Práticas recomendadas para submeter e criar relatórios sobre o trabalho real

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As organizações optam por controlar o trabalho realizado pelos recursos de várias formas. o Microsoft Project Server 2010 suporta flexibilidade para as diferentes necessidades de monitorização de organizações. Algumas organizações necessitam que o trabalho enviado por recursos seja registado a partir de uma base diária, especialmente se o trabalho real for utilizado para faturação, folha de pagamento ou outros fins financeiros. o Project Server 2010 pode ser utilizado para captar o trabalho real enviado pelos utilizadores. Algumas organizações optam por transferir o trabalho real para outros sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP) e de relatórios. Por exemplo, uma organização pode optar por utilizar o Project Server 2010 para capturar o trabalho real e, em seguida, transferir o trabalho real para uma ferramenta de contabilidade para direcionar o faturamento para clientes internos e externos.

Uma vez que o Project Server ajuda-o a gerir projetos, o trabalho real pode ser capturado de várias formas e é apresentado da forma que o torna mais útil para o utilizador que o acessa. Por exemplo, na folha de horas, o foco está em dados introduzidos pelo utilizador numa base por dia (ou por período), enquanto no cliente do Microsoft Project o foco está no valor agregado ou escalar, o valor do trabalho concluído e restante numa tarefa para ajudar com o planejamento.

Este artigo descreve o conjunto de práticas recomendadas para o envio e elaboração de relatórios sobre o trabalho real no Project Server 2010.

Neste artigo

1. utilizar o modo de entrada única

2. proteger atualizações do utilizador

3. utilizar o trabalho real submetido a partir de folhas de horários, em vez de planos de projeto, para relatórios em fase fase

4. utilizar categorias de tempo administrativo para controlar o trabalho não relacionado com o projeto

5. Feche as tarefas para atualizações, em vez de utilizar os campos de tipo de publicação e de reserva

Resumo

Agradecimentos

1. utilizar o modo de entrada única

A prática recomendada para ajudar a garantir que o trabalho real é preenchido corretamente em todo o Project Server 2010 é utilizar o modo de entrada único e fazer com que os recursos só introduzam o trabalho real na vista folha de horas .

Para ativar o modo de entrada única:

  1. Na iniciação rápida, na secção definições , clique em definições do servidor.

  2. Na página definições do servidor , na secção tempo e gestão de tarefas , clique em definições da folha de horas e predefinições.

  3. Na secção modo único de entrada , selecione a caixa de verificação modo de entrada único .

Se a sua organização estiver a utilizar o modo de entrada única, poderá estar em conta dos seus melhores interesses para ocultar completamente a vista tarefas , de modo a que os recursos só possam introduzir o trabalho real utilizando a vista folha de horas . Quando ambas as vistas estão disponíveis, os utilizadores podem introduzir trabalho real em qualquer vista e os dados são persistentes nas duas vistas. Se a sua organização receber dados de folhas de horas para direcionar a faturação ou folha de pagamento, por exemplo, a melhor prática é permitir apenas que os utilizadores introduzam o trabalho real na vista folha de horas . Isto reduz a possibilidade de o trabalho real ser substituído de forma incorreta se um utilizador também puder introduzir o trabalho real na vista tarefas .

Uma exceção para esta prática recomendada é se existirem recursos materiais. Os proprietários de atribuições para recursos materiais têm de introduzir tempo para esses recursos materiais utilizando a vista tarefas . Se a sua organização tiver proprietários de atribuição que registrem tempo para recursos materiais, a vista tarefas deverá permanecer visível e os utilizadores deverão ser instruídos a introduzir apenas o trabalho real para as suas tarefas na vista folha de horas .

Para ocultar a vista tarefas:

  1. Na iniciação rápida, na secção definições , clique em definições do servidor.

  2. Na página definições do servidor , na secção aparência e funcionalidade , clique em iniciação rápida.

  3. Em definir detalhes do item de menu, clique na vista tarefas , na coluna nome .

  4. Clique em não na ligação apresentar na lista de iniciação rápida e, em seguida, clique em OK.

Existem algumas notas importantes a ter em consideração quando o modo de entrada individual está ativado na sua organização. Vamos dizer que a folha de horas de um utilizador contém uma linha para uma determinada tarefa e que essa tarefa é eliminada. Da próxima vez que o utilizador abrir essa folha de horas, a linha associada à tarefa eliminada poderá ser removida, consoante as seguintes condições:

  • Se a linha não contiver entradas de utilizador, esta será removida.

