Planear sites e gerir utilizadores

A fórmula para sites bem sucedidos e utilizadores satisfeitos é uma abordagem muito planejada e sustentável para a gestão de sites e utilizadores. Eis algumas das principais tarefas e conceitos que pode utilizar para planejar sites e gerir utilizadores para a sua organização.

Acerca das coleções de sites

Independentemente de se não estiver familiarizado com o SharePoint ou se tiver utilizado muitas versões, a experiência moderna do SharePoint proporciona maior flexibilidade, navegação mais fácil e todos os sites são amigáveis para dispositivos móveis. Recomendamos que crie coleções de sites para cada carga de trabalho na sua organização. A experiência moderna do SharePoint torna mais fácil navegar e manter, uma vez que cada site é agora uma coleção de sites. Saiba mais sobre a experiência moderna no SharePoint e as vantagens de utilizar sites de Hub. Recomendamos que crie coleções de sites para cada carga de trabalho e, em seguida, associe todas as pessoas a um site concentrador. Isto proporciona uma maior flexibilidade e pode adotar facilmente a alteração das necessidades da sua organização. Para obter mais informações, consulte o que é um site de Hub do SharePoint?.

O administrador do SharePoint delega a gestão de coleções de sites a diferentes pessoas na sua organização. O modelo de permissões do SharePoint ajuda-o a permitir que atribua permissões a diferentes funções, como administrador da coleção de sites, proprietário do site e outras funções. Consulte gerir administradores de coleções de sites para saber como adicionar e remover administradores de coleções de sites.

O administrador da coleção de sites tem o nível de permissão controlo total para a coleção de sites. Isto significa que pode adicionar ou eliminar sites ou alterar as definições de qualquer site numa coleção de sites. Além disso, pode ver, adicionar, eliminar ou alterar todo o conteúdo nesses sites. O administrador secundário da coleção de sites pode ser designado pelo administrador da coleção de sites. Como administrador de coleções de sites, pode adicionar outro administrador de coleções de sites ou alterar o administrador da coleção de sites, através da página de definições. Para obter mais informações sobre esta tarefa, consulte gerir administradores da coleção de sites.

Uma coleção de sites tradicional é um grupo de sites do SharePoint que têm o mesmo proprietário e partilham as definições de administração, como as permissões. Os subsites herdam a navegação, permissões e estrutura do site a partir da coleção de sites. por isso, sempre que os membros e projetos forem alterados, os seus sites têm de ser alterados,

Escolher sites para cada carga de trabalho

É importante que planeje o tipo de coleção de sites do SharePoint de que necessita para as suas cargas de trabalho. Em seguida, pretende que seja mais fácil para os seus utilizadores navegarem e encontrarem o que precisam. Esta secção fornece detalhes sobre alguns dos sites modernos do SharePoint disponíveis e também fala sobre a navegação nesses sites. Um excelente artigo sobre navegação de planeamento é o planeamento da navegação para a experiência moderna do SharePoint.

Pense num site de Hub do SharePoint como um quadro ou base que o ajuda a organizar diferentes sites de comunicação e equipa. Quando cria coleções de sites para cada carga de trabalho na sua organização, um site concentrador liga estas coleções de sites de formas lógicas que facilitam a localização e a gestão. Em seguida, pode mover e gerir coleções de sites entre sites de Hub sempre que as suas cargas de trabalho forem alteradas. Para obter mais informações, consulte o artigo planejar os sites do Hub do SharePoint.

Um site de equipado SharePoint, e todas as páginas que criar por si, só estão disponíveis para os utilizadores que convida ao conceder-lhes permissão para o site. Também pode ligar o site de equipa a um grupo do Office 365. Com um site de equipa, a sua organização, equipa ou grupo pode ligar-se entre si e colaborar em documentos e outros ficheiros, publicar comunicados, agendar reuniões, manter tarefas, controlar problemas ou itens de ação e armazenar informações em listas. Para obter mais informações, consulte o que é um site de equipa do SharePoint? <fornecer ligação/GUID>.

Um site de Comunicação do SharePoint permite-lhe partilhar informações como notícias, relatórios e estado com outras pessoas. Em geral, um site de comunicação tem alguns contribuintes, mas muitos membros.

Governação

A governança é o conjunto de políticas, funções, responsabilidades e processos que guiam, direcionam e controlam a forma como as suas divisões empresariais e as equipes técnicas de uma organização colaboram para atingir objetivos empresariais. Relativamente à coleção de sites SharePoint Online, um plano de governação pode ser um guia para ajudar a planear as funções, responsabilidades e políticas necessárias ao suporte da coleção de sites. Isto pode incluir, mas não se limita, às seguintes considerações:

  • Arquitetura das informações, incluindo páginas Web, documentos, listas e dados

  • Atividades de manutenção, incluindo a gestão de contas de utilizador

  • Políticas de imagem corporativa e personalização

  • Formação

É importante preparar um plano de gestão para a organização. Ao participar na conceção de um plano de gestão, pode ajudar a identificar a propriedade das equipas empresarial e técnica, a definir quem é responsável por que áreas do sistema. Para obter mais informações sobre como desenvolver um plano de governança, consulte Descrição geral: práticas recomendadas para gerir a forma como as pessoas utilizam o seu site de equipa.

