Publicar uma base de dados num site do SharePoint

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Quando publica uma base de dados do Microsoft Office Access 2007 num site do Windows SharePoint Services 3.0, os outros membros da sua organização podem trabalhar com a base de dados.

Neste artigo

Descrição geral

Publicar a sua base de dados num site do SharePoint

Republicar uma base de dados num site do SharePoint

Descrição geral

Ao publicar uma base de dados num site do SharePoint, pode partilhar os dados com outras pessoas que utilizem o site do SharePoint enquanto continua a utilizar o Access como front-end para os formulários, relatórios e consultas na base de dados.

Existem duas formas de trabalhar com uma base de dados publicada. Se for um estruturador de bases de dados, pode criar consultas, formulários e relatórios que utilizem os dados do site do SharePoint. Se for um utilizador de base de dados, pode utilizar o Access para introduzir, ver e analisar dados do site do SharePoint.

Pode publicar uma base de dados que já tenha criado ou pode criar uma base de dados de uma ou mais tabelas ligadas a listas ou bibliotecas do SharePoint. Quando os dados de uma lista ou biblioteca do SharePoint estão ligados a uma tabela do Access, pode criar vistas para as listas ou bibliotecas baseadas em formulários, consultas e relatórios no Access. Isto permite-lhe criar uma aplicação do Access que rastreia os dados no seu site do SharePoint.

Por exemplo, se o seu site do SharePoint incluir listas que controlem problemas de assistência ao cliente e armazenem dados dos colaboradores, pode criar uma base de dados no Access como um front-end para essas listas. Pode criar consultas no Access para analisar esses problemas e relatórios do Access para formatar e publicar relatórios escritos para uma reunião de equipa. Se as pessoas tiverem acesso aos seus computadores, as consultas e relatórios do Access ficarão disponíveis no menu Ver do menu Ver para a lista do SharePoint. Quando a lista for visualizada no site do SharePoint, é possível localizar e abrir as consultas, os relatórios e outros objetos do Access ao clicar no menu Ver.

Quando publica uma base de dados num site do SharePoint pela primeira vez, o Access fornece uma lista de servidores Web que tornam mais fácil navegar para a localização onde pretende publicar, tal como uma biblioteca de documentos. Após publicar a base de dados, o Access memoriza a localização de modo a não ser necessário localizá-lo novamente quando publicar alterações.

Publicar uma base de dados num site do SharePoint só está disponível para ficheiros de bases de dados guardados no formato Office Access 2007.

Trabalhar com dados num site do SharePoint

Se pretender criar uma base de dados baseada numa lista do SharePoint, pode começar a partir da lista do SharePoint. Pode clicar em abrir no Microsoft Access no menu de ações Imagem de menu para a lista do SharePoint e, em seguida, optar por ligar aos dados no site do SharePoint. Em seguida, pode criar formulários, relatórios e consultas para os dados, bem como outras listas adicionadas à base de dados.

Quando publica a base de dados numa biblioteca no site do SharePoint, os objetos que criou no Access estão disponíveis para serem utilizados por outras pessoas no menu Ver da lista do SharePoint. Quando as pessoas abrem as vistas, os objetos do Access estão disponíveis como só de leitura. Para atualizar as vistas, pode atualizar os objetos correspondentes editando a base de dados que publicou.

À medida que as pessoas trabalham com uma base de dados publicada, são pedidas que guardem uma cópia local. As alterações são armazenadas localmente até publicarem as alterações. Isto normalmente acelera o desempenho e torna mais fácil a recuperação dos dados caso ocorra um erro de rede. Ao efetuar alterações aos dados ou aos objetos, tem de republicar a base de dados antes de as alterações ficarem disponíveis para outras pessoas.

O Access fornece vários botões que lhe permitem trabalhar facilmente com os dados das listas do SharePoint, por exemplo, para criar alertas e modificar as colunas das listas. Quando utiliza o Access para editar as tabelas que estão ligadas a listas do SharePoint numa base de dados publicada, os botões estão disponíveis no grupo lista do SharePoint no separador folha de dados.

Quando publica uma base de dados num site do SharePoint, a base de dados fica disponível para as pessoas com permissão para trabalhar com o site. Se as pessoas tiverem permissão para alterar as listas no local onde publicou a base de dados, como uma biblioteca de documentos, estas poderão atualizar a base de dados. Se as pessoas tiverem permissão para contribuir para as listas no site do SharePoint, poderão adicionar dados à base de dados. Se as pessoas tiverem permissão para ver as listas, poderão ver os dados na base de dados.

Republicar a base de dados

Ao publicar uma base de dados num site do SharePoint e, em seguida, efetuar alterações aos dados, deve republicar a base de dados para que as alterações mais recentes sejam guardadas. Quando republicar, a base de dados é listada como uma base de dados disponível na próxima vez que o Access for aberto.

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Publicar a sua base de dados num site do SharePoint

Ao publicar uma base de dados, pode começar com uma base de dados existente ou criar uma base de dados utilizando as listas no site do SharePoint.

  1. Clique no botão do Imagem do botão Office do Microsoft Office, aponte para publicar e, em seguida, clique em servidor de Gestão de documentos.

  2. Escreva o URL do site do SharePoint onde pretende publicar a base de dados.

    Se utilizou a mesma localização da última vez que abriu o Access, a base de dados é apresentada na caixa de diálogo publicar no servidor Web .

    Nota: Esta opção só está disponível se a sua base de dados for guardada no formato Office Access 2007.

  3. Selecione a biblioteca, como uma biblioteca de documentos, onde pretende publicar a base de dados e, em seguida, clique em abrir.

  4. Na caixa nome , escreva um nome de ficheiro para a sua base de dados.

  5. Clique em Publicar.

Nota: Quando abre a base de dados a partir do site do SharePoint, é-lhe pedido para guardar uma cópia local.

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Republicar uma base de dados num site do SharePoint

Depois de efetuar alterações aos dados ou à estrutura de uma base de dados, deve republicá-la no seu site do SharePoint. Quando Republica uma base de dados, o Access memoriza a localização, para que não tenha de navegar para a mesma novamente.

Quando abre uma base de dados para edição que foi publicada numa biblioteca do SharePoint, é apresentada uma barra de mensagens na parte superior da base de dados com um botão publicar no SharePoint site . Se a barra de mensagens não estiver disponível por alguma razão, por exemplo, se fechou a barra de mensagens enquanto estava a trabalhar, pode utilizar os comandos de publicação no botão do Microsoft Office.

  1. Na barra de mensagens, clique no botão publicar no site do SharePoint .

    Nota: Se não vir uma barra de mensagens com um botão publicar no site do SharePoint , clique no botão do Imagem do botão Office do Microsoft Office, aponte para publicar e, em seguida, clique em servidor de gestão de documentos.

  2. Na caixa de diálogo publicar no servidor Web , certifique-se de que a biblioteca apresentada é a localização onde pretende republicar.

  3. Clique em Publicar.

  4. Quando lhe for pedido para substituir a cópia da base de dados no site, clique em Sim.

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