Por que motivo deve actualizar suas listas de distribuição para grupos no Outlook

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Para anos organizações têm confiar em grupos de distribuição para comunicar e colaborar com grupos de pessoas dentro e fora da empresa. Agora, no entanto, grupos do Office 365 no Outlook fornecem uma solução mais avançada para a colaboração.

Sugestão: Se está à procura de informações sobre como utilizar grupos de contactos do Outlook para enviar e-mails a uma lista de pessoas, como um grupo de amigos, consulte Criar um grupo de contactos.

O que são grupos do Office 365?

Quando configurar um grupo do Office 365 no Outlook, pode escolher um conjunto de pessoas que pretender colaborar com e configurar facilmente uma coleção de recursos para essas pessoas partilhar. Não tem de se preocupar manualmente atribuir permissões a todos os recursos esses vez que adicionar membros ao grupo automaticamente dá-lhes as permissões necessárias para as ferramentas do grupo fornece.

Os recursos adicionais incluem:

  • Caixa de entrada partilhado - onde executada as conversações que tradicionais tem nas suas listas de distribuição. Esta caixa de entrada partilhada está totalmente pesquisável por isso que cria um arquivo de vida de mensagens do grupo. Podem pesquisar os principiantes do grupo ou desloque-se pelo histórico para se manter atualizado no rapidamente o que foi publicado no grupo anteriormente. Consulte o artigo: participar numa conversação de grupo no Outlook.

    Sugestão: Se os utilizadores ainda quiser que as mensagens de grupo apareça na sua pasta a receber pessoal, à medida que tinham com a lista de distribuição, só precisa de fazer de subscrever o grupo ao clicar no botão de associação no Friso do Outlook.

  • Biblioteca de ficheiros partilhados - o grupo tem uma biblioteca de ficheiros do SharePoint onde os seus utilizadores podem armazenar, partilhar e colaborar em documentos, livros, apresentações, imagens ou qualquer outro tipo de ficheiro que precisam de trabalhar em. Consulte o artigo: partilhar ficheiros de grupo.

  • Calendário partilhado - o grupo obtém um calendário partilhado para publicar eventos relacionados com o grupo. Cada membro que tiver subscrito ao grupo é automaticamente convidado a eventos publicados no calendário para que esses eventos também podem apareçam nos seus calendários pessoais se pretendem que eles. Consulte o artigo: agendar uma reunião num calendário de grupo no Outlook 2016.

  • Bloco de notas do OneNote partilhado - o grupo fica automaticamente com o OneNote bloco de notas partilhado onde os membros do grupo podem recolher e colaborar em informações. Vários grupos utilizam o bloco de notas para criar um wiki de vida com as perguntas mais frequentes e outros recursos. Consulte o artigo: Introdução ao OneNote 2016.

  • Acesso de convidado - é possível adicionar contactos externos a grupos de distribuição antes, mas foi todos eles tem e-mail. Com grupos pode oferecer convidados acesso conversações de e-mail, ficheiros e mesmo OneNote bloco de notas partilhado. Consulte o artigo: acesso de convidado no grupos do Office 365.

  • O conteúdo é detetável - grupos no Outlook são públicos por predefinição, o que significa que são fáceis de outras pessoas na sua organização descobrir e aderir a ou rever os materiais no grupo. Se o conteúdo do grupo é mais sensível quais pode mudar no grupo privado, para que oculta o conteúdo que não sejam membros do grupo de e requer o proprietário do grupo aprovar a todos os pedidos para participar.

  • Criação personalizada de - IT não tem de obter congestionadas por pedidos de utilizadores para criar grupos. Os utilizadores podem criar os seus próprios grupos, conforme necessário. Se pretende controlar quais os utilizadores na sua organização podem criar grupos, consulte: acesso de convidado no grupos do Office 365.

São apresentados apenas algumas das funcionalidades que tornam grupos uma solução mais eficazes que grupos de distribuição.

Administração dos seus grupos

Office 365 oferece um número de capacidades e ferramentas úteis para obter mais facilmente gerir e administrar seus grupos. Para mais informações sobre cada um dos seguintes benefícios, clique em cabeçalhos de abaixo.

