de um nível de permissão, selecione adicionar todos Adicionar todos os utilizadores .

Definir uma data de expiração para um ficheiro restrito

Os autores podem usar a caixa de diálogo Definir Permissões para definir datas de expiração para conteúdos.

  1. No separador rever , em proteção, selecione permissõese, em seguida, selecione acesso restrito.

    Separador Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Selecione mais opçõese, em seguida, selecione este documento expira eme, em seguida, introduza a Data.

    Quando a permissão de um documento expira para as pessoas autorizadas, o documento pode apenas ser aberto pelo autor ou por pessoas com a permissão Controlo Total.

Permitir que as pessoas com permissão para Alterar ou de Leitura imprimam conteúdo

Por predefinição, as pessoas com permissão para Alterar e de Leitura não podem imprimir.

  1. No separador rever , em proteção, selecione permissõese, em seguida, selecione acesso restrito.

    Separador Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Selecione mais opçõese, em seguida, selecione permitir que as pessoas com permissão para alterar ou de leituraconsigam imprimir conteúdo.

Permitir que as pessoas com permissão de Leitura copiem conteúdo

Por predefinição, as pessoas com permissão de Leitura não podem copiar conteúdo.

  1. No separador rever , em proteção, selecione permissõese, em seguida, selecione acesso restrito.

    Separador Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Selecione mais opçõese, em seguida, selecione permitir que as pessoas com permissão de leitura copiem conteúdo.

Permitir que os scripts sejam executados num ficheiro restrito

Os autores podem alterar as definições para permitir a execução de macros do Visual Basic quando um documento está aberto e para permitir que os scripts do AppleScript acedam a informação no documento restrito.

  1. No separador rever , em proteção, selecione permissõese, em seguida, selecione acesso restrito.

    Separador Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Selecione mais opçõese, em seguida, selecione aceder ao conteúdo através de programação.

Requerer uma ligação para verificar permissões

Por predefinição, para se autenticarem, as pessoas têm de se ligar a um servidor AD RMS quando abrem um documento restrito pela primeira vez. Contudo, pode alterar este requisito para que se autentiquem sempre que abrirem um documento restrito.

  1. No separador rever , em proteção, selecione permissõese, em seguida, selecione acesso restrito.

    Separador Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Selecione mais opçõese, em seguida, selecione exigir uma ligação para verificar permissões .

Remover restrições

  1. No separador rever , em proteção, selecione permissõese, em seguida, selecione sem restrições.

    Separador Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Na caixa de diálogo, selecione remover restrições.

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Adicionar credenciais para abrir um ficheiro gerido por direitos ou
formatos de ficheiro de mensagens que funcionam com o IRM

Nas versões do Office para iOS, os ficheiros protegidos por IRM que receber serão abertos se tiver sessão iniciada numa conta com permissões para o ficheiro. Quando abrir um ficheiro protegido por IRM verá uma barra de informações na parte superior que lhe permite ver as permissões atribuídas a este ficheiro.

Se for um subscritor do Office 365 com o Azure Rights Management e o seu departamento de TI tiver definido alguns modelos de IRM para utilizar, pode atribuir esses modelos aos ficheiros no Office no iOS.

Para proteger um ficheiro, toque no botão Editar Ícone Editar na sua aplicação, aceda ao separador rever e toque no botão restringir permissões . Verá uma lista de políticas de IRM disponíveis; Selecione aquele que pretende e toque em concluído para aplicar.

Nota: Se o botão Restringir Permissões não estiver disponível na sua aplicação, abra qualquer documento protegido por IRM para o disponibilizar.

Nas versões do Android do Office, os ficheiros protegidos por IRM que receber irão abrir se tiver sessão iniciada com uma conta que tenha permissões para o ficheiro. Quando abrir um ficheiro protegido por IRM verá uma barra de informações na parte superior que lhe permite ver as permissões atribuídas a este ficheiro.

Quando abre um ficheiro protegido por IRM no Office para Android, pode ver as permissões que lhe foram atribuídas.

A Gestão de Direitos de Informação (IRM) ajuda-o a fazer o seguinte:

  • Impedir que um destinatário autorizado de conteúdo restrito encaminhe, copie, altere, imprima, envie por fax ou cole o conteúdo para uso não autorizado

  • Restringir o conteúdo para onde quer que seja enviado

  • Fornecer a expiração do ficheiro para que o conteúdo nos documentos não possa ser visualizado após um período de tempo especificado

  • Impor políticas empresariais que governem a utilização e a divulgação de conteúdo na empresa

O IRM não pode impedir que o conteúdo restrito seja:

  • Apagado, roubado ou capturado e transmitido por programas maliciosos, tais como Trojans, batimentos de tecla e determinados tipos de spyware

  • Perdido ou danificado devido às ações de vírus informáticos

  • Copiado à mão ou escrito novamente a partir do ecrã de um destinatário

  • Fotografado digitalmente (quando apresentado num ecrã) por um destinatário

  • Copiado através de programas de captura de ecrã de terceiros

Nota:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode indicar-nos se estas informações foram úteis? Eis o artigo em inglês para sua referência.​

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