Principais perguntas sobre dar saída, dar entrada e versões

Principais perguntas sobre dar saída, dar entrada e versões

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Nos bastidores Comunidade do Office 365 , podemos tenha sido manter o registo de melhor às suas perguntas sobre dar saída, dar entrada e ficheiros de controlo de versões nas suas bibliotecas do documento. Reunimos-las em conjunto para partilhar com, juntamente com os nossos respostas melhor. Muitos das seguintes questões também as ligações para tópicos de ajuda atuais para um vôo picado mais aprofundado para o conteúdo.

Graças ao comentários, este artigo foi atualizado 12 de Agosto de 2016.

Perguntas e respostas

Como posso dar saída, dar entrada ou rejeitar alterações a um ficheiro com saída dada?

Dar entrada e saída de ficheiros é uma excelente forma de controlar e controlar como o conteúdo é atualizado. Os seguintes passos mostram como verificar e reduzir os ficheiros e como rejeitar uma saída no SharePoint Online. Para obter informações sobre a verificar ficheiros e terminar SharePoint 2013 e SharePoint 2016 ou experiência do SharePoint clássico, consulte o artigo dar saída, dar entrada, ou rejeitar alterações a ficheiros numa biblioteca.

  1. Abra a biblioteca com o ficheiro que pretende dar saída, Paire o cursor sobre o ficheiro e, em seguida, clique na marca de verificação.

    Documento a ser realçado com o cursor ao longo da caixa de verificação
  2. Maiúsculas/minúsculas ( ) na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Dar saída.

    Reticências com dar saída de menu, com dar saída realçado

    Nota: Também pode clique com o botão direito do rato em ficheiro, clique em mais e, em seguida, clique em Dar saída.

  3. É apresentada uma nota enquanto o ficheiro está a ser com saída dada. Se clicar no ícone, pode ver o progresso da dar saída.

    Dar saída de nota com o ícone destacado
  4. Quando um ficheiro tem entrada dada, o ícone do documento tenham uma seta verde sobre a mesma.

    Nome do ficheiro e o ícone de seta verde sobreposta.

  1. Abra a biblioteca, coloque o cursor sobre o ficheiro que pretende dar entrada, e, em seguida, clique na marca de verificação.

    Ficheiro a ser seleccionado com saída dada
  2. Maiúsculas/minúsculas ( ) na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Dar entrada.

    Menu de documento com dar entrada realçado

    Nota: Também pode clique com o botão direito do rato em ficheiro, clique em mais e, em seguida, clique em Dar entrada.

  3. Na caixa de diálogo Dar entrada, pode introduzir um comentário, tal como o que lhe foram alteradas ou adicionadas.

    Na caixa de diálogo com comentário inserido e verifique no botão realçado
  4. Clique em Dar entrada quando tiver terminado.

Se tentar verificar num documento que ainda não fez alterações no, receberá uma mensagem que indica que não foram atualizados um item ou itens.

Mensagem não actualizada e ícone de item

Verifique se guardado as alterações no documento antes de dar entrada. Uma vez que SharePoint Online deixa o documento com saída dada que se não forem efetuadas alterações, outras pessoas podem não ser conseguir editar o documento. Rejeite a saída se não pretender que as alterações efetuadas. .

  1. Abra a biblioteca, coloque o cursor sobre o ficheiro que pretende eliminar dar saída, e, em seguida, clique na marca de verificação.

  2. Maiúsculas/minúsculas ( ) na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Rejeitar saída.

    Consulte o artigo menu aberto com Rejeitar saída realçado

    Nota: Também pode clique com o botão direito do rato em ficheiro, clique em mais e, em seguida, clique em Rejeitar saída.

  3. Irá obter uma caixa de diálogo "tem a certeza" quando rejeitar uma saída do. Clique em Rejeitar saída para limpar a verificação de.

    Rejeitar marca de verificação na caixa de diálogo de confirmação com o botão Eliminar realçado

    Para se certificar de que saída o ficheiro do Estado, pode clicar no ícone de acima da mensagem Rejeitar saída.

