Planear o conteúdo para o seu site do SharePoint

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Quando é que o conteúdo de um site logicamente organizado e fácil-a-localizar, é mais fácil manter e gerir e sejam mais produtivos, os utilizadores do site. Como um administrador de coleção de sites ou proprietário de um site, poderá pretender planeie iniciativas sua estratégia de site antes de criar o seu site. Neste artigo, vamos explorar:

De que tipo de sites necessita?

Consoante o tamanho ou a sua organização e o âmbito de conteúdo que planeia ter no seu site, poderá querer criar subsites sob o site principal para organizar o conteúdo. Para mais informações sobre como criar sites, consulte o artigo criar um site.

Diagrama da hierarquia de sites

Existem várias formas possíveis, pode optar por organizar os subsites. Alguns exemplos são:

  • Por equipa ou departamento

  • Por categoria de conteúdo

  • Por projeto

  • Por cliente

  • Por nível de permissões ou confidencialidade (por exemplo, se for necessário restringir o acesso a determinadas informações, poderá isolá-las num site específico)

Antes de começar a criar sites, reflita sobre o número de sites que pretende e a lógica segundo a qual pretende organizá-los. Poderá ser útil criar um diagrama da hierarquia de sites para o ajudar a organizar o planeamento. Pode desenhar rapidamente um diagrama num papel ou quadro, mas também pode criar um diagrama mais formal utilizando uma das formas de Hierarquia disponíveis como SmartArt no Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint. Deste modo, terá um diagrama que pode guardar e consultar, bem como modificar, ao longo do tempo.

Também deverá refletir sobre o objetivo ou função de cada site. Isto ajudá-lo-á a determinar que modelos de site pretende utilizar para criar novos sites. O SharePoint Online inclui uma variedade de modelos de site que pode selecionar quando cria um novo site. A seleção de um modelo de site desenvolvido para um objetivo específico pode ser muito vantajosa para o trabalho dos utilizadores. Por exemplo, se pretender criar um site que os membros de uma equipa possam utilizar para partilhar periodicamente novidades ou ideias interessantes, pode começar por selecionar o modelo de site Blogue, uma vez que este modelo se destina a este tipo de comunicação.

Alguns exemplos de modelos de site contidos no SharePoint são:

  • Site de Equipa

  • Blogue

  • Site de Projeto

  • Site de Comunidade

Para mais informações sobre modelos de site, consulte o artigo utilizar modelos para criar diferentes tipos de sites do SharePoint.

Que tipo de conteúdo terá nos sites?

Depois de pensar algum tempo sobre o número e tipo de sites que pretende, planeie o conteúdo que será armazenado nesses sites. O objetivo do planeamento de conteúdo consiste em determinar:

  • Que tipos de listas, bibliotecas ou páginas que pretende criar nos sites para organizar conteúdo    Bibliotecas podem ser utilizadas para armazenar documentos e outros ficheiros, enquanto que as listas podem ser úteis para controlar tarefas e problemas. As páginas são itens individuais dentro de um site onde pode apresentar conteúdo, aplicações, ligações e muito mais.

  • Que tipos de aplicações que pretende incluir    SharePoint Online, inclui aplicações incorporadas, tais como bibliotecas de documentos e listas, mas também pode criar o seus próprio aplicações ou comprar aplicações de terceiros na loja SharePoint.

  • Se pretende criar tipos de conteúdo    Personalizar como processar e controlar tipos específicos de conteúdo de ajuda os tipos de conteúdo.

É possível que a sua organização pretenda efetuar este tipo de planeamento de forma centralizada (especialmente no que diz respeito aos tipos de conteúdo), mas deverá encorajar os proprietários de sites individuais a efetuar este tipo de planeamento, uma vez que são eles que personalizam os sites pelos quais são responsáveis.

Que tipos de aplicações pretende adicionar?

Além de pensar nos tipos de conteúdo, convém refletir sobre os outros tipos de informações que serão armazenadas nos sites ou os tipos de tarefas que as pessoas na sua organização gostariam de gerir através da utilização de sites. Isto ajudá-lo-á a planear os diferentes tipos de aplicações que poderá adicionar aos sites para começar. Por exemplo, se sabe que pretende um local para armazenar documentos, então provavelmente pretende adicionar uma biblioteca de documentos. Se sabe que pretende controlar datas importantes, então provavelmente pretende um calendário.

