Projetos de documento com o Project 2007

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capa do livro de dentro para fora do project 2007

Do Microsoft Office Project 2007 interior reduzir
por Teresa Stover S.

Teresa S. Stover é uma gestão de projetos expert quem tenha consultado com a equipa de projeto do Microsoft Office, desde a versão 4. Posteriormente, é um designer informativo e autor galardoado com mais de duas décadas da experiência de comunicação técnicos. Teresa é o autor de inúmeros manuais de utilizador, tutoriais e sistemas de ajuda — plus livros de computador de mais do que uma dúzia, incluindo o Microsoft Office Project 2003 Inside Out e o Microsoft Project versão 2002 Inside Out.

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Neste artigo

Concentre-se a visão do projecto

Definir o âmbito

Anexe documentos de projeto

Uma vez que está a planear o coração da gestão de projetos, é sem wonder que os processos de planeamento de um projeto novo tem que efetuar uma quantidade de trabalho apenas para definir a fase significativa. Definir o conceito e obter aprovação interveniente para as especificações do produto ou serviço que está a criar e para os limites que define o âmbito do projeto propriamente dito geral. Após esta visão no local, está pronto para criar o seu plano de projecto — o plano de projecto — utilizando Microsoft Office Project 2007. Em seguida, quebrar para baixo do seu objetivos do projeto e objetivos para as fases reais, marcos e tarefas que formam a estrutura principal do seu sistema de informações do projeto. Pode adicionar a sua documentação de apoio, tais como a visão ou estratégia o documento, ao plano de projeto. Da mesma forma, pode adicionar outras informações suplementares como notas ou hiperligações para tarefas individuais, marcos e fases. Todas estas informações faz com que o seu projeto planear o repositório central de todas as informações do projeto.

Concentre-se a visão do projecto

Poderá já ter uma imagem limpar no seu Lembre-se de que o projeto se refere e o que irá estar quando estiver concluído. Por outro lado, o projeto poderá ainda parece um pouco nítido, pelo menos à volta dos limites. Não é invulgar para outros intervenientes para que tenha uma visão limpar quando não tiver a certeza se obtiver apenas ainda.

E não se admire se expectativas do um interveniente parecerem som de expectativas do limpar suficiente, mas outra interveniente totalmente contraditórios.

O desafio neste importantes ponto de partida é definir claramente o projecto sem ambiguidades, para que todas as pessoas envolvam está a falar sobre o mesmo projecto, as mesmas expectativas e os mesmos resultados. Definir o visão claramente no início impede que redirecionamento (e o atendedor automático esforço desperdiçado) no meio de projeto ou decepção no final.

Então como pode criar uma visão? Trabalhar com os intervenientes chaves como a clientes, potenciais utilizadores, patrocinadores, executivos e os membros de equipa do projeto para obter os respetivos expectativas do projeto. Poderá ter reconciliar vistas em conflito e agendas opostas. Ao longo deste processo, irá identificar os objetivos do projeto, bem como os seus objetivos determinada com uma precisão. Irá identificar os pressupostos do projeto, extenso potenciais riscos e fazer planos de emergência para esses riscos. Também irá identificar limitações conhecidas, como o orçamento, hora ou recursos.

No momento em que concluir este planeamento de projeto de nível superior e obter a aprovação for necessária, todos os intervenientes ficará a saber exatamente o está a iniciar sessão para cima para.

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Definir o âmbito

Um âmbito definido articulates a visão do produto que está a criar e o projeto que irá criá-la. Como o projeto é executado e ocorrerem problemas, o seu âmbito definido pode ajudar a tomar decisões. A definição do âmbito é o guia de se a direção que está a considerar é realmente a tarefa deste projeto. Se não continuar focado no âmbito aceitou após do projeto, se é provável que seja uma experiência de "fluência âmbito," na qual pode terminar despesas tempo, dinheiro e recursos nas tarefas e materiais a entregar que não fazem parte do visão original.

Isto é não dizer que não é possível alterar âmbito durante o curso de um projeto. Condições de negócio, estrutura realidades, orçamentos, hora, disponibilidade de recursos e vários outros fatores podem tornar necessário para alterar midway de âmbito do projeto através do. Além disso, tal como os membros da equipa do projecto a trabalhar nas tarefas, são muito provavelmente gerar novas ideias excelentes. No entanto, documento âmbito ajuda-o a tomar decisões e gerir essas alterações alterar na direção inicial — em linha com estratégia global da sua organização, razão o produto estar e objetivos do projeto.