    Dar entrada a mensagem de progresso rejeitar.

Não, dar saída de ficheiros apenas altera a condição do ficheiro para lhe permitir apenas editar o ficheiro.

Se dar de um ficheiro e não guardar-o novamente, as suas alterações não serão guardadas. Se pretender manter as alterações, guarde sempre o ficheiro.

Como guardar o ficheiro depende do editor ou ferramenta que está a utilizar. Se editar um ficheiro de texto online, tem de explicitamente clique em Guardar. No entanto, se editar numa aplicação do Office 365, tal como no Word ou Excel, pode fechar o documento e irá guardar automaticamente.

Se selecionar um ficheiro de saída, guardá-lo e, em seguida, rejeitar dar saída, as suas alterações não serão guardadas novamente para a biblioteca.

Por predefinição, qualquer pessoa com permissão de edição numa biblioteca de documentos pode alterar um ficheiro. No entanto, pode definir a biblioteca para exigir o registo alguém para dar entrada do ficheiro sessão primeiro antes de a alterar.

Tem de ser o proprietário de biblioteca de documentos ou administrador do site ou ter permissões comparáveis fazer esta definição.

  1. Abra a biblioteca que pretende exigir que seja dada saída.

  2. Na SharePoint Online, clique em Definições Engrenagem em forma de botão Definições e, em seguida, clique em Definições da biblioteca.

    Menu definições com definições da biblioteca selecionado

    No SharePoint 2013 e SharePoint 2016, clique em página e, em seguida, clique em Definições da biblioteca.

    Botões de definições de biblioteca do SharePoint no Friso
  3. Na página Definições, clique em definições de controlo de versões.

    Diálogo de definições da biblioteca com o controlo de versões seleccionado.
  4. Na página Definições de controlo de versões, desloque para baixo e clique em Sim para exigir que seja dada saída antes que estes possam ser editados dos documentos.

    Caixa de diálogo de definições com Sim realçada no exigir que seja dada saída a ser editado dos documentos

Por predefinição, uma biblioteca de documentos permite aos membros, com permissão de edição, modificar e editar ficheiros sem dada saída deles. Para evitar esta situação, ativar a saída necessário na biblioteca. Tem de ser o proprietário de biblioteca de documentos ou administrador do site ou ter permissões comparáveis fazer esta definição.

  1. Abra a biblioteca que pretende exigir que seja dada saída.

  2. Na SharePoint Online, clique em Definições Engrenagem em forma de botão Definições e, em seguida, clique em Definições da biblioteca.

    Menu definições com definições da biblioteca selecionado

    No SharePoint 2013 e SharePoint 2016, clique em página e, em seguida, clique em Definições da biblioteca.

    Botões de definições de biblioteca do SharePoint no Friso
  3. Na página Definições, clique em definições de controlo de versões.

    Diálogo de definições da biblioteca com o controlo de versões seleccionado.
  4. Na página Definições de controlo de versões, desloque para baixo e clique em Sim para exigir que seja dada saída antes que estes possam ser editados dos documentos.

    Caixa de diálogo de definições com Sim realçada no exigir que seja dada saída a ser editado dos documentos

Uma forma rápida de ver quem tem uma coluna com saída dada é Paire o cursor sobre a Dar saída ícone icon image para ver uma sugestão que lhe diz quem tem um ficheiro com saída dada.

Também pode adicionar a coluna Dada saída à vista predefinida da biblioteca. Desta forma, todos os utilizadores podem ver facilmente quem tem um documento com saída dada. Para saber como adicionar uma coluna Com dada saída aoSharePoint, consulte o artigo criar uma coluna numa lista ou biblioteca.

Mais informações

Controlo de versões é uma forma de criar um histórico de alterações a um documento que necessita de um ciclo de publicação controlado de versões principais ou versões principais e secundárias.

