Preparar a origem de dados do Excel 2016 para uma impressão em série do Word

Preparar a origem de dados do Excel 2016 para uma impressão em série do Word

Criámos uma lista de contactos e outros dados que pretende utilizar numa impressão em série do Word. Se a origem de dados for uma folha de cálculo do Excel existente, apenas tem de preparar os dados para uma impressão em série. No entanto, se a origem de dados for um ficheiro separado por tabulações (.txt) ou por vírgulas (.csv), primeiro tem de importar os dados para o Excel e, em seguida, prepará-los para uma impressão em série.

Nota: Numa versão anterior do Excel, poderá ter utilizado o Dynamic Data Exchange (DDE) juntamente com o Assistente de Impressão em Série Passo a Passo no Word. O Excel já não suporta o DDE. Se pretender que consideremos esta funcionalidade para a próxima versão do Excel, deixe-nos um comentário na Caixa de Sugestões do Excel.

Passo 1: Configurar a origem de dados no Excel

Se já estiver a utilizar uma folha de cálculo do Excel como origem de dados para uma impressão em série no Word, vá para o Passo 2 deste tópico. Se a origem de dados for um ficheiro .txt ou .csv com os contactos do Gmail, por exemplo, utilize o Assistente de Importações de Texto para configurar os dados no Excel.

  1. Abra o Excel.

  2. No separador Dados, escolha Obter Dados Externos > Do Texto.

    A opção A Partir de um Ficheiro de Texto está realçada no separador Dados.

  3. Escolha o ficheiro .txt ou .csv que pretende e, em seguida, selecione Importar.

  4. No Assistente de Importações de Texto, no painel Tipo de dados original, escolha Delimitado.

    Excel: Obter Dados Externos do Texto, Assistente de Importações de Texto, Passo 1 de 3

  5. Selecione a caixa de verificação Os meus dados têm cabeçalhos acima do painel Pré-visualizar se o ficheiro que estiver a importar tiver cabeçalhos e, em seguida, escolha Seguinte.

  6. No painel Delimitadores, selecione a caixa de verificação que corresponde ao delimitador (por exemplo, uma Tabulação ou Vírgula) utilizado pelos dados e, em seguida, escolha Seguinte.

    As opções de Delimitadores estão realçadas no Assistente de Importação de Texto.

    Sugestão: O painel Pré-visualização de dados mostra qual será o aspeto dos resultados num formato de tabela.

  7. Em Pré-visualização de dados, escolha a coluna que contém códigos postais e, em Formato dos dados da coluna, escolha Texto.

    A opção Texto da Formatação de dados da Coluna está realçada no Assistente de Importação de Texto.

    Nota: Sempre que aplicar um formato de dados, Geral, Texto ou Data, a uma coluna, o nome do formato é apresentado no cabeçalho da tabela dessa coluna.

  8. Repita o passo 7 conforme necessário, ao selecionar a coluna que pretende alterar e o formato de dados que pretende aplicar.

  9. Selecione Concluir.

  10. Na caixa de diálogo Importar Dados, aceite as predefinições da Folha de cálculo existente e o endereço da célula e, em seguida, escolha OK.

    Na caixa de diálogo Importar Dados, opte por colocar os dados numa folha de cálculo existente, a predefinição, ou numa nova folha de cálculo

    Atenção: O endereço da célula na caixa de diálogo Importar Dados mostra a célula atualmente selecionada. Os dados são importados a partir do endereço da célula com nome.

  11. Guarde a folha de cálculo com um novo nome de ficheiro.

Depois de importar um ficheiro .txt ou .csv com êxito, vá para o Passo 2.

Passo 2: Preparar a origem de dados

Na origem de dados do Excel que irá utilizar para criar uma lista de correio numa impressão em série do Word, certifique-se de que formata as colunas de dados numéricos corretamente. Formate uma coluna com números, por exemplo, para corresponder a uma categoria específica, como moeda.

Se escolher percentagem como categoria, tenha em atenção que o formato de percentagem irá multiplicar o valor da célula por 100. Formate uma coluna de percentagens como texto se pretender evitar esse fator de multiplicação. Além disso, uma coluna com códigos postais tem de ser formatada como texto para preservar os dados durante uma impressão em série. Os zeros à esquerda, por exemplo, 00399, nos códigos desaparecem durante uma impressão em série se não estiverem formatados como texto.

  1. Abra a origem de dados do Excel e selecione a coluna que contém os códigos postais.

  2. No separador BaseNúmero, escolha a seta para baixo da caixa Formato do Número (Geral) e, em seguida, escolha uma opção na lista.

    No Excel, no separador Base, no grupo Número, escolha a seta para baixo da caixa Geral e, em seguida, escolha o formato de número a utilizar.

Certifique-se de que adiciona o símbolo adequado antes ou depois de um campo de impressão em série. Por exemplo, veja o aspeto dos valores de moeda e percentagem se omitir os símbolos.

O documento de impressão em série que indica "o seu contributo de 50,00" e "oferecem-lhe um desconto de 20".

Se incluir os símbolos, os números fazem mais sentido.

O documento de resultados da impressão em série indica "o seu contributo de $50,00" e "oferecem-lhe um desconto de 20%".

No documento de impressão em série, adicione os símbolos antes ou depois dos campos de impressão em série da seguinte forma:

Documento de impressão em série de exemplo onde um campo denominado Doação é precedido por um cifrão e um campo denominado Percentagem é seguido de um sinal de percentagem.

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