Plano para utilizar dados no SharePoint Server

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Ao combinar o Office SharePoint Server 2007, o Microsoft Office system de 2007 e os dados na sua empresa, pode criar uma solução empresarial que o fará sentir-se em casa.

Um plano para utilizar dados no SharePoint Server

Neste artigo

Criar uma solução empresarial é como construir uma casa

Compreender as fundações de dados

Tirar partido de dados no Office SharePoint Server 2007

Utilizar dados dos programas do Office system com o Office SharePoint Server 2007

Introdução aos modelos e aos cenários

Criar uma solução empresarial é como construir uma casa

Digamos que quer construir uma casa com qualidade. Se tiver muito tempo e dinheiro, pode escolher a opção A: Comprar um lote não desenvolvido sem acesso a serviços públicos, contratar um arquiteto para o design da casa e contratar um empreiteiro (que utiliza subempreiteiros) para construí-la cuidadosamente do zero. Se não tiver muito tempo e dinheiro, pode escolher a opção B: Comprar uma casa modular, escolher uma planta dos pisos e estilo arquitetónico pré-concebido e contratar um empreiteiro para construí-la rapidamente num lote desenvolvido com acesso a serviços públicos.

Para criar uma solução empresarial com qualidade, o Microsoft Office system e o Office SharePoint Server 2007 fornecem as duas opções. Muitas vezes, a opção A precisa de financiamento, codificação e programação e é melhor deixar a tarefa para os profissionais de TI. A opção B combina o Microsoft Office system (os seu arquiteto) com o Office SharePoint Server 2007 (a sua casa modular, lote desenvolvido e acesso a serviços públicos), um técnico de informação motivado (o seu empreiteiro) e modelos e cenários (os seus estilos arquitetónicos e plantas de pisos).

Se quiser ajuda na criação de uma solução empresarial com qualidade ao utilizar a opção B, veio ao local certo. Este artigo fornece uma ideia geral da utilização de dados no Office SharePoint Server 2007, juntamente com muitas ligações para informações adicionais para o ajudar a compreender os detalhes das várias funcionalidades debatidas e que podem ajudá-lo a implementar uma solução.

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Compreender as fundações de dados

A fundação de qualquer solução empresarial automatizada que é baseada no Microsoft Office system, quer seja ao nível empresarial, de departamento ou grupo de trabalho, são os dados e as formas fundamentais como pode trabalhar com os dados.

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Os três tipos de dados

As informações são essenciais para gerir eficientemente qualquer empresa e os dados são os elementos vitais que a suportam. A maioria das empresas gasta imensos recursos a recolher, armazenar, atualizar, aceder, analisar, comunicar e gerir dados. Estes dados vêm em três formas:

  • Dados estruturados   : este tipo de dados pode ser organizado em tabelas e atualizado, ordenado, filtrado e consultado facilmente e é normalmente armazenado em bases de dados e ficheiros simples. Os dados estruturados também incluem metadados, muitas vezes definidos como "dados sobre dados". Os metadados dão sentido e restrição aos dados e incluem cabeçalhos de coluna, formatações e tipos de dados e regras de validação. Exemplos de dados estruturados incluem notas de encomenda, estatísticas, inventários, orçamentos e vendas.

  • Dados não estruturados   : este tipo de dados consiste em informações armazenadas em documentos e apresentações e que não podem ser convertidos automaticamente em dados estruturados. Exemplos de dados não estruturados incluem memorandos, cartas, publicações, políticas, propostas, especificações, diapositivos e currículos.

  • Dados semiestruturados   : este tipo de dados contém dados estruturados combinados com alguns dados não estruturados, como campos de memorando ou comentário, anexos de documentos e gráficos. Exemplos de dados não estruturados incluem relatórios de estado, documentos de Pedido de Proposta (RFP) formalizados, avaliações de desempenho e catálogos de produtos.

Pode trabalhar com os três tipos de dados ao utilizar o Microsoft Office system e o Office SharePoint Server 2007, mas este artigo foca-se nos dados estruturados e semiestruturados.

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Estabelecer ligações a dados

Muitas vezes, os dados estruturados e semiestruturados são provenientes de uma origem de dados externa, como um ficheiro XML, um livro ou uma base de dados. Esta origem de dados externa é ligada ao seu programa através de uma ligação de dados, que é um conjunto de informações que descreve como localizar, iniciar sessão e aceder à origem de dados externa.

As informações de ligação também podem ser armazenadas num ficheiro de ligação, como um ficheiro ODC ( Office Data Connection) (.odc). Um ficheiro ODC utiliza etiquetas HTML e XML para armazenar as informações de ligação e é utilizado pela maioria dos programas do Office. O Office InfoPath 2007 utiliza um ficheiro UDC (Universal Data Connection) (.udc) semelhante. Os ficheiros de ligação são úteis para partilhar ligações de forma consistente, estabelecer ligações mais detetáveis, ajudar a melhorar a segurança e facilitar a administração da origem de dados. A melhor forma de partilhar ficheiros de ligação é colocá-los numa localização segura e de confiança, como uma biblioteca de Ligações de Dados do SharePoint, onde os utilizadores e programas adequados podem ler o ficheiro, mas apenas os utilizadores designados podem alterá-lo.

Ligação a dados externos

1. Existe uma variedade de origens de dados a que se pode ligar: Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 e ficheiros de texto.

2. Cada origem de dados tem um controlador ODNC ou fornecedor de OLE DB associado.

3. Um ficheiro de ligação define todas as informações às quais tem de aceder e obter dados a partir de uma origem de dados.

4. As informações de ligação são copiadas de um ficheiro de ligação para o seu programa.

O Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8, que é instalado com o Microsoft Windows, permite a ligação a uma variedade de origens de dados relacionais e não relacionais ao utilizar controladores ODBC (Open Database Connectivity) ou fornecedores de OLE DB (Object Linking and Embedding Database). Quando instala o Microsoft Office system, são adicionados mais controladores ODBC e fornecedores de OLE DB ao seu computador. Também pode utilizar controladores ODBC e fornecedores de OLE DB de outros fabricantes para obter informações de outras origens além de origens de dados da Microsoft. Para obter informações sobre como instalar estes controladores ODBC ou fornecedores de OLE DB, consulte a documentação da base de dados ou contacte o fornecedor da sua base de dados.

Com o Microsoft Office system pode criar ligações em vários programas do Office e utilizar o Assistente de Ligação de Dados para se ligar a novas origens de dados. Também pode ver ou editar melhor os conteúdos de um ficheiro ODC com o Office Excel 2007.

Mais informações

Descrição geral da ligação (importação) de dados

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Utilizar grelhas de dados para trabalhar com dados

Muitas vezes, a forma mais simples de trabalhar com dados é através de uma grelha de dados. Uma grelha de dados é uma apresentação em forma de tabela dos dados em colunas e linhas que lhe permite ordenar, filtrar, consultar e manipular facilmente os dados. As grelhas de dados também proporcionam uma forma de obter o conjunto correto de dados para a sua solução empresarial a partir de várias origens de dados. Para alguns utilizadores, uma grelha de dados é suficiente para trabalhar eficazmente com os dados. Para outros utilizadores, são necessárias formas mais simples para o utilizador gerir os dados, como formulários, relatórios e dashboards.

Tabela Empregados na vista Folha de Dados

Com o Microsoft Office system e o Office SharePoint Server 2007, pode criar e utilizar grelhas de dados com a Folha de Dados Web do Access, folhas de dados do Access e tabelas do Excel.

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Utilizar formulários para alterar dados eficientemente

várias subformas aninhadas umas nas outras Muitas vezes os dados estruturados ou semiestruturados precisam de ser atualizados e alterados e é aí que utilizamos os formulários. Um formulário, quer seja impresso ou online, é um componente do programa ou documento concebido com uma estrutura e formato padrão que facilita a recolha, captura, organização e edição dos dados. Os formulários são janelas através das quais os utilizadores veem e acedem aos seus dados. Os formulários online contêm instruções, formatação, etiquetas e espaços em branco para introduzir dados, à semelhança de um formulário impresso. Os formulários online também contêm controlos que apresentam dados ou tornam mais simples para os utilizadores introduzirem ou editarem dados, efetuarem uma ação ou fazerem uma seleção, como caixas de listas, botões de opção e botões de comando. Um formulário visualmente apelativo torna mais agradável e eficiente trabalhar com os dados e ajuda a impedir a introdução de dados incorretos.

Com o Microsoft Office system e o Office SharePoint Server 2007, pode criar e utilizar formulários através de formulários do Access, formulários do InfoPath, formulários de lista do SharePoint, Vistas de Dados inseridas como formulários e Peças Web de Formulário.

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Utilizar relatórios para apresentar dados e tomar decisões

Os relatórios fornecem uma descrição geral dos seus dados Normalmente os dados estruturados ou semiestruturados são disponibilizados aos utilizadores através de relatórios empresariais. Um relatório é a apresentação dos dados transformados em informações formatadas e organizadas de acordo com requisitos empresariais específicos. Exemplos de relatórios incluem previsões orçamentais, resumos de vendas, listas telefónicas, etiquetas de correio e catálogos de produtos. Os relatórios podem ser um resumo simples de uma página ou uma apresentação hierárquica de dados abrangentes. Um relatório também pode conter sub-relatórios, que variam com base nos parâmetros que são transmitidos aos mesmos e são altamente interativos para que os utilizadores possam ordenar, filtrar e desagregar ou até mesmo explorar os dados.

Ao utilizar relatórios, os técnicos de informação podem tomar boas decisões empresariais ao ajudá-los a responder a perguntas, focar-se em objetivos, encontrar alternativas melhores, elaborar estratégias e táticas corretas, determinar consequências e compromissos e avaliar incógnitas e riscos.

Os utilizadores de relatórios podem ser classificados da seguinte forma.

Tipo de utilizador

Exemplo

Ações do relatório

Utilizadores avançados

Analistas de negócio e dados

Criar e personalizar relatórios, trabalhar com relatórios de tabela dinâmica do OLAP (Online Analytical Processing), utilizar ferramentas de criação de relatórios, realizar análises estatísticas e executar análises com ferramentas de extração de dados.

Utilizadores moderados

Gestores e outros técnicos de informação

Ler relatórios detalhados, personalizar e interagir com relatórios ao filtrar, ordenar e definir parâmetros e criar relatórios e consultas ad hoc.

