A fórmula para sites de sucesso e utilizadores felizes é uma abordagem bem planeada e sustentável para a gestão do site e do utilizador. Aqui estão algumas tarefas e conceitos fundamentais que pode usar para planear sites e gerir utilizadores para a sua organização.
Sobre coleções de site
Não importa se você é novo no SharePoint ou utilizou muitas versões, a experiência moderna do SharePoint proporciona maior flexibilidade, navegação mais fácil e todos os sites são amigáveis para dispositivos móveis. Recomendamos a criação de coleções de sites para cada carga de trabalho na sua organização. A experiência moderna do SharePoint facilita a navegação e a manutenção porque cada site é agora uma coleção de site. Saiba mais sobre a experiência moderna no SharePoint e os benefícios de usar sites Hub. Recomendamos que crie coleções de site para cada carga de trabalho e, em seguida, associe todas a um site de hub. Isto dá maior flexibilidade e adota facilmente as necessidades de mudança da sua organização. Para mais informações, consulte o que é um site do sharePoint?
O administrador do SharePoint delega a gestão das coleções de sites a diferentes pessoas da sua organização. O modelo de permissões SharePoint ajuda, permitindo-lhe atribuir permissões a diferentes funções, como administrador de recolha de site, proprietário do site e outras funções. Consulte Gerir os administradores de recolha do site para aprender a adicionar e remover administradores de recolha de sites.
O administrador de recolha do site tem o nível de permissão de Controlo Total para a coleção do site. Isto significa que pode adicionar ou eliminar sites ou alterar as definições de qualquer site dentro de uma recolha do site. Além disso, pode ver, adicionar, excluir ou alterar todo o conteúdo dentro desses sites. O administrador de recolha do local secundário pode ser designado pelo administrador de recolha do site. Como administrador de recolha de site, pode adicionar outro administrador de recolha do site, ou alterar o administrador de recolha do site, através da página Definições. Para obter mais informações sobre esta tarefa, consulte Gerir os administradores de recolha do site.
Uma coleção tradicional do site é um grupo de sites SharePoint que têm o mesmo proprietário e partilham definições de administração, tais como permissões. Os subsites herdam a navegação, permissões e o design do site a partir da coleção do site. por isso, sempre que os membros do site e os projetos mudam, os seus sites também devem mudar,
Escolher sites para cada carga de trabalho
É importante que planeie o tipo de coleção de site do SharePoint que precisa para as suas cargas de trabalho. Em seguida, pretende facilitar aos seus utilizadores a navegação e a encontrar o que precisam. Esta secção dá detalhes sobre alguns dos modernos sites sharePoint que estão disponíveis e também fala sobre a navegação destes sites. Um grande artigo sobre planeamento de navegação é planejar navegação para a experiência moderna do SharePoint.
Pense num site do sharePoint como uma moldura ou fundação que o ajude a organizar diferentes sites de equipa e comunicação. Ao criar coleções de sites para cada carga de trabalho na sua organização, um site de hub conecta estas coleções de sites de formas lógicas que facilitam a procura e a gestão. Em seguida, pode mover-se e gerir as coleções de sites entre os sites do hub sempre que as suas cargas de trabalho mudarem. Para obter mais informações, consulte planejando os seus sites de hub do SharePoint.
Um site da equipado SharePoint , e quaisquer páginas que crie sob o mesmo, estão disponíveis apenas para utilizadores que convida, dando-lhes permissão para o site. Também pode ligar o Site da Equipa a um Grupo Microsoft 365. Com um Site de Equipa, a sua organização, equipa ou grupo pode conectar-se entre si e colaborar em documentos e outros ficheiros, publicar anúncios, agendar reuniões, manter tarefas, rastrear problemas ou itens de ação e armazenar informações em listas. Para mais informações, consulte o que é um site da equipa do SharePoint?
Um site de comunicação SharePoint permite-lhe partilhar informações como notícias, relatórios e estado com outros. Um site de comunicação geralmente tem alguns contribuintes, mas muitos membros.
Governação
A governação é o conjunto de políticas, papéis, responsabilidades e processos que orientam, dirigem e controlam como as divisões de negócios e as equipas técnicas de uma organização cooperam para alcançar objetivos de negócio. No que diz respeito à sua SharePoint recolha do site, um plano de governação pode ser um guia para ajudar a planear as funções, responsabilidades e políticas necessárias para apoiar a recolha do seu site. Isto pode incluir, mas não se limita, às seguintes considerações:
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Arquitetura das informações, incluindo páginas Web, documentos, listas e dados
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Atividades de manutenção, incluindo a gestão de contas de utilizador
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Políticas de imagem corporativa e personalização
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Formação
É importante preparar um plano de gestão para a organização. Ao participar na conceção de um plano de gestão, pode ajudar a identificar a propriedade das equipas empresarial e técnica, a definir quem é responsável por que áreas do sistema. Para obter mais informações sobre o desenvolvimento de um plano de governação, consulte a Visão Geral: as melhores práticas para gerir a forma como as pessoas utilizam o seu site de equipa.
