Relatórios do Office 365 no Centro de Administração – utilização do OneDrive para Empresas

O novo dashboard Relatórios do Office 365 apresenta a visão geral da atividade em todos os produtos do Office 365 da sua organização. Permite-lhe agregar relatórios ao nível de produtos individuais para lhe fornecer informações mais detalhadas acerca das atividades relativas a cada produto. Consulte o tópico de descrição geral dos Relatórios.

Por exemplo, o cartão do OneDrive no dashboard proporciona uma noção geral do aproveitamento que está a ter do OneDrive para Empresas, em termos do número total de ficheiros e armazenamento utilizado na sua organização. Pode analisá-lo mais detalhadamente para compreender as tendências de contas ativas do OneDrive, com quantos ficheiros os utilizadores estão a interagir, bem como o armazenamento utilizado. Também lhe permite obter os detalhes do OneDrive de cada utilizador.

Nota: Tem de ser um administrador global no Office 365, um administrador do Exchange, do SharePoint ou do Skype para Empresas, ou um Leitor de relatórios para poder ver os relatórios do Office 365.

Como posso aceder ao Relatório de Utilização do OneDrive?

  1. No centro de administração do Office 365, selecione Relatórios e, em seguida, Utilização no menu à esquerda ou clique no widget Relatórios.

    Veja os novos relatórios de atividade do Office 365
  2. Utilize o menu pendente Selecionar um relatório na parte superior esquerda e selecione Utilização do OneDrive.

    Selecione um relatório

Interpretar o relatório de utilização do OneDrive

Pode obter uma análise da utilização do OneDrive para Empresas, através das vistas Contas, Ficheiros e Armazenamento.

Relatório de Utilização do OneDrive

1

O relatório Utilização do OneDrivemostra uma análise das tendências ao longo dos últimos 7 dias, 30 dias, 90 dias ou 180 dias. No entanto, se clicar num dia específico no relatório, a tabela (7) apresentará os dados de até 28 dias a contar da data atual (não a data de criação do relatório).

2

Cada relatório tem uma data do dia de criação do mesmo. Os relatórios, normalmente, refletem uma latência de 24 a 48 horas do tempo de atividade.

Nota: Por vezes, pode haver atrasos imprevisíveis na recolha e no processamento de dados, originando um atraso na geração de relatórios. O relatório apresentado reflete sempre a data atual na qual o sistema processou os dados de relatório. Esforçamo-nos por mantê-los atualizados dentro do período de 24–48 horas após a hora da atividade.

3

A vista Contas apresenta a tendência no número de contas OneDrive totais e ativas. "Contas ativas" são quaisquer contas utilizadas para ver, modificar, carregar, transferir, partilhar ou sincronizar ficheiros.

4

A vista Ficheiros mostra o número de ficheiros totais e ativos. Um ficheiro é considerado ativo se tiver sido guardado, sincronizado, modificado ou partilhado no período de tempo especificado.

Nota: Uma atividade de ficheiro pode ocorrer múltiplas vezes num único ficheiro, mas conta apenas como um ficheiro ativo. Por exemplo, pode guardar e sincronizar o mesmo ficheiro múltiplas vezes num período de tempo específico, mas contará apenas como um único ficheiro ativo e um único ficheiro sincronizado nos dados.

5

A vista Armazenamento mostra a tendência na quantidade de armazenamento OneDrive que está a utilizar.

Nota: O tamanho inclui as versões e metadados associados aos ficheiros.

6

  • No gráfico Contas, o eixo Y é o número de contas do OneDrive.

  • No gráfico Ficheiros, o eixo Y é o número de ficheiros armazenados no OneDrive.

  • No gráfico Armazenamento, o eixo Y é a quantidade de armazenamento OneDrive utilizada.

  • O eixo X de todos os gráficos corresponde ao intervalo de datas deste relatório específico.