Manter o seu diretório sob o controlo é uma preocupações de cada administrador. Aqui estão algumas das ferramentas do que Office 365 oferece para ajudar a tornar que mais fácil:

  • Políticas de atribuição de nomes - as políticas de atribuição de nomes permitir definir o que são e não, aceitáveis nomes dos seus grupos. Que impede que os utilizadores que lhe dá uma profanas ou proibidos nomes aos grupos. Para além disso pode impor a prefixos padrão de empresa ou sufixos para os nomes de grupo.

    Associação dinâmica - associação dinâmico permite-lhe definir membros do grupo ao regra, que adiciona (ou remove) os membros do grupo com base em metadados (como departamento ou função) no seu active directory. Consulte o artigo atributos de utilizar para criar regras avançadas para obter mais informações sobre a criação de associação dinâmica.

  • Associação oculto - se tiver um motivo para pretende que a associação do seu grupo confidenciais, por exemplo, se os membros estudantes, pode ocultar a associação de terceiros.

  • Permissões de criação - poderão existir algumas pessoas na sua organização que não pretende que possam criar novos grupos. Existem várias técnicas para gerir permissões de criação no seu diretório. Consulte o artigo Gerir o Office 365 grupo criação.

  • Registos de auditoria - pode ter mais confiança permitindo que os utilizadores para criar grupos e gerir a associação a grupos porque registos de auditoria de grupos do Office 365 permitem-lhe controlar quem criados ou eliminados um determinado grupo ou efetuar as alterações aos membros do grupo. Consulte o artigo: auditoria iniciar sessão no Centro de conformidade de segurança do Office 365 e de pesquisa.

Gestão de entrega dá-lhe alguns métodos para processar como mensagens devem ser enviadas ou recebidas pelo grupo. Para além disso, existem ferramentas para monitorizar o fluxo dessas mensagens.

  • Enviar como ou enviar em nome de - estas definições permitir que os utilizadores especificados enviar e-mails como se vêm ou são em nome do grupo.

  • Restrições de remetente - estas definições permitem-lhe controlar quem tem permissão para enviar mensagens para o grupo. O grupo pode ser configurado para permitir o e-mail de terceiros, mas pretende restringir que a apenas partes fora específicas.

  • Suporte para utilizadores externos - ao convidar os convidados ao seu grupo, que pode optar por tê-los incluídas nas conversações de correio eletrónico, no grupo. Consulte o artigo: acesso de convidado no grupos do Office 365.

  • Regras de transporte - trabalho de regras de transporte para grupos basta tal como para o seu servidor Exchange. As regras podem procurar mensagens que satisfazem condições específicas e, em seguida, podem realizar a ação nessas mensagens.

  • Sugestões de correio - sugestões de correio são mensagens informativas apresentadas aos utilizadores enquanto estiver a compor uma mensagem. Podem ajudar a reduzir NDRs por aviso um utilizador se a sua mensagem é provável Ir para fora partes, ou exceder quotas de mensagem.

  • Vários endereços de proxy – um grupo, pode ter aliases tal como é que uma caixa de correio de utilizador. Endereços proxy adicionais podem ser útil para aceitar mensagens enviadas para outras aliases esses ou para tornando mais fácil alcançar um grupo de que tem um valor longo ou difíceis de ortográfica nome. Consulte o artigo: vários domínios ajuda de suporte para grupos do Office 365 - Admin

  • Tamanho máximo de envio/receção - estas quotas podem ajudar a reduzir problemas com o grupo de receção (ou envio) mensagens demasiado grandes para melhor gerir requisitos de armazenamento e a largura de banda.

Office 365 também fornece-lhe algumas ferramentas para gerir o tipo de conteúdo que obtém partilhado no seu grupo.

  • Diretrizes de utilização - poderá definir diretrizes a utilização de grupos do Office 365 — para informe os utilizadores sobre práticas recomendadas que ajudam a manter os seus grupos eficazes e informá-los no internas políticas de conteúdo. Para obter um exemplo consulte o artigo: Diretrizes de utilização para Microsoft clientes e parceiros.

  • Classificação de dados - poderá criar um sistema de classificação dados personalizáveis para grupos do Office 365 que permite a separação de grupos por tipo de política (por exemplo, "não classificado", "empresarial confidencial" ou "secreta superior"). Desta forma, os seus grupos podem da apresentar as políticas de outro conteúdo na sua organização. Extensible política permite a sua organização configurar um ponto final denominado sempre que um grupo é criado ou alterado — e, em seguida, pode implementar o seus próprio políticas para a criação de grupo ou alterar.