Histórico de Versões com versão secundária eliminada

Ativar o controlo de versões

  1. Vá para a biblioteca ou lista para o qual pretende ativar o controlo de versões.

    • Para uma biblioteca, clique em definições de Definições: atualizar o seu perfil, instalar software e ligá-lo à nuvem , Definições da biblioteca.

      Se não vir estes itens de menu, clique em biblioteca no Friso e, em seguida, clique em

      Definições da biblioteca no grupo definições.

    • Para obter uma lista, clique em lista no Friso e, em seguida, clique em Definições da lista.

  2. Clique em definições de controlo de versões.

  3. O Histórico de versões de Item ou a secção Histórico de versões do documento, selecione se pretende criar uma versão principal ou uma versão de versões principal e secundária.

    Opcional:

  4. Selecione o número de versões que pretende manter na lista.

  5. Selecione o número de versões aprovadas para o qual pretende manter rascunhos. Esta opção só está disponível ao clicar em Sim na secção Aprovação do conteúdo.

  6. Se pretender que os utilizadores para dar saída dos documentos antes de poderem efetuar as alterações à biblioteca, em seguida, na secção exigir saída, clique em Sim.

    Nota: A secção Exigir saída só é apresentada para uma biblioteca.

  7. Clique em OK.

Eis dois bons motivos para ativar o controlo de versões:

  • É importante, no âmbito dos seus processos empresariais, controlar, ver e restaurar versões anteriores de documentos. Os motivos mais comuns incluem contratos, propostas formais e documentos jurídicos que, por vezes, são sujeitos a iterações morosas. Nestes casos, é recomendado ativar o controlo de versões principais e secundárias.

  • Se a sua equipa planeia utilizar a cocriação, pode ativar o controlo de versões principais na biblioteca, caso alguém cometa um erro e carregue um documento com o mesmo nome numa biblioteca onde todas as pessoas estão a cocriar. Desta forma, se perder alterações, pode restaurar uma versão anterior do documento.

Também pode ativar o controlo de versões e a opção de dar saída ao mesmo tempo. Tenha em conta que, caso decida não fazer ou não manter alterações no ficheiro, pode rejeitar a saída dada, o que não afeta o histórico de versões.

Quando ativa o controlo de versões, não são adicionadas colunas a uma vista automaticamente, como, por exemplo, as colunas Modificado e Modificado Por, pelo que poderá ser útil modificar a vista predefinida. Para obter uma coluna de estado de aprovação que mostre o estado Rascunho enquanto um documento não é aprovado, poderá também ter de ativar a funcionalidade Aprovação de Conteúdo, que poderá fazer a partir da página Definições de Biblioteca.

Mais informações

Clicar em Adicionar para Arrastar Ficheiros para uma Biblioteca Utilizar a ação de arrastar e largar   

A forma mais comum de carregar ficheiros é arrastá-los de um computador ou de uma pasta de rede para a biblioteca de documentos. Comece por abrir a biblioteca no seu site. Em seguida, localize os documentos que pretende carregar no seu computador, selecione-os e arraste-os para o local na biblioteca que diz arrastar ficheiros para aqui.

Se não vir a opção para arrastar e largar ficheiros, instale a versão mais recente do seu software de browser ou o Microsoft Office. Esta funcionalidade requer um mínimo do Office 2013 ou a versão mais recente do Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox ou Chrome.

Uma janela Abrir o Explorador Utilizar o comando Abrir com o Explorador   

Este comando abre o Explorador do Windows no computador, mas apresenta a estrutura de pastas no computador servidor que está subjacente ao site. Ocasionalmente, poderá ter a necessidade de copiar ou mover muitos documentos numa biblioteca para outra.

Nota: Abrir com o Explorador no SharePoint 2013 e SharePoint 2016 ou visualizar no Explorador de ficheiros com SharePoint Online trabalho apenas no Internet Explorer 10 ou 11. Não é suportado pelo Microsoft Edge, Google Chrome ou Mozilla FireFox.

Por exemplo, poderá pretender mover todos os documentos criados há mais de um ano de uma biblioteca para outra, para arquivar as informações. Em alternativa poderá querer copiar os documentos de uma biblioteca da qual é proprietário de um site para outra biblioteca num subsite, à medida que muda de grupos de trabalho.