Nota: Poderá ter de trabalhar com o seu administrador SharePoint para gerir os utilizadores. Por exemplo, o administrador SharePoint gere os perfis dos utilizadores.
Contas de utilizadores em Microsoft 365
O administrador global adiciona novos utilizadores a Microsoft 365 utilizando o centro de administração Microsoft 365, que é o portal para gerir utilizadores e configurar serviços. Para mais informações, consulte Utilizadores e funções. Quando adiciona um novo utilizador, o administrador global faz o seguinte:
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Especifica se esse utilizador também pode aceder ao centro de administração
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Define a localização geográfica do utilizador
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Seleciona o tipo de licença de utilizador
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Cria um nome de utilizador e uma palavra-passe para o utilizador
Utilizadores do site da equipa
Pode adicionar utilizadores ao seu site da Equipa e ajustar as permissões para os utilizadores. Os níveis de permissão e a adesão ao grupo SharePoint podem ser encontrados em Definições. No entanto, Microsoft 365 agora cria um grupo de segurança chamado Todos, exceto utilizadores externos que contém todos no diretório Microsoft 365 (exceto para pessoas externas à sua organização e que são convidadas através da funcionalidade de partilha externa). Este grupo de segurança tem acesso automaticamente como membro em SharePoint. Isto significa que os utilizadores que adiciona ao Diretório de Microsoft 365 podem editar sites, listas e bibliotecas por padrão.
Níveis de permissões e associação a grupos
Os níveis de permissão são coleções de direitos SharePoint que permitem aos utilizadores executar um conjunto de tarefas relacionadas. Por exemplo, o nível de permissões Leitura inclui as permissões Ver Itens, Abrir Itens, Ver Páginas e Ver Versões (entre outras), as quais são necessárias para ver documentos e itens num site SharePoint. As permissões podem ser incluídas em mais do que um nível de permissões. Para mais informações, consulte a estratégia de Planear as suas permissões.
Não recomendamos que atribua níveis de permissão diretamente aos utilizadores individuais, pois isso pode dificultar muito o rastreio e a gestão de quem tem acesso aos sites. Por vezes, é necessário, mas deve ser mantido ao mínimo para evitar a complexidade. Em vez disso, atribua permissões a grupos e, em seguida, atribua utilizadores individuais aos grupos apropriados. Um grupo é um conjunto de utilizadores que são definidos ao nível da recolha do site para uma gestão fácil de permissões. Para obter mais informações, consulte os grupos Default SharePoint e personalize permissões do site. A cada grupo é atribuído um nível de permissões predefinido. Por exemplo, alguns dos grupos principais do SharePoint por defeito incluem os seguintes níveis de permissão:
|
Grupo |
Nível de Permissão |
|---|---|
|
Proprietários |
Controlo Total |
|
Visitantes |
Ler |
|
Membros |
Contribuir |
Qualquer pessoa com permissão de Controlo Total pode criar grupos personalizados.
Quando atribui níveis de permissão aos grupos SharePoint ao nível de recolha do site, por padrão, todos os sites e conteúdos do site herdam esses níveis de permissão. Este comportamento padrão é chamado de herança de permissões. Pode especificar se deve definir permissões únicas ao criar um sub-site ou quebrar a herança de permissão num site, lista ou biblioteca ou item. Para mais informações, veja o que é a herança das permissões?
Como o nível de permissão de um utilizador determina o que ele pode ver e aceder dentro de um site, deve considerar cuidadosamente a sua adesão ao grupo. Por exemplo, um utilizador responsável pela criação e personalização de sites tem de ser, no mínimo, membro do grupo Designer. Por outro lado, um utilizador que apenas precisa de ler e descarregar conteúdos e que só pode precisar de ser membro do grupo Visitors. Para obter mais informações, consulte os níveis de permissão de compreensão no SharePoint.
Como administrador de recolha de site para você pode precisar deSharePoint, gerir funcionalidades nos níveis de recolha do site e site. Estas tarefas podem incluir a ativação ou desativação de funcionalidades com base no plano de governação. Para mais informações, consulte o artigo Ativar ou desativar funcionalidades da coleção de sites. Consulte também Gerir a Reciclagem de uma coleção de sites do SharePoint.