Não é necessário adicionar nesta altura todas as aplicações de que poderá vir a precisar. Os proprietários de sites podem adicionar e remover novas aplicações ao longo do tempo, conforme as necessidades de negócio. Mas um planeamento antecipado sobre a forma como pretende personalizar o conteúdo nos seus sites poderá ajudar a assegurar que os sites são úteis para os utilizadores logo à partida.

O SharePoint Online contém aplicações incorporadas úteis para vários objetivos empresariais, incluindo o armazenamento e gestão de documentos, gestão e controlo de projetos e comunicação. Pode adicionar várias instâncias deste tipo de aplicações para um site. Também pode comprar ou adicionar aplicações de terceiros ao seu site a partir da Loja SharePoint.

Para mais informações, consulte os artigos Adicionar uma aplicação a um site e Comprar uma aplicação da Loja SharePoint.

Necessita de definir tipos de conteúdo?

Os tipos de conteúdo permitem aos utilizadores de sites criar rapidamente tipos especializados de conteúdo utilizando o comando Novo Item ou Novo Documento numa lista ou biblioteca. Os tipos de conteúdo são úteis porque facultam aos proprietários de sites uma forma de assegurar que o conteúdo é consistente entre os sites. Além disso, os tipos de conteúdo também possibilitam que uma única lista ou biblioteca contenha múltiplos tipos de itens ou tipos de documentos. Os proprietários de sites podem pré-configurar detalhes específicos sobre o conteúdo quando configuram os tipos de conteúdo para um site, lista ou biblioteca.

Os proprietários de sites podem definir tipos de conteúdo para itens de lista, documentos ou pastas.

Poderá ser útil definir tipos de conteúdo caso o seu conteúdo cumpra qualquer um dos seguintes critérios:

Se esta situação for verdadeira:

Os tipos de conteúdo poderão ser-lhe úteis das seguintes formas:

Tem tipos específicos de documentos com um formato ou objetivo normalizado e pretende que sejam consistentes na sua organização.

Configure tipos de conteúdo de site para estes tipos de documentos ao nível do Site de equipa, de modo a que estejam disponíveis para utilização em todos os subsites do Site de equipa. Assim, todos os utilizadores na sua organização criarão estes documentos de uma forma consistente.

Existem modelos específicos que as pessoas têm de utilizar para tipos específicos de documentos.

Adicione estes modelos de documento aos tipos de conteúdo relevantes, para que todos os novos documentos criados a partir do tipo de conteúdo utilizem o modelo.

Existe um conjunto padrão de informações que pretende controlar para tipos específicos de documentos ou itens.

Adicione colunas ao tipo de conteúdo para controlar estas informações. Se existirem informações particularmente vitais, pode designar essas colunas como obrigatórias. Também pode fornecer valores predefinidos para colunas específicas quando configurar o tipo de conteúdo.

Existe um processo de negócio definido para o modo como tipos específicos de documentos são sempre tratados ou revistos.

Considere configurar fluxos de trabalho para tipos de conteúdo específicos. Pode utilizar fluxos de trabalho para gerir processos de negócio, tais como a revisão ou aprovação de documentos.

Depois de identificar o conteúdo para o qual pretende definir tipos de conteúdo, deverá pensar a que nível pretende definir os tipos de conteúdo. Se definir tipos de conteúdo de site ao nível do Site de Equipa, esses tipos de conteúdo ficarão disponíveis globalmente para reutilização nas listas e bibliotecas em todos os subsites do seu Site de equipa. Os proprietários de sites individuais também podem definir tipos de conteúdo de site para os sites deles, embora estes tipos de conteúdo fiquem disponíveis para utilização apenas nas listas e bibliotecas desse site e em quaisquer sites abaixo dele.