Também pode manipular os ficheiros na pasta e fazer operações como copiar, alterar o nome, eliminar e assim sucessivamente.

Arrastar ficheiros para a biblioteca Utilizar o comando novo documento   

No balão Criar novo ficheiro, clique em CARREGAR FICHEIRO EXISTENTE. Na caixa de diálogo apresentada, clique em Procurar para carregar ficheiros individuais.

A vantagem desta abordagem é que funciona independentemente do browser ou da versão do browser que utiliza atualmente.

Sugestões relacionadas sobre dar saída, dar entrada e versões   

Independentemente da forma que utilizar para carregar, tenha em atenção os seguintes aspetos relativamente a dar saída, dar entrada e a versões quando estiverem ativadas:

  • Se estiver a carregar um ficheiro para uma biblioteca que requeira que seja dada saída dos ficheiros, inicialmente é dada saída do ficheiro para si. Para que as pessoas possam vê-lo e editá-lo, tem de dar entrada do mesmo.

  • Se a biblioteca estiver configurada para controlar as versões dos ficheiros, regra geral, irá adicionar o ficheiro carregado como versão nova, que, depois, se torna parte do histórico de versões do ficheiro.

  • Se for necessário adicionar valores a uma ou mais colunas da biblioteca, como o nome do departamento ou o número do projeto, tem de editar os valores e dar entrada do documento antes da conclusão da operação de carregamento.

Mais informações

Pode obter um novo documento para ser adicionado como uma nova versão é substituir de todo o conteúdo com a nova versão e dar saída de uma licença. Assim que a versão com saída dada é modificada, verificá-la novamente. SharePoint irá tornar uma nova cópia, manter versões anteriores (desde que a tenha configurado para esse). Para obter mais informações no controlo de versões, consulte o artigo como controlo de versões funciona uma lista ou biblioteca?.

Não, Infelizmente, a partir do ambiente do SharePoint não existe uma forma para definir um lembrete ou para obter a data em que um documento deu saída. Existem Application Programming Interfaces (APIs) que irá permiti-lo, mas que necessitam de um programa personalizado a ser escrito. Falar com o administrador ou o estruturador de site.

À medida uma trabalho visual, ver para a dada saída ícone icon image ou adicionar uma coluna Com dada saída à biblioteca. Para saber como adicionar uma coluna Com dada saída aoSharePoint consulte o artigo criar uma coluna numa lista ou biblioteca.

Se carregar ficheiros para uma biblioteca com requisito de registo de saída dos ficheiros, o ficheiro ficará inicialmente com saída dada para si. Pode ver os ficheiros, mas as outras pessoas não poderão fazê-lo e é fácil contornar este problema. Antes de as outras pessoas poderem visualizar ou editar os ficheiros, certifique-se de que preenche todas as propriedades necessárias e, em seguida, dê entrada aos ficheiros.

Mais informações

Se uma pessoa lhe enviar uma ligação para um ficheiro do SharePoint e o utilizador clicar na mesma, certifique-se de que lê sempre a barra de título e vê a mensagem só de leitura antes de começar a editar. Se for esse o caso e a biblioteca tiver a saída dada ativada, tem de dar saída do ficheiro. Pode sempre navegar para a biblioteca ao analisar o URL para a localizar.

No entanto, se o ficheiro for um documento do Office, como o Word, o Excel ou o PowerPoint, esta tarefa é muito mais fácil. Em primeiro lugar, coloque o documento no Modo de edição, clique no separador Ficheiro e localize o botão Gerir Versões, que pode utilizar para dar saída do ficheiro.

Contudo, é preciso ter em conta que existe a possibilidade de outra pessoa já ter dado saída do ficheiro, pelo que, nesse caso, o comando Dar Saída não estará disponível.

Quantas vezes já viu isto?