Utilizadores casuais

Trabalhadores de vanguarda

Ler relatórios simples e padrão e aceder a relatórios através de apresentações simples, como fluxogramas.

Com o Microsoft Office system, o Office SharePoint Server 2007 e o SQL Server, pode criar e utilizar uma variedade de relatórios através do Access, o Excel, o SQL Server Reporting Services, o InfoPath (ao utilizar intercalação de formulários) e o Office SharePoint Designer 2007 (ao utilizar Vistas de Dados só de leitura).

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Utilizar dashboards e KPIs para tomar medidas relativamente a dados

O Business intelligence é um sistema popular ao nível do setor, concebido para recolher, gerir e utilizar dados; para detetar padrões e significados; para tomar decisões; responder e agir; melhorando assim o desempenho da sua empresa. Os dashboards e os indicadores chave de desempenho (KPIs) são essenciais para este esforço.

Utilizar dashboards

Os dashboards (também denominados tabelas de indicadores) são uma técnica importante de business-intelligence que combina relatórios e análises para visualizar informações críticas ao nível de grupo, departamento e empresa.

Dashboard de vendas

Existem três tipos de dashboards: dashboards operacionais utilizados para monitorizar o trabalho diário de funcionários, dashboards táticos para análise de dados e monitorização de atividades mensais e trimestrais e dashboards estratégicos para gestão empresarial a longo prazo. Os dados do dashboard podem ser quantitativos, como valores de encomendas, quota de mercado, lucros, chamadas de suporte, defeitos de fabrico ou visitas na página Web. Em alternativa, os dados do dashboard podem ser quantitativos, como os 10 Principais Clientes, problemas principais, tarefas atuais a aguardar a conclusão e novas atualizações críticas.

Utilizar indicadores chave de desempenho (KPIs)

Um elemento essencial de um dashboard é um indicador chave de desempenho (KPI), que é uma sugestão visual (como setas para cima e para baixo, semáforos e círculos coloridos) que comunica o progresso efetuado relativamente a um objetivo empresarial importante. Um KPI é uma medida quantificável, como o lucro mensal bruto ou a rotatividade trimestral de pessoal, que é utilizada para monitorizar o desempenho de uma organização. Os KPIs são importantes para equipas, gestores e empresas para avaliar rapidamente o progresso efetuado relativamente a objetivos quantificáveis e para tomar boas decisões com base em três questões fundamentais: "Em que estou adiantado ou atrasado?", "Estou muito adiantado ou atrasado?" e "Qual é o mínimo que concluí?".

Indicadores de Desempenho das Vendas Cada KPI tem um objetivo, estado e tendência. Por exemplo, um KPI comum são as vendas mensais do departamento. Após um planeamento cuidadoso, é definido para cada departamento um objetivo de vendas trimestrais (ou alvo). Um dashboard ou tabela de indicadores apresenta o estado semanal deste objetivo, quer esteja encaminhado, adiantado ou atrasado ao utilizar cores ou ícones padrão definidos pela empresa. As tendências ao longo dos últimos anos também podem ser resumidas num gráfico e por vezes projetadas para o próximo ano.

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Tirar partido dos dados no Office SharePoint Server 2007

O Office SharePoint Server 2007 facilita a colaboração com outros funcionários ao facilitar a gestão e partilha de documentos, sites e áreas de trabalho e ao suportar atividades empresariais comuns que utilizam os três tipos de dados descritos anteriormente. Os exemplos incluem:

  • Grupos de trabalho e departamentos que precisam de colaborar em projetos, comunicar o objetivo empresarial, medir o êxito, organizar equipas e tarefas, desenvolver e acompanhar agendas e marcos, identificar custos e produzir materiais a entregar.

  • Empresas que precisam de gerir muitos documentos, auditar processos, comunicar políticas e reter, etiquetar e localizar registos volumosos.

O Office SharePoint Server 2007 também cria uma infraestrutura sólida para desenvolver soluções empresariais adicionais que utilizam os três tipos de dados. Para o técnico de informação, os seguintes componentes do Office SharePoint Server 2007 destacam-se como elementos importantes na criação de uma solução empresarial automatizada baseada em dados estruturados e semiestruturados com pouco ou nenhum código. Estes componentes, que trabalham sozinhos ou em conjunto, são a "casa modular, lotes desenvolvidos e acesso a serviços públicos" que podem ajudá-lo a criar rapidamente uma solução empresarial.

Componentes de dados estruturados no SharePoint

1. Com o Microsoft Office system e o Office SharePoint Server 2007, pode trabalhar com vários tipos de dados externos, incluindo dados de linha de negócio (LOB), origens de dados do Office e ficheiros simples.

2. O Office SharePoint Server 2007 tem vários componentes concebidos para manipular dados externos de diversas formas.

3. Pode aceder a estes dados externos através de um programa de ambiente de trabalho do Office ou um browser, como o Windows Internet Explorer.

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Listas do SharePoint

Normalmente, um site do SharePoint inclui várias listas predefinidas, incluindo Ligações, Anúncios, Contactos, Controlo de Problemas, Inquéritos e Tarefas que pode utilizar como um ponto focal para uma solução empresarial. Em muitos casos, estas listas predefinidas podem fornecer soluções rápidas e eficazes com poucas ou nenhumas modificações. Por exemplo, pode utilizar: Inquéritos, que incluem quebras de página e ramificação condicional, para avaliações de satisfação dos clientes e funcionários e o Controlo de Problemas, que inclui controlo de versões e armazenamento de histórico de versões, para uma análise mais aprofundada de projetos de grupo de trabalho e de tarefas de trabalho comuns.

Lista de Tarefas de Projecto

As listas são avançadas e flexíveis e têm muitas funcionalidades incorporadas que proporcionam uma forma de armazenar, partilhar e trabalhar com dados estruturados ou semiestruturados. Pode:

  • Incluir vários tipos de dados,como datas, imagens, fórmulas e cálculos com base noutras colunas, campos só para anexo (útil para registar e monitorizar aplicações) e campos de pesquisa onde pode selecionar um valor de outro campo de lista.

  • Criar vistas de lista para organizar, ordenar e filtrar dados de formas diferentes e específicas; alterar os metadados, como adicionar e eliminar colunas e modificar regras de validação; e utilizar listas de forma consistente nos sites do SharePoint com tipos de conteúdos, colunas de site e modelos.

  • Criar listas personalizadas, apresentar os dados em Peças Web e em Páginas de Peças Web e importar, exportar e ligar a dados de outros programas, como o Excel e o Access.

  • Controlar versões e um histórico detalhado, exigir aprovação para modificação de dados, utilizar segurança de pasta e ao nível dos itens, dar entrada e dar saída, e ficar automaticamente a par de alterações utilizando alertas e feeds RSS.

  • Organizar conteúdos de uma lista em pastas para maior conveniência e melhor desempenho, e melhorar o desempenho geral com listas grandes utilizando indexação.

A Folha de Dados Web do Access (anteriormente conhecida como a Vista de folha de dados) fornece uma grelha de dados para ver e editar dados de vários tipos de listas. Pode considerar a Folha de Dados Web do Access mais útil e avançada do que a vista de lista padrão. Esta apresenta os conteúdos de uma lista ou uma biblioteca de documentos em linhas e colunas. Pode adicionar e editar linhas e colunas, aplicar filtros e sequências de ordenação, apresentar valores e totais calculados e editar convenientemente dados em células de grelha.

Exemplo da vista de folha de dados

Nota: A Folha de Dados Web do Access precisa do Office Access 2007 instalado no computador cliente e de um browser que suporte controlos ActiveX.

O painel de tarefas da Folha de Dados Web do Access também contém vários comandos adicionais que facilitam a interação com o Excel e o Access.

Comando

Ação

Monitorizar esta lista no Access

Cria uma tabela ligada no Access que também se liga à Vista de folha de dados e que pode atualizar (Disponível apenas no Office Access 2007).

Exportar para o Access

Exporta a vista para uma tabela numa base de dados.

Reportar com o Access

Cria uma tabela ligada no Access e gera um relatório.

Consultar lista com o Excel

Exporta dados para o Excel que pode atualizar no Excel. (Mesmo comportamento que o comando Exportar para o Excel disponível no menu Ações na vista de lista padrão).

Imprimir com o Excel

Exporta dados para o Excel para que possa imprimir a partir do Excel.

Criar gráficos com o Excel

Exporta dados para o Excel para poder criar gráficos no Excel com o Assistente de Gráficos.

Criar um Relatório de Tabela Dinâmica com o Excel

Exporta dados para o Excel para poder criar um relatório de tabela dinâmica no Excel.

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Bibliotecas do SharePoint

Uma biblioteca do SharePoint é uma localização num site do SharePoint onde pode criar, recolher, atualizar e gerir documentos com membros de equipa e outros funcionários. Cada biblioteca apresenta uma lista de documentos e metadados chave sobre esses documentos, o que ajuda as pessoas a utilizar os ficheiros e a trabalhar em conjunto. Cada biblioteca fornece funcionalidades úteis, como dar entrada e saída de documentos, criar controlo e numeração de versão principal e secundária e utilizar funcionalidades de fluxo de trabalho, auditoria e política avançada. Pode criar e gerir documentos, imagens, apresentações, formulários e outros tipos de ficheiros numa biblioteca. Por fim, pode utilizar a biblioteca predefinida Documentos Partilhados, personalizar esta biblioteca para os seus objetivos ou pode criar as suas próprias bibliotecas adicionais.

Biblioteca de Documentos

Existem três tipos de bibliotecas — Bibliotecas de Documentos, Bibliotecas de Formulários e Bibliotecas de Ligações de Dados — que funcionam com todos os tipos de dados.

Bibliotecas de documentos   : pode utilizar bibliotecas de documentos para armazenar, aceder e gerir uma variedade de ficheiros, incluindo documentos, folhas de cálculo, relatórios, formulários do Office, bases de dados do Office Access 2007 e ficheiros de texto.

Bibliotecas de formulários   : pode armazenar e trabalhar com formulários do Office InfoPath 2007 em bibliotecas de formulários. As bibliotecas de formulários fornecem uma localização central onde os utilizadores podem preencher e armazenar formulários com base no mesmo modelo. Por exemplo, pode utilizar o InfoPath para criar uma solução de controlo de ativos que armazena os ficheiros de modelo de formulário (.xsn) e formulário XML (.xml) numa biblioteca de formulários do SharePoint.