Compreender o âmbito de produto e âmbito do projeto

Existem dois tipos de âmbito: âmbito de produto e âmbito do projeto. Em primeiro lugar, pode definir o âmbito de produto, a menos que já tenha sido definida por si. Especifica o âmbito do produto as funcionalidades e funções do produto que será o resultado do projeto. O âmbito do produto também poderá fazer parte da descrição do produto na sua carta. O produto pode ser corpóreo, tal como a construção de um edifício nova do office ou a estrutura de um avião novo. O produto pode também ser o desenvolvimento de uma implementação do serviço ou evento, por exemplo, de um novo sistema do computador ou de implementação de uma nova iniciativa de formação.

Independentemente do tipo de produto, o âmbito do produto indica as especificações e parâmetros paint uma imagem detalhada do resultado final. Por exemplo, o âmbito de produto da construção de um edifício nova do office pode incluir imagens quadrada, número de blocos de texto, a localização e elementos de estrutura de arquitectura.

O âmbito do projeto Especifica o trabalho que têm de ser efetuado para completar o projeto com êxito, de acordo com as especificações do âmbito de produto associada. O âmbito do projeto define e controla o que irá e não será incluído no projeto. Se vai ser várias fases do desenvolvimento de produtos, o âmbito do projeto pode especificar que fase está a processar este projeto. Por exemplo, um projeto de implementação de sistema do computador, poderá especificar que o seu âmbito englobar o desenvolvimento de infraestrutura e a instalação do novo sistema do computador, mas não a documentação e a formação para os novos utilizadores de sistema. Ou pode especificar a que o projeto processar todos os aspetos do produto, a partir do conceito até à conclusão da fase final.

Desenvolver a instrução scope

Para definir o âmbito do projeto e comunicá-lo aos outros intervenientes chaves, desenvolver e gravar a instrução scope. Dependendo de métodos de planeamento da sua organização, certos elementos da instrução scope poderão ser definidos muito cedo, por vezes, mesmo antes que lhe foi atribuída como Gestor de projetos. Outros elementos poderão ser definidos antes de começar a identificar e sequencing tarefas do projeto. A instrução scope deve incluir o seguinte:

  • Justificação de projeto     A instrução scope deve definir a necessidade de negócio ou outros estímulo para este projeto. Este justificação fornece uma base sólida para avaliar decisões futuras, incluindo os inevitáveis compromissos.

  • Descrição do produto     O âmbito deve caracterizar os detalhes do produto ou serviço que está a ser criado. A descrição do project justificação e produto em conjunto deve elaborar os objetivos do projeto.

  • Restrições do projeto ou limitações     O âmbito deve incluir qualquer factores de limitação ao projeto. Fatores que podem limitar as opções de um projeto incluem um orçamento específico, disposições contratuais, uma data de fim precisos e assim sucessivamente.

    Nota: Uma vez que utilizamos os termos restrições ao longo deste livro para vermelha constrangimentos de tarefas, neste capítulo estamos a utilizar as limitações de termos para consultar as restrições do projeto global.

  • Pressupostos do projeto     O âmbito deve listar quaisquer elementos considerados verdadeiro, real ou determinadas — mesmo quando não possam ser — por motivos de ser capaz de continuar a desenvolver o plano de projecto e avançar. Pela sua natureza, pressupostos normalmente conter um grau de risco. Por exemplo, se não sabe se a criação de um projeto de construção comercial vai ser 10.000 ou 15.000 pés, terá de partem do pressuposto de uma ou de outra por motivos de planeamento. O risco é que a outros escolha poderá conclui a ser correto. Pode ajustar o plano depois de factos são conhecidos, mas outras dependências de projecto já poderão estar no local ao, em seguida.

    Nota: Apesar de determinadas aspetos da sua instrução scope poderão que permaneça inalterados durante o processo de planeamento iterativo, que não é necessariamente as maiúsculas/minúsculas com limitações de projeto e pressupostos. O âmbito fica mais intimamente definidas, as limitações e pressupostos vem a versão simplificada e são melhor expostos. Da mesma forma, tal como continuar poderiam no processo de planeamento, o âmbito do projeto inteiro tem tendência para tornar-se mais focado.

