Realizar uma reunião como apresentador

Utilize as opções de gestão de participantes e conteúdo do Lync Online para ter uma reunião produtiva e sem distrações.

Importante:  Se não for o organizador da reunião ou o apresentador principal, tenha em atenção que muitas destas opções afetam o que as outras pessoas podem ver, ouvir ou fazer na reunião. Recomenda-se discrição do apresentador.

O que pretende fazer?

Gerir participantes

Mostrar ou ocultar a lista de participantes

Desativar ou ativar o som dos participantes

Alterar os privilégios do apresentador ou dos participantes durante a reunião

Admitir ou negar o acesso às pessoas na sala de espera

Iniciar uma conversação separada com um ou mais participantes

Convidar outras pessoas para a reunião

Trabalhar com o conteúdo da reunião

Carregar ou preparar conteúdo antes da reunião

Mostrar conteúdo da reunião que já foi carregado

Partilhar um programa ou o seu ambiente de trabalho

Carregar um ficheiro do PowerPoint para apresentação

Carregar anexos para os participantes verem e guardarem

Anotar uma apresentação do PowerPoint ou um quadro

Adicionar um quadro ou um inquérito à reunião

Mostrar ou ocultar o palco

Modificar permissões de conteúdo

Alterar quem pode anotar apresentações do PowerPoint

Controlar quem pode ver o conteúdo da reunião em privado

Alterar quem tem acesso ao conteúdo da reunião

Alterar quem pode ver e guardar anexos

Adicionar vídeo à reunião

Terminar ou sair da reunião

Sair e terminar a reunião

Sair da reunião, mas mantê-la a decorrer

Gerir participantes

Pode realizar a maioria das tarefas de gestão da reunião ao clicar com o botão direito do rato sobre uma ou mais pessoas na lista de participantes ou ao utilizar o menu Opções de Pessoas Imagem do botão .

Mostrar ou ocultar a lista de participantes

  • Na janela de conversação, clique no menu Opções de Pessoas e, em seguida, em Mostrar lista de participantes.

É melhor manter a lista de participantes visível durante a reunião para poder verificar quem está presente, quem está a falar ou quem pode estar a ter problemas com o áudio ou a partilha. No entanto, pode ter de ocultar a lista de participantes para, por exemplo, rever uma conversação por mensagens instantâneas (MI) longa.

Desativar ou ativar o som dos participantes

  • Para gerir o áudio para uma ou mais pessoas, clique com o botão direito do rato sobre o nome ou os nomes na lista de participantes e, em seguida, clique em Desativar som ou Ativar som.

    Importante:  Pode desativar ou ativar o som dos participantes que estão a utilizar o Lync para obter o áudio. Não pode desativar ou ativar o som dos participantes que estejam ligados ao áudio da reunião com um telefone, ou seja, aqueles que utilizaram a funcionalidade Telefonar-me do Lync para que a Reunião do Lync ligasse para um número de telefone ou aqueles que efetuaram o acesso telefónico. (As pessoas ligadas com um telefone podem premir *1 no teclado numérico do seu telefone para acederem a comandos de multifrequência para as funcionalidades de áudio, incluindo desativar e ativar o som.)

Alterar os privilégios do apresentador ou dos participantes durante a reunião

  • Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Na lista de participantes, clique com o botão direito do rato sobre um ou mais participantes e, em seguida, clique em Tornar apresentador ou Tornar participante, conforme adequado.

    • Clique no menu Opções de Pessoas e, em seguida, em Tornar todos participantes.

      Sugestão:  Escolha esta opção quando o número elevado de apresentadores estiver a perturbar o fluir da reunião.

Admitir ou negar o acesso às pessoas na sala de espera

A sala de espera da reunião apenas funciona para participantes que se liguem a uma reunião através do VoIP. Os participantes que se ligarem a uma reunião com o seu telefone irão evitar a sala de espera da reunião.

  • Para admitir ou negar o acesso às pessoas na sala de espera, siga um dos seguintes procedimentos:

    • Na lista de participantes, em Sala de espera, clique em Admitir todos ou Negar todos.

    • Na lista de participantes, junto ao nome de cada pessoa, clique em Admitir ou Negar, conforme adequado.

