Planeie o seu site SharePoint - fundamentos de design

Planeie o seu site SharePoint - fundamentos de design

O objetivo deste guia é permitir que os proprietários do site criem um novo site SharePoint que satisfaça os objetivos de negócio, as necessidades do utilizador e que possa ser mantido com a supervisão mínima. Existem fatores conhecidos que contribuirão para o sucesso geral da sua intranet, site ou página. Garantir que os fundamentos específicos estão integrados no seu design aumentará a probabilidade de os seus objetivos de negócio e as necessidades dos utilizadores serem satisfeitas. 

Saiba como integrar os fundamentos do design do SharePoint no seu design e táticas que podem acelerar ou abrandar o sucesso do seu projeto SharePoint. 

Este guia é composto por três partes distintas:

Neste artigo:

  • Introdução aos fundamentos do design SharePoint

  • Táticas de sucesso conhecidas

  • Recursos modernos de criação de locais

Fundamentos do design sharePoint

1. Seguro e acessível

Governação

A governação é o conjunto de políticas, papéis, responsabilidades e processos que controlam a forma como as divisões de negócios de uma organização e as equipas de TI trabalham em conjunto no SharePoint para atingir os seus objetivos. Cada negócio tem necessidades e objetivos únicos que influenciam a sua abordagem à governação. Organizações maiores provavelmente exigirão mais - e mais detalhadas - governação do que organizações mais pequenas.

A governação é tipicamente determinada por várias pessoas numa organização. A política de governação será implementada pelo administrador do SharePoint. Como proprietário de um site, você não terá total controlo sobre o plano de governação da sua organização, mas você deve se sensibilizar para certas políticas como:

  • Permissões e autoria

  • Retenção de conteúdos

  • Partilha - externa e interna

Por que priorizar a governação?

Um bom plano de governação pode:

  • Agilize a implementação de produtos e tecnologias, como o SharePoint.

  • Ajude a manter o sistema da sua organização seguro e compatível.

  • Ajude a garantir o melhor retorno do seu investimento em tecnologia.

Acessibilidade

Os sites que cria no SharePoint Online incluem funcionalidades de acessibilidade que facilitam a utilização das pessoas com deficiência. O termo "pessoas portadoras de deficiência" engloba milhões de pessoas com uma grande variedade de necessidades. No entanto, cada subaudiência tem necessidades específicas e diferentes. Algumas das deficiências mais comuns incluem: cegueira, baixa visão, cegueira colorida, mobilidade limitada e destreza, surdez e deficiências cognitivas como dislexia ou distúrbio do défice de atenção. 

Saiba mais sobre os recursos para criar sites acessíveis no SharePoint online.

Por que priorizar a acessibilidade?

Criar sites tendo a acessibilidade em mente ajuda a torná-los:

  • Acessíveis independentemente do dispositivo ou método de introdução que alguém possa estar a utilizar (por exemplo, o browser do ambiente de trabalho, o browser com comandos de voz, o browser do telemóvel, computadores incorporados em automóveis, entre outros).

  • Acessíveis independentemente das restrições sob as quais alguém poderá estar a trabalhar (por exemplo, ambientes ruidosos, salas com diferentes níveis de luminosidade, ambientes de condução em modo mãos livres, entre outras).

  • Previsíveis. A inovação é importante, mas a previsibilidade é essencial. Quando torna a navegação no seu site fácil de compreender e previsível, o site torna-se mais acessível para todas as pessoas.

Usabilidade

A usability refere-se à facilidade de utilização do seu site - basicamente, como é fácil para os utilizadores realizarem os seus objetivos usando o seu site? Lembre-se, os utilizadores precisam deste site para aceder a recursos e agilizar cargas de trabalho. Certifique-se de que o seu plano de criação de site se centra em torno de tarefas-chave e necessidades do utilizador que o seu site precisa de suportar. 

Orientações básicas de usabilidade a considerar:

  • Aprendizagem: Quão fácil é para os utilizadores realizartarefas básicas na primeira vez que utilizam o site?

  • Eficiência: Uma vez que os utilizadores tenham aprendido o design, quão rapidamente podem executar tarefas?

  • Memorabilidade: Quando os utilizadores regressam ao site após um período de não utilização, quão facilmente podem restabelecer a proficiência?

  • Erros: Quantos erros os utilizadores cometem e quão facilmente podem recuperar dos erros?

  • Satisfação: Quão agradável é usar o design?

Fonte: Nielson Norman Usability 101

Por que priorizar a usabilidade?