Poderá ser útil criar uma folha de cálculo ou tabela que capture as informações que pretende incluir quando definir os tipos de conteúdo. Por exemplo, poderá começar por criar algo básico como a tabela abaixo e, em seguida, adaptá-la para incluir informações adicionais cujo controlo considera útil, como, por exemplo, os sites ou equipas que utilizarão os tipos de conteúdo:

Novo Tipo de Conteúdo

Tipo de conteúdo principal

Colunas

Modelo de Documento

Fluxos de trabalho

Especifique o nome do tipo de conteúdo que pretende criar.

Especifique o tipo de conteúdo principal a partir do qual o tipo de conteúdo será criado.

Liste a coluna nova ou existente que pretende adicionar ao tipo de conteúdo.

Especifique se haverá um modelo de documento associado ao tipo de conteúdo.

Especifique se existirão fluxos de trabalho associados ao tipo de conteúdo.

Para mais informações sobre como trabalhar com tipos de conteúdo, consulte Criar ou personalizar um tipo de conteúdo.

De que forma irão os seus utilizadores localizar e aceder ao conteúdo?

Pense em como os utilizadores do site localizarão e utilizarão o conteúdo nos seus sites SharePoint Online. Este tipo de planeamento ajudá-lo-á a tomar decisões relacionadas com a configuração da navegação e pesquisa para o Site de Equipa e os subsites correspondentes.

Que sites pretende incluir na sua navegação global?

Para planear a sua navegação, poderá ser útil criar um diagrama dos sites existentes na hierarquia de sites. Se já tiver criado um diagrama durante o planeamento dos sites, poderá começar com esse diagrama e modificá-lo. Inclua todos os subsites do Site de Equipa. Também poderá incluir quaisquer listas ou bibliotecas importantes existentes no Site de Equipa e subsites correspondentes. Isto ajudá-lo-á a identificar rapidamente os destinos importantes que os utilizadores do site poderão querer localizar caso utilizem a home page do seu Site de equipa como ponto de partida.

A navegação superior num site fornece o que é conhecido como navegação global.

Hiperligações superiores com um selecionada.

Por predefinição, cada site utiliza a sua própria navegação superior, mas pode permitir que os sites herdem a navegação superior do site principal, de modo a que a experiência de navegação seja consistente em todos os sites. Pode configurar os sites que aparecem na navegação superior e também pode incluir ligações para qualquer outro URL que pretenda, caso queira integrar ligações para recursos externos na navegação do seu site. Para obter mais informações sobre como personalizar a navegação superior, consulte Personalizar a navegação no seu site de equipa.

Se existirem muitos subsites para o seu site de equipa, é possível que não queira expô-los todos na barra de ligações superior, uma vez que isto pode ser muito confuso para os utilizadores do site. Por outro lado, também não pretende dificultar a deteção dos sites e conteúdos importantes. Utilize o diagrama da hierarquia de sites para identificar os sites principais que pretende expor na sua navegação global.

De que forma irão as pessoas navegar nos sites?

Além da navegação superior, os sites também apresentam um elemento de navegação no lado esquerdo da página denominado de Iniciação Rápida.

Normalmente, a Iniciação Rápida apresenta ligações específicas do site atual e pode ser utilizada para realçar o conteúdo mais importante. Ao criar uma nova lista ou biblioteca, é automaticamente apresentada uma nova ligação em Recente na Iniciação Rápida. Apenas as cinco ligações mais recentes são apresentadas na secção Recente.

A ligação Recentes na Iniciação Rápida apresenta as páginas, listas e bibliotecas criadas recentemente

Pode personalizar a iniciação rápida para adicionar ou remover ligações para as listas e bibliotecas no site. Também pode ligações de grupo em cabeçalhos personalizados. Se optar por ter todos os subsites que herdam da navegação global, em seguida, será importante para os proprietários de sites personalizar a navegação na Iniciação rápida, pois estará que os utilizadores de forma principal irão encontrar conteúdo num site quando visitam o-lo. Se decidir não têm subsites que herdam navegação global do Site de equipa, em seguida, os utilizadores poderão utilizar a barra de ligações superior e iniciação rápida num subsite para localizar o conteúdo dentro da mesma. Para mais informações sobre como editar ligações na Iniciação rápida, consulte o artigo Personalizar a navegação no seu site de equipa.

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O que deverá ter em consideração ao planear a pesquisa?