Iniciar uma conversação separada com um ou mais participantes

  • Na lista de participantes, selecione uma ou mais pessoas, clique com o botão direito do rato sobre os nomes selecionados e, em seguida, clique na opção de contacto pretendida.

Convidar outras pessoas para a reunião

Para convidar outras pessoas ao utilizar o Lync Online, faça o seguinte.

  1. (Opcional) Para alterar o acesso ou as opções de apresentador para as pessoas que quer convidar, faça o seguinte:

    • Na janela da reunião ou conversação de grupo do Lync Online, clique em Informações de Participação e Opções de Reunião.

    • Na caixa de diálogo Informações de Participação e Opções de Reunião, clique no botão Opções de Reunião.

    • Altere as opções de reunião conforme for necessário. Para obter detalhes, consulte Alterar as opções de reunião durante a reunião.

  2. Clique no menu Opções de Pessoas e, em seguida, em Convidar por Nome ou Número de Telefone.

Para convidar outras pessoas ao enviar uma mensagem de e-mail, faça o seguinte:

  1. Clique no menu Opções de Pessoas e, em seguida, em Convidar por Correio Eletrónico.

  2. (Opcional) Para alterar o acesso ou as opções de apresentador para as pessoas que quer convidar, no convite para a reunião, clique em Opções de Reunião. Para obter mais detalhes, consulte Definir opções para reuniões online.

Início da Página

Trabalhar com o conteúdo da reunião

No Lync Online, o conteúdo da reunião é exibido à direita da lista de participantes, numa área chamada palco. Se for o apresentador ativo, trabalha com apresentações do Microsoft PowerPoint, quadros e inquéritos da reunião nesta área. Quando partilha um programa ou o seu ambiente de trabalho, todas as outras pessoas na reunião veem também o que está a partilhar no palco.

Carregar ou preparar conteúdo antes da reunião

Antes de a reunião começar, faça o seguinte:

  1. No cliente de mensagens e colaboração do Microsoft Office Outlook Calendário, abra o convite para uma reunião que agendou e, em seguida, clique em Participar em reunião online.

  2. Na janela da conversação, siga um ou ambos os seguintes procedimentos:

    • Clique no menu Partilhar para partilhar o seu ambiente de trabalho ou um programa, carregar uma apresentação do PowerPoint, adicionar um quadro ou criar um inquérito novo.

    • Clique no botão Adicionar ou ver anexos para carregar um ficheiro.

Para obter mais detalhes, consulte os procedimentos adequados mais à frente neste tópico.

Mostrar conteúdo da reunião que já foi carregado

  • Na janela da reunião, clique em Partilhar, aponte para Conteúdo recente e, em seguida, clique no conteúdo que deseja exibir.

Partilhar um programa ou o seu ambiente de trabalho

Carregar um ficheiro do PowerPoint para apresentação

  1. Na janela da reunião, clique em Partilhar e, em seguida, em Apresentação do PowerPoint.

  2. Selecione o ficheiro a adicionar e, em seguida, clique em Carregar. Para obter mais detalhes, consulte Fazer uma apresentação do PowerPoint.

Carregar anexos para os participantes verem e guardarem

Para carregar um documento para que os participantes possam guardar uma cópia no seu próprio computador, faça o seguinte:

  1. Na janela da conversação, clique no botão Adicionar ou ver anexos.

  2. Na caixa de diálogo Anexos, clique em Adicionar anexos.

  3. Selecione o ficheiro que pretende adicionar e, em seguida, clique em Carregar.

Anotar uma apresentação do PowerPoint ou um quadro

  • No palco da reunião, na barra de ferramentas de anotação no canto inferior esquerdo, clique na ferramenta de anotação que deseja.

Qualquer pessoa na reunião pode anotar um quadro ou um diapositivo do PowerPoint das seguintes formas:

  • Utilize o Ponteiro de Laser, um ponto colorido identificado com o seu nome

  • Inserir linhas ou formas

  • Adicionar texto

  • Desenhar ou realçar com a Caneta

  • Adicionar um Carimbo de Seta, Carimbo de Verificação ou um Carimbo X

  • Inserir um ficheiro de gráficos

Para obter detalhes sobre as ferramentas de anotação, consulte Colaborar num quadro.