O seu site SharePoint tornar-se-á valioso para os utilizadores quando ajudar a reduzir o tempo necessário para completar tarefas e ligar os utilizadores a recursos comumente acedidos. O seu site tornar-se-á valioso para o seu negócio quando reduzir os bilhetes de apoio ao cliente e automatiza tarefas como o processamento de contratos. Para atender este tipo de objetivos, o seu site terá primeiro de ser utilizável por todos os utilizadores de dispositivos móveis, membros da equipa remota, necessidades multilingues e requisitos de acessibilidade.

Trabalhar em qualquer dispositivo

Quando os utilizadores mantêm ficheiros no seu dispositivo local ou numa partilha de rede, ficam sem sorte quando não têm o dispositivo com eles ou não têm uma ligação à sua rede. Se algo acontecer ao dispositivo de um utilizador, os dados podem não ser recuperáveis. Se o dispositivo do utilizador for atualizado, os dados locais devem ser migrados.

Ao armazenar ficheiros no OneDrive,os utilizadores podem aceder-lhes a partir de todos os seus dispositivos, como o telemóvel e o computador doméstico (dependendo do que permitir). Podem até aceder a ficheiros num browser a partir de outros dispositivos em que confiam. Obtenha a aplicação móvel SharePoint.

2. Informar e envolver

Alavancar listas e bibliotecas modernas

Colete e gerencie conteúdos utilizando listas do SharePoint, tal como poderá recolher informações no Excel. As bibliotecas permitem que você e as suas equipas recolham, rastreiem e partilhem informações dentro das bibliotecas do SharePoint.

Peças web modernas de gestão de conteúdos:

  • Adicione facilmente, reencomende, ordene, filtre e crie vistas personalizadas de bibliotecas usando a parte web da biblioteca documental

  • Melhorar o visualização de listas com formatação de visualização de colunas e listas utilizando a parte web da Lista

  • Exiba dinamicamente conteúdos de uma biblioteca de documentos, um site, uma coleção de site, ou todos os sites usando a parte web de conteúdo destacado

  • Adicione ficheiros como links em vez de copiá-los entre sites usando a peça web Link

Notícias e conteúdos personalizados

Crie e cuide de notícias relevantes para o seu público usando a parte da webdo News . Rapidamente crie posts apelativos como anúncios, notícias de pessoas, atualizações de estado, e muito mais que possam incluir gráficos e formatação rica. A parte da Web do Notícias permite especificar a fonte para publicações automáticas de notícias e a ordem que pretende que apareçam na sua página.

Personalize a forma como os seus utilizadores vêem conteúdos e notícias utilizando o alvo do público. O segmentação do público permite que conteúdos específicos sejam priorizados para públicos específicos na página de início do SharePoint, notícias na aplicação móvel e na parte da web do News quando o segmentação do público está ativado.

Trabalhar juntos no mesmo ficheiro

Coautoria é dois ou mais autores trabalham em diferentes partes de um documento ao mesmo tempo. Enquanto um autor trabalha na sua secção do documento, outro autor pode trabalhar na dela, sem interromper a obra do outro. A coautoria remove barreiras à colaboração de documentos baseados no servidor e ajuda as organizações a reduzir as despesas associadas à partilha de documentos tradicionais através de anexos. 

Ligue o site da sua equipa a um grupo do Office 365

Se determinou que precisa de construir um site de equipa, considere ligá-lo a um grupo Office 365.

Quando cria ou se conecta a um grupo, os recursos partilhados ficam disponíveis para a equipa como uma caixa de entrada partilhada, um calendário de equipa, um notebook OneNote, um local padrão para ficheiros (a biblioteca de documentos do site da equipa), Planificador para gestão de tarefas, páginas, listas, bibliotecas e notícias de equipa – tudo para ajudar o grupo a colaborar, comunicar e avançar as coisas.

Crie um site de equipa sharePoint ligado ao grupo em segundos. 

3. Construir comunidade e cultura 

Ligar os colaboradores

Ajude os grupos de trabalho a conectarem-se e a envolverem-se em toda a sua organização usando o Yammer. Use yammer para discutir ideias, partilhar atualizações e rede com outros. Saiba mais sobre as partes web yammer highlights e Yammer Conversations.

As Yammer Conversations permitem que os utilizadores participem em conversas online sem sair da página do SharePoint. Yammer Highlights fornece uma visão geral rápida de conversas ativas e um portal direcionado para grupos específicos ou conversas em Yammer.

