Relatórios do Office 365 no Centro de Administração – utilização dos sites do SharePoint

Como administrador do Office 365, o dashboard Relatórios apresenta a visão geral da atividade em todos os produtos do Office 365 da sua organização. Permite-lhe obter informações mais detalhadas sobre as atividades específicas de cada produto. Por exemplo, pode obter uma perspetiva geral sobre o valor que está a obter do SharePoint em termos do número total de ficheiros que os utilizadores armazenam nos sites do SharePoint, da quantidade de ficheiros utilizados ativamente e do armazenamento consumido em todos estes sites. Em seguida, pode analisar o relatório de utilização do site do SharePoint para compreender as tendências e os detalhes ao nível dos sites para todos os sites.

Nota: Tem de ser um administrador global no Office 365, um administrador do Exchange, do SharePoint ou do Skype para Empresas, ou um Leitor de relatórios para poder ver os relatórios do Office 365.

Como aceder ao relatório de utilização do site do SharePoint

  1. No centro de administração do Office 365, selecione Relatórios no menu à esquerda ou clique no widget Relatórios. Veja os novos relatórios de atividade do Office 365

  2. Utilize o menu pendente Selecionar um relatório no canto superior esquerdo e selecione Utilização de sites do SharePoint. Selecionar um relatório

Interpretar o relatório de utilização de sites do SharePoint

Relatório de Utilização do Site do SharePoint

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O relatório Utilização do site do SharePoint mostra as tendências dos últimos 7 dias, 30 dias, 90 dias ou 180 dias. No entanto, se clicar num dia específico do relatório, a tabela (7) apresentará os dados de até 28 dias a partir da data atual (e não da data de criação do relatório).

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Cada relatório tem uma data do dia de criação do mesmo. Os relatórios, normalmente, refletem uma latência de 24 a 48 horas do tempo de atividade.

Nota: Por vezes, pode haver atrasos imprevisíveis na recolha e no processamento de dados, originando um atraso na geração de relatórios. O relatório apresentado reflete sempre a data atual na qual o sistema processou os dados de relatório. Esforçamo-nos por mantê-los atualizados dentro do período de 24–48 horas após a hora da atividade.

3

O gráfico Sites mostra o número total de sites e o número de sites ativos. Qualquer site no qual os utilizadores tenham visto, modificado, carregado, transferido, partilhado ou sincronizado um ficheiro ou visualizado uma página no período do relatório.

4

O gráfico Ficheiros mostra o número total de ficheiros em todos os sites e o número de ficheiros ativos. O número total de ficheiros inclui os ficheiros do utilizador e os ficheiros do sistema. Um ficheiro é considerado ativo se tiver sido guardado, sincronizado, modificado ou partilhado no período de tempo especificado.

Nota: Uma atividade de ficheiro pode ocorrer múltiplas vezes num único ficheiro, mas conta apenas como um ficheiro ativo. Por exemplo, pode guardar e sincronizar o mesmo ficheiro múltiplas vezes num período de tempo específico, mas contará apenas como um único ficheiro ativo e um único ficheiro sincronizado nos dados.

5

O gráfico Armazenamento mostra a tendência de armazenamento atribuído e consumido durante o período do relatório.

6

O gráfico Páginas mostra o número de páginas vistas em todos os sites.

7

Pode filtrar os gráficos que vê ao clicar num item da legenda. Por exemplo, no gráfico Ficheiros, clique ou toque em Ficheiros ou em Ficheiros Ativos. No gráfico Sites, pode clicar ou tocar em Total de sites ou em Sites ativos. No gráfico Armazenamento, pode clicar em Armazenamento atribuído ou em Armazenamento consumido. Alterar esta seleção não altera as informações contidas na tabela de grelha.

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A tabela mostra-lhe uma discriminação das atividades por site.

Opções de coluna do relatório de utilização do SharePoint

  • URL do site é o URL completo do site.

  • Eliminado é o estado de eliminação do site. Os sites demoram pelo menos sete dias a serem marcados como eliminados.

  • Proprietário do site é o nome de utilizador do proprietário do site.

  • Data da última atividade (UTC) é a data da última vez em que foi detetada atividade no ficheiro ou uma página foi visualizada no site.

  • Ficheiros diz respeito ao número de ficheiros no site.

  • Ficheiros Ativos diz respeito ao número de ficheiros ativos no site. Um ficheiro é considerado ativo se tiver sido guardado, sincronizado, modificado ou partilhado no período de tempo especificado.

    Notas: 

    • Uma atividade de ficheiro pode ocorrer múltiplas vezes num único ficheiro, mas conta apenas como um ficheiro ativo. Por exemplo, pode guardar e sincronizar o mesmo ficheiro múltiplas vezes num período de tempo específico, mas contará apenas como um único ficheiro ativo e um único ficheiro sincronizado nos dados.

    • Se tiverem sido removidos ficheiros durante o período de tempo especificado no relatório, o número de ficheiros ativos apresentado no relatório poderá ser superior ao número atual de ficheiros no site.

  • Armazenamento utilizado (MB) é a quantidade de armazenamento atualmente utilizado no site.

  • Armazenamento atribuído (MB) é a quantidade máxima de armazenamento atribuído para o site.

  • Visualizações de Página é o número de vezes que as páginas foram vistas no site.

  • Páginas visitadas é o número de páginas exclusivas que foram visitadas no site.

  • Modelo Web de Raiz é o modelo utilizado para criar o site.

Nota: Se quiser filtrar os dados por tipos de sites diferentes, exporte os dados e utilize a coluna Modelo Web de Raiz.

Se as políticas da sua organização o impedirem de ver relatórios em que as informações de utilizadores sejam identificáveis, pode alterar a definição de privacidade para todos esses relatórios. Consulte a secção Como posso ocultar detalhes de nível de utilizador? em Relatórios de Atividade no Centro de Administração do Office 365.

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Clique ou toque em Gerir colunas Gerir Colunas para adicionar ou remover colunas do relatório.

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Também pode exportar os dados do relatório para um ficheiro .csv do Excel ao clicar ou tocar na ligação Exportar Exportar . Esta ação exporta os dados de todos os sites e permite-lhe fazer uma ordenação e filtragem simples para uma análise mais aprofundada. Se tiver menos de 2 000 sites, pode ordenar e filtrar dentro da tabela no próprio relatório. Se tiver mais de 2 000 sites, para filtrar e ordenar, terá de exportar os dados.

Nota: Quando os dados são exportados para um ficheiro do Excel, tenha em atenção que a data em que o relatório de conteúdos foi criado é incluída no ficheiro, na coluna Dados atualizados em.

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