  • Materiais a entregar do projeto     O âmbito deve listar o Subpr nível de resumo criado em toda a duração do projeto. A entrega do subprojeto final do material a entregar marca a conclusão do projeto inteiro. Esta lista poderá trazer para a fases do projeto principais de foco e marcos, que serão útil quando começar a introduzir tarefas plano do projeto.

  • Objetivos do projeto     O âmbito deve enumerar objectivos determinada com uma precisão estar satisfeito do projeto sejam considerados efetuada com êxito. Objectivos mapeiam para os materiais a entregar e pelo esforço pelos objetivos do projeto, tal como descrito a descrição do project justificação e produto. Para que seja significativo, tem de ser quantificáveis algumas forma, por exemplo, um valor de moeda específico, um período definido específico ou um nível de qualidade específico os objetivos do projeto.

    Nota: A instrução scope também poderá responder outros problemas como comunicações, qualidade e gestão de risco de planeamento do projecto. -Pode definir os requisitos de mapas e as ferramentas de colaboração para ser implementada. A instrução scope também pode especificar o nível de qualidade aceitável mínimo, definir os potenciais riscos associados com as limitações por item e pressupostos e prever métodos de disposto os riscos.

Âmbito de produto e âmbito do projeto intricately estão ligados. O âmbito do projeto depende da definição limpar do âmbito do produto. O âmbito do projeto for cumprido através da realização do trabalho representado no plano de projeto. Da mesma forma, o âmbito do produto é cumprido pelas especificações nos requisitos do produto da reunião.

Com o rascunho da instrução scope mão, tem de um documento que pode utilizar para claramente comunicar com outros intervenientes de projeto. Este rascunho ajuda-o, remova saída qualquer cross-purposes, possivelmente incorrecta pressupostos e requisitos no local incorreto. À medida que continua a otimizar a instrução scope, é honed a visão de projeto para o ponto onde todos os intervenientes devem ter uma compreensão comuns do projeto. E porque todos os intervenientes participaram na criação da visão, pode ter a certeza de que todos os utilizadores compreende exatamente aquilo está a trabalhar na direção quando começar a executar o plano de projecto.

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Anexe documentos de projeto

Pode tornar Project 2007 o repositório central para toda a sua documentação importantes do projecto. Por exemplo, poderá pretender anexar ou ligar a sua instrução scope ao plano do projeto, bem como outros documentos como as necessidades de análise, estudo de mercado e especificações de produto.

Mostrar a tarefa de resumo do projeto

Para anexar a documentação de planeamento ao seu projeto, o primeiro passo é apresentar a tarefa de resumo do projeto. Não só a tarefa de resumo do projeto são eventualmente fornecida data resumo e de custos e informações do projeto como um todo, pode servir a localização para os seus documentos de planeamento anexados ou ligadas. Para apresentar a tarefa de resumo do projeto, siga estes passos:

  1. Clique em Ferramentas, Opções e, em seguida, clique no separador Ver.

  2. Em Opções de destaque, selecione a caixa de verificação Mostrar tarefa de resumo do projeto.

  3. Clique em OK. Uma tarefa de resumo é apresentado na linha 0 do gráfico Gantt (consulte figura 1), aprovar o nome do ficheiro como o nome de tarefa de resumo do projeto. Se pretender alterar o nome, clique no campo Nome da tarefa para a tarefa de resumo do projeto. Edite o nome do campo entrada acima a folha de tarefas.

    utilize a tarefa de resumo do projeto para anexar ou ligar documentos de planeamento
    Figura 1 utilize a tarefa de resumo do projeto para anexar ou ligar documentos de planeamento.

Copie um documento para o seu ficheiro de projeto

Pode incluir documentos criados noutros programas dentro Project 2007 de planeamento. Apesar de pode aumentar significativamente o tamanho do ficheiro, saberá que estão armazenadas todas as informações do projeto num só local. Para incluir os documentos, siga estes passos:

  1. Com a tarefa de resumo projeto selecionada, clique em Informação de tarefa na barra de ferramentas padrão e, em seguida, clique no separador de notas. Também pode fazer duplo clique na tarefa para abrir a caixa de diálogo Informação de tarefa de resumo. No separador de notas, clique no botão Inserir objeto.