  • Se as atualizações do utilizador não estiverem protegidas e a linha contiver um trabalho real aprovado, esta será removida.

  • Se as atualizações do utilizador estiverem protegidas e a linha contiver trabalho real aprovado, a linha permanecerá na folha de horas. No enTanto, se a folha de horas aprovada for rechamada, a linha será removida.

  • Se a linha contiver trabalho real que foi introduzido na folha de horas, mas que ainda se encontra pendente, a linha é removida, mesmo quando as atualizações de utilizador estão protegidas.

Os gestores de projetos devem ter cautela ao eliminar ou alterar tarefas, para se certificar de que todos os trabalhos reais enviados são revistos antes da alteração ou eliminação. Isto ajuda a garantir que os dados inválidos introduzidos pelo utilizador não são perdidos. As atribuições podem ser alteradas de forma explícita ou implícita em qualquer um dos cenários listados abaixo:

  • O gestor de projetos elimina explicitamente uma tarefa para a qual existem atualizações de trabalho reais pendentes.

  • O plano de projeto que contém a tarefa é restaurado a partir do seu arquivo.

  • O plano de projeto que contém a tarefa é eliminado.

  • O plano de projeto que contém a tarefa é substituído, utilizando a funcionalidade guardar como no Microsoft Project 2010.

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2. proteger atualizações do utilizador

Algumas organizações podem optar por impedir que um gestor de projetos atualize o trabalho real de um membro da equipa dentro do projeto.

Nota:  Os gestores de projetos não conseguem atualizar o trabalho real de um recurso registado numa folha de horas.

Se a sua organização pretender manter os valores introduzidos por recursos para o trabalho real nas folhas de dados e certifique-se de que o valor é refletido no plano do projeto, a melhor prática é ativar a funcionalidade no Project Server 2010 que protege as atualizações do utilizador.

Para proteger as atualizações do utilizador:

  1. Na iniciação rápida, na secção definições , clique em definições do servidor.

  2. Na página definições do servidor , na secção tempo e gestão de tarefas , clique em definições de tarefa e apresentar.

  3. Na secção proteger atualizações do utilizador , selecione a caixa de verificação permitir apenas atualizações de tarefas através de tarefas e folhas de dados.

Quando protege as atualizações do utilizador, as folhas de horários mantêm sempre o que o utilizador introduziu para o trabalho dividido em fases e os valores Scalar entre as folhas de data e o plano do projeto estão sempre consistentes. No enTanto, a distribuição faseada no período do valor escalar pode ser um pouco diferente no plano do projeto, uma vez que este é direcionado para o futuro plano de trabalho e não a manutenção dos valores históricos do trabalho real. O motor de agendamento pode ajustar algum trabalho real faseado em fase para manter o plano consistente.

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3. utilizar o trabalho real submetido a partir de folhas de horários, em vez de planos de projeto, para relatórios em fase fase

O trabalho real pode ser capturado ao utilizar o cliente Project 2010 (plano de projeto) ou folhas de dados. No enTanto, muitos utilizadores só captam o trabalho real diretamente a partir dos seus recursos ao utilizar folhas de horários, principalmente se também estiverem a proteger as atualizações reais conforme descrito anteriormente. Ao utilizar folhas de ponto para controlar o envio de dados efetivos diariamente ou semanais, a melhor prática é comunicar diretamente com o trabalho real capturado em folhas de ponto durante a sincronização com sistemas de ERP e de relatórios externos. Os dados da folha de horas são especificamente renderizados para garantir a precisão de uma base histórica e por período, exatamente como o utilizador o introduziu, mesmo quando as condições do plano do projeto tiverem sido alteradas.

Enquanto muitos cálculos são efetuados num plano de projeto, como custos com base em tarifas de custo, estes podem ser facilmente replicados com dados de folha de horas. O plano de projeto, por outro lado, devolve os dados de trabalho reais (e outros dados de agenda) com ênfase no futuro planejamento de trabalho (cálculos de análise e valor ganho). Por conSeguinte, pode haver circunstâncias em que o valor introduzido pelo utilizador na folha de horas não corresponde exatamente ao mesmo valor do plano do projeto para um dia específico. No enTanto, o valor de agregação geral ou escalar para a tarefa será consistente entre o plano do projeto e a folha de horas quando os dados efetivos protegidos estiverem ativados.

Se estiver a comunicar sobre o trabalho real enviado a partir de folhas de horários, é importante que os recursos sejam solicitados a reatribuir ou atribuir tarefas automaticamente. Todas as tarefas devem passar pelo gestor de projetos ou pelo gestor de recursos. Isto ajuda a garantir o processamento adequado dos dados de trabalho reais.