Gerir alterações

Os utilizadores estão correcta com alteração, por vezes, pelo que é importante comunicar com os membros existentes as listas de distribuição a avisar as pessoas o que esperar. Eis algumas das informações deve incluir esta mensagem, juntamente com algumas respostas que poderão ser úteis:

O que são os grupos no Outlook?

Grupos do Office 365 no Outlook são uma solução de colaboração único para equipas/grupos que pretende um local para partilhar debates, ficheiros, calendários e notas de uma forma unificada que seja fácil de localizar.  Provavelmente a funcionalidade de único melhor é que a caixa de entrada para o grupo mantém um histórico de debates, tornando mais fácil procurar debates anterior.

Por que motivo são Recomendamos fazer esta alteração?

As pessoas frequentemente já pediram a capacidade de procurar mensagens publicadas a nossa lista de distribuição para encontrar informações de que foi debatidas no passado. Atualizar a lista de distribuição para um grupo, significa que as pessoas não têm de fazer ou atender às mesmas perguntas repetidamente.

Também o novo grupo irá incluir um calendário para o nossos eventos do grupo, uma biblioteca de ficheiros partilhados e um bloco de notas do OneNote onde que possamos colaborar e reunir informações para referência futura.

É preciso de fazer nada para aderir a este grupo se posso já estava a ser um membro da lista de distribuição?

Não, se já foram um membro da lista de distribuição estará automaticamente um membro do novo grupo.

Como posso aceder ao novo grupo no Outlook? O que sobre o Outlook na Web?

Para aceder ao novo grupo no Outlook apenas aceda à categoria e-mail de grupos na parte inferior do painel de navegação à esquerda. Se utilizar este grupo frequentemente considere afixando-a como favorito ao clicar no mesmo e escolher a Mostrar como favorito.

Para além disso existem gratuitos clientes móveis para grupos do Office 365 disponível em todas as plataformas móveis (iOS, Android, etc.) para que possa aceder facilmente o grupo esteja onde estiver.

Não é possível posso ainda apenas correio eletrónico

Sim, de curso. O mesmo alias de e-mail que utilizou para a lista de distribuição continuará a funcionar perfeitamente para o grupo no Outlook.

Além disso...

Lembre-se indicar ao-los quando esta alteração está a ocorrer e quem o devem contactar o se ainda tem dúvidas.

Migrar as suas listas de distribuição

Está preparado para atualizar a lista de distribuição para um grupo? Consulte o artigo listas de distribuição de migrar para grupos do Office 365 - ajuda do administrador.

O que se segue?

Assim que tiver atualizado o seu grupo de distribuição a um grupo do Office 365, existem algumas tarefas de seguimento que poderá querer fazer para garantir que vai sem problemas.

  • Dar seguimento, com os seus utilizadores - verificação com-los imediatamente após a atualização for concluída e, em seguida, novamente mais tarde alguns dias. A mostrar que está a escutar e responder a todas as perguntas poderão ter irá contribuir bastante no sentido tornando-as satisfeito e confortável com a alteração.

  • Monitorizar os relatórios de Cativação - o Portal de administração do Office 365 tem algumas boas relatórios que podem mostrar-lhe o número de utilizadores estiver a utilizar o grupo, frequência e o que funcionalidades estão a utilizar. Esses relatórios podem ajudá-lo para estruturar o seu dar seguimento e formação para o utilizador, bem como realce onde os utilizadores estão a obter o valor a maior parte do novo grupo. Consulte o artigo: relatórios de atividade no Centro de administração do Office 365.

  • Partilhar sua experiência - permitir que outras equipas na sua empresa saber que tenha atualizado o seu grupo de distribuição e os passos que seguiu para torná-lo com êxito! Que informações podem ajudá-essas outras equipas de partilha, siga o exemplo e tem uma atualização dos seus próprios efetuada com êxito.

Consulte também

Tiver perguntas sobre os grupos do Office 365?

Visite a Comunidade do Microsoft Office 365 grupos Tech.

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Este artigo foi última atualização no 22 de Dezembro de 2017 estatístico como resultado dos seus comentários. Se encontrou-instruções de a informações úteis e, sobretudo se o não, clique nos controlos de comentários abaixo e deixe-nos alguns construtivas comentários para que possamos continuar melhorar a mesma. Obrigado!

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