Planos dentro de planos: projetos principais e subprojectos

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Incluir impactos no nivelamento a partir de dados de Analyzeit

É possível perder rapidamente o controlo dos projetos. Sem se aperceber, a simples criação de um projeto torna-se numa colagem de projetos mais pequenos, tais como estrutura, escavação, trabalho de fundações e marketing. Pode ter maior controlo sobre o projeto criando projetos mais pequenos no Microsoft Project 2010 e, em seguida, associando-os a um único ficheiro do Project para mostrar onde encaixam no projeto principal.

Neste artigo

Descrição geral de projetos principais

Trabalhar com subprojectos num projeto principal

Como recursos são afetados quando combinar ficheiros

Outras formas para combinar ficheiros

Descrição geral de projetos principais

Pense um projeto principal como uma coleção de projectos consolidados que mostram uma hierarquia entre múltiplos projectos relacionados. Projetos inseridos num projecto principal chamam subprojetos.

Projectos consolidados

Imagem de botão Quando insere um subprojeto, um pequeno ícone de projeto distinga de tarefas de resumo que fazem parte de projeto principal.

Imagem de botão No projeto principal, subprojetos aparecem como tarefas de resumo que pode facilmente dispor num destaque.

Imagem de botão Clique no sinal de adição junto a um subprojeto para expandir tarefas essa subprojeto para visualização.

Imagem de botão Cada subprojeto representa uma fase diferente ou outro grupo funcional no projeto principal.

Quando insere um subprojecto no projeto principal, os dois projetos são associados e poderá ver todas as informações no subprojecto a partir do projeto principal.

Quando atualiza um subprojecto a partir do projeto principal, este também é atualizado no respetivo ficheiro de origem. Se tiver apenas de combinar ficheiros para criar um relatório ou imprimir uma vista de informações do projeto combinadas, também poderá consolidá-los temporariamente numa vista.

A criação de subprojectos ou de um projeto principal permite subdividir um grande projeto e delegar as respetivas partes para as pessoas necessárias. Em termos de gestão de projetos, a atribuição de subprojectos desta forma atribui responsabilidade àqueles que fazem o trabalho e põe a par a autoridade à responsabilidade. Em termos do Project, a criação de subprojectos num projeto principal ajuda os gestores de projetos a obter acesso e controlo sobre as suas partes da agenda.

Para determinar se deve dividir um grande projeto em num projeto principal e subprojectos, considere o seguinte:

  • o seu projeto está muito grande e detalhado.    Se o projeto contiver mais do que de algumas centenas tarefas, separá-la em subprojectos pode torná-la mais fácil de gerir. Se algumas partes do projeto contiverem trabalho que é dividido em maior detalhe do que outras pessoas, poderá fazer sentido para tornar essas partes subprojetos para que a maioria dos utilizadores ver uma descrição de agregadas do subprojeto, mas interessados podem visualizá-lo mais detalhadamente. Um único ficheiro é, quase sempre a alternativa mais rápida, mas a ser conseguir focar-se em apenas uma parte do projeto pode ser compensar o compromisso.

  • Sua organização não está centralizada.    Na organização descentralizada ou distribuída, um projeto principal e subprojectos dar trabalhadores maior controlo sobre o seu próprio trabalho que é que um ficheiro de projeto centralizada.

  • Que pretende aumentar a eficácia dos métodos de planeamento da sua organização.    Se os gestores de níveis inferiores que são responsáveis por e saber quais as tarefas que são necessários no projeto, poderá fazer mais sentido para ativá-las planear trabalho das respetivas equipas e, em seguida, consolidar os seus ficheiros de projeto num projecto principal. Se o planeamento descendente for a norma, que poderá que pretende reorganizar o plano inicial em subprojectos quando for implementado, para que os gestores de projeto individuais ou equipas tenham acesso e controlo sobre, os seus próprios agendas.

  • Trabalhar em vários projectos.    Os gestores de projeto poderão ter um conjunto de projetos funcionam no sempre, se os projectos estão interligados ou não. Em vez de abrir individualmente, pode abrir todos os subprojectos ao mesmo tempo quando abre o projecto principal. Esta abordagem também torna mais fácil gerar relatórios em múltiplos projetos. Se os projectos estão interligados, o Gestor de projetos pode criar dependências de tarefas entre tarefas em projectos diferentes. Criar dependências entre projectos torna mais fácil para o project diferentes gestores para ver como o trabalho por outros gestores de projeto afeta as agendas.

  • Alguns projectos são subordinados a outras pessoas.    Pode com exatidão refletir a hierarquia de vários projetos inserindo vários projectos para outros ficheiros. A estrutura resultante da subprojetos deve refletir as prioridades e responsabilidades dos membros da sua equipa e as relações entre tarefas em diferentes áreas e o prazo global.

  • Várias pessoas podem modificar o seu projeto.    Idealmente, um ficheiro de projeto é proprietário, gerido e modificado por um Gestor de projetos único. Mas frequentemente um projeto faz parte de um programa maior que poderão ser necessárias para gerir os gestores de nível superior. Os membros de equipa do projeto podem manter o foco no seu trabalho, vendo-os como um ficheiro separado e o Gestor de projetos que controla o projecto principal pode coordenar agenda de cada equipa subprojeto.

    Poderá fazer sentido que os marcos do projeto principal orientem os marcos da equipa de cada subprojecto para manter as agendas coordenadas para um prazo. Pode coordenar marcos criando uma dependência entre os marcos ou copiando e colando as tarefas marco do projeto principal para cada subprojecto.