  2. Na caixa de diálogo Inserir objeto, selecione a opção de Criar a partir de ficheiro e, em seguida, clique no botão Procurar.

  3. Na caixa de diálogo Procurar, selecione o documento que pretende anexar ou incorporar no seu ficheiro de projeto de planeamento do projecto. Clique no botão Inserir.

  4. Anterior na caixa de diálogo Inserir objeto novamente, selecione a Mostrar como ícone caixa de verificação (consulte figura 2).

    Se o documento for pequeno, considere limpar a caixa de verificação Mostrar como ícone. Desmarcar esta caixa de verificação incorpora o conteúdo do ficheiro na sua caixa de notas do projeto, para que possa lê-lo diretamente a partir desse local.

    o documento selecionado será incorporado no seu plano do projeto
    Figura 2 documento selecionado será incorporado no plano do projeto.
  5. Clique em OK. Ícone do documento é apresentado na área de notas da caixa de diálogo Informação de tarefa de resumo caixa (consulte figura 3).

    ao fazer duplo clique no ícone, irá abri-lo na respetiva aplicação de origem
    Figura 3 fazendo duplo clique no ícone abre-o na sua aplicação de origem.
  6. Na caixa de diálogo Informação de tarefa de resumo, clique em OK. O indicador de notas é apresentada no gráfico Gantt (consulte figura 4).

    indicador de notas na linha correspondente no gráfico gantt
    Figura 4 quando armazenar algo num separador de notas, o indicador de notas é apresentado na linha correspondente do gráfico Gantt.

Agora, sempre que precisar rever o documento, basta fazer duplo clique no indicador de notas para abrir o separador de notas da caixa de diálogo Informação de tarefa de resumo. Em seguida, faça duplo clique no ícone do documento.

Nota: Para além de documentos a anexar à tarefa de resumo do projeto, pode anexar documentos às tarefas de resumo e tarefas individuais. Isto pode ser útil quando tiver especificações ou desenhos mais definem o âmbito de uma determinada fase subpastas ou tarefa. Também pode anexar materiais a entregar ou relatórios de Marco em tarefas de marco.

Hiperligação de um documento para o seu ficheiro de projeto

Criar hiperligações são outra forma de incluir o planeamento de documentos com o seu ficheiro de projeto. Criar hiperligações são um método preferencial quando pretende manter o seu Recortador de tamanho de ficheiro e sabe que seu plano de projeto e os documentos de planeamento associados será sempre no mesmo local. Também é um método muito eficaz para abrir documentos associados rapidamente. Para inserir uma hiperligação, siga estes passos:

  1. Com a tarefa de resumo projeto selecionada, clique em Inserir hiperligação na barra de ferramentas padrão.

  2. Na caixa de Texto a mostrar, escreva um nome descritivo para o documento ao qual está a associar, por exemplo, Instrução Scope de projeto.

  3. Localize e selecione o documento à qual pretende ligar ao seu ficheiro de projeto de planeamento do projecto (consulte figura 5).

    o caminho e o nome do documento selecionado são apresentados na caixa endereço
    Figura 5 o caminho e o nome do documento selecionado são apresentados na caixa Endereço.
  4. Clique em OK. O indicador de hiperligação é apresentado no campo indicadores do gráfico Gantt (consulte figura 6).

    o indicador de hiperligação é apresentado na linha correspondente do gráfico gantt
    Figura 6 quando hiperligação um documento a uma tarefa, o indicador de hiperligação é apresentado na linha correspondente do gráfico Gantt.

Agora, sempre que precisar rever o documento, basta clicar o indicador de hiperligação. O documento é aberto na sua própria janela de aplicação.

Nota: Para além de criar hiperligações para documentos a partir da tarefa de resumo do projeto, pode criar uma hiperligação a partir de tarefas de resumo e tarefas individuais. Se estiver a utilizar Microsoft Office Project Professional 2007 com o Microsoft Office Project Server enterprise para gestão de projectos, o método preferencial de manter juntas todos os documentos de projeto é utilizar a biblioteca de documentos. Ao configurar o Microsoft Office Project Web Access com o Windows SharePoint Services, pode configurar e manter a uma biblioteca de documentos. Desta forma, todos os membros da sua equipa e outros intervenientes podem ver os documentos através dos respetivos browsers. Estes também podem verificar documentos e reduzir, fornecer o controlo de versão essencial.

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