Publicar uma base de dados num site do SharePoint

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Quando uma base de dados do Microsoft Office Access 2007 for publicada num site do Windows SharePoint Services 3.0, outros membros de uma organização poderão trabalhar com a base de dados.

Neste artigo

Descrição geral

Publicar a base de dados para um site SharePoint

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Descrição geral

Quando uma base de dados é publicada num site do SharePoint, é possível partilhar os dados com outras pessoas que utilizem o site do SharePoint continuando a utilizar simultaneamente o Access como front-end para os formulários, relatórios e consultas na base de dados.

Existem duas formas de trabalhar com uma base de dados publicada. Se o utilizador for um estruturador de bases de dados, poderá construir consultas, formulários e relatórios que utilizem os dados provenientes do site do SharePoint. Se se tratar de um utilizador de bases de dados, poderá utilizar o Access para introduzir, visualizar e analisar dados provenientes do site do SharePoint.

É possível publicar uma base de dados que já tenha sido criada ou, em alternativa, é possível construir uma base de dados a partir de uma ou mais tabelas que estejam ligadas a listas ou bibliotecas do SharePoint. Quando os dados de uma lista ou biblioteca do SharePoint são ligados a uma tabela do Access, é possível criar vistas para essas listas ou bibliotecas baseadas em formulários, consultas e relatórios no Access. Este procedimento permitir-lhe-á construir uma aplicação do Access que controle os dados num site do SharePoint.

Por exemplo, se o seu site do SharePoint contém listas que controlar os seus problemas de serviço de cliente e armazenam informações sobre o funcionário, pode criar uma base de dados no Access como um front-end para essas listas. Pode criar as consultas do Access para analisar esses problemas e relatórios do Access para formatar e publicar relatórios escritos para uma reunião de estado de equipa. Se as pessoas tiverem acesso nos seus computadores, os relatórios e consultas do Access ficam disponíveis no de menu vista menu Ver para a lista do SharePoint. Quando a lista Vista pessoas no site do SharePoint, pode localizar e abrir as consultas, relatórios e outros objetos do Access ao clicar no menu de vista.

Quando uma base de dados é publicada num site do SharePoint pela primeira vez, o Access fornece uma lista de servidores Web que tornam mais fácil navegar para a localização em que pretende publicar, como, por exemplo, uma biblioteca de documentos. Após a base de dados ser publicada, o Access memoriza a localização de modo a que não seja necessário localizar novamente o servidor quando forem publicadas quaisquer alterações.

Publicar uma base de dados num site do SharePoint apenas está disponível para ficheiros de bases de dados guardados no formato do Office Access 2007.

Trabalhar com dados num site do SharePoint

Se pretender criar uma base de dados que é baseada numa lista do SharePoint, pode começar a partir da lista do SharePoint. Pode clique em Abrir no Microsoft Access no de menu ações Imagem de menu para a lista do SharePoint e, em seguida, selecione a ligação aos dados no site do SharePoint. Em seguida, pode criar formulários, relatórios e consultas para os dados, bem como outras listas que adicionar à base de dados.

Quando a base de dados é publicada numa biblioteca no site do SharePoint, os objectos criados no Access estão disponíveis para serem utilizados por outras pessoas no menu Ver para a lista do SharePoint. Quando as pessoas abrem as vistas, os objectos do Access estão disponíveis como só de leitura. Para actualizar as vistas, é possível actualizar os objectos correspondentes editando a base de dados publicada.

À medida que os utilizadores trabalham com uma base de dados publicada, é-lhes pedido para guardarem uma cópia local. As alterações são guardadas localmente até esses utilizadores publicarem as respectivas alterações. Geralmente, este procedimento acelera o desempenho e facilita a recuperação dos dados no caso de ocorrer um erro de rede. Quando são efectuadas quaisquer alterações aos dados ou aos objectos, a base de dados deverá ser republicada para que as alterações fiquem disponíveis para outras pessoas.

O Access fornece vários botões que permitem trabalhar facilmente com os dados provenientes das listas do SharePoint, como, por exemplo, criar alertas e modificar as colunas para as listas. Quando o Access é utilizado para editar as tabelas ligadas a listas do SharePoint numa base de dados publicada, os botões estão disponíveis no grupo Lista do SharePoint no separador Folha de Dados.

Quando uma base de dados é publicada num site do SharePoint, a base de dados fica disponível para pessoas com permissão para trabalhar com o site. Se as pessoas tiverem permissão para alterar as listas na localização em que a base de dados foi publicada, como, por exemplo, uma biblioteca de documentos, poderão actualizar a base de dados. Se as pessoas tiverem permissão para contribuir para as listas no site do SharePoint, poderão adicionar dados à base de dados. Se as pessoas tiverem permissão para visualizar as listas, poderão visualizar os dados na base de dados.

Republicar uma base de dados

Quando uma base de dados é publicada num site do SharePoint e, em seguida, são efectuadas alterações aos dados, a base de dados deverá ser republicada de modo a que as mais recentes alterações sejam guardadas. Quando a base de dados é republicada, é listada como uma base de dados disponível na vez seguinte que o Access for aberto.

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Publicar uma base de dados num site do SharePoint

Quando uma base de dados é publicada, é possível começar por uma base de dados existente ou construir uma base de dados utilizando as listas no site do SharePoint.

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem de botão do Office , aponte para Publicar e, em seguida, clique em Servidor de gestão de documentos.

  2. Introduza o URL do site do SharePoint em que pretende publicar a base de dados.

    Se tiver sido utilizada a mesma localização da última vez que o Access foi aberto, a base de dados surgirá na caixa de dialogo Publicar no Servidor Web.

    Nota: Esta opção apenas estará disponível se a base de dados estiver guardada no formato do Office Access 2007.

  3. Seleccione a biblioteca, como, por exemplo, uma biblioteca de documentos, em que pretende publicar a base de dados e, em seguida, clique em Abrir.

  4. Na caixa Nome, escreva um nome de ficheiro para a base de dados.

  5. Clique em Publicar.

Nota: Quando a base de dados for aberta a partir do site do SharePoint, ser-lhe-á pedido para guardar uma cópia local.

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Republicar uma base de dados num site do SharePoint

Após serem efectuadas alterações aos dados ou estrutura de uma base de dados, esta deverá ser republicada no site do SharePoint. Quando uma base de dados é republicada, o Access memoriza a localização, de modo a que não seja necessário navegar até lá novamente.

Quando uma base de dados que tenha sido editada numa biblioteca do SharePoint é aberta, surge uma Barra de Mensagens na parte superior da base de dados com um botão Publicar no Site do SharePoint. Se a Barra de Mensagens não estiver disponível por algum motivo  (por exemplo, se a Barra de Mensagens tiver sido fechada enquanto estava a trabalhar), é possível utilizar os comandos de publicação no Botão do Microsoft Office.

  1. Na Barra de Mensagens, clique no botão Publicar no Site do SharePoint.

    Nota: Se não vir uma barra de mensagens com um botão publicar no Site do SharePoint, clique no Botão do Microsoft Office Imagem de botão do Office , aponte para Publicar e, em seguida, clique em Servidor de gestão de documentos.

  2. Na caixa de diálogo Publicar no Servidor Web, confirme se a biblioteca apresentada é a localização em que pretende republicar.

  3. Clique em Publicar.

  4. Quando lhe for pedido para substituir a cópia da base de dados no site, clique em Sim.

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