  • o projeto tiver vários intervenientes que interessam diferentes partes do projeto.    Quando pretendem pessoas ver detalhes diferentes, os gestores de projeto podem colocar todos os ficheiros de projeto num servidor e personalizar diferentes vistas para vários intervenientes. O mesmo ficheiro de projeto pode ser utilizado como um subprojeto em diferentes projectos principais para personalizar as informações apresentadas.

  • Que pretende que o seu subprojetos para ser só de leitura.    Pode manter o controlo adicional sobre partes de um projeto ao mover tarefas para um subprojeto e restringir o acesso a pessoas-chave.

  • Que pretende analisar o caminho crítico para cada fase além o projeto em geral.    Cada projeto individual contém um caminho crítico. Consolidar múltiplos projectos para um projeto principal torna mais fácil ver a imagem global como caminhos críticos múltiplos no projeto principal, mantendo a caminhos críticos separados para cada subprojeto.

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Trabalhar com subprojectos num projeto principal

Ao inserir um subprojecto num projeto principal, o subprojecto é representado como uma tarefa de resumo na lista de tarefas e é apresentado um indicador de ícone do Project no campo Indicadores. O subprojecto é avançado ao nível hierárquico da linha onde o inserir, mas poderá avançá-lo ou diminuir o avanço tal como com qualquer outra tarefa. Uma vez que o subprojecto é representado como uma tarefa de resumo, não poderá editar as suas informações de resumo, mas poderá expandir a hierarquia para mostrar as tarefas do subprojecto e editar as informações do projeto no ficheiro de projeto principal.

Nota: Qualquer formatação que aplicou a tarefas de resumo ou barras de Gantt um subprojeto não é apresentado no projeto principal. Informações de formatação são armazenadas em cada ficheiro e terá de ser aplicadas em separado para o projecto principal.

Quando guarda o projeto principal, as alterações ao subprojecto também são guardadas no ficheiro de origem do subprojecto. Se pretender trabalhar diretamente no ficheiro de origem sem abrir o ficheiro de projeto principal, as alterações ao ficheiro de origem do subprojecto são atualizadas automaticamente no ficheiro de projeto principal.

Nota: Se já não necessitar de manter o projeto principal e o subprojecto sincronizados, poderá desassociá-los. Em seguida, se forem efetuadas alterações ao subprojecto ou ao projeto principal, o outro ficheiro permanece inalterado.

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Como são afetados os recursos ao combinar ficheiros

Depois de consolidar ficheiros num ficheiro de projeto principal, os recursos para ambos os ficheiros permanecem separados, tal como as tarefas num subprojecto permanecem no subprojecto. Pode alterar as informações do recurso num projeto principal e as alterações serão replicadas no ficheiro de origem do subprojecto. Pode ver todos os recursos no projeto principal e subprojectos em conjunto na vista Folha de Recursos, mas não pode atribuir um recurso a qualquer projeto sem ser o subprojecto de origem.

Nota: Se os mesmos recursos são utilizados em vários subprojetos, verá nomes de recursos duplicados porque os recursos não são combinados. No entanto, se pretender atribuir recursos em diferentes subprojectos e resolver nomes de recursos duplicados, pode combina-as num agrupamento de recursos e os disponibilizar aos outros ficheiros.

Outras formas de combinar ficheiros

Consolidar ficheiros não relacionados

Criar uma área de trabalho para ficheiros de projeto

Os projetos principais e subprojectos permitem criar uma hierarquia de projetos que refletem a relação entre estes e, em alguns casos, a estrutura da sua organização. Mas poderão existir outros motivos para consolidar ficheiros de projeto. Por exemplo, poderá pretender combiná-los temporariamente para uma breve revisão ou para impressão.

Consolidar ficheiros não relacionados

Utilize ficheiros consolidados se tiver vários ficheiros que pretende combinar numa janela, se os ficheiros estão relacionados com ou não. Combinar ficheiros não relacionados num projecto consolidado torna mais fácil de ver as informações a partir de vários projetos em várias vistas e imprimi-los. Também poderá consolidar os ficheiros de projeto se deve manter um registo dos vários projectos em curso, tal como quando está a desenvolver produtos diferentes ao mesmo tempo. Pode ordenar e agrupar por nomes de produtos, prazos de projecto e gestores para poder localizar e avaliar as informações específicas que precisa. Por exemplo, pode imprimir vista Gráfico Gantt que inclui todos os seus projetos.

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Criar uma área de trabalho

Uma alternativa à consolidação de projetos consiste em criar uma área de trabalho que contém ficheiros de projetos individuais, cada um aberto numa janela própria. Utilize uma área de trabalho se trabalhar com os mesmos ficheiros de projetos frequentemente e não os pretender consolidar num grande projeto.

Quando abre os ficheiros e, em seguida, os guarda como uma área de trabalho, o Project guarda os ficheiros e as respetivas definições atuais num único ficheiro de área de trabalho. Em seguida, quando abre o ficheiro de área de trabalho, abre todos os ficheiros incluídos ao mesmo tempo. Cada projeto tem um botão próprio na barra de tarefas, facilitando a alternância entre projetos.

Para criar uma área de trabalho, selecione ou abra os ficheiros de projetos e clique no separador Ficheiro. Clique em Guardar Área de Trabalho.

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