O que pode fazer com as partes web da Yammer:

  • Pesquisa de especialistas, conversas e ficheiros

  • Junte-se a grupos para se manter informado, conectar-se com a sua comunidade e reunir ideias

  • @ mencionar alguém para contá-los em

  • Elogie alguém na sua rede para celebrar um sucesso, ou apenas para agradecer

  • Use as sondagens para obter feedback de fontes de multidão e obtenha respostas rapidamente

Unifique a sua organização

Pode manter os seus parceiros, equipas e colegas no loop, bem como envolvê-los com histórias importantes ou interessantes utilizando a funcionalidade Notícias no site da sua equipa. Pode criar rapidamente notícias apelativas como anúncios, notícias sobre pessoas, atualizações de estado, entre outras, e incluir gráficos e formatação RTF nas mesmas. Utilize a parte da web do News no site da sua equipa.

Por vezes, os conteúdos precisam de ser entregues através de vídeo - como quando são feitos anúncios em toda a organização ou quando os líderes seniores organizam um evento ao vivo. O Microsoft Stream é o site de vídeo da sua própria empresa. Utilize a parte web do Streamno seu site para exibir conteúdo sonoro.

Ajude a sua organização a dar maior visibilidade aos próximos eventos adicionando a parte web dos Eventos.

4. Criar e alargar o conhecimento

Os sites mais bem sucedidos envolvem os utilizadores com o conteúdo e recursos certos no momento certo. O conteúdo pode ser definido como documentos, imagens, vídeo, notícias da empresa, cabeçalhos de secção e etiquetas de documentos - qualquer meio de informação que os utilizadores necessitem de consumir para serem informados.

Os conteúdos acabarão por decidir como é que você quebra o seu site em páginas, bibliotecas documentais, listas, links de navegação do site e outros componentes. Utilize uma abordagem de design de primeira página para determinar que conteúdo pertence à sua página antes de construir o seu site. Para que o seu conteúdo chegue ao público certo, saiba mais sobre as melhores práticas de navegação do site, pesquisa e gestão de conteúdos. 

Navegação

Os sites sharePoint mais eficazes ajudam os utilizadores a encontrar o que precisam rapidamente para que possam usar a informação que encontram para tomar decisões, aprender sobre o que se passa, aceder às ferramentas de que precisam ou envolver-se com os colegas para ajudar a resolver um problema. Planear uma experiência de navegação eficaz é, portanto, um elemento crítico para a conceção de sites do SharePoint. Boas experiências de navegação apresentam aos visitantes uma imagem completa do que está disponível no site e, combinado com a página inicial, fornecem uma "história" abrangente para o site. 

Saiba mais sobre como planear a navegação no local. Você precisará trabalhar ao lado do administrador de recolha do site para fazer alterações de navegação que impactem sites de hub e sites domésticos.

Pesquisa

A pesquisa da Microsoft no SharePoint oferece uma excelente interface de utilizador que personalizou os resultados de pesquisa sem a necessidade de um administrador configurar qualquer coisa. Também pode promover a informação e as respostas que os seus utilizadores precisam para completar tarefas, por exemplo políticas, benefícios, recursos, ferramentas e muito mais. Grupos-alvo, como novas contratações ou trabalhadores remotos, com conteúdo específico usando o alvo do público

Gestão de conteúdos

A gestão de conteúdos refere-se à gestão de todos os conteúdos no seu site SharePoint - como texto, imagens, logotipos, etiquetas, links e meta-dados. Gerir conteúdos neste contexto significa garantir que os utilizadores podem encontrar o seu conteúdo - e quando o encontram, o conteúdo está atualizado e relevante para o que o utilizador precisa.

A gestão de conteúdos deve fazer parte da estratégia de governação das suas organizações para automatizar certas tarefas, como a retenção de conteúdos e a publicação de permissões. Como proprietário do site, terá de trabalhar com a recolha do site ou administrador de inquilinos para perceber quais as políticas em vigor para a sua organização. 

Boas práticas de planeamento de conteúdos: 

  • Identifique os seus utilizadores, as suas necessidades e certifique-se de que o seu site satisfaz essas necessidades

  • Use o menu do site para mostrar aos utilizadores o que podem fazer no seu site

  • Sites específicos de tópicos são ideais para permitir que o seu site escala à medida que o seu negócio cresce

  • Audite conteúdo atual para garantia de qualidade antes de adicioná-lo ao site

  • Deixe muito espaço aberto no seu design - menos mais

Escrever conteúdo boas práticas: 

  • Use um tom de conversação e vocabulário familiar para o seu público

  • Responda imediatamente aos utilizadores: Onde estou? O que posso fazer aqui? O que posso fazer a seguir?