Bibliotecas de Ligações de Dados   : uma Biblioteca de Ligações de Dados (DCL) é uma biblioteca especial que pode ser definida como uma localização de confiança e que facilita o armazenamento, segurança, partilha e gestão de ficheiros ODC e UDC. Os administradores podem controlar o acesso a estas ligações para que apenas os utilizadores privilegiados e de confiança possam utilizar estas ligações. Os Serviços do Excel podem ser configurados de forma a que só possam ser utilizadas ligações fidedignas. Um administrador também pode ter de mover uma base de dados de um servidor de teste para um servidor de produção ou atualizar uma consulta que acede aos dados. Ao utilizar um ficheiro ODC guardado num DCL, a administração destas informações de ligação é muito mais fácil e o acesso do utilizador aos dados é mais conveniente porque todos os livros utilizam o mesmo ficheiro de ligação e uma operação de atualização, quer seja no computador cliente ou servidor, obtém alterações atualizadas nesse ficheiro de ligação. Até pode configurar o Office SharePoint Server 2007 e o computador cliente de um utilizador para detetar alterações automaticamente no ficheiro de ligação e utilizar a versão mais recente desse ficheiro de ligação. Resumindo, as Bibliotecas de Ligações de Dados simplificam a manutenção e gestão de ligações de dados.

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Peças Web e Páginas de Peças Web

Uma Peça Web é uma unidade modular de informações que forma o bloco modular básico de uma Página de Peças Web. Pode adicionar Peças Web a zonas de Peças Web numa Página de Peças Web e, em seguida, personalizar as Peças Web individuais para criar uma página exclusiva para os utilizadores do seu site. Uma Página de Peças Web é um tipo especial de página Web na qual o utilizador pode utilizar Peças Web para consolidar dados, como listas e gráficos, e conteúdos Web, como texto e imagens, numa apresentação de informações dinâmica que é construída à volta de uma tarefa comum ou um interesse especial.

Pode utilizar uma Página de Peças Web para apresentar uma variedade de informações estruturadas e não estruturadas de uma forma organizada, útil e conveniente. As Páginas de Peças Web contêm frequentemente várias Peças Web que estão ligadas para que possa mostrar dados e conteúdos de forma dinâmica para ver os resultados que pretende.

Por exemplo, pode criar uma Página de Peças Web chamada Encomendas de Clientes que utiliza para apresentar informações importantes. Recebe uma chamada de um cliente que tem uma pergunta sobre uma encomenda e não se lembra do número de ID da encomenda, mas lembra-se da data em que esta foi feita. Pode utilizar uma Página de Peças Web para fazer o seguinte.

Página de Peças Web de Encomendas de Clientes com diversas Peças Web

1. Procurar uma encomenda por número de ID de encomenda ou, neste caso, a data da encomenda.

2. Mostrar todas as encomendas por data.

3. Selecionar a ordem correta, baseada no nome do cliente, e procurar os detalhes da encomenda tal como os detalhes do cliente.

4. Selecione um item de linha na ordem (neste caso, o candeeiro) e mostre uma imagem do produto para confirmar a questão do cliente.

5. Procure por notícias empresariais recentes que sejam pertinentes em relação à encomenda do cliente.

Pode utilizar Páginas de Peças Web para:

  • Consolidar dados de diferentes origens de dados e criar um relatório.

  • Analisar e agregar dados (por exemplo somas, totais ou contas).

  • Resumir informações KPI chave que pretende ver no início de cada dia.

  • Atribuir prioridades e realçar dados de cliente ou de projeto num dashboard para o ajudar a tomar decisões eficazes.

  • Mostrar uma agenda de trabalho e informações de reuniões atualizadas para planear o seu dia rapidamente.

  • Obter acesso rápido a notícias empresariais, meteorologia local e aos seus Web sites favoritos para se focar na navegação na Web.

Seguem-se Peças Web chave que podem ser ligadas e que apresentam dados estruturados e semiestruturados.

Peça Web

Descrição

Vista de Lista

Apresenta dados da lista e metadados da biblioteca

Formulário

Apresenta dados ao utilizar controlos de formulário HTML

Imagem

Apresenta imagens

Excel Web Access

Apresenta livros do Excel

Visualizador de Relatórios

Apresenta relatórios criados a partir do SQL Server Report Services

Vista de Dados

Apresenta e edita dados de várias origens de dados

KPI

Apresenta símbolos e dados do indicador chave de desempenho (KPI) a partir de uma lista KPI

Detalhes KPI

Apresenta dados KPI para um item e símbolos de uma lista KPI

Item de Dados de Negócio

Apresenta detalhes sobre um único item de dados de negócio

Lista de Dados de Negócio

Apresenta um resumo de dados de negócio numa lista

Ações de Dados de Negócio

Liga Peças Web para configurar ações de aplicações empresariais

Lista Relacionada de Dados de Negócio

Liga Peças Web para apresentar itens empresariais relacionados

Construtor do Item de Dados de Negócio

Cria um item de dados de negócio a partir de parâmetros numa cadeia de consulta para utilizar em páginas de perfil de dados de negócio.

Filtro

Filtra dados da Peça Web de diversas formas

Mais informações

Trabalhar com Peças Web Filtro

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O Catálogo de Dados de Negócio

O Catálogo de Dados de Negócio (BDC) é um componente que fornece suporte incorporado para apresentar dados de bases de dados de linha de negócio (LOB) como SAP, Siebel e SQL Server. Normalmente, estes sistemas LOB gerem processos e informações de negócio importantes, como dados do cliente, inventário, faturação e ciclos de vida do produto. Muitas vezes, estes sistemas requerem formação exaustiva, são difíceis de utilizar e só estão disponíveis para algumas pessoas. O BDC disponibiliza estes dados LOB para mais pessoas que precisam de aceder aos dados e precisam de trabalhar com os mesmos de formas diferentes e mais flexíveis. Por exemplo, um formulário de encomenda de compra do InfoPath pode ser utilizado para apresentar dados de cliente de um sistema, detalhes de produto de outro sistema e detalhes financeiros de um terceiro sistema.

Segue-se um resumo das funções e tarefas para trabalhar com o Catálogo de Dados de Negócio.

Função

Tarefa

Analista de negócio

Define funcionalidades e cria soluções predefinidas

Autor de metadados

Cria e testa metadados

Administrador

Importa a definição da aplicação e configura o acesso aos dados

Membro do site

Incorpora dados de negócio em Peças Web, páginas e listas

Programador

Cria soluções personalizadas de Página de Peças Web

Visitante do site

Consome dados de negócio

Apresentação de dados de negócio numa Peça Web Dados de Negócio

Assim que extrair os dados de negócio da origem de dados, existem quatro funcionalidades do Catálogo de Dados de Negócio que pode utilizar:

  • Dados de negócio em listas   : pode incorporar dados de negócio numa biblioteca de documentos ou lista existente do SharePoint ao adicionar uma colunas de dados de negócio como um tipo de campo. Os cenários comuns incluem: associar documentos a registos de cliente, como propostas, contratos e apresentações; completar dados com colunas personalizadas, como uma anotação; e selecionar dados de uma lista, como códigos postais.

  • Ações de dados de negócio   : as ações de dados de negócio são ligações que aparecem dentro de objetos empresariais. Estas ligações podem, por exemplo, abrir páginas Web, apresentar as interfaces de utilizador de aplicações empresariais ou abrir formulários do InfoPath. As ações de dados de negócio também aparecem como ligações nas listas do SharePoint e resultados de pesquisa. Ao utilizar estas ligações, pode atualizar facilmente um item ou ver dados relacionados.

  • Peças Web de dados de negócio   : o Office SharePoint Server 2007 inclui várias Peças Web de dados de negócio que podem apresentar uma entidade do BDC. Pode utilizar Peças Web de dados de negócio para personalizar a forma com os dados de negócio são apresentados no seu site. Também pode ligar estas Peças Web para que, quando executar uma ação numa Peça Web, os conteúdos de outra Peça Web sejam alterados.

  • Dados de negócio em perfis de utilizador   : para melhorar as informações do utilizador no Office SharePoint Server 2007, os perfis de dados de negócio são criados por predefinição quando uma aplicação é registada no BDC.

Mais informações

Apresentar dados de negócio num site do SharePoint

Catálogo de Dados de Negócio

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Listas de KPIs

KPI de vendas trimestrais Uma lista inovadora facilita a incorporação de KPIs nas suas soluções empresariais. Existem quatro formas de utilizar uma lista de KPI, cada uma delas aborda uma origem comum de valores de KPI e uma forma de incorporar estes valores num site do SharePoint:

  • Dados em listas do SharePoint   : quando as listas do SharePoint contêm itens que pode contar, itens que fazem parte de um fluxo de trabalho ou itens que contêm datas, pode utilizar um KPI para controlar quanto tempo os problemas ou tarefas estiveram abertos, quantos estão abertos e que percentagem de uma tarefa está concluída. Também pode controlar os totais, como o tempo que um problema esteve aberto ou o número total de vendas numa região.

  • Dados em livros do Excel   : pode configurar um KPI num livro do Excel numa biblioteca de documentos e ligá-lo ao KPI a partir do Office SharePoint Server 2007. À medida que o livro é alterado, o KPI é atualizado automaticamente. Também pode optar por apresentar o livro na mesma página Web ao utilizar a Peça Web Office Excel Web Access.

  • Dados do Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services   : o Office SharePoint Server 2007 pode utilizar KPIs do Analysis Services, um componente do Microsoft SQL Server 2005. Normalmente, um administrador de sistemas ou analista de base de dados configura estes KPIs e regista a ligação de dados com o Office SharePoint Server 2007. As pessoas com as permissões adequadas podem então aceder à base de dados e ligar aos KPIs do Analysis Services.

  • Informações introduzidas manualmente   : em situações em que não existe um sistema formal configurado ou tem um projeto único para acompanhar, pode introduzir os critérios manualmente. Esta lista de KPI é útil para apresentar informações que são comunicadas por e-mail ou outro sistema.

Fluxos de trabalho

Fluxograma de um fluxo de trabalho de Aprovação Existem vários processos vitais numa organização que dependem das pessoas. Automatizar as interações entre as pessoas que participam num processo pode melhorar a sua eficiência. Por vezes, estes processos são denominados fluxos de trabalho humanos. Com o Office SharePoint Server 2007, pode utilizar fluxos de trabalhos predefinidos ou, com o Office SharePoint Designer 2007, pode criar novas soluções de fluxo de trabalho com base nos itens de biblioteca e lista. No Office SharePoint Designer 2007, um Estruturador de Fluxos de Trabalho baseado em regras facilita a construção de fluxos de trabalho com ramificação condicional e múltiplos passos.

