Plan the content for your SharePoint site

Nota:  Queremos fornecer-lhe os conteúdos de ajuda mais recentes o mais rapidamente possível e no seu idioma. Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode informar-nos se as informações foram úteis no final desta página? Eis o artigo em inglês para referência.

When a site's content is logically organized and easy-to-find, it's easier to maintain and manage, and site users are more productive. As a site collection admin or a site owner, you might want to plan out your site strategy before creating your site. In this article, we explore:

De que tipo de sites necessita?

Depending on the size or your organization and the scope of content that you plan to have on your site, you may want to create subsites under your main site to organize content. For more information on how to create sites, see Create a site.

Diagrama da hierarquia de sites

There are many possible ways you can choose to organize subsites. Some examples are:

  • Por equipa ou departamento

  • Por categoria de conteúdo

  • Por projeto

  • Por cliente

  • Por nível de permissões ou confidencialidade (por exemplo, se for necessário restringir o acesso a determinadas informações, poderá isolá-las num site específico)

Antes de começar a criar sites, reflita sobre o número de sites que pretende e a lógica segundo a qual pretende organizá-los. Poderá ser útil criar um diagrama da hierarquia de sites para o ajudar a organizar o planeamento. Pode desenhar rapidamente um diagrama num papel ou quadro, mas também pode criar um diagrama mais formal utilizando uma das formas de Hierarquia disponíveis como SmartArt no Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint. Deste modo, terá um diagrama que pode guardar e consultar, bem como modificar, ao longo do tempo.

Também deverá refletir sobre o objetivo ou função de cada site. Isto ajudá-lo-á a determinar que modelos de site pretende utilizar para criar novos sites. O SharePoint Online inclui uma variedade de modelos de site que pode selecionar quando cria um novo site. A seleção de um modelo de site desenvolvido para um objetivo específico pode ser muito vantajosa para o trabalho dos utilizadores. Por exemplo, se pretender criar um site que os membros de uma equipa possam utilizar para partilhar periodicamente novidades ou ideias interessantes, pode começar por selecionar o modelo de site Blogue, uma vez que este modelo se destina a este tipo de comunicação.

Some examples of site templates included in SharePoint are:

  • Site de Equipa

  • Blogue

  • Site de Projeto

  • Site de Comunidade

For more information on site templates, see Using templates to create different kinds of SharePoint sites.

Que tipo de conteúdo terá nos sites?

Depois de pensar algum tempo sobre o número e tipo de sites que pretende, planeie o conteúdo que será armazenado nesses sites. O objetivo do planeamento de conteúdo consiste em determinar:

  • What kinds of lists, libraries, or pages you want to create on sites to organize content    Libraries can be used to store documents and other files, while lists can be useful for tracking tasks or issues. Pages are individual items within a site where you can display content, apps, links, and more.

  • What kinds of apps you want to include    SharePoint Online includes built-in apps such as document libraries and lists, but you can also create your own apps or buy apps from third-parties in the SharePoint Store.

  • Whether you want to create content types     Content types help you customize how you handle and track specific kinds of content.

É possível que a sua organização pretenda efetuar este tipo de planeamento de forma centralizada (especialmente no que diz respeito aos tipos de conteúdo), mas deverá encorajar os proprietários de sites individuais a efetuar este tipo de planeamento, uma vez que são eles que personalizam os sites pelos quais são responsáveis.

Que tipos de aplicações pretende adicionar?

Além de pensar nos tipos de conteúdo, convém refletir sobre os outros tipos de informações que serão armazenadas nos sites ou os tipos de tarefas que as pessoas na sua organização gostariam de gerir através da utilização de sites. Isto ajudá-lo-á a planear os diferentes tipos de aplicações que poderá adicionar aos sites para começar. Por exemplo, se sabe que pretende um local para armazenar documentos, então provavelmente pretende adicionar uma biblioteca de documentos. Se sabe que pretende controlar datas importantes, então provavelmente pretende um calendário.

