Regras da Caixa de Entrada no Outlook Web App

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Uma regra é uma ação que Outlook Web App executa automaticamente em mensagens recebidas ou enviadas. Por exemplo, pode criar uma regra para mover automaticamente todos os e-mails enviados para um grupo que for membro de para uma pasta específica, ou para eliminar todas as mensagens com "Comprar agora" no assunto.

Se pretende criar e gerir regras da Caixa de Entrada no programa para ambiente de trabalho do Outlook, consulte o artigo Gerir mensagens de e-mail com regras.

Este artigo é referente ao Outlook Web App, que é utilizado por organizações que gerem servidores de e-mail a executar o Exchange Server 2013 ou Exchange Server 2010. Se estiver a utilizar o Office 365 ou o Exchange Server 2016, o seu programa de e-mail é o Outlook na Web. Para obter ajuda sobre o Outlook na Web, consulte o artigo Obter ajuda sobre o Outlook na Web.

  1. Num browser, inicie sessão no Outlook Web App através do URL que lhe foi fornecido pela pessoa que gere o e-mail da sua organização. Introduza o seu nome de utilizador e palavra-passe e, em seguida, selecione Iniciar sessão.

  2. Na parte superior da página, selecione Definições > Opções.

  3. Nas Opções, selecione organizar e-mail > regras da pasta a receber.

A página Regras da Caixa de Entrada apresenta uma descrição geral de todas as regras da Caixa de Entrada. Aqui, pode rever as ações de uma regra, ativar e desativar regras, criar novas regras, editar regras existentes ou eliminar as que já não precisa.

Item

Descrição

novo

Utilize esta opção para criar uma nova regra da Caixa de Entrada.

editar editar

Realce uma regra e, em seguida, selecione para ver ou editar os detalhes de uma regra.

eliminar eliminar

Realce uma regra e, em seguida, selecione eliminar para eliminá-la.

mover para cima mover para cima

Utilize esta opção para subir a regra selecionada na lista. As regras são processadas de cima para baixo.

Ir para baixo mover para baixo

Utilize esta opção para descer a regra selecionada na lista.

atualizar atualizar

Utilize esta opção para atualizar a lista de regras.

Ativado

Utilize a caixa de verificação junto a uma regra para ativá-la (caixa selecionada) ou desativá-la (caixa desmarcada).

Regra

O nome da regra

Para criar uma nova regra em branco através da página regras da pasta a receber, selecione Novo.

A janela da nova regra tem três secções:

Secção

Descrição

Nome

Quando a mensagem for recebida e:

Dar um nome à regra

Utilize esta caixa para selecionar os critérios para a sua regra. Utilize a seta para baixo para ver e selecionar os critérios que pretende utilizar.

Se os critérios tiverem opções adicionais, introduza-as na janela apresentada.

Proceda da seguinte forma:

Utilize esta caixa para selecionar a ação que pretende que seja realizada quando uma mensagem recebida corresponder aos critérios que selecionou.

Mais Opções

Utilize Mais Opções para:

  • Adicionar ações ou condições adicionais a uma regra.

  • Adicionar exceções a uma regra, selecionando Adicionar Exceção.

  • Ative ou desative a opção para parar o processamento de mais regras. Por predefinição, a opção para parar o processamento de mais regras está ativada. Se esta opção estiver ativada, ao receber uma mensagem que corresponda aos critérios de mais que uma regra, só será aplicada a primeira. Se a opção estiver desativada, todas as regras a que as mensagens corresponderem serão aplicadas.

    Por exemplo, imagine que não tem a opção Parar o processamento de mais regras selecionada e que tem uma regra que move todas as mensagens enviadas para um grupo público para uma pasta específica e outra regra que move todas as mensagens enviadas pelo seu gestor para outra pasta. Se o gestor enviar uma mensagem para o grupo em questão, encontrará uma cópia da mensagem em ambas as pastas. Se quiser que apenas a regra que move as mensagens do seu gestor seja aplicada, aceda à lista de regras e coloque a regra numa posição superior à regra que move as mensagens enviadas para o grupo. Em seguida, edite a primeira regra de modo a ativar a opção para parar o processamento de mais regras.

  • Crie uma nome personalizado para a regra.

Selecione uma regra e escolha editar editar para poder alterar as condições ou ações da regra.

Se tiver uma regra que já não pretender, pode selecioná-la e, em seguida, selecione eliminar delete para removê-la. Se apenas quiser desativar a regra para tempo, remova a marca de verificação ao lado da regra.

  • Quando cria uma nova regra no Outlook Web App, poderá receber um aviso de que serão eliminadas algumas regras que foram criadas numa Outlook e atualmente são desactivadas. Antes de eliminar essas regras, poderá pretender inicie sessão na sua conta utilizando Outlook e verificar as regras para ver se pretende mantê-las. Ative a todas as regras que pretende manter.

  • Regras são executadas de cima para baixo na ordem em que aparecem na janela regras. Para alterar a ordem das regras, selecione a regra que pretende mover e, em seguida, selecione a mover para cima para cima ou Ir para baixo seta para mover a regra para a posição pretendida na lista para baixo.

  • Alguns tipos de mensagem não acionam as regras da Caixa de Entrada, incluindo:

    • Notificações de estado de entrega, o que inclui relatórios de entrega sem êxito e mensagens do sistema.

    • Recibos de leitura e de entrega gerados por um cliente de e-mail.

    • Algumas mensagens de resposta automática (Fora do Escritório).

  • Não é necessário utilizar o separador Regras da Caixa de Entrada para criar uma regra. Também pode criá-las a partir de mensagens. Para criar uma regra a partir de uma mensagem:

    • Clique com o botão direito do rato no painel de lista de mensagens e, em seguida, selecione Criar regra.

    • Em alternativa, enquanto visualiza a mensagem no painel de leitura, selecione o menu adicional menu expandido e, em seguida, selecione Criar regra no menu.

  • Cada regra que criar ocupará espaço numa secção oculta da sua caixa de correio. Esta secção está limitada a 64 KB. A quantidade real de espaço que uma regra utiliza depende de vários fatores, tal como a extensão do nome e a quantidade de condições aplicadas. Ao atingir o limite de 64 KB, receberá um aviso a informar que não poderá criar mais regras. Se isso acontecer, terá de eliminar ou simplificar algumas das regras existentes antes de poder criar mais. Eis algumas formas de reduzir o espaço utilizado por regras:

    • Elimine regras que não precisa.

    • Encurte os nomes das regras.

    • Combine as regras que desempenham as mesmas funções.

    • Remova critérios das regras.

  • Quando cria uma regra de reencaminhamento de chamadas, pode adicionar mais do que um endereço para reencaminhar para. O número de endereços, que pode reencaminhar para poderá estar limitado, dependendo das definições para a sua conta. Se adicionar endereços de mais do que são permitidos, a regra de reencaminhamento de chamadas não irá funcionar. Se criar uma regra de reencaminhamento de chamadas com mais de um endereço, testá-la para se certificar de que funciona.

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