Que formato de ficheiro do Access devo utilizar?

Campos de valores múltiplos    Um campo de valores múltiplos é uma espécie de campo de pesquisa que lhe permite armazenar mais do que um valor por registo. Por exemplo, suponha que precisa de atribuir uma tarefa a vários funcionários. Num ficheiro .accdb, pode criar um campo de valores múltiplos para armazenar os funcionários que estão atribuídos à tarefa. Os nomes dos funcionários podem ser selecionados a partir de uma tabela ou lista de valores.

Os campos de valores múltiplos facilitam a seleção e o armazenamento de mais do que uma opção, sem ter de criar uma estrutura de base de dados mais avançada. Os campos de valores múltiplos também são importantes para a integração com o SharePoint, uma vez que as listas do SharePoint também suportam campos de valores múltiplos.

Tipo de dados de anexo    O tipo de dados Anexo permite-lhe armazenar facilmente todos os tipos de documentos e ficheiros binários na sua base de dados, ajudando-o a manter o ficheiro da base de dados abaixo do limite de tamanho de ficheiro de 2 GB – os anexos são comprimidos automaticamente. Um registo pode ter múltiplos anexos, mas só pode existir um campo de anexo por tabela.

Melhor integração com o SharePoint e o Outlook    O formato de ficheiro .accdb suporta requisitos de segurança do SharePoint e do Outlook que não são suportados por ficheiros .mdb. Isto permite integrar Access mais totalmente com o SharePoint e o Outlook.

Encriptação melhorada    Pode optar por definir uma palavra-passe de base de dados e encriptar os conteúdos da sua base de dados. Quando o fizer com o formato de ficheiro .accdb, por predefinição, Access utiliza a API Crypto do Windows para encriptar os dados. Também podem ser utilizadas ferramentas de encriptação de terceiros.

Controlo do histórico de campos de Texto Longo (Memo)    Os campos Texto Longo (Memo) são úteis para armazenar grandes quantidades de informações. Quando utiliza o formato de ficheiro .accdb, pode definir uma propriedade (AppendOnly) que força Access a manter um histórico de todas as alterações num campo Texto Longo (Memo). Em seguida, pode ver um histórico dessas alterações. Esta funcionalidade também suporta a funcionalidade de controlo de versões no SharePoint para que possa utilizar Access para registar alterações em múltiplas linhas de um campo de texto armazenado numa lista do SharePoint (desde que o campo tenha a opção Acrescentar Alterações ao Texto Existente definida como Sim).

Tipo de dados calculado    A partir de Access 2010, o formato de ficheiro .accdb suporta a utilização de um tipo de dados Calculado. Pode utilizar o tipo de dados Calculado para armazenar os resultados de uma expressão que definir.

Ambiente de versão mista    Não é possível abrir o formato de ficheiro .accdb – ou mesmo ligado a – utilizando versões de Access antes de Access 2007. Se existirem pessoas na sua organização que têm uma versão anterior do Access, deve considerar se utilizar um ficheiro .mdb é uma opção melhor.

Replicação de base de dados    Não pode utilizar a replicação num ficheiro .accdb. Se a solução Access utilizar a funcionalidade de replicação, terá de recriar a solução sem replicação se quiser utilizar o formato de ficheiro .accdb.

Segurança ao nível do utilizador    O formato de ficheiro .accdb não suporta a segurança ao nível do utilizador, uma funcionalidade que fornece uma forma de ajudar as pessoas a ver exatamente o que precisam de ver. A segurança ao nível do utilizador já não é eficaz para a segurança de dados, uma vez que o respetivo método de segurança é agora obsoleto e facilmente comprometido. No entanto, a segurança ao nível do utilizador pode melhorar a usabilidade ao manter as coisas simples para as pessoas, por exemplo, se alguém não tiver motivos comerciais para utilizar um formulário específico, pode ocultar o formulário das mesmas. Se tiver uma solução Access que se baseie na segurança ao nível do utilizador para melhorar a usabilidade, poderá querer continuar a utilizar o formato de ficheiro .mdb para poder continuar a utilizar a sua solução tal como está.