Não é necessário adicionar nesta altura todas as aplicações de que poderá vir a precisar. Os proprietários de sites podem adicionar e remover novas aplicações ao longo do tempo, conforme as necessidades de negócio. Mas um planeamento antecipado sobre a forma como pretende personalizar o conteúdo nos seus sites poderá ajudar a assegurar que os sites são úteis para os utilizadores logo à partida.

O SharePoint Online contém aplicações incorporadas úteis para vários objetivos empresariais, incluindo o armazenamento e gestão de documentos, gestão e controlo de projetos e comunicação. Pode adicionar várias instâncias deste tipo de aplicações para um site. Também pode comprar ou adicionar aplicações de terceiros ao seu site a partir da Loja SharePoint.

For more information, see Add an app to a site and Buy an app from the SharePoint Store.

Necessita de definir tipos de conteúdo?

Os tipos de conteúdo permitem aos utilizadores de sites criar rapidamente tipos especializados de conteúdo utilizando o comando Novo Item ou Novo Documento numa lista ou biblioteca. Os tipos de conteúdo são úteis porque facultam aos proprietários de sites uma forma de assegurar que o conteúdo é consistente entre os sites. Além disso, os tipos de conteúdo também possibilitam que uma única lista ou biblioteca contenha múltiplos tipos de itens ou tipos de documentos. Os proprietários de sites podem pré-configurar detalhes específicos sobre o conteúdo quando configuram os tipos de conteúdo para um site, lista ou biblioteca.

Os proprietários de sites podem definir tipos de conteúdo para itens de lista, documentos ou pastas.

Poderá ser útil definir tipos de conteúdo caso o seu conteúdo cumpra qualquer um dos seguintes critérios:

If this is true:

Os tipos de conteúdo poderão ser-lhe úteis das seguintes formas:

Tem tipos específicos de documentos com um formato ou objetivo normalizado e pretende que sejam consistentes na sua organização.

Configure tipos de conteúdo de site para estes tipos de documentos ao nível do Site de equipa, de modo a que estejam disponíveis para utilização em todos os subsites do Site de equipa. Assim, todos os utilizadores na sua organização criarão estes documentos de uma forma consistente.

Existem modelos específicos que as pessoas têm de utilizar para tipos específicos de documentos.

Adicione estes modelos de documento aos tipos de conteúdo relevantes, para que todos os novos documentos criados a partir do tipo de conteúdo utilizem o modelo.

Existe um conjunto padrão de informações que pretende controlar para tipos específicos de documentos ou itens.

Adicione colunas ao tipo de conteúdo para controlar estas informações. Se existirem informações particularmente vitais, pode designar essas colunas como obrigatórias. Também pode fornecer valores predefinidos para colunas específicas quando configurar o tipo de conteúdo.

Existe um processo de negócio definido para o modo como tipos específicos de documentos são sempre tratados ou revistos.

Considere configurar fluxos de trabalho para tipos de conteúdo específicos. Pode utilizar fluxos de trabalho para gerir processos de negócio, tais como a revisão ou aprovação de documentos.

Depois de identificar o conteúdo para o qual pretende definir tipos de conteúdo, deverá pensar a que nível pretende definir os tipos de conteúdo. Se definir tipos de conteúdo de site ao nível do Site de Equipa, esses tipos de conteúdo ficarão disponíveis globalmente para reutilização nas listas e bibliotecas em todos os subsites do seu Site de equipa. Os proprietários de sites individuais também podem definir tipos de conteúdo de site para os sites deles, embora estes tipos de conteúdo fiquem disponíveis para utilização apenas nas listas e bibliotecas desse site e em quaisquer sites abaixo dele.

Poderá ser útil criar uma folha de cálculo ou tabela que capture as informações que pretende incluir quando definir os tipos de conteúdo. Por exemplo, poderá começar por criar algo básico como a tabela abaixo e, em seguida, adaptá-la para incluir informações adicionais cujo controlo considera útil, como, por exemplo, os sites ou equipas que utilizarão os tipos de conteúdo:

Novo Tipo de Conteúdo

Tipo de conteúdo principal

Colunas

Modelo de Documento

Fluxos de trabalho

Especifique o nome do tipo de conteúdo que pretende criar.