  • Certifique-se de que os títulos H1 e H2 usam palavras-chave que consideram os tipos de obras-chave que os utilizadores irão pesquisar ao procurar este conteúdo

  • Os utilizadores não lêem, digitalizam - usam grandes manchetes com palavras-chave

  • Soletrar siglas e abreviaturas na primeira menção

  • Considere cultura, duplo significado e localização

  • Certifique-se de que o conteúdo está acessível, por exemplo: imagens e cores por si só não são usadas para transmitir informações e vídeos têm legendagem fechada

Boas práticas de gestão de conteúdos:

  • Os nomes de ficheiros e os títulos de documento devem ser significativos para os utilizadores, uma vez que esta informação se tornará importante quando os utilizadores pesquisarem o seu site por conteúdo

  • Evite utilizar datas e números de versão em nomes de ficheiros

  • Escolha nomes fáceis de utilizar para hiperligações SharePoint

  • Agendar auditorias de conteúdo sempre que necessário para garantir que o conteúdo permanece relevante

Fatores de sucesso conhecidos

Encontre campeões

Os campeões são as pessoas da sua organização que dedicam intencionalmente tempo a amplificar novas ideias e formas de trabalhar. Os campeões podem ajudar a acelerar o envolvimento e adoção do utilizador para os seus sites SharePoint. Os campeões são um ativo valioso na criação e lançamento de novos sites, sites de hub e portais. 

Os campeões podem ajudar com:

  • Escalada dos esforços de adoção em toda a organização

  • Evangelizar o SharePoint e o seu valor entre as equipas

  • Acolher novos utilizadores e responder a perguntas

Saiba mais sobre como encontrar e alavancar os campeões no seu escritório usando recursos de adoção sharePoint.

Peça feedback

Peça feedback dos utilizadores durante o processo de design para validar que o design satisfaz as suas necessidades. Testar o seu site antes do seu lançamento inicial pode ser especialmente perspicaz na descoberta de problemas de arquitetura informativa ou estrutura do site.

O feedback pode ser valioso sob a forma de um inquérito,teste de usabilidade ou assistindo os utilizadores a interagir com o seu novo site. Lembra-te, enquanto usas o teu site, o teu público deve ser capaz de entender imediatamente: onde estou eu, o que posso fazer aqui, e o que posso fazer a seguir?

Medir o sucesso do site

Objetivos estabelecidos do site que são regularmente monitorizados e comunicados. Consulte a análise de utilização do site para saber mais sobre como os utilizadores interagem com o seu site.

Alguns exemplos de objetivos do site que podem ser medidos:

  • Redução do tempo nas tarefas (isto é, formulários)

  • Redução das chamadas de apoio

  • Aumentar o envolvimento e satisfação dos colaboradores

  • Ligue os colaboradores a outros colaboradores e ferramentas empresariais

  • Gateway de informação (ou é, sobre o embarque de novos membros da equipa)

Mantenha o conteúdo atualizado e conforme

Para a maioria das organizações e sites, o volume e complexidade dos conteúdos está a aumentar diariamente — e-mail, documentos, mensagens instantâneas e muito mais. Gerir eficazmente - ou governar - esta informação é importante quando precisa: Cumprir proativamente os regulamentos do setor, reduzir o seu risco em caso de quebra de segurança, e ajudar a sua organização a partilhar o conhecimento de forma eficaz e ser mais ágil por garantindo que os seus utilizadores trabalham apenas com conteúdo que seja atual e relevante para eles.

Trabalhe em conjunto com o administrador de recolha do site para criar políticas de retenção que possam ajudar a gerir o conteúdo através de: conservação de conteúdos para que não possa ser permanentemente eliminado antes do final do período de retenção e apagar conteúdos permanentemente no final do período de retenção.

Um aspeto do conteúdo é a revisão das auditorias programadas, sempre que necessário. Determine a regularidade da sua equipa de gestão de sites: atualizar o conteúdo, garantir que os links não estão quebrados, atualizar as informações dos colaboradores e rever a permissão e partilha de definições.  

Recursos de orientação de criação de sítios modernos:

Planeie o seu site:

Planear o seu site SharePoint

Inspire-se com o livro de look sharePoint

Walkthrough guiado: criar um site de comunicação para a sua organização

Passeio guiado: criação de um site da Equipa

Construa o seu site:

Criar e utilizar páginas modernas num site do SharePoint

Personalizar o seu site do SharePoint

Personalizar a navegação no seu site do SharePoint

Utilizar peças Web em páginas do SharePoint

Gerencie o seu site:

Gestão e ciclo de vida de uma página moderna do SharePoint

Gerir as definições do site do SharePoint

Consulte os dados de utilização para o seu site SharePoint

Nota:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode indicar-nos se estas informações foram úteis? Eis o artigo em inglês para sua referência.​

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