Os fluxos de trabalho incluídos no Office SharePoint Server 2007 oferecem estreita integração com os programas no versão Office de 2007. Pode utilizar o Office Outlook 2007 para comunicar tarefas e estados com os utilizadores. Pode utilizar o Office Access 2007 para modificar o fluxo de trabalho associado a uma lista ligada e criar relatórios de fluxo de trabalho para avaliar melhor o estado do projeto e avaliar os seus processos de negócio. Os fluxos de trabalho podem utilizar formulários personalizados criados com o Office InfoPath 2007 para interagir com utilizadores através de outros programas do Office, como o Office Word 2007.

Mais informações

Estruturar um formulário para responder a um estado de fluxo de trabalho

Demonstração: simplificar processos de negócio com formulários e fluxos de trabalho

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SQL Server Reporting Services

O SQL Server Reporting Services é um serviço completo de distribuição e gestão de relatórios ao nível da empresa que inclui a estruturação, criação, entrega, segurança e apresentação de relatórios em diversos formatos. Com o SQL Server 2005 Service Pack 2, pode utilizar sistemas de reporte no Modo de Integração do SharePoint para poder:

  • Utilizar bibliotecas do SharePoint para armazenar relatórios, origens de dados e modelos de relatórios. Armazenar relatórios em bibliotecas de documentos permite que um relatório também utilize funcionalidades padrão do Office SharePoint Server 2007, como um fluxo de trabalho, controlo de versões e segurança. Também pode adicionar relatórios ao Centro de Relatórios.

  • Sincronizar relatórios e todos os recursos associados armazenados no Office SharePoint Server 2007 com os mesmos relatórios que são armazenados e executados a partir do servidor de relatórios.

  • Utilizar uma interface de utilizador consistente para gerir e ver relatórios. Uma barra de ferramentas conveniente na Peça Web Vista de Relatório que lhe permite ver e editar propriedades; gerir permissões e subscrições; editar no Report Builder; configurar origens de dados, parâmetros, instantâneos e limites de tempo; ver Históricos de versões e relatórios; e publicar versões principais.

Um relatório de exemplo

Pode utilizar a Peça Web Vista de Relatório para ver, navegar, imprimir e exportar relatórios num servidor de relatórios. A Peça Web Visualizador de Relatórios é associada aos ficheiros de definição de relatório (.rdl) que são processados por um servidor de relatórios. Pode definir propriedades na Peça Web para controlar o aspeto das áreas de visualização e da barra de ferramentas e para ligar a Peça Web a um relatório específico. Os relatórios numa biblioteca de relatórios são compostos com uma Peça Web Visualizador de Relatório. Qualquer Página de Peças Web também pode ser modificada para apresentar relatórios ao utilizar a Peça Web Visualizador de Relatório e também pode ligar às Peças Web Filtro para limitar os dados apresentados nos relatórios.

Integrar o Reporting Services com o SharePoint Server requer que estes componentes estejam instalados: O SQL Server 2005 Reporting Services, que aloja relatórios do Reporting Services e comunica com o SharePoint Server através de uma interface de Web Services; o SQL Server 2005 Service Pack 2, que permite a integração do SharePoint Server e Reporting Services no servidor de relatórios; e o Suplemento do Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services para o Microsoft SharePoint Technologies, que inclui a Peça Web Vista de Relatório e a nova interface de utilizador de gestão de relatórios.

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O Centro de Relatórios

Um Centro de Relatórios é um modelo de site que contém uma coleção predefinida de bibliotecas de relatórios, Bibliotecas de Ligações de Dados, listas do SharePoint, Peças Web incluindo Peças Web Filtro e KPIs que pode personalizar e melhorar para o seu próprio objetivo. Pense no Centro de Relatórios como uma central que fornece um ambiente de relatórios e uma localização segura, simples e comum para os utilizadores navegarem, localizarem e obterem relatórios atualizados, quer para consultas ad hoc ou instantâneos periódicos e agendados. Ao utilizar o Centro de Relatórios, pode reduzir a dependência de anexos de e-mail para a entrega de relatórios e ajudar a resolver o congestionamento na rede. Pode armazenar uma variedade de relatórios no Centro de Relatórios, incluindo folhas de cálculo, instantâneos do Access, relatórios do SQL Report Services e ficheiros PDF.

Centro de Relatórios de Vendas

Mais informações

Introdução ao Centro de Relatórios

Trabalhar com um site do Centro de Relatórios

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Utilizar dados dos programas do Office system com o Office SharePoint Server 2007

Pode criar uma solução empresarial que utiliza todos os tipos de dados ao utilizar o Office SharePoint Server 2007. No entanto, o versão Office de 2007 tem vários pontos de integração úteis com o Office SharePoint Server 2007 que facilitam trabalhar com dados estruturados e semiestruturados e pode tornar a sua solução empresarial muito mais eficiente e bem estruturada. Nas mãos de um técnico de informação capaz, o seu "empreiteiro", os programas seguintes do versão Office de 2007 atuam como os "arquitetos" de uma solução empresarial bem estruturada e satisfatória.

Programa

Objetivo

Tipo de Dados

Excel (juntamente com a tecnologia dos Serviços do Excel)

Analisar e visualizar dados numéricos e outros no formato de uma folha de cálculo, criar gráficos com um aspeto profissional e trabalhar com dados hierárquicos ao utilizar relatórios de tabela dinâmica.

Estruturados

InfoPath

Recolher e processar dados com base em XML.

Estruturados e semiestruturados

Access

Consolidar, introduzir, armazenar, reportar e gerir dados numa base de dados.

Estruturados e semiestruturados

SharePoint Designer

Personalizar sites do SharePoint e páginas Web baseadas em dados e criar Vistas de Dados.

Estruturados, semiestruturados e não estruturados

Word

Criar documentos profissionais de forma rápida e eficiente

Não estruturados

Visio

Visualizar e comunicar informações, sistemas e processos complexos.

Não estruturados

Outlook

Comunicar através de e-mail e gerir contactos, agendas e tarefas.

Não estruturados

Publisher

Criar material de marketing e publicações com um aspeto profissional.

Não estruturados

PowerPoint

Criar apresentações dinâmicas com animações, gráficos e multimédia.

Não estruturados

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Excel e Excel Services

Utilize o Excel e os Serviços do Excel quando quiser:

  • Efetuar cálculos e comparações estatísticas nos seus dados.

  • Criar e utilizar relatórios de tabela dinâmica para ver dados hierárquicos num esquema compacto e flexível.

  • Realçar visualmente os seus dados através de gráficos, ícones de formatação condicional, barras de dados e escalas de cores com um aspeto profissional.

  • Efetuar operações de análise de hipóteses sofisticadas nos seus dados, como análise de regressão, engenharia e estatística.

O Excel fornece os seguintes pontos de integração com foco nos dados com o Office SharePoint Server 2007.

Pontos de integração com foco nos dados do Excel

1. Importar uma vez dados da folha de cálculo do Excel para uma lista do SharePoint ou exportar dados da folha de cálculo do Excel para uma lista do SharePoint para criar uma ligação de dados unidirecional e permanente.

2. Utilizar a ligação unidirecional e permanente para atualizar dados numa folha de cálculo do Excel a partir da lista do SharePoint.

3. Publicar livros do Excel nos Serviços do Excel e apresentar e interagir com dados com a Peça Web Office Excel Web Access numa Página de Peças Web.

4. Importar dados para um livro do Excel a partir de servidores OLAP, SQL Server e bases de dados do Access e ficheiros simples.

Importar dados do Excel para uma lista do SharePoint

Se quiser carregar dados existentes para uma lista do SharePoint, pode importar os dados de uma folha de cálculo do Excel, um intervalo de células ou uma tabela do Excel para uma lista do SharePoint ao utilizar o comando Importar no menu Ações de uma lista do SharePoint.

Exportar dados de uma Lista do SharePoint para uma Tabela do Excel

Pode exportar dados de uma Lista do SharePoint para uma Tabela do Excel, o que cria uma ligação de dados unidirecional entre o Excel e a lista do SharePoint. Quando atualiza os seus dados a partir da lista do SharePoint e atualiza os dados no Excel, este substitui os dados do Excel pelos dados mais recentes da lista do SharePoint, substituindo as alterações que fez nesses dados. Como a ligação de dados é apenas unidirecional, as alterações feitas no Excel não se refletem na lista no site do SharePoint.

Nota: Não pode sincronizar dados entre um livro do Office Excel 2007 e uma lista do SharePoint. Esta funcionalidade estava disponível no Microsoft Excel 2003 e ainda está disponível ao utilizar um livro do Excel 2003 ou Visual Basic for Applications (VBA). No entanto, o Office Access 2007 passou a ser o método preferido para sincronizar dados entre um programa do Office e uma lista do SharePoint com uma ligação bidirecional.

Exportar uma tabela do Excel para uma Lista do SharePoint

Quando exporta dados da tabela do Excel para uma lista do SharePoint através do Assistente Exportar Tabela para Lista do SharePoint, está a utilizar outra forma de criar uma ligação de dados unidirecional entre o Excel e a lista do SharePoint.

Se não quiser manter os dados da tabela na folha de cálculo do Excel atualizados com as alterações efetuadas na lista do SharePoint, também pode exportar os dados sem uma ligação para a lista do SharePoint.

Publicar nos Serviços do Excel

Pode publicar um livro no Office SharePoint Server 2007 para que outros utilizadores possam aceder a todos ou partes dos dados que contém ao utilizar a Peça Web Office Excel Web Access. Quando publica um livro nos Serviços do Excel, o livro inteiro é publicado no servidor mas pode definir as partes do livro (como folhas de cálculo individuais, intervalos com nome ou gráficos) que pretende que os Serviços do Excel apresentem na Peça Web Office Excel Web Access. Ao apresentar apenas partes específicas do livro e ao utilizar permissões do Office SharePoint Server 2007 para ajudar a proteger o livro do acesso não autorizado, pode manter os dados no livro confidenciais enquanto permite que utilizadores autorizados atualizem, voltem a calcular e interajam com os dados visíveis. Se definir parâmetros para células com nome no livro antes de o publicar, os utilizadores também podem editar essas células e definir valores.