Especifique o tipo de conteúdo principal a partir do qual o tipo de conteúdo será criado.

Liste a coluna nova ou existente que pretende adicionar ao tipo de conteúdo.

Especifique se haverá um modelo de documento associado ao tipo de conteúdo.

Especifique se existirão fluxos de trabalho associados ao tipo de conteúdo.

For more information about working with content types, see Create or customize a content type.

De que forma irão os seus utilizadores localizar e aceder ao conteúdo?

Pense em como os utilizadores do site localizarão e utilizarão o conteúdo nos seus sites SharePoint Online. Este tipo de planeamento ajudá-lo-á a tomar decisões relacionadas com a configuração da navegação e pesquisa para o Site de Equipa e os subsites correspondentes.

Que sites pretende incluir na sua navegação global?

Para planear a sua navegação, poderá ser útil criar um diagrama dos sites existentes na hierarquia de sites. Se já tiver criado um diagrama durante o planeamento dos sites, poderá começar com esse diagrama e modificá-lo. Inclua todos os subsites do Site de Equipa. Também poderá incluir quaisquer listas ou bibliotecas importantes existentes no Site de Equipa e subsites correspondentes. Isto ajudá-lo-á a identificar rapidamente os destinos importantes que os utilizadores do site poderão querer localizar caso utilizem a home page do seu Site de equipa como ponto de partida.

A navegação superior num site fornece o que é conhecido como navegação global.

Top links with one selected.

By default, each site uses its own top navigation, but you can decide to allow sites to inherit top navigation from the parent site so that the navigation experience is consistent across all sites. You can configure what sites appear on the top navigation. You can also include links to any other URL that you want, in case you want to integrate links to external resources into the navigation of your site. For more information about customizing the top navigation, see Customize the navigation on your team site.

Se existirem muitos subsites para o seu site de equipa, é possível que não queira expô-los todos na barra de ligações superior, uma vez que isto pode ser muito confuso para os utilizadores do site. Por outro lado, também não pretende dificultar a deteção dos sites e conteúdos importantes. Utilize o diagrama da hierarquia de sites para identificar os sites principais que pretende expor na sua navegação global.

De que forma irão as pessoas navegar nos sites?

Além da navegação superior, os sites também apresentam um elemento de navegação no lado esquerdo da página denominado de Iniciação Rápida.

Normalmente, a Iniciação Rápida apresenta ligações específicas do site atual e pode ser utilizada para realçar o conteúdo mais importante. Ao criar uma nova lista ou biblioteca, é automaticamente apresentada uma nova ligação em Recente na Iniciação Rápida. Apenas as cinco ligações mais recentes são apresentadas na secção Recente.

A ligação Recentes na Iniciação Rápida apresenta as páginas, listas e bibliotecas criadas recentemente

You can customize the Quick Launch to add or remove links to the lists and libraries on the site. You can also group links under custom headings. If you choose to have all subsites inherit the global navigation, then it will be important for Site Owners to customize the navigation on the Quick Launch because it will be the primary way users will find content within a site when they visit it. If you decide not to have subsites inherit global navigation from the Team Site, then users will be able to use both the top link bar and the Quick Launch on a subsite to find the content within it. For more information about editing the links on the Quick Launch, see Customize the navigation on your team site.

Top of Page

O que deverá ter em consideração ao planear a pesquisa?

Os seus utilizadores estão mais predispostos a utilizar o SharePoint Online quando conseguem encontrar facilmente as informações de que necessitam. Ao utilizar funcionalidades de conteúdo como tipos de conteúdo ou ao adicionar colunas de metadados a listas e bibliotecas, pode ajudar a tornar o conteúdo mais detetável através da pesquisa.

