Personalizar a forma como os dados são apresentados ao criar um campo de pesquisa

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Quando pretender que um campo numa folha de dados, formulário ou relatório para apresentar um determinado valor, enquanto o campo armazena um valor diferente, cria um campo de pesquisa. Um campo de pesquisa é útil quando pretende que o campo apresente adequado mais que um número, como um ID (ou outro valor chave externa ). Por exemplo, em vez de apresentar um número de ID de contacto, o Microsoft Office Access pode apresentar um nome de contacto. Neste exemplo, o número de ID contacto denomina-se o valor dependente ou o valor que está armazenado na tabela de origem, consulta ou lista. O número de ID contacto é automaticamente procurado na origem e substituído com o nome do contacto. O nome do contacto é referido como o valor de apresentação.

Nota: A diferença entre o valor de apresentação de um campo de pesquisa e o respetivo valor dependente é que o valor de apresentação é apresentado na vista Folha de dados enquanto o valor dependente corresponde ao valor armazenado.

Quando um campo de pesquisa é visualizado ou pode ser consultado numa folha de dados, é denominado uma coluna de pesquisa.

Campos de pesquisa podem ser simples ou complexa. Campos de pesquisa simples permitem-lhe armazenar um único valor. Campos de pesquisa complexa ou campos de pesquisa de valores múltiplos permitem-lhe armazenar vários valores que são apresentados numa caixa de combinação ou controlo de caixa de listagem. Para cada entrada num campo de valores múltiplos, um valor de apresentação é "procurado" com base no seu valor dependente correspondente. Fornecer uma escolha de valores de pesquisa ajuda a evitar erros de entrada de dados ao limitar os valores que podem ser introduzidos.

O que pretende fazer?

Criar um novo campo de pesquisa

Alterar um campo existente para um campo de pesquisa

Remover a propriedade de pesquisa de um campo

Definir ou alterar as propriedades do campo de pesquisa

Criar um novo campo de pesquisa

Pode criar um campo de pesquisa que irá obter valores de uma tabela ou uma consulta ou de uma lista de valores que criar.

Nota: Quando fornece uma lista de valores para um campo de pesquisa, os valores de campo do registo atual são automaticamente introduzidos.

Selecione valores de pesquisa a partir de uma tabela ou consulta

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela com a qual pretende trabalhar e, em seguida. clique em Vista de Estrutura.

  2. Clique na célula na coluna Tipo de dados que corresponde à coluna que pretende definir como um campo de pesquisa, clique na seta para baixo e, em seguida, clique em Assistente de pesquisas.

  3. No Assistente de pesquisas, certifique-se de que a opção pretendo que a coluna de pesquisa para pesquisar os valores numa tabela ou consulta está selecionada e, em seguida, clique em seguinte.

  4. Para ver e selecionar a origem para o valor do campo de pesquisa, na página seguinte, em vista, selecione as tabelas, consultas ou ambas as opção e, em seguida, clique em seguinte.

  5. Em Campos disponíveis, selecione o campo ao qual pretende adicionar.

  6. Clique no botão seleccionar botão selecionar .

  7. Repita este passo se quiser adicionar mais campos e, em seguida, clique em seguinte.

  8. Para especificar opções de ordenação para o campo de pesquisa, na página seguinte do assistente, selecione a seta para baixo junto ao primeiro campo de ordenação e, em seguida, clique no nome do campo pelo qual pretende ordenar os valores.

  9. Para alterar a sequência de ordenação de ascendente para descendente, clique no botão ascendente e, em seguida, clique em seguinte.

  10. Para ajustar a largura do campo de pesquisa, na página seguinte do assistente, utilize o rato para arrastar a coluna para a largura que pretende e, em seguida, clique em seguinte.

    Sugestão: Deixe a caixa de verificação Ocultar a coluna chave selecionada para que todas as pessoas que estiverem a utilizar a coluna de pesquisa vejam apenas os valores que pretende que vejam no campo e não os valores do campo de chave primária.

  11. Na página seguinte do assistente, escreva um nome de etiqueta para a coluna de pesquisa.

  12. Para criar uma coluna de pesquisa de valores múltiplos, selecione a caixa de verificação Permitir Múltiplos Valores.

    Nota: Esta caixa de verificação tem de ser estar seleccionada para activar o armazenamento de valores múltiplos.

    No assistente de pesquisas, seleccionar a opção de pesquisa de valores múltiplos

  13. Clique em Concluir.

Sugestão: As propriedades que se aplicam a um campo de pesquisa específicos estão disponíveis no separador pesquisa, em Propriedades do campo.

Utilizar uma tabela ou consulta como a origem de dados para um campo de pesquisa

Selecione valores de pesquisa a partir de uma lista

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela com a qual pretende trabalhar e, em seguida. clique em Vista de Estrutura.

  2. Clique na célula na coluna Tipo de dados que corresponde à coluna que pretende definir como um campo de pesquisa, clique na seta para baixo e, em seguida, clique em Assistente de pesquisas.

  3. No Assistente de pesquisas, selecione eu escrevo os valores que pretendo e, em seguida, clique em seguinte.

  4. Na página seguinte do assistente, introduza o número de colunas que pretende na lista de pesquisa.

  5. Escreva os valores que pretende na lista de pesquisa e, em seguida, clique em seguinte.

    Nota: Pode ajustar a largura do campo de pesquisa, mas se reduzir a largura de modo a que já não se encontra visível, não aparecerá na coluna de pesquisa.

  6. Se tiver especificado mais de uma coluna no passo 4, terá de escolher que coluna irá utilizar para identificar cada valor de forma exclusiva. Na caixa Campos Disponíveis, faça duplo clique na coluna que pretende utilizar para identificar cada valor de forma exclusiva e, em seguida, clique em Seguinte.