O centro de BI no Microsoft Project Web App fornece modelos de relatórios que aproveitam a base de dados de relatórios (T-SQL) e o Analysis Services (OLAP). Estes modelos podem ajudá-lo a criar relatórios na loja de dados da folha de horas.

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4. utilizar categorias de tempo administrativo para controlar o trabalho não relacionado com o projeto

Algumas organizações necessitam da monitorização de atividades administrativas ou de trabalho não relacionado com o projeto. Os exemplos de atividades administrativas incluem uma licença de tempo, férias e atividades repetitivas relacionadas com o trabalho, tais como o suporte ao cliente, manutenção do sistema ou reuniões. Recomendamos que estas atividades sejam monitorizadas com as categorias de tempo administrativo. Estas categorias exigem manutenção mínima e o tempo que é capturado nestas categorias pode ser utilizado para gerar relatórios de análise de dados a partir do cubo OLAP correspondente.

Se as categorias de tempo administrativo não corresponderem às necessidades da sua organização e decidir utilizar projetos para controlar atividades administrativas, o proprietário do projeto deverá seguir estas diretrizes para projetos mais eficientes:

  • Limite o número de recursos atribuídos ao plano de projeto para menos de 100 recursos.

  • Limite a duração dos planos de projeto para controlar atividades administrativas por trimestralmente ou semestral.

  • Manter as tarefas no plano de projeto agendadas automaticamente, com um tipo de tarefa unidades fixas.

  • Mantenha a agenda do plano do projeto alinhada com os períodos de relatório de tempo.

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5. Feche as tarefas para atualizações, em vez de utilizar os campos de tipo de publicação e de reserva

Os gestores de projetos podem encontrar os campos de tipo de publicação e de reserva úteis para controlar a visibilidade de tarefas e recursos. O campo publicar pode ser utilizado para controlar as tarefas que estão visíveis no Project Web App, e o campo tipo de reserva pode ser utilizado para controlar os recursos que estão visíveis durante o processo de planeamento de recursos. No enTanto, tenha em atenção que estes campos fazem parte do processo de planeamento antecipado. Não foram concebidos para limitar a capacidade dos utilizadores de continuar a controlar o tempo numa tarefa específica. Se os campos de tipo de publicação e de reserva forem utilizados incorretamente, poderão resultar na remoção de entradas de tarefa a partir da folha de horas de um utilizador ou estado de tarefa. Isto é especialmente crítico porque a remoção de entradas de tarefas pode significar a perda de tempo de envio.

Se pretender fechar uma tarefa específica para que não seja possível enviar qualquer tempo adicional, pode utilizar a opção fechar tarefa para atualizar no Project Server 2010.

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Resumo

Se a sua organização utilizar o trabalho real capturado no Project Server 2010 juntamente com outros sistemas de ERP ou de relatórios, é melhor seguir as diretrizes descritas neste artigo:

  • Utilizar o modo de entrada individual

  • Proteger atualizações do utilizador

  • Utilizar o trabalho real submetido a partir de folhas de horários, em vez de planos de projeto, para relatórios em fase

  • Utilizar categorias de tempo administrativo para controlar o trabalho não relacionado com o projeto

  • Fechar tarefas para atualizações, em vez de utilizar os campos de tipo de publicação e de reserva

Ao seguir estas práticas recomendadas, está a trabalhar para preservar a precisão dos dados de trabalho reais introduzidos nas folhas de horários dos recursos da sua organização.

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Agradecimentos

A equipa de publicação de conteúdos do Project Server agradece os seguintes contribuintes deste artigo:

  • Bruno queimaduras, gestor de programas II, Project/Project Server

  • AIK Chen, engenheiro de escalonamento de suporte sênior, Project/Project Server

  • Christophe Fiessinger, gestor de produto técnico sênior, Project/Project Server

  • Heather O'Cull, gestor sênior de programas Lead, Project/Project Server

  • Keshav Puttaswamy, gestor de programas de grupo principal, Project/Project Server

  • Matt Roe, gestor de programas, Project/Project Server

  • Saurabh Sanghvi, gestor de programas, Project/Project Server

  • Eli Sheldon, gestor de programas, Project/Project Server

  • Brian Smith, engenheiro de escalonamento de suporte sênior, Project/Project Server

  • Eric Zenz, gestor de programas sênior sênior, Project/Project Server

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