Caixa de mensagem que oferece a oportunidade de manter o ficheiro com saída dada numa pasta de rascunhos local

A funcionalidade de pasta de rascunhos local já é disponibilizada há muitas versões. Se selecionar Utilizar a pasta de rascunhos local, pode colocar o ficheiro offline e fazer com que seja mais fácil localizá-lo no computador, caso precise de o abrir mais tarde e não estiver ligado a uma rede. Por predefinição, a pasta é denominada Rascunhos do SharePoint e encontra-se na pasta Documentos ou Os Meus Documentos. A propósito, não verá esta caixa de diálogo se selecionar dois ou mais ficheiros para dar saída.

Mas os tempos mudaram. Se pretender trabalhar com ficheiros offline, a melhor alternativa nos dias que correm é utilizar o OneDrive para Empresas, que permite disponibilizar rapidamente as bibliotecas de documentos offline e sincronizar de forma automática as alterações. O OneDrive para Empresas vem com o Office 2013 e também existe uma versão autónoma.

Mais informações

Por vezes, uma biblioteca organizada em pastas possui uma vista predefinida que apresenta todas as pastas. Se pretende dar entrada a muitos ficheiros em muitas pastas, crie uma nova vista que “nivele” a biblioteca para que possa ver todos os ficheiros numa vista sem pastas. Para o fazer, selecione Mostrar todos os itens sem pastas em Pastas na página Editar Vista. Enquanto o faz, pode aumentar o limite de ficheiros para que possa ver todos os ficheiros de uma vez ao aumentar também o Número de itens a apresentar em Limite de itens. Assim, torna mais fácil selecionar todos os ficheiros aos quais necessita de dar entrada numa operação.

Nota: SharePoint Online e no Office 365 não atualmente permitem vários ficheiros de verificação com modo Moderno. Utilize a experiência de clássica ao clicar em SharePoint clássica na parte inferior da barra de iniciação rápida à esquerda do ecrã.

Mais informações

Se sincronizou uma biblioteca com OneDrive para Empresas, continua a poder dar saída de ficheiros no browser. Pode ver a Dar saída ícone icon image no browser para indicar que o ficheiro foi dada saída. No entanto, não existe nenhum ícone Dar saída no ficheiro na pasta local do seu dispositivo, porque a pasta local não tem conhecimento de dar saída / dar no estado do ficheiro no SharePoint.

No entanto, pode efetuar o seguinte procedimento na sua pasta local:

  1. Clique com o botão direito do rato no nome do ficheiro.

  2. Clique em OneDrive para Empresas e, em seguida, clique em Ir para o browser.

Agora, pode ver rapidamente a biblioteca do SharePoint e o estado de saída dada/entrada dada de todos os ficheiros da biblioteca.

Pode parecer estranho ver um ficheiro com saída dada por uma pessoa, mas modificado pela última vez por outra pessoa. Este é normal, como a última coluna modificada num documento não obter modificada até que alguém verifica realmente. Modificado por coluna mostra o que foi a última pessoa a guardar e dar entrada de um ficheiro. Assim que a pessoa verifica se um ficheiro, na última coluna modificada será atualizada para quem fez o mais recente dar entrada.

Na verdade, mais ou menos. Quando dá entrada de um documento, pode adicionar um pequeno comentário sobe as alterações que fez. Esta é uma excelente forma de permitir que as outras pessoas vejam um resumo das suas edições. Se vier a precisar de editar um comentário, pode voltar a dar saída do documento, voltar imediatamente a dar entrada do mesmo, selecionar Substituir a versão atual e, em seguida, adicionar o novo comentário à caixa Comentário.

A resposta abreviada é nenhum. É importante tomar uma decisão explícita quando dar entrada e dar saída de ficheiros porque ambas as operações têm consequências importantes para outros utilizadores. Quando consulte o artigo Office documentos, como um documento do Word, a barra de mensagens amarela e solicita-lhe ajudá-lo a controlar o estado do documento e tomar decisões mais rápidas. Para obter mais informações, consulte a secção abaixo denominada devo ativar a saída e a entrada de ficheiros? neste artigo.