    Nota: Este passo não é apresentado se não tiver especificado mais de uma coluna no passo 4.

  7. Na página seguinte do assistente, escreva um nome de etiqueta para a coluna de pesquisa.

  8. Se estiver a criar uma coluna de pesquisa de valores múltiplos, selecione a caixa de verificação Permitir Múltiplos Valores.

    Nota: Esta caixa de verificação tem de ser estar seleccionada para activar o armazenamento de valores múltiplos.

  9. Clique em Concluir e, em seguida, clique emSim para guardar as alterações.

Início da Página

Alterar um campo existente para um campo de pesquisa

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela com a qual pretende trabalhar e, em seguida. clique em Vista de Estrutura.

  2. Clique na célula na coluna Tipo de dados que corresponde à coluna que pretende definir como um campo de pesquisa, clique na seta para baixo e, em seguida, clique em Assistente de pesquisas.

  3. Siga as instruções para concluir o assistente.

Início da Página

Remover a propriedade de pesquisa de um campo

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela com a qual pretende trabalhar e, em seguida. clique em Vista de Estrutura.

  2. Selecione o campo cuja propriedade de pesquisa pretende remover.

  3. Clique no separador Pesquisa.

  4. Na lista pendente Mostrar controlo, clique em Caixa de texto.

Início da Página

Definir ou alterar as propriedades do campo de pesquisa

Quando utiliza o Assistente de Pesquisas, as propriedades do campo de pesquisa são automaticamente definidas. Contudo, pode modificar estas propriedades para alterar o comportamento de um campo de pesquisa.

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela com a qual pretende trabalhar e, em seguida. clique em Vista de Estrutura.

  2. Clique no campo cujas propriedades de pesquisa pretende alterar.

  3. Clique no separador Pesquisa.

  4. Clique na seta de lista pendente junto à propriedade que pretende alterar e selecione a opção pretendida.

    A tabela seguinte lista as propriedades que pode definir ou alterar.

Propriedade

Ação

Controlo de Visualização

Dependendo do tipo de controlo, o tipo pode ser definido para um dos seguintes:

  • Caixa de verificação     Campos Sim/não apenas.

  • Caixa de texto     Mostra o conteúdo que foi introduzido por um utilizador.

  • Caixa de listagem     Mostra uma lista de valores numa janela aberta.

  • Caixa de combinação     Mostra os valores selecionados quando fechada e mostra a lista de valores quando o utilizador abrir disponível.

Nota: Definir a propriedade do controlo de apresentação para a Caixa de texto ou caixa de verificação desativa pesquisas.

Tipo de Origem da Linha

Escolher se pretende povoar o campo de pesquisa com valores de outra tabela ou consulta, ou a partir de uma lista de valores que tenha especificado. Também poderá optar por povoar a lista com os nomes dos campos numa tabela ou consulta.

Origem da Linha

Especificar a tabela, consulta ou lista de valores que fornece os valores para o campo de pesquisa. Quando a propriedade Tipo de Origem da Linha estiver definida como Tabela/Consulta ou Lista de Campos, esta propriedade deverá ser definida com o nome de uma tabela, consulta ou instrução SQL que represente a consulta. Quando a propriedade Tipo de Origem da Linha estiver definida como Lista de Valores, esta propriedade deverá conter uma lista de valores separados por ponto e vírgula.

Coluna Dependente

Especificar a coluna na propriedade Origem da Linha que fornece o valor armazenado pelo campo de pesquisa. Este valor pode variar entre 1 e o número de colunas na propriedade Origem da Linha.

Número de Colunas

Especificar o número de colunas na origem da linha que podem ser apresentadas na coluna de pesquisa. Esta propriedade pode ser um valor inteiro de 1 a 255.

Títulos de Coluna

Especificar se pretende apresentar cabeçalhos de coluna. O valor pode ser Não (predefinição) ou Sim.

Larguras das Colunas

Introduzir a largura de coluna para cada coluna. Por exemplo, se não pretender apresentar uma coluna, tal como um número de ID, poderá especificar 0 para a largura.

Linhas da Lista

Especificar o número de linhas que aparecem quando a coluna de pesquisa é apresentada.

Largura da Lista

Especificar a largura do controlo que aparece quando a coluna de pesquisa é apresentada.

Limitado à Lista

Especificar se um utilizador pode introduzir um valor que não esteja na lista.

Permitir Múltiplos Valores

Especifique se o campo de pesquisa utiliza um campo de valor múltiplo e permite que múltiplos valores ser selecionado. Esta definição pode ser (predefinição) ou Sim. Se selecionar Sim, o utilizador poderão selecionar múltiplos valores a partir da propriedade de Origem da linha para cada registo.

Para mais informações sobre campos de valor múltiplo, consulte o artigo Guia para campos de valor múltiplo.

Permitir Edições da Lista de Valores

Especifique se pode editar os itens num campo de pesquisa que é baseada numa lista de valores. Quando esta propriedade estiver definida como Sim e o botão direito do rato um campo de pesquisa que é baseado numa lista de valores de coluna única, verá a opção de menu Editar itens de lista. Se o campo de pesquisa tiver mais do que uma coluna, esta propriedade é ignorada.

Listar Formulário de Edição de Itens

Especifique um formulário existente para utilizar com os quais pode editar os itens de lista num campo de pesquisa que é baseada numa tabela ou consulta.

Mostrar Apenas Valores da Origem da Linha

Mostrar apenas valores que correspondam à origem de linha atual quando Permitir Múltiplos Valores estiver definido como Sim.

Para pesquisar um valor numa tabela através de programação, consulte o artigo de referência Função DPesquisar.

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