Os outros utilizadores podem ver e analisar os dados da folha de cálculo que é apresentada. Pode interagir com a mesma utilizando algumas funcionalidades do Excel, como ordenar e filtrar dados ou ao utilizar funcionalidades de desagregação de tabela dinâmica. Se definir parâmetros para células com nome no livro, os utilizadores também poderão editar essas células e definir valores.

Utilizar o Excel Web Access para partilhar livros do Excel 1. A secção principal contém o título e uma barra de ferramentas que tem vários menus, comandos e uma lista pendente.

2. A janela principal apresenta uma ou mais folhas de cálculo na vista de Folha de Cálculo, um item com nome, como um gráfico ou uma tabela do Excel na vista de Itens Com Nome e opcionalmente uma área de destaque.

3. O painel de tarefas Parâmetros tem etiquetas de parâmetro, caixas de texto para introdução de dados e descrições opcionais que fornecem mais informações sobre cada parâmetro.

4. A secção na parte inferior apresenta mensagens de dados atualizadas.

Nota: Nem todas as funcionalidades do Excel são suportadas nos Serviços do Excel.

Mais informações

Criar uma lista com base numa folha de cálculo

Exportar uma tabela do Excel para uma lista do SharePoint

Planear ligações de dados externos para o Excel Services

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InfoPath

Utilize o InfoPath quando quiser:

  • Recolher dados de negócio regularmente, incluindo relatórios de despesas, cartões de ponto, inquéritos e formulários de seguros.

  • Estruturar formulários eletrónicos simples ou sofisticados ao utilizar controlos padrão, como caixas de texto, caixas de lista e controlos flexíveis como tabelas de repetição, grupos de opções, secções opcionais e múltiplas vistas.

  • Garantir dados consistentes e precisos.

  • Criar um relatório ao intercalar formulários num único formulário.

O InfoPath fornece os seguintes pontos de integração com foco nos dados com o Office SharePoint Server 2007.

Pontos de integração com foco nos dados do InfoPath

1. Publicar modelos de formulário em bibliotecas de formulários como modelos e tipos de conteúdo.

2. Ler e escrever ficheiros de formulário XML armazenados em bibliotecas de formulários.

3. Utilizar ficheiros de formulário XML, ler dados de listas e folhas de cálculo do Excel e ler e escrever dados de bases de dados do Access e SQL Server.

4. Permitir a edição de dados de vista de lista com base em propriedades de formulário.

5. Apresentar formulários do InfoPath num browser utilizando modelos de formulário compatíveis com um browser.

Submeter dados para um site do SharePoint e preencher controlos de formulário com dados do SharePoint

Para permitir que os utilizadores submetam formulários baseados no seu modelo de formulário para uma biblioteca de documentos, pode adicionar uma ligação de dados secundária ao seu modelo de formulário que submete os dados. Após adicionar a ligação de dados de submissão, pode configurar o modelo de formulário para permitir que os utilizadores submetam os seus dados de formulário para a biblioteca de documentos.

Publicar um modelo de formulário numa biblioteca de formulário

Pode publicar um modelo de formulário no Office SharePoint Server 2007 e armazenar e trabalhar com formulários do Office InfoPath 2007 numa biblioteca de formulários. Uma biblioteca de formulários proporciona uma localização central onde os utilizadores podem preencher e armazenar formulários com base no mesmo modelo. Por exemplo, pode utilizar o InfoPath para criar uma solução de controlo de ativos que armazena os ficheiros de modelo de formulário (.xsn) e formulário XML (.xml) numa biblioteca de formulários.

Criar e utilizar formulários compatíveis com um browser

Quando cria um modelo de formulário do Office InfoPath 2007, pode optar por criar um modelo de formulário que pode ser aberto ou preenchido num browser. Este tipo de modelo de formulário é denominado modelo de formulário compatível com um browser. Após terminar de criar um modelo de formulário compatível com um browser, pode utilizar o Assistente de Publicação para o publicar num servidor a executar o InfoPath Forms Services.

Publicar um modelo de formulário como um tipo de conteúdo de site

Quando publica um modelo de formulário como um tipo de conteúdo de site, permite que os utilizadores atribuam múltiplos modelos de formulário a uma única biblioteca de documentos ou atribuam o modelo de formulário a múltiplas bibliotecas numa coleção de sites. Uma coleção de sites é um conjunto de sites num servidor virtual que tem o mesmo proprietário e partilha as definições de administração. Cada coleção de sites contém um site de nível superior e pode conter um ou mais subsites. Podem existir múltiplas coleções de sites em cada servidor virtual. Utilize um tipo de conteúdo de site quando quiser reutilizar informações ou para permitir a recolha de dados de vários formulários num único local.

Permitir que os utilizadores editem campos ao utilizar uma vista de lista

Pode permitir que os seus utilizadores adicionem ou editem dados num campo ao utilizar uma vista de lista ou ao editar as propriedades de um formulário na biblioteca de formulários. Isto permite que os utilizadores utilizem uma lista do SharePoint para adicionar ou atualizar dados num ou mais formulários sem os abrir realmente.

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Access

Utilize o Access quando precisa de:

  • Partilhar dados numa base de dados relacional.

  • Processar eficientemente atualizações ao utilizar funcionalidades de resolução de conflitos e proteção de registos.

  • Trabalhar com muitas tabelas.

  • Criar consultas complexas para associar as tabelas.

  • Criar formulários e relatórios.

O Access fornece os seguintes pontos de integração com foco nos dados com o Office SharePoint Server 2007.

Pontos de integração com foco nos dados do Access

1. Importar ou exportar uma vez dados entre as vistas do Access e uma lista do SharePoint.

2. Ligar dados entre tabelas do Access e uma lista do SharePoint ao criar uma ligação bidirecional e permanente (Os dados de lista atualizada podem ser vistos numa tabela do Access; os dados da tabela do Access podem ser vistos numa lista).

3. Colocar os dados de lista offline, atualizar no Access, voltar a colocar online, sincronizar atualizações e resolver conflitos.

4. Apresentar e editar dados de lista em vistas de relatório, formulários e folhas de dados do Access.

5. Publicar bases de dados do Access no Office SharePoint Server 2007

Novas funcionalidades de integração de lista do SharePoint no Office Access 2007

As novas funcionalidades no Office Access 2007 tornam a integração do Office SharePoint Server 2007 mais simples e flexível:

  • Mapeamento melhorado dos tipos de dados do SharePoint   : com o novo suporte para anexos e campos com múltiplos valores, o Office Access 2007 suporta mais dos tipos de dados encontrados nos sites do SharePoint, facilitando a criação de aplicações partilhadas.

  • Acompanhar o histórico de campos de Memorando   : os campos de Memorando são úteis para armazenar grandes quantidades de informações. Pode definir uma propriedade que permita que o Office Access 2007 mantenha o histórico de todas as alterações num campo de Memorando. Em seguida, pode ver um histórico dessas alterações. Esta funcionalidade também suporta a funcionalidade de controlo de versões em sites do SharePoint, para que também possa utilizar o Office Access 2007 para ver as alterações efetuadas na lista do SharePoint.

  • Tabelas de referência   : quando liga a uma lista do SharePoint, o Office Access 2007 cria automaticamente tabelas ligadas para todas as listas de pesquisa (a menos que as listas de pesquisa já estejam ligadas à base de dados). Se as listas de pesquisa contiverem colunas que procuram noutras listas, essas listas também são incluídas na operação de ligação, para que a lista de pesquisa de cada tabela ligada tenha uma tabela ligada correspondente na base de dados. O Access também cria relações entre estas tabelas ligadas.

Importar e exportar dados para uma lista do SharePoint

Pode colocar uma lista do SharePoint no Office Access 2007 ao importá-la. Importar uma lista do SharePoint cria uma cópia da lista numa base de dados do Office Access 2007.

Quando importa dados, o Office Access 2007 cria uma cópia do objeto de base de dados de consulta ou tabela selecionado e armazena a cópia como uma lista. Por exemplo, poderá querer partilhar dados regularmente entre o Office Access 2007 e um site do SharePoint, mas os dados estão atualmente armazenados no Access. Pode utilizar consultas numa base de dados do Office Access 2007 para gerar relatórios de estado diários ou semanais e, em seguida, publicar os resultados num dos seus sites do SharePoint em intervalos regulares.

Ligar a uma lista do SharePoint

Ligar permite-lhe ligar-se a dados numa lista sem importar essas informações, para que possa criar uma ligação bidirecional para ver e editar os dados mais recentes na lista e na sua base de dados do Office Access 2007 Quando liga a uma lista do SharePoint, o Office Access 2007 cria uma tabela ligada que reflete a estrutura e os conteúdos da lista de origem. Ao contrário da importação, ligar cria uma ligação apenas para a lista e não para vistas específicas da lista. No entanto, se quiser fazer alterações estruturais, como remover ou alterar uma coluna, tem de abrir a lista no site do SharePoint. Também não pode adicionar, eliminar ou modificar os campos numa tabela ligada enquanto trabalha no Office Access 2007.

Colocar offline listas do SharePoint ligadas com o Office Access 2007

Se precisar de levar trabalho para casa ou em viagem, pode colocar offline as listas ligadas do SharePoint com um clique ao utilizar o Office Access 2007. Pode trabalhar nos seus dados no Office Access 2007 e, em seguida, sincronizar as suas alterações ou voltar a ligar ao site do SharePoint mais tarde. Por exemplo, talvez precise de fornecer um catálogo de peças a um cliente enquanto está em viagem. Se tiver ligado as suas listas do SharePoint a tabelas do Office Access 2007, pode colocar os dados offline e eventualmente colocá-los novamente online. Se ocorrerem conflitos – por exemplo, se alguém atualizar o mesmo registo no servidor ou enquanto essa pessoa também está a trabalhar offline – pode resolver o conflito quando sincronizar.

Abrir formulários e relatórios do Office Access 2007 a partir de um site do SharePoint

Pode abrir listas em vistas avançadas do Office Access 2007 a partir de um site do SharePoint. Poderão aparecer folhas de dados, relatórios e formulários do Office Access 2007 juntamente com outras vistas num site do SharePoint. Quando escolhe uma vista, o Office Access 2007 inicia e abre a folha de dados, relatório ou formulário pedido. Isto facilita a execução de um relatório avançado num site do SharePoint sem ter de iniciar primeiro o Office Access 2007 ou navegar para o objeto correto.

Nota: Um utilizador precisa do Office Access 2007 instalado no seu computador para criar, utilizar ou modificar uma vista do Office Access 2007 num site do SharePoint.