Nota:  As ferramentas de anotação não estão disponíveis para conteúdo partilhado. Se está a partilhar o seu ambiente de trabalho ou um programa, as outras pessoas têm de pedir permissão antes de fazerem alterações ao conteúdo que está a partilhar.

Adicionar um quadro ou um inquérito à reunião

  • Na janela da reunião, clique em Partilhar e, em seguida, em Novo Quadro ou Novo Inquérito.

Para obter mais detalhes, consulte Colaborar num quadro e Realizar um inquérito.

Mostrar ou ocultar o palco

  • Na janela da reunião, clique em Partilhar e, em seguida, em Mostrar palco.

Início da Página

Modificar permissões de conteúdo

Pode alterar quem pode fazer o quê com o conteúdo partilhado.

Alterar quem pode anotar apresentações do PowerPoint

  1. Na janela da conversação, clique em Informações de Participação e Opções de Reunião.

  2. Na caixa de diálogo Informações de Participação e Opções de Reunião, clique no botão Opções de Reunião.

  3. Na caixa de diálogo Opções da Reunião Online, em Privilégios, altere Anotar apresentações para Apenas apresentadores, Todos ou Nenhum.

Controlar quem pode ver o conteúdo da reunião em privado

Por predefinição, outros apresentadores podem ver o conteúdo da reunião em privado sem afetar o que as outras pessoas na reunião veem. Outros apresentadores podem navegar pelos diapositivos do PowerPoint que está a mostrar ao seu próprio ritmo ou mudar para outro item na Lista de Conteúdo.

Para alterar as opções de visualização em privado do conteúdo da reunião, faça o seguinte:

  1. Na janela da conversação, clique em Informações de Participação e Opções de Reunião.

  2. Na caixa de diálogo Informações de Participação e Opções de Reunião, clique no botão Opções de Reunião.

  3. Na caixa de diálogo Opções da Reunião Online, em Privilégios, altere Ver em privado para Apenas apresentadores, Todos ou Nenhum.

Nota:  Não é possível ver em privado os ambientes de trabalho ou os programas partilhados.

Alterar quem tem acesso ao conteúdo da reunião

Por predefinição, apenas os apresentadores têm acesso alargado ao conteúdo da reunião. Para alterar isto, faça o seguinte:

  • Na Lista de Conteúdo, clique na seta junto ao item que quer alterar, aponte para Disponibilizar para e, em seguida, clique em Organizadores, Apresentadores ou Todos.

Se escolher Apresentadores ou Todos, as pessoas nessa categoria podem controlar as apresentações do PowerPoint, os quadros e os inquéritos das seguintes formas:

  • Guardar uma cópia local, com ou sem anotações

  • Alterar o que está a ser visualizado no palco da reunião

  • Remover ou mudar o nome do conteúdo

  • Conceder a todos acesso alargado ao conteúdo da reunião

Alterar quem pode ver e guardar anexos

Por predefinição, todas as pessoas na reunião podem guardar e ver anexos da reunião. Para alterar isto, faça o seguinte:

  1. Na janela da conversação, clique no botão Adicionar ou ver anexos.

  2. Clique na seta junto ao conteúdo que quer alterar, aponte para Disponibilizar para e, em seguida, clique em Organizadores, Apresentadores ou Todos.

Início da Página

Adicionar vídeo à reunião

Para adicionar vídeo à reunião, faça o seguinte:

  • Na janela da conversação, clique em Vídeo.

Início da Página

Terminar ou sair da reunião

Pode terminar a reunião e desligar todos ou simplesmente fechar a janela e permitir que as outras pessoas continuem com a reunião.

Sair e terminar a reunião

  • Na janela da reunião, clique em Opções de Pessoas e, em seguida, em Remover Todos e Terminar Reunião. Isto fecha a janela e desliga todos da reunião, incluindo os participantes que telefonaram para participar na reunião.

Captura de ecrã do botão Terminar Reunião

Sair da reunião, mas mantê-la a decorrer

  • Feche simplesmente a janela da conversação ou reunião. As outras pessoas podem manter a ligação e continuar com a reunião.

    Importante:  Recomendamos que utilize a opção Remover Todos e Terminar Reunião para evitar encargos do seu fornecedor de conferências de áudio, caso as pessoas se esqueçam de desligar o áudio. A única exceção é se quiser permitir que os participantes continuem com a Reunião do Lync na sua ausência.

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