Que formato de ficheiro do Access devo utilizar?

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O formato de ficheiro .accdb que foi introduzido no Access 2007 oferece várias vantagens que não estão disponíveis em formatos de ficheiro mais antigos. Se estiver a atualizar uma versão anterior ao Access 2007, deve ter ficheiros de bases de dados que utilizam o formato de ficheiro .mdb. Na maioria dos casos, deve guardar essas bases de dados utilizando o formato de ficheiro.accdb. Pode manter uma cópia do ficheiro .mdb original para ajudá-lo a verificar se a transição correu bem.

Este artigo explica as vantagens do formato de ficheiro .accdb, os motivos pelos quais pode querer utilizar o formato de ficheiro .mdb e como converter uma base de dados no novo formato de ficheiro.

Neste artigo

O formato de ficheiro .accdb

Os formatos de ficheiro .mdb

Converter no novo formato de ficheiro

O formato de ficheiro .accdb

A começar pelo Access 2007, o formato .accdb é o formato de ficheiro predefinido do Access. Este formato de ficheiro suporta uma série de novas funcionalidades, como campos calculados e anexos. Contudo, em algumas circunstâncias, o formato de ficheiro .accdb pode não ser a melhor opção.

Funcionalidades proporcionadas pelo formato de ficheiro .accdb

  • Aplicações e bases de dados Web que utilizam o Access Services    Com os recursos de servidor apropriados, pode publicar um ficheiro .accdb na Web (sujeito a certas restrições de compatibilidade). Existem duas formas de o fazer: com aplicações do Access e bases de dados Web.

    As aplicações do Access são a forma mais recente de uma base de dados - nova versão. Uma aplicação é inteiramente executada na nuvem - o próprio Access serve apenas de ferramenta de estruturação para aplicações. As aplicações tiram partido da mais recente tecnologia SQL Server e SharePoint. As bases de dados Web foram lançadas no Access 2010 e, embora ofereçam muitas das mesmas vantagens que as aplicações, não suportam o SQL Server.

    Depois de publicar uma aplicação ou base de dados Web, a base de dados propriamente dita está no servidor - os dados no SQL Server ou SharePoint e a interface de utilizador no SharePoint - mas pode abrir a base de dados como um ficheiro .accdb para fazer alterações de estrutura. A aplicação ou a base de dados Web é executada num browser - o Access não é necessário para utilizar qualquer uma das duas.

  • Campos de valores múltiplos    Um campo de valores múltiplos é uma espécie de campo de pesquisa que permite armazenar mais de um valor por registo. Por exemplo, imagine que tem de atribuir uma tarefa a vários colaboradores. Num ficheiro .accdb, pode criar um campo de valores múltiplos para armazenar a informação sobre os colaboradores aos quais a tarefa foi atribuída. Os nomes dos colaboradores podem ser selecionados numa tabela ou numa lista de valores.

    Os campos de valores múltiplos facilitam a seleção e armazenamento de mais de uma escolha, sem ter de criar uma estrutura de base de dados mais avançada. Os campos de valores múltiplos também são importantes para a integração com o SharePoint porque as listas do SharePoint também suportam campos de valores múltiplos.

  • Tipo de dados Anexo    O tipo de dados Anexo permite armazenar facilmente todos os tipos de documentos e ficheiros binários na base de dados, ao mesmo tempo que o ajuda a manter o ficheiro da base de dados abaixo do limite de tamanho máximo de 2 GB - os anexos são automaticamente comprimidos. Um registo pode ter vários anexos, mas só pode existir um campo de anexo por tabela.

  • Melhor integração com o SharePoint e o Outlook    O formato de ficheiro .accdb suporta os requisitos de segurança do SharePoint e Outlook que não são suportados pelos ficheiros .mdb. Isto possibilita uma integração total do Access com o SharePoint e Outlook.

  • Encriptação melhorada    Pode optar por definir uma palavra-passe da base de dados e encriptar o conteúdo da base de dados. Quando o fizer utilizando o formato de ficheiro .accdb, por predefinição, o Access utiliza o Crypto API do Windows para encriptar os dados. Também poderá utilizar ferramentas de encriptação de terceiros.

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Os formatos de ficheiro .mdb

Antes de o formato de ficheiro .accdb ser introduzido no Office Access 2007, os formatos de ficheiro do Access utilizavam a extensão de ficheiro .mdb. Existem diferentes versões do formato de ficheiro .mdb.

Ainda é possível abrir alguns ficheiros .mdb. Se o ficheiro estiver armazenado no formato de ficheiro do Access 2002-2003 ou Access 2000, pode abrir e utilizá-lo normalmente. Contudo, não pode tirar partido das funcionalidades que requerem o formato de ficheiro .accdb.

Se depender de funcionalidades que não estão disponíveis num ficheiro .accdb, não o converta, deixe-o ficar como ficheiro .mdb.

Funcionalidades do ficheiro .mdb que não estão disponíveis num ficheiro .accdb

  • Ambiente de versões misto    O formato de ficheiro. accdb não pode ser aberto – ou até mesmo associado a – utilizar versões do Access antes de Access 2007. Se existirem pessoas na sua organização que tem uma versão anterior do Access, deverá tomar em consideração de se utilizar um ficheiro. mdb é a melhor opção. Mas não se esqueça – pode utilizar uma aplicação do Access ou uma base de dados web no browser, independentemente de se mesmo está instalado o Access.

  • Replicação de bases de dados    Não é possível utilizar a replicação no ficheiro. accdb. Se a sua solução do Access utiliza a funcionalidade de replicação, terá de recriar a solução sem replicação se pretender utilizar o formato de ficheiro. accdb.

  • Segurança de nível de utilizador    O formato de ficheiro. accdb não suporta a segurança de nível de utilizador, uma funcionalidade que fornece uma forma para ajudar as pessoas vejam apenas o que precisam de ver. Segurança de nível de utilizador já não se encontra eficaz segurança de dados, tal como o seu método de segurança é agora obsoleto e comprometida facilmente. No entanto, segurança de nível de utilizador pode melhorar textuais mantendo coisas simples para as pessoas – por exemplo, se alguém não tem empresas motivos para utilizar um formulário determinado, pode ocultar o formulário das mesmas. Se tiver uma solução do Access que depende de segurança de nível de utilizador para melhorar a eficácia, poderá pretender continuar a utilizar o formato de ficheiro. mdb por isso, pode manter a utilizar a solução como-é.

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Converter no novo formato de ficheiro

Para converter um ficheiro .mdb no formato de ficheiro .accdb, abra o ficheiro e guarde-o no formato de ficheiro .accdb.

Importante: O procedimento seguinte é para ficheiros .mdb criados no Access 97, Access 2000, Access 2002 ou Access 2003.

Primeiro, abra a base de dados:

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. No lado esquerdo, clique em Abrir.

  3. Na caixa de diálogo Abrir, selecione e abra a base de dados que pretende converter.

Agora, converta a base de dados:

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. No lado esquerdo, clique em Guardar Como.

  3. Em Tipos de Ficheiro, clique em Guardar Base de Dados Como.

  4. No lado direito, em Tipos de Ficheiro de Base de Dados, clique em Base de dados do Access.

  5. Na caixa de diálogo Guardar Como, na caixa Nome de ficheiro, introduza um nome de ficheiro ou utilize o nome de ficheiro fornecido.

  6. Clique em Guardar.

    É criada uma cópia da base de dados no formato de ficheiro .accdb.

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