Não é preciso esperar que essa pessoa regresse ao trabalho.

Os administradores de sites ou de bibliotecas podem utilizar a permissão Anular Saída Dada, o que permite que outros utilizadores deem entrada de documentos ou que rejeitem a saída dada. Todavia, tenha atenção às consequências desta operação. O seu colega que foi de férias poderá pretender adicionar novamente a cópia local das alterações dele ao documento na biblioteca e é necessário reconciliar as duas versões, seja manualmente ou com as ferramentas de comparação, como, por exemplo, as que estão disponíveis no Word e no Excel.

Mais informações

Nota: Se estiver a utilizar SharePoint Online ou do Office 365, não poderá conseguir dar entrada de vários ficheiros. Se Sim, tente mudar para experiência clássico, disponível na parte inferior do painel de iniciação rápida à esquerda do ecrã.

Se estiver a utilizar 2016 do SharePoint ou no SharePoint 2013 no local, mas, se tiver sido edição e carregar muitos ficheiros ao mesmo tempo, pode selecionar e verificá-las todas ao mesmo tempo. Mas, se vir que o comando Dar entrada está desativado, desloque-se através da vista de biblioteca inteira e certifique-se de que não inadvertidamente Selecionou um ficheiro já dada entrada. Que é a razão mais comuns de um comando Dar entrada desativado e é fácil esquecer isto.

Dar entrada de ficheiro

Resumidamente, dar entrada e saída de ficheiros é uma forma de bloquear os ficheiros para edição exclusiva e, depois, remover o bloqueio para outras pessoas. Analise o seu estilo de colaboração quando criar bibliotecas, organizar os seus ficheiros e decidir qual é a melhor forma de colaborar. Existem várias formas de colaborar com outras pessoas nos documentos. A tabela que se segue pode ajudá-lo a escolher a melhor opção para si.

Estilo de colaboração

Utilizações comuns

Prática recomendada

Informal

Documentos de equipa quotidianos, edição ligeira ou pouco frequente e conflitos de edição ocasionais

Desativar o requisito de dar saída (é a definição de bibliotecas predefinida), mas continua a poder dar saída de ficheiros individuais, conforme necessário.

Cocriação

Colaboração em documentos simples e em tempo real com produtos do Office em computadores cliente e através do Office Online

Desativar o requisito de dar saída e evitar dar saída de ficheiros porque não são compatíveis com a cocriação

Formal

Aprovação sequencial de comentários e revisões e de documentos

Ativar o requisito de dar saída

Seguem-se algumas sugestões e conselhos adicionais se ativar a opção dar saída numa biblioteca:

Dar saída a um ficheiro

  • Evite manter os ficheiros com saída dada durante muito tempo. Contacte o administrador sobre um suplemento personalizado que sinaliza ficheiros com saída dada mais antigos.

  • Adicione a coluna Saída Dada Por à vista predefinida da biblioteca. Desta forma, as outras pessoas podem ver facilmente quem deu a saída dos documentos. Se esta coluna não estiver numa vista, ainda pode passar o rato sobre o ícone Saída Dada icon image para ver uma sugestão que informa quem deu saída dos ficheiros.

  • Se precisar urgentemente de editar um ficheiro com saída dada, contacte o outro utilizador e pergunte-lhe quando é que pode terminar.

  • Evite editar ficheiros relativamente aos quais já foi dada saída, porque poderá ter de sincronizar manualmente as alterações ou, inclusive, substituí-las acidentalmente.

  • Tenha em conta que as alterações só se tornam visíveis quando voltar a dar entrada do ficheiro. Se pretender que as outras pessoas vejam as alterações antes de ter acabado, pode dar entrada do documento mas mantê-lo com saída dada até ter terminado.

Mais informações

Se os problemas persistirem ou se se deparar com comportamentos inesperados, talvez esteja na altura de enviar um pedido de assistência técnica.

Contactar o suporte para os produtos de empresas - ajuda do administrador .

Estamos à espera!

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