Os seus utilizadores estão mais predispostos a utilizar o SharePoint Online quando conseguem encontrar facilmente as informações de que necessitam. Ao utilizar funcionalidades de conteúdo como tipos de conteúdo ou ao adicionar colunas de metadados a listas e bibliotecas, pode ajudar a tornar o conteúdo mais detetável através da pesquisa.

Administradores da coleção de sites e administradores de sites podem executar um número de configurações para personalizar a experiência de pesquisa para os utilizadores.

Para fazer isto:

Consulte este tópico:

Personalize o estilo e definições que afetam os resultados de pesquisa, pode personalizar o Centro de Pesquisa e as Peças Web utilizadas nas páginas do Centro de Pesquisa.

Gerir o Centro de pesquisa no SharePoint Online

Crie regras de consulta para melhorar a forma como a pesquisa responde à intenção do utilizador.

Gerir regras de consulta

Personalize as origens de resultados para pesquisas.

Gerir origens de resultados

Visualize, crie ou altere propriedades geridas ou mapeie propriedades pesquisadas para propriedades geridas.

Gerir o esquema de pesquisa no SharePoint Online

Para exportar e importar definições de configuração de pesquisa personalizada entre sites. As definições que exportar e importar incluem todas as regras de consulta personalizadas, origens de resultados, tipos de resultados, modelos de classificação e definições de pesquisa de sites.

Exportar e importar definições de configuração de pesquisa personalizadas

Forma de disponibilização do conteúdo na pesquisa

O serviço de pesquisa está agendado para conteúdo do SharePoint Online da pesquisa em cinco minutos. Depois de um item é adicionado a um site do SharePoint Online, haverá um período de tempo antes deste procedimento é indexado e devolvido nos resultados da pesquisa. Este período de tempo varia com base nas atividades de utilizador actual. Tarefas como migração do site, atualização e manutenção aumentam a carregar no pipeline de indexação. Novos itens de conteúdo, normalmente, devem mostrar nos resultados da pesquisa dentro de uma hora.

O que precisam os utilizadores de fazer com o conteúdo?

Ao efetuar algumas perguntas básicas sobre o que os utilizadores do site precisam de fazer com o conteúdo, pode determinar como necessita de configurar determinados sites, listas ou bibliotecas e também que funcionalidades específicas poderão os utilizadores do site precisar de utilizar.

Perguntas a explorar:

Considerações para a configuração de conteúdo:

Necessita de controlar versões de tipos específicos de documentos ou itens de lista?

  • Considere ativar o controlo de versões nestas listas ou bibliotecas.

  • Considere tornar obrigatório que seja dada saída dos documentos ou itens antes de serem modificados.

Os utilizadores do site necessitarão de trabalhar ou colaborar simultaneamente em tipos específicos de documentos?

  • Considere ativar a cocriação para as bibliotecas relevantes, para facilitar a colaboração.

É necessário aprovar tipos específicos de conteúdo antes de ficarem acessíveis de forma global?

  • Considere ativar a aprovação de conteúdo para bibliotecas ou utilizar fluxos de trabalho para gerir a aprovação.

Existem certos tipos de documentos sujeitos a processos de negócio ou fluxos de trabalho humanos específicos?

  • Considere criar ou configurar fluxos de trabalho para os tipos de conteúdo aplicáveis a estes documentos ou para as bibliotecas em que estes documentos residirão.

Vai utilizar listas para orientar ou gerir processos?

  • Considere criar ou configurar fluxos de trabalho baseados em listas para processos, como, por exemplo, gestão e controlo de problemas.

Existe conteúdo confidencial nos sites cujo acesso geral é necessário restringir?

  • Considere criar bibliotecas ou sites específicos configurados com permissões exclusivas para armazenar conteúdo confidencial.

  • Considere a permissão ao nível de itens se a necessidade de restringir o acesso ao conteúdo for mínima.

  • Considere utilizar a segmentação de conteúdos para apresentar conteúdos diferentes a utilizadores diferentes.

  • Considere se é necessário excluir da indexação da pesquisa listas ou bibliotecas específicas.

Os utilizadores necessitarão de receber atualizações sobre as alterações de conteúdo?

  • Considere ativar o RSS para as listas e bibliotecas principais.

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