Administradores da coleção de sites e administradores de sites podem executar um número de configurações para personalizar a experiência de pesquisa para os utilizadores.

Para fazer isto:

Consulte este tópico:

Personalize o estilo e definições que afetam os resultados de pesquisa, pode personalizar o Centro de Pesquisa e as Peças Web utilizadas nas páginas do Centro de Pesquisa.

Gerir o Centro de Pesquisa do SharePoint Online

Crie regras de consulta para melhorar a forma como a pesquisa responde à intenção do utilizador.

Gerir regras de consulta

Personalize as origens de resultados para pesquisas.

Gerir origens de resultados

Visualize, crie ou altere propriedades geridas ou mapeie propriedades pesquisadas para propriedades geridas.

Gerir o esquema de pesquisa no SharePoint Online

Para exportar e importar definições de configuração de pesquisa personalizada entre sites. As definições que exportar e importar incluem todas as regras de consulta personalizadas, origens de resultados, tipos de resultados, modelos de classificação e definições de pesquisa de sites.

Exportar e importar definições de configuração de pesquisa personalizadas

Forma de disponibilização do conteúdo na pesquisa

The search service is scheduled to crawl SharePoint Online content every five minutes. After an item is added to a SharePoint Online site, there will be a period of time before it is indexed and returned in search results. This amount of time varies based on current user activities. Tasks like site migration, upgrade, and maintenance increase the load on the indexing pipeline. New content items should typically display in search results within an hour.

O que precisam os utilizadores de fazer com o conteúdo?

Ao efetuar algumas perguntas básicas sobre o que os utilizadores do site precisam de fazer com o conteúdo, pode determinar como necessita de configurar determinados sites, listas ou bibliotecas e também que funcionalidades específicas poderão os utilizadores do site precisar de utilizar.

Perguntas a explorar:

Considerações para a configuração de conteúdo:

Necessita de controlar versões de tipos específicos de documentos ou itens de lista?

  • Considere ativar o controlo de versões nestas listas ou bibliotecas.

  • Considere tornar obrigatório que seja dada saída dos documentos ou itens antes de serem modificados.

Os utilizadores do site necessitarão de trabalhar ou colaborar simultaneamente em tipos específicos de documentos?

  • Considere ativar a cocriação para as bibliotecas relevantes, para facilitar a colaboração.

É necessário aprovar tipos específicos de conteúdo antes de ficarem acessíveis de forma global?

  • Considere ativar a aprovação de conteúdo para bibliotecas ou utilizar fluxos de trabalho para gerir a aprovação.

Existem certos tipos de documentos sujeitos a processos de negócio ou fluxos de trabalho humanos específicos?

  • Considere criar ou configurar fluxos de trabalho para os tipos de conteúdo aplicáveis a estes documentos ou para as bibliotecas em que estes documentos residirão.

Vai utilizar listas para orientar ou gerir processos?

  • Considere criar ou configurar fluxos de trabalho baseados em listas para processos, como, por exemplo, gestão e controlo de problemas.

Existe conteúdo confidencial nos sites cujo acesso geral é necessário restringir?

  • Considere criar bibliotecas ou sites específicos configurados com permissões exclusivas para armazenar conteúdo confidencial.

  • Considere a permissão ao nível de itens se a necessidade de restringir o acesso ao conteúdo for mínima.

  • Considere utilizar a segmentação de conteúdos para apresentar conteúdos diferentes a utilizadores diferentes.

  • Considere se é necessário excluir da indexação da pesquisa listas ou bibliotecas específicas.

Os utilizadores necessitarão de receber atualizações sobre as alterações de conteúdo?

  • Considere ativar o RSS para as listas e bibliotecas principais.

Aumente os seus conhecimentos do Office
Explore as formações
Seja o primeiro a obter novas funcionalidades
Adira ao Office Insider

As informações foram úteis?

Obrigado pelos seus comentários!

Obrigado pelo seu feedback! Parece que poderá ser benéfico reencaminhá-lo para um dos nossos agentes de suporte do Office.

×