Nota: Poderá ter de trabalhar com o seu administrador do SharePoint Online para gerir utilizadores. Por exemplo, o administrador do SharePoint Online gerencia os perfis de utilizador.

Contas de utilizador no Office 365

O administrador global adiciona novos utilizadores ao Office 365 através do centro de administração do Microsoft 365, que é o portal para gerir utilizadores e configurar serviços. Para obter mais informações, consulte utilizadores e funções. Quando adiciona um novo utilizador, o administrador global faz o seguinte:

  • Especifica se esse utilizador também pode aceder ao centro de administração

  • Define a localização geográfica do utilizador

  • Seleciona o tipo de licença de utilizador

  • Cria um nome de utilizador e uma palavra-passe para o utilizador

Utilizadores do site de equipa

Pode adicionar utilizadores ao seu site de equipa e ajustar as permissões aos utilizadores. Os níveis de permissão e os membros do grupo do SharePoint podem ser encontrados em definições. No entanto, o Office 365 cria agora um grupo de segurança com o nome Everyone, exceto os utilizadores externos que contenham todas as pessoas no diretório do Office 365 (exceto para as pessoas externas à sua organização e que são convidadas através da funcionalidade de partilha externa). Este grupo de segurança recebe automaticamente o acesso como membro no SharePoint Online. Isto significa que os utilizadores que adicionar ao diretório do Office 365 podem editar sites, listas e bibliotecas por predefinição.

Níveis de permissões e associação a grupos

Os níveis de permissões são coleções de direitos do SharePoint Online que permitem aos utilizadores efetuarem um conjunto de tarefas relacionadas. Por exemplo, o nível de permissões Leitura inclui as permissões Ver Itens, Abrir Itens, Ver Páginas e Ver Versões (entre outras), as quais são necessárias para ver documentos e itens num site SharePoint. As permissões podem ser incluídas em mais do que um nível de permissões. Para obter mais informações, consulte o artigo planejar a sua estratégia de permissões.

Não recomendamos que atribua níveis de permissão diretamente a utilizadores individuais, uma vez que isto pode dificultar o registo e a gestão de quem tem acesso aos sites. Por vezes, é necessário manter o mínimo para evitar complexidade. Em alternativa, atribua permissões a grupos e, em seguida, atribua utilizadores individuais aos grupos adequados. Um grupo é um conjunto de utilizadores que estão definidos no nível da coleção de sites para facilitar a gestão de permissões. Para obter mais informações, consulte grupos predefinidos do SharePoint e Personalizar permissões de site. A cada grupo é atribuído um nível de permissões predefinido. Por exemplo, alguns dos principais grupos do SharePoint predefinidos incluem os seguintes níveis de permissões:

Grupo

Nível de Permissão

Proprietários

Controlo total

Visitantes

Ler

Membros

Contribuir

Qualquer pessoa com a permissão controlo total pode criar grupos personalizados.

Ao atribuir níveis de permissões a grupos do SharePoint no nível da coleção de sites, por predefinição, todos os sites e conteúdos do site herdam esses níveis de permissões. Este comportamento predefinido é denominado herança de permissões. Pode especificar se pretende definir permissões exclusivas ao criar um subsite ou interromper a herança de permissões num site, lista ou biblioteca ou item. Para obter mais informações, consulte o que é a herança de permissões?.

Uma vez que o nível de permissão de um utilizador determina o que pode ver e aceder a um site, tem de considerar o seu membro do grupo com atenção. Por exemplo, um utilizador responsável pela criação e personalização de sites tem de ser, no mínimo, membro do grupo Designer. Por outro lado, um utilizador que só precisa de ler e transferir conteúdo e só pode ter de ser um membro do grupo visitantes. Para obter mais informações, consulte o artigo compreender os níveis de permissões no SharePoint.

Como administrador de uma coleção de sites do SharePoint Online, poderá ter de gerir funcionalidades na coleção de sites e níveis de site. Estas tarefas podem incluir a ativação ou desativação de funcionalidades com base no plano de governação. Para mais informações, consulte o artigo Ativar ou desativar funcionalidades da coleção de sites. Consulte também Gerir a Reciclagem de uma coleção de sites do SharePoint.

Consulte Também

Introdução ao SharePoint Online

Nota:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode indicar-nos se estas informações foram úteis? Eis o artigo em inglês para sua referência.​

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