Publicar uma base de dados do Office Access 2007 num site do SharePoint

Pode publicar (também denominado mover ou converter) a sua base de dados do Office Access 2007 no Office SharePoint Server 2007. Quando publica uma base de dados do Office Access 2007 num site do SharePoint, cria listas no site do SharePoint que são ligadas como tabelas na sua base de dados. Quando uma base de dados é movida, o Office Access 2007 cria uma nova aplicação front-end que tem todos os formulários e relatórios antigos e as novas tabelas ligadas que acabaram de ser exportadas. O Assistente Mover para Site do SharePoint ajuda-o a mover os dados de todas as suas tabelas ao mesmo tempo. Opcionalmente, a base de dados do Office Access 2007 pode ser carregada para uma biblioteca de documentos do SharePoint.

Por exemplo, pode utilizar o modelo Controlo do Access que interage diretamente com o modelo Controlo de Problemas num site do SharePoint para controlar os dados, problemas e fluxos de trabalho da sua organização. Quando as pessoas trabalham com estas listas num site do SharePoint, podem abrir as consultas e relatórios do Office Access 2007 a partir do menu Ver das listas do SharePoint. Se quiser ver e imprimir um relatório de problemas do Access para uma reunião mensal, pode fazê-lo diretamente a partir da lista do SharePoint.

Após criar as listas do SharePoint, as pessoas podem trabalhar com as listas no site do SharePoint ou em tabelas ligadas no Office Access 2007 enquanto utilizam as funcionalidades de um site do SharePoint para gerir os dados e manter as alterações atualizadas. Como administrador, pode gerir permissões para os dados e versões dos dados para poder ver quem alterou ou restaurou os dados anteriores.

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SharePoint Designer

Utilize o Office SharePoint Designer 2007 quando quiser:

  • Criar e personalizar sites.

  • Estruturar fluxos de trabalho sem ter de utilizar técnicas ou linguagens de programação de procedimentos tradicionais.

  • Criar uma vista personalizada de dados dinâmicos ao criar uma Vista de Dados.

  • Criar um formulário que responde a origens de dados ao inserir uma Vista de Dados como um formulário.

O Office SharePoint Server 2007 fornece os seguintes pontos de integração com foco nos dados com o Office SharePoint Designer 2007.

Pontos de integração com foco nos dados do SharePoint Designer

1. Criar Vistas de Dados ao utilizar o Office SharePoint Designer 2007.

2. Ler, combinar e atualizar dados de origens de dados diferentes numa Vista de Dados, que é uma Peça Web que só pode criar no Office SharePoint Designer 2007.

3. Apresentar e editar dados nas Vistas de Dados em páginas Web.

Vistas de Dados

Uma Vista de Dados de exemplo

Uma Vista de Dados é uma vista dinâmica e personalizável de uma origem de dados sob a forma de linguagem XML (Extensible Markup Language) e apresenta esses dados ao utilizar XLST (Extensible Stylesheet Language Transformations). Com uma Vista de Dados, pode:

  • Apresentar e editar dados de uma grande variedade de origens de dados, incluindo consultas de bases de dados, documentos XML e listas e bibliotecas do SharePoint e compilar dados de múltiplas origens de dados para criar vistas e relatórios personalizados e flexíveis.

  • Apresentar vistas dinâmicas de dados que pode filtrar, ordenar ou agrupar e criar vistas condicionais.

  • Criar Páginas de Peças Web e ligar Peças Web para criar soluções empresariais.

  • Criar formulários personalizados e avançados.

Mais informações

Introdução à criação de aplicações do SharePoint

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Outros programas do Office system

Apesar de outros programas do Office system não serem centrados em dados, existem formas adicionais de incorporar dados estruturados e semiestruturados numa solução que utiliza outros programas.

Diagramas de dados do Visio

Pode apresentar um diagrama do Visio numa Página Web ao utilizar o Microsoft Visio Viewer ou ao guardar o diagrama como uma Página Web. Um diagrama pode ajudá-lo a visualizar, organizar, compreender e apresentar dados armazenados em listas, livros ou bases de dados, em formas do Visio através de uma ligação de dados. Por exemplo, pode mostrar dados de vendas de uma região diferente, para que seja mais simples comparar os resultados de vendas de região a região, dos anos atuais e anteriores.

As formas mostram conjuntos de dados diferentes

Impressão em série

Diferentes tipos de publicações que podem ser criados através da intercalação de catálogo Pode utilizar o Word, o Publisher e o Outlook para criar uma solução de envio de correio em massa ao utilizar impressão em série para criar cartas personalizadas, envelopes, etiquetas e mensagens de e-mail para clientes. Por exemplo, pode armazenar um documento do Word ou do Publisher numa biblioteca do SharePoint e utilizar a Lista de contactos (juntamente com muitas outras origens de dados possíveis) como a origem de dados para a operação de impressão em série. Até pode utilizar um fluxo de trabalho para iniciar uma impressão em série como parte de uma campanha de marketing direcionada a clientes específicos.

Painéis de Informações do Documento no Word, PowerPoint e Excel

Muitas vezes as pesquisas de palavras-chave não são precisas o suficiente para cumprir os pedidos de registos empresariais associados a determinados projetos, entidades de negócio ou contas. O Painel de Informações do Documento está disponível nestes programas do versão Office de 2007: Word, Excel e PowerPoint. O Painel de Informações do Documento é um mecanismo de captura de metadados que é fácil de configurar sem escrever código de programação. O Painel de Informações do Documento recolhe e obtém metadados para dar contexto ao documento e aumentar a capacidade de o procurar num site do SharePoint.

Painel de Informações do Documento Como o Painel de Informações do Documento é um formulário XML, é completamente personalizável ao utilizar o InfoPath. Com as capacidades de ligação de dados do InfoPath, até pode criar um Painel de Informações do Documento que coloca dados LOB no formulário. Por exemplo, pode preencher campos de dados de cliente com dados de um sistema CRM (gestão da relação com os clientes). Antes de fechar o documento, o utilizador iria adicionar informações de documento importantes, como ligações para documentos relacionados. Os metadados são capturados de uma forma muito mais conveniente e são facilmente associados a um conjunto de clientes, produtos e documentos relacionados.

Mais informações

Introdução à estruturação de um Painel de Informações do Documento utilizando o InfoPath

Estruturar um Painel de Informações do Documento utilizando o InfoPath

Ver ou alterar as propriedades de um documento do Office

Tarefas e contactos do Outlook 2007

O Outlook tem vários pontos de integração com o Office SharePoint Server 2007. Pode enviar um e-mail ao utilizar uma lista de contactos do SharePoint, apresentar calendários do SharePoint e do Outlook 2007 lado a lado, gerir alertas e feeds RSS do SharePoint, criar uma área de trabalho da reunião e utilizar um fluxo de trabalho. Também pode colocar bibliotecas de documentos offline, colocá-las novamente online e sincronizá-las utilizando o Outlook 2007. Dois pontos adicionais de integração com foco nos dados envolvem a utilização de dados estruturados.

Pode trabalhar com listas de tarefas padrão e listas de tarefas de projeto ao colocar listas de tarefas offline, colocá-las novamente online e sincronizá-las; ver, atualizar e adicionar novas tarefas ao site do SharePoint sem sair do Outlook e criar e atribuir tarefas a membros da equipa.

Lista de contactos Também pode armazenar, partilhar e gerir contactos do SharePoint mais eficientemente no Outlook. Assim que estiver ligado ao Outlook 2007, os contactos do SharePoint funcionarão como os seus contactos pessoais do Outlook. Pode ver, editar, imprimir e até mesmo telefonar para estes contactos com o Microsoft Office Communicator. Pode enviar-lhes mensagens de e-mail e pedidos de reunião, utilizar categorias de cores, armazenar múltiplos números de telefone e endereços de e-mail e incluir fotografias de contacto, Cartões de Visita Eletrónicos, bem como informações de aniversário. Até pode utilizar uma Peça Web Contactos para apresentar contactos do Outlook numa Página de Peças Web.

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Introdução aos modelos e aos cenários

Para o ajudar a aproximar-se da sua solução empresarial, a Microsoft fornece uma variedade de modelos inovadores prontos a utilizar, que o ajudam a criar rapidamente soluções comuns. As secções seguintes descrevem modelos úteis, que são documentos ou sites predefinidos com funcionalidades, estilos e esquemas que abordam cenários e necessidades comuns, que são descrições de soluções empresariais que podem ser semelhantes às suas necessidades empresariais. Os modelos e cenários são os seus "estilos arquitetónicos pré-concebidos e plantas de pisos" para o ajudar a escolher o melhor design para as suas necessidades de solução empresarial.

Utilize estes modelos e cenários como um ponto de partida para personalizar e criar as suas próprias soluções empresariais. Utilize o Office SharePoint Designer 2007 para adicionar ou modificar vistas em dados no site do SharePoint, personalizar a página mestre do seu site do SharePoint para estar em conformidade com os padrões do seu site, bem como integrar dados externos das suas origens de dados. Adicione ou personalize lógicas empresariais existentes para se adaptar melhor aos fluxos de trabalho e processos da sua organização. Utilize o BDC para integrar os seus dados LOB na solução empresarial. Tire partido de vários pontos de integração com foco nos dados oferecidos pelo Access, InfoPath e Excel para melhorar estes modelos e cenários da maneira pretendida. As possibilidades são infinitas.

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Modelos de site do SharePoint

A Microsoft fornece modelos de site que proporcionam cenários personalizados e inovadores prontos a utilizar, para abordar as necessidades e os requisitos de processos de negócio específicos ou conjuntos de tarefas em organizações de qualquer dimensão. Estes modelos de site são baseados no Windows SharePoint Services 3.0 e são compatíveis com o Office SharePoint Designer 2007 para ajudar a facilitar a personalização.

Modelos de Gestão e Finanças

Conselho de Administração   : fornece uma única localização para eventos, problemas, tarefas e notas de reunião da administração.

Relatórios de Desempenho da Empresa   : ajuda a controlar a satisfação do cliente através de inquéritos e debates online.

Site de Suporte de Processo de Conformidade   : ajuda as equipas e os patrocinadores executivos a gerir esforços de implementação de conformidade ao especificar tarefas de controlo e gerir bibliotecas de documentos.

Gestão de Faturas Contestadas   : ajuda os departamentos de contas a pagar a controlar informações relativamente a faturas em atraso de fornecedores, incluindo o valor do pagamento inicial e os motivos do pagamento em atraso.