7

Pode filtrar a série que vê no gráfico ao clicar num item da legenda. Por exemplo, no gráfico Ficheiros, toque ou clique em Ficheiros totais ou Ficheiros ativos. No gráfico Contas, toque ou clique em Contas totais ou Contas ativas. Em alternativa, no gráfico Armazenamento, toque ou clique em Armazenamento utilizado. Alterar esta seleção não altera as informações contidas na tabela.

8

A tabela mostra-lhe uma divisão dos dados para o OneDrive de cada utilizador. Apenas serão apresentados na tabela os utilizadores aos quais tenha sido atribuída uma licença de produto que inclua OneDrive. Os utilizadores necessitarão ainda de ter ativado o SharePoint Online. É igualmente necessário que os utilizadores iniciem sessão no cliente de sincronização OneDrive ou que naveguem para o respetivo OneDrive através de um browser.

Se a conta do OneDrive tiver tido atividade de ficheiros, será apresentada a data mais recente dessa atividade. As linhas na tabela estão ordenadas pela Data da última atividade. Assim, as contas do OneDrive com a atividade de ficheiros mais recente aparecerão no início da lista.

Pode adicionar ou remover colunas da tabela.

Opções de coluna
  • URL é o endereço web do OneDrive do utilizador.

  • Eliminado é o estado de eliminação de OneDrive. As contas demoram, pelo menos, 7 dias a serem marcadas como eliminadas.

  • Proprietário é o nome de utilizador do administrador principal do OneDrive.

  • Data da última atividade (UTC) é a última data em que uma atividade de ficheiro foi efetuada no OneDrive. Se o OneDrive não tiver tido atividade de ficheiros, o valor aparecerá em branco.

  • Ficheiros diz respeito ao número de ficheiros no OneDrive.

  • Ficheiros Ativos diz respeito ao número de ficheiros ativos no período de tempo. Um ficheiro é considerado ativo se tiver sido guardado, sincronizado, modificado ou partilhado no período de tempo selecionado.

    Notas: 

    • Uma atividade de ficheiro pode ocorrer múltiplas vezes num único ficheiro, mas conta apenas como um ficheiro ativo. Por exemplo, pode guardar e sincronizar o mesmo ficheiro múltiplas vezes num período de tempo específico, mas contará apenas como um único ficheiro ativo e um único ficheiro sincronizado nos dados.

    • Se tiverem sido removidos ficheiros durante o período de tempo especificado no relatório, o número de ficheiros ativos apresentado no relatório poderá ser superior ao número atual de ficheiros no OneDrive.

    • Os utilizadores eliminados continuarão a ser apresentados em relatórios durante 180 dias.

  • Armazenamento utilizado (MB) é a quantidade de armazenamento utilizado no OneDrive, em MB. Este valor inclui versões e metadados associados aos ficheiros.

Se as políticas da sua organização não permitirem que consulte relatórios em que as informações de utilizador sejam identificáveis, pode alterar a definição de privacidade destes relatórios. Consulte a secção Como posso ocultar os detalhes ao nível do utilizador? no artigo Relatórios de Atividade na Pré-visualização do Centro de Administração do Office 365.

9

Clique ou toque no ícone Gerir colunas Gerir Colunas para adicionar ou remover colunas do relatório.

10

Também pode exportar os dados do relatório para um ficheiro .csv do Excel ao clicar ou tocar na ligação Exportar Exportar . Esta ação exporta os dados de cada OneDrive e permite-lhe fazer uma ordenação e filtragem simples para uma análise mais aprofundada. Se tiver menos de 2000 contas OneDrive, pode ordenar e filtrar dentro da tabela do próprio relatório. Se tiver mais de 2000 contas OneDrive, terá de exportar os dados se pretender filtrar e ordenar.

Nota: Quando os dados forem exportados para um ficheiro do Excel, tenha em atenção que a data em que o relatório de conteúdos foi criado é incluída no ficheiro, na coluna Dados atualizados em.

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