Aprovação e Reembolso de Despesas   : gerir elementos do processo de aprovação de despesas, ajudando a poupar tempo aos aprovadores.

Pedido de Proposta   : ajuda a gerir o processo de criação e lançamento de Pedidos de Propostas (RFP), bem como a recolha de submissões de proposta e notificação de aceitação.

Recursos Humanos

Gestão de Pedidos de Dispensa e Agenda de Férias   : ajuda os funcionários a gerir pedidos para dias fora do escritório, incluindo indicar os dias em que não estarão disponíveis e quem vai tomar conta das suas responsabilidades enquanto não estiverem.

Site de Atividades dos Funcionários   : ajuda os funcionários a criar e inscrever-se em atividades e eventos patrocinados pela empresa.

Benefícios da Gestão Personalizada de Funcionários   : permite que os funcionários localizem e se inscrevam em benefícios oferecidos pelo seu empregador.

Agendamento de Formação e Materiais de Funcionários   : ajuda a agendar a formação, bem como fornecer uma localização para os funcionários se inscreverem e receberem materiais do curso.

Gestão de Requisição de Funções e Entrevista   : permite-lhe recrutar uma equipa para simplificar o processo de gestão de requisição de funções e preencher vagas de emprego.

TI e Operações

Base de Dados de Erros   : ajuda as equipas de programação a recolher e controlar as informações sobre erros no seu código, incluindo passos de reprodução, categoria, comentários, prioridade e gravidade do erro.

Centro de Atendimento Telefónico   : ajuda as pessoas a gerir o processamento de pedidos de serviço de cliente desde a identificação do problema à análise de causa e resolução.

Suporte Técnico   : ajuda as equipas a gerir o processamento de pedidos de serviço, incluindo gerir a identificação da causa principal e estado de monitorização.

Controlo de Inventário   : ajuda as organizações a controlar elementos associados ao inventário capturando a introdução manual de informações de inventário atualizado e notificando os utilizadores quando cada parte atinge a quantidade para nova encomenda.

Área de Trabalho da Equipa de TI   : ajuda as equipas a gerir a programação, implementação e suporte de projetos de software ao atualizar tarefas, problemas, marcos e erros do projeto.

Biblioteca de Empréstimo   : ajuda a gerir os ativos físicos na biblioteca de uma organização com a funcionalidade de dar saída / entrada e notificação de atraso automatizada.

Gestão e Controlo de Ativos Físicos   : ajuda as equipas a gerir pedidos e controlar os ativos físicos, como localização, condição, fabricante, modelo, proprietário atual e valor estimado.

Reservas de Salas e Equipamentos   : permite que as equipas façam a gestão da utilização de salas de reunião e equipamentos partilhados.

Controlo e Gestão

Orçamento e Controlo de Múltiplos Projetos   : ajuda a controlar e definir o orçamento de múltiplos conjuntos interligados de atividades com as ferramentas de designador de estado comum, criação de projetos, tarefas e gráficos Gantt.

Gestão de Pedidos de Alteração   : ajuda os utilizadores a controlar riscos associados à alteração do design, incluindo a funcionalidade de aprovar ou rejeitar a alteração.

Base de Dados de Debates   : promove a colaboração ao ajudar as equipas a debater tópicos online ou através das capacidades RSS do Office Outlook 2007.

Biblioteca e Revisão de Documentos   : ajuda as equipas a gerir o ciclo de revisão do documento com uma biblioteca de documentos de controlo de versões, incluindo um debate por tópicos para fornecer feedback.

Base de Dados de Conhecimento   : permite que os funcionários partilhem o conhecimento na sua organização.

Área de Trabalho de Controlo do Projeto   : ajuda pequenas equipas a gerir as informações do projeto como problemas, tarefas e estado do projeto.

Site de Trabalho de Equipa   : permite que as equipas de projetos armazenem centralmente documentos de apoio, controlem eventos do calendário e submetam itens de ação que resultam das reuniões de equipa.

Gestão de Cartões de Ponto   : ajuda a simplificar o processo de controlar as horas gastas em múltiplos projetos através das capacidades de marcar o ponto na entrada e na saída do funcionário e reportar o trabalho em curso e as horas do projeto trabalhadas até à data.

Vendas e Marketing

Site de Análise Competitiva   : ajuda a organizar os resultados das ofertas dos concorrentes através de modelos de técnica de análise competitiva.

Gestão de Contactos   : ajuda as equipas a gerir informações de contacto entre membros de equipa, incluindo a sincronização com o Office Outlook 2007.

Controlo de Campanha de Marketing Integrado   : permite controlar o desempenho da campanha de marketing.

Planeamento de Requisitos de Marketing e Produto   : ajuda a organizar o processo de desenvolver novos produtos e conteúdos de marketing através de ferramentas de colaboração e modelos de planeamento úteis.

Vendas em Curso de Oportunidades Potenciais   : ajuda as equipas a gerir as vendas em curso ao controlar oportunidades potenciais, oportunidades, contactos e contas.

Especialidade

Liga Desportiva   : faz a gestão de uma liga de basebol da empresa, incluindo os jogadores, capitães, agenda e estatísticas.

Gestão de Sala de Aula   : ajuda os instrutores a armazenar e organizar conteúdos, itens de calendário e anúncios do curso.

Pesquisa de Capital Próprio   : fornece uma localização centralizada para ajudar a consolidar a pesquisa efetuada para avaliar capitais próprios.

Gestão de Casos para Organismos Governamentais   : ajuda a gerir tarefas, documentos e atribuições relacionados com casos governamentais.

Gestão e Iniciação de Ensaio Clínico   : ajuda a gerir os documentos, tarefas, problemas e debates necessários para realizar um ensaio clínico.

Gestão do Processo de Fabrico   : ajuda as equipas de engenharia de fabrico a controlar o processo de fabrico linear, bem como problemas que estão a impedir a conclusão de uma tarefa de fabrico.

Planeamento de Eventos   : ajuda a equipa a organizar eventos através da utilização de registo online, agendas, comunicação e feedback.

Abertura de Nova Loja   : ajuda as equipas a gerir o processo de abertura de uma nova loja, incluindo ferramentas de gestão de tarefas e projetos.

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Introdução à criação de aplicações do SharePoint

Modelos de aplicação para o Windows SharePoint Services 3.0

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Fluxos de trabalho do SharePoint

O Office SharePoint Server 2007 inclui os seguintes fluxos de trabalho predefinidos que pode utilizar para automatizar um processo de negócio ou utilizar em situações de grupo de trabalho comuns.

Fluxo de Trabalho de Aprovação   : o fluxo de trabalho de Aprovação encaminha um documento ou item guardado numa lista ou biblioteca para um grupo de pessoas para aprovação. Por predefinição, o fluxo de trabalho de Aprovação está associado ao tipo de conteúdo do Documento e por isso fica automaticamente disponível em bibliotecas de documentos.

Fluxo de Trabalho de Recolha de Feedback   : o fluxo de trabalho de Recolha de Feedback encaminha um documento ou item guardado numa lista ou biblioteca para um grupo de pessoas para recolher o feedback de revisão. Por predefinição, o fluxo de trabalho de Recolha de Feedback está associado ao tipo de conteúdo do Documento e por isso fica automaticamente disponível em bibliotecas de documentos.

Fluxo de Trabalho de Recolha de Assinaturas   : o fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas encaminha um documento do Office guardado numa lista ou biblioteca para um grupo de pessoas para recolher as suas assinaturas digitais. O fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas funciona apenas com documentos do Office Word 2007 ou do Office Excel 2007 que contêm uma ou mais linhas de assinatura. Por predefinição, o fluxo de trabalho de recolha de assinaturas está associado ao tipo de conteúdo do Documento e por isso fica automaticamente disponível em bibliotecas de documentos para documentos ou livros que contêm linhas de assinatura.

Fluxo de Trabalho de Aprovação da Eliminação   : o fluxo de trabalho de Aprovação da Eliminação é concebido para suportar necessidades de gestão de registos numa organização. Este fluxo de trabalho gere o processo de retenção e validade do documento ao permitir que os participantes decidam se querem reter ou eliminar documentos ou itens expirados.

Fluxo de Trabalho de Gestão de Traduções   : o fluxo de trabalho de Gestão de Traduções cria e encaminha cópias de um documento de origem numa biblioteca de Gestão de Traduções para tradutores designados para tradução. O fluxo de trabalho de Gestão de Traduções está disponível apenas para bibliotecas de Gestão de Traduções.

Cenário de aprovação de nota de encomenda   : um processo de negócio comum é um processo de aprovação de nota de encomenda que pode combinar quatro fluxos de trabalho predefinidos:

  • Rever estado do orçamento atual (fluxo de trabalho de Recolha de Feedback)

  • Verificar inventário (fluxo de trabalho de Aprovação de Eliminação)

  • Obter aprovação do gestor se estiver acima do limite de aprovação (fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas)

  • Aprovar nota de encomenda (fluxo de trabalho de Aprovação)

Cenário de envio de mensagem de notificação   : a sua equipa utiliza a biblioteca Documentos Partilhados para colaborar em documentos e a sua equipa utiliza a coluna Atribuído A para controlar a quem os documentos foram atribuídos. Em vez de todos os membros da equipa verificarem continuamente o site de equipa para ver se têm documentos atribuídos recentemente, é recomendável criar um fluxo de trabalho que envia automaticamente uma mensagem de e-mail a um membro de equipa quando recebe uma atribuição. Pode fazê-lo rapidamente ao criar um fluxo de trabalho de um passo.

Criar uma tarefa a partir de um item de debate   : a sua equipa utiliza a lista Debate de Equipa para trabalhar em problemas que a equipa tem de abordar. Muitas vezes, durante o debate, surge um item de trabalho ou problema ao qual um membro de equipa tem de dar seguimento. Quer criar facilmente um item de tarefa a partir de um item de debate de equipa. Decide criar um fluxo de trabalho para que a sua equipa possa simplesmente clicar num botão na lista Debate de Equipa para criar uma tarefa na lista de tarefas. A tarefa criada irá conter automaticamente as informações do item de debate relacionado e a tarefa será atribuída automaticamente à pessoa que criou o item de debate original.

Encaminhar um relatório de despesas para revisão   : a sua equipa preenche relatórios de despesas mensais que são formulários concebidos com o Office InfoPath 2007. A sua equipa preenche e armazena estes formulários numa biblioteca de formulários no seu site do SharePoint. Quando o relatório de despesas excede um determinado montante, é recomendável notificar automaticamente a pessoa adequada para rever o relatório. Pode automatizar rapidamente este processo com um fluxo de trabalho de um passo.

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Utilizar um fluxo de trabalho de Aprovação

Utilizar um fluxo de trabalho de Recolha de Feedback

Utilizar um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas

Utilizar um fluxo de trabalho de Aprovação de Eliminação

Utilizar um fluxo de trabalho de Gestão de Traduções

Exemplo de fluxo de trabalho: enviar uma mensagem de notificação

Exemplo de fluxo de trabalho: criar uma tarefa a partir de um item de discussão

Exemplo de fluxo de trabalho: encaminhar um relatório de despesas para revisão

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Modelos e cenários do Office system

Os Modelos do Office Online são um ótimo local para começar quando está à procura de modelos do Office, onde encontrará milhares de modelos para uma variedade de usos, desde Agendas a Zoos.

Apesar de o Excel 2007, os Serviços do Excel, o Access 2007 e o InfoPath 2007 poderem ser utilizados de diversas formas para resolver muitos problemas, os seguintes modelos e cenários abordam soluções empresariais comuns e podem ser adaptados para utilizar com o SharePoint Server.

Cenários do Excel 2007

Contabilidade   : pode utilizar funcionalidades de cálculo avançadas do Excel em muitas demonstrações financeiras, por exemplo uma demonstração de fluxo de caixa, relatórios e contas ou demonstração dos resultados.

Orçamento   : quer as suas necessidades sejam pessoais ou de negócios, pode criar qualquer tipo de orçamento no Excel, por exemplo um plano de orçamento de marketing, um orçamento de evento ou um orçamento de reforma.

Faturação e vendas   : o Excel também é útil para gerir os dados de faturação e vendas e pode criar facilmente os formulários necessários, por exemplo faturas de vendas, recibos de entrega ou notas de encomenda.

Relatórios   : pode criar vários tipos de relatórios no Excel que reflitam a sua análise de dados ou resumam os seus dados, por exemplo relatórios que medem o desempenho do projeto, dados de previsão ou variância dos dados atual.

Planeamento   : o Excel é uma ótima ferramenta para criar planos profissionais ou planificadores úteis, por exemplo um plano de aula semanal, um plano de pesquisa de marketing, um plano fiscal de final de ano ou planificadores que o ajudam a planear refeições semanais, festas ou férias.

Cenários dos Serviços do Excel

Dashboards de business intelligence   : um comité executivo tem acesso a vários dashboards da empresa que agem como um marcador financeiro atualizado para a empresa. Para avaliar continuamente o desempenho da empresa, o dashboard principal resume KPIs, como objetivos de vendas, rendimentos alvo e margens de lucros, mensalmente. Dashboards adicionais resumem notícias do mercado para ajudar a analisar riscos financeiros de projetos atuais ou novos e para apresentar gráficos de dados financeiros críticos para ajudar a avaliar diferentes portefólios de investimento.

Sistema de informação de análise de marketing   : um departamento de marketing numa empresa que venda equipamento e vestuário desportivo mantém uma página de portal de informações que resume dados demográficos chave, como o género, idade, região, nível de rendimentos e atividade de lazer preferida. A maioria dos funcionários no departamento de marketing pode abrir opcionalmente os livros do Excel nos seus computadores e fazer análises de hipóteses de todos os dados ou imprimir relatórios bem formatados. Ao longo do tempo, os utilizadores também podem adicionar facilmente relatórios para outras pessoas partilharem.

Estatísticas de jogadores profissionais   : uma organização desportiva principal partilha estatísticas passadas e presentes do desempenho e salário de todos os jogadores. Estes dados são utilizados para fazer trocas e negociar contratos. São criados, revistos e partilhados novos relatórios e análises pelos proprietários, especialmente durante a pré-temporada.

Ferramenta de tomada de decisões de venda a retalho   : uma cadeia de retalho resume dados de pontos de vendas críticos semanalmente e partilha-os com os fornecedores, analistas financeiros e gestores regionais. Os relatórios incluem itens atuais do inventário, 20 principais itens vendidos por categorias de vendas, dados sazonais importantes e contagens de transação por cada loja.

Sistema de relatório de gestão de conta de vendas   : um grupo de vendas avalia um conjunto de relatórios informativos que captura dados chave, como os principais vendedores, progresso relativamente aos objetivos de vendas mensais, programas de vendas com êxito e canais de distribuição com um desempenho baixo. Os relatórios adicionais resumem vendas por variáveis chave, como região, linha de produto e mês, chamadas de vendas por semana e o número de chamadas fechadas. Quando os vendedores individuais apresentam estes relatórios, podem ver automaticamente os seus números de vendas porque o sistema os identifica com base no seu nome de utilizador.

Resumo diário do projeto de engenharia   : um grupo de engenharia desenvolve uma Página de Peças Web que resume dados de agendamento de projeto chave, como contagens de erros, estado de especificações, diagramas de progresso, tendências e prioridades de funcionalidade e ligações para recursos chave e contactos. Os dados são elaborados a partir de várias origens de dados externas, como bases de dados de projeto e listas de especificações.

Modelo de cálculo de análise financeira proprietária   : uma instituição financeira grande pesquisou e desenvolveu um modelo de preços que é propriedade intelectual privada. Os resultados da fórmula têm de ser partilhados com alguns gestores de investimento, mas a fórmula que é utilizada para calcular o modelo de preços tem de ser segura e nunca revelada publicamente. Este modelo de preços é extremamente complexo e demora muito tempo a calcular. Todas as noites, o modelo de preços é calculado e criado num servidor rápido, guardado numa localização segura e apresentado numa Página de Peças Web, mas apenas para aqueles que têm as permissões adequadas.

Modelos do Access 2007

Ativos   : crie uma base de dados de ativos para controlar os ativos, incluindo proprietários e detalhes dos ativos. Pode colocar ativos em categorias e registar a sua condição, data de aquisição, localização, proprietário e muito mais.

Gerir contactos   : pode gerir os seus contactos e moradas de correio postal e, em seguida, criar relatórios no Access ou intercalar os dados com o Word para imprimir etiquetas de correio, envelopes ou cartas de formulário. Crie uma base de dados de contactos para gerir informações sobre pessoas com quem a equipa trabalha, tais como clientes e parceiros. Pode controlar informações de nome e endereço, números de telefone, endereços de e-mail e até mesmo anexar uma imagem.

Controlo de inventários e ativos   : pode criar um inventário de itens na sua casa ou negócio e armazenar fotografias ou outros documentos relacionados juntamente com os dados.

Rastreio da encomenda   : pode introduzir informações sobre produtos, clientes e encomendas e, em seguida, criar relatórios que mostram vendas por funcionário, região, período de tempo ou outro valor.

Controlo de tarefas, problemas e projetos   : pode controlar tarefas de um grupo de pessoas e introduzir novas tarefas ao mesmo tempo que outras pessoas estão a atualizar as suas tarefas existentes na mesma base de dados. Controle um grupo de itens de trabalho que tem de ser concluído por si ou pela sua equipa. Crie uma base de dados de problemas para gerir um conjunto de problemas. Pode atribuir, atribuir prioridades e seguir o progresso dos problemas do início ao fim. Faça a gestão de tarefas e tenha em atenção o orçamento de um ou mais projetos.

Projetos de marketing e vendas em curso   : crie uma base de dados de vendas em curso para controlar o progresso de potenciais vendas num grupo pequeno de profissionais de vendas. Controle os detalhes de um projeto de marketing e agende e monitorize os materiais a entregar do projeto.

Planeamento de eventos   : pode introduzir informações sobre datas de eventos, localizações e participantes e, em seguida, imprimir agendas ou resumos sobre os eventos. Crie uma base de dados de eventos quando quiser controlar reuniões futuras, prazos e outros eventos importantes. Registe o título, localização, data de início, data de fim e descrição e anexe uma imagem.

Corpo docente e estudantes   : crie uma base de dados para controlar informações importantes do corpo docente, como informações de endereço e telefone, informações de contacto de emergência e dados de emprego. Crie uma base de dados de estudantes para controlar informações sobre os seus estudantes, incluindo contactos de emergência, informações médicas e informações sobre os seus tutores.

Modelos e cenários do InfoPath 2007

Modelo de Controlo de Ativos   : controle os detalhes e localização dos ativos empresariais, como equipamento informático.

Modelo de Agenda da Reunião   : organize e resuma uma reunião empresarial. Utilize este modelo de formulário para indicar itens de agenda e para registar minutos da reunião, decisões e itens de ação.

Modelo de Relatório de Estado   : controle o progresso e os problemas dos projetos e atribuições de um membro de equipa. Os relatórios de estado individuais podem ser combinados num único relatório para que os gestores possam criar um relatório de estado abrangente para a sua equipa.

Modelo de Pedido de Deslocação   : peça a marcação de viagens, como voos e alojamento em hotel, para uma viagem de negócios.

Modelo de Relatório de Despesas   : preencher um formulário de despesas com regras de negócios de validação de dados incorporados, extensos e lógicos online ou offline, que é especialmente útil para funcionários que viajam frequentemente.

Cenário de reivindicação de seguro   : permita que os clientes, agentes de seguros e negócios relacionados utilizem formulários online para processar as suas reivindicações de seguro. Além das reivindicações de seguro por telefone, os clientes podem submeter reivindicações ao preencher um formulário na Web. Utilize um fluxo de trabalho de aprovação integrado para permitir que um agente veja rapidamente o estado de outras partes a trabalhar na reivindicação e para ver se o regulador concluiu o processo de aprovação.

Cenário de candidaturas para licenças   : permite preencher candidaturas para licenças num browser, para que o processo de autorização seja mais fácil e conveniente para que os contratantes não tenham de se deslocar até um gabinete governamental para se candidatarem para uma licença.

Cenário de gestão de inventário   : consulte de forma simples e eficiente um rede extensa de fornecedores sobre o inventário e melhore a precisão das estimativas do inventário.

Cenário de pesquisa de mercado   : facilite as atividades de pesquisa de mercado ao utilizar um modelo de formulário para recolher e registar feedback de clientes e garantir uma organização consistente e a formalização das informações.

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Onde posso encontrar modelos do Office?

Guia para modelos do Access 2007

Cenários para utilizar o InfoPath e